日常管理及5S管理方案.doc

日常管理及 5S 管理方案 -行政部 为提高员工整体素质，树立良好的企业形象，我部将按照 日常管理规定及5S 管理准则对公司整体全面检查。 本月重点对员工着装、5S 管理中的清理、清扫进行监管。具 体方法如下： 1 每日不定时检查两次，并随时进行抽查，发现违规 现象即时通报和处罚。 2 每周组织 5S 成员进行全面检查、抨分、排名次，月 度进行统计，排名第一部门的给予表扬，对每月连 续两周排名在倒数第一的部门进行处罚。罚金 1000 元。 3 检查标准按照公司日常管理规定及 5S 管理准则。 下附日常管理规定及5S 管理准则 东展集团有限公司日常行为管理管理规定 第一章 总则 为维护东展集团正常的工作秩序，保障我司工作的顺利进 行，促进员工形成规范的行为，发扬东展人的优良作风，创建积 极向上的集体，使广大员工成为思想过硬、工作严谨的优秀员工， 结合我司的实际，特制定本规定。本规定就员工着装、日常考勤、 日常纪律管理、节约能源管理、请假管理、公关接待、电话传真管 理及员工日常行为管理等方面对全公司员工做出了系统、全面、 规范的管理规定。本规定自颁布之日起开始实行，东展集团各公 司（处室）及所属部门应积极配合遵照执行。 第二章 员工着装管理规定 为树立和保持东展集团良好的社会形象，进一步规范化管理， 公司员工应按本规定的要求着装。 第一条 公司为员工统一订做制服 ，制服分夏装和冬装两 种。其穿用时间分别为：夏装，5 月 1 日至 10 月 15 日；冬装，10 月 16 日至 4 月 30 日。 第二条 特殊场合外，职工上班时必须着公司制服，部长级 以上可自行选择职业装，综合管理处行政部有指导与监督职工穿 用制服的责任。 第三条 部级以上员工，办公室一定要备有衬衣、领带和西 服，以便有外事活动或重要业务洽谈时穿用。 第四条 员工服装应保持整洁干净。如有污损，应及时进行 清洗或修补。 第五条 员工制服配发一人一套，分夏装和冬装两式。制服 的配发期间原则上为一至两年。 第六条 员工在上班时间内要注意仪容仪表，总体要求得体、 大方整洁。 第七条 东展集团员工着装标准：根据季节穿公司冬、夏制 服,内穿衬衣、系领带。衬衣不得挽起袖子或不系袖扣，不得穿牛 仔服、运动服、超短裙、低胸衫或其他有碍观瞻的奇装异服，不准 穿皮鞋以外的其他鞋类（包括皮凉鞋）。 第八条 员工上班应注意将头发梳理整齐。男职员发不过耳， 不准留胡子；女职员上班提倡化淡妆，金银或其他饰物的佩戴应 得当。 第九条 员工违反本规定的，除通报批评外，每次罚款 30 元；一个月累计三次，扣发当月工资的 50%。 第三章 日常考勤管理规定 第十条 员工上班时间为早晨 8.00 点，下班时间晚 5.00 点。 中午用餐时间为 11：3013：00。 第十一条 员工上下班必须走员工通道并刷卡签到。要求准 时上下班，不迟到，不早退，不无故缺勤，自觉遵守员工考勤制度 打卡时间： 早晨上班打卡时间：7：207：55 中午下班打卡时间：11：30 后 中午上班打卡时间：13：00 前 晚上下班打卡时间：17：0018：00 无故迟到早退者，一次扣发 30 元，一个月累计三次者扣发 当月奖金 50%。 第十二条 员工早晨八点钟必须进入工作岗位，否则按迟到 处理。迟到 12 小时内记旷工半天，2 小时以上记旷工一天；一 个月累计旷工五天给予除名。旷工扣罚 200 元/天。 第四条 代人打卡或者伪造出勤记录者，经查明双方均按旷工一 天论处 第十三条 上班签到后，不准外出吃早餐，否则按迟到处罚。 第十四条 员工在工作时间出入，必须填写由主管部门负责 人签字的出入单或持有出入通行证方可出入，否则发现员工私自 离开办公区域，以早退论处。 第十五条 员工出差必须到行政部填写出差单，并经主管经 理签字同意，否则按旷工处理。 第十六条 出差回来，必须到行政部销假，否则按旷工处理。 第四章 日常纪律管理规定 第十七条 凡本公司员工上班时一律要佩带胸卡。 第十八条 坚守工作岗位，尽职尽责，文明办公，热情接待 外来办事人员，态度积蔼、说话和气；处理问题坚持原则，办事公 道，符合政策。 第十九条 在工作时间内如属非联系工作，不得到其它部室 闲逛、聊天，影响他人工作。 第二十条 保持部室卫生清洁，桌面干净整洁；室内要安静， 不准大声喧哗，高谈阔论，不准吵闹、制造事端。 第二十一条 工作时间内不得吃东西、睡觉、看报、打扑克、 下棋。一经发现，通报批评并处以 50 元罚款。 第二十二条 公司内不得使用单位电话聊天，一经发现，通 报批评并给予通话费十倍的罚款，一月内累计叁次，扣罚当事人 当月工资 50%。 第二十三条 公司内不得玩电脑游戏或上网聊天(含午休、 下班及公休日)，发现一次，扣罚当事人当月工资 300 元并通报批 评，两次扣罚当事人 1000 元，三次离职。且未经允许，不可使用 其他部门的电脑。 第二十四条 办公区域不准吸烟，吸烟者应到指定茶水间吸 烟。否则处罚 100 元。 第二十五条 会议时间手机必须关机或设置振动。否则处 罚 100 元。 第二十六条 员工在没有极特殊情况下，17 点半前必须离 开办公室；若需加班，经部门负责人同意，到行政部登记，否则行 政部采取强制性手段离开。节假日若需加班，经部门负责人同意， 到行政部登记，方可进入大厦。 第五章 节约能源的相关规定 第二十七条 员工在下班离开办公室前，需关闭所属部门所 有电灯、电脑的电源，由行政部设专人负责监督检查。部门电灯 没关,扣罚部门负责人 50 元;电脑没关，扣罚个人 30 元。 第二十八条 茶水间的电热水器、饮水机开闭由行政部设专 人管理，各处室内饮水机由各自处室开闭。时间：7：3017：20。 第二十九条 公司内空调开闭由行政部设专人管理，时间： 7：4017：30。若特殊情况需延时，则需经主管经理同意。 第三十条 公司室外霓虹灯开闭由行政部设专人管理。 夏季(5.110.15)时间：18.30-23.00 冬季(10.164.30)时间：17.30-23.00 第三十一条 节约用水是每个公民的责任。员工用水完毕， 应随手关闭水阀。 第三十二条 住绿波、棋盘宿舍的员工，严禁使用燃气炉具、 大功率电器、私接拉电源线等。 以上若有违规，对相关责任人及专管人员给予 30500 元处 罚。 第六章 请假管理规定 第三十三条 事假 （一）事假必须说明理由，并填写请假条，按批准权限呈请批准。 请假单一式二份，本部留一份，交行政部一份。经批准后方可离 开工作岗位。假日期满，到本部及行政部销假到职，如需续假必 须提前办理续假手续。 （二）批假权限：普通员工请假二天以内由本部部长批准，三天 以上由处长批准（外埠公司由经理批准）；部长请事假二天内由处 长批准，三天以上由主管经理批准；处长请假由主管经理批准；副 经理须经总经理批准；总经理请假要报请集团董事会同意。 （三）请事假每年累计以七个工作日为限，凡超过七个工作日均 按日计扣工资和奖金；当月事假超过应出勤天数的二分之一以上 者（不含七天规定假日），取消全月奖金；未请假或请假未经批准 而擅离职守、未履行续假手续超假不归、弄虚作假骗取事假者均 以旷工论处。 (四)一年中事假超过十个工作日，取消参加公司年末各项等级 评比资格。 第三十四条 病假 （一）员工因病或意外伤害不能工作，病休期间必须按时上交医 院开据诊断书(县区级以上医院)，否则以旷工处理。 （二）员工病假每年以七天为限。除七天以外，当月员工病休累 计三个工作日以内，扣发当月奖金的 10%；四至六个工作日扣除 当月奖金的 15%；七个工作日至十个工作日内，扣当月工资 10% 和奖金的 30%；超过十个工作日至十五个工作日以内，扣当月工 资 10%和奖金的 50%；十五日以上一个月以内，扣发当月工资的 20%及当月奖金；连续病休一个月以上，病休第二个月工资按照 60%计发基本工资；连续病休三个月，第三个月按照 50%计发基 本工资。病休若超过三个月，需经经理会讨论，另行决定。 (三)一个月当中每次病休一天，但不超过三次，可以不提供 诊断书。 (四)一年中员工累计病休超过十五个工作日，不许参加公司 年末各项等级评比活动。 一年中保持全勤的员工，年末奖励公司本年度年终奖的 10%。 第三十五条 婚假 员工晚婚(男 25 周岁，女 23 周岁)婚假十个工作日，早婚婚 假三个工作日是，子女结婚假期五个工作日，工资照发。 第三十六条 产假 (一)产假四个月至六个月，男方护理假期七个工作日。孕妇 怀孕四个月后可以申请回家休养，孕妇怀孕到第四个月必须把本 职工作进行交接，交接工作完毕后，经主管经理同意方可离开。 孕期休假及产假期间只发基本工资，产假以分娩之日算起。 (二)施行人工流产术的，休假 15 天，扣发 50%奖金。 (三)施行中期妊娠引产术的，休假 30 天，只发基本工资。 第三十七条 丧假 配偶、子女丧亡假期十二个工作日；父母、岳父母、祖父母六 个工作日；其他直系亲属及其供养亲属之丧事，假期不得超过三 个工作日，工资照发，但必须办理请假手续。婚丧假超出规定，按 事假处理。 第三十八条 员工因公负伤，经医院检查诊断证明以及公司 经理会确定为工伤不能上班者，在治疗期间只发基本工资。 第三十九条 员工请假需本人亲自办理请假手续，未办妥请 假手续，不得先行离岗，否则以缺勤论处。 第四十条 员工请假如发现有虚伪行为者，除以缺勤论处外， 并依情节轻重予以惩罚。 第四十一条 考勤人员考核不严格或有疏漏之处，经调查发 现或员工举报确有事实，对考勤人员给予降级处分。 第七章 公关接待工作日常行为规范 第四十二条 打电话 （一）打电话要注意控制语气、语态、语调。语言亲切、简练、礼貌、 和气，要具有“自已就代表公司”的强烈意识。 （二）及时接电话，电话铃声响过三遍再接的电话应表示歉意。当 某个员工不在而其电话铃声响起时，部门其他员工应该及时代替 其接听电话。 （三）使用规范用语。报出所在单位“您好，东展公司”。 （四）仔细倾听对方讲话，不要在对方讲话中间插话、抢话。 （五）对方声音不清时，应善意提醒，不可大喊大叫。 （六）打电话要找的人不在，需接电话者转告信息时要先客气地请 求，再致谢。如对方来电指明找人，应迅速把电话转给要找的人， 如果不在，应明确告诉对方，如果需要留言，必须做好记录。 （七）谈话结束时，让对方先挂断电话。 （八）不可用电话开玩笑、聊天，通话尽量简短扼要。 第四十三条 送接名片 使用名片应注意礼节。送给对方名片时，应把名片的文字向 着对方递交，递送或接受名片时应用双手并稍欠身，接过名片后 认真看一遍再收起。（注意存放名片的地方，最好放在名片夹里， 切忌放在裤兜里）。对方先递名片，应马上表示歉意再递出自已 的名片。 第四十四条 宴请 （一）衣冠整洁，准时到场。 （二）宴请地点要适合客人喜好，最好请客人选定。 （三）陪客人数不宜超过客人，如只是一位客人，可以有两位陪客。 （四）分清主次座位，客人就座后方可就坐、进餐。 （五）进餐时举止文明，不能口含食物讲话。 （六）适度饮酒，不能醉酒失态。 （七） 说话的声音控制在对方听到为宜。 （八）用牙签时，请用餐巾或伸手稍作掩饰。 （九）注意协调气氛，力求和谐、友好、热烈，但不要喧宾夺主。 （十）有事需离席，应说明原因并先致歉。 （十一）不可留下客人，自已先走。 （十二）不要在客户面前领取收款票据或付款。 （十三）一般等主人、主要客人离席后，方可离席。 第八章 电话管理 第四十五条 本公司的电话，主要是作为方便与外界沟通、方便 开展业务之用，为使电话发挥最大效力，并节省经费，特拟定本 办法。 第四十六条 电话由行政部统筹负责管理，三大公司、三大处主 管负责监督与控制使用。 第四十七条 电话使用规范： 1) 每次通话时间以三分钟为限。长话短说，简洁扼要，以免 耗时占线，浪费资金。 2) 使用前应对讨论、商洽内容稍加构思或拟出提纲。 3) 注重礼貌，体现公司职工良好的文化素养和精神风貌。 第四十八条 国际长途电话使用 1) 国际长途电话设在秘书部，由秘书部监管。 2) 国际长途电话，只许物流公司、国际贸易公司人员拔打， 打长途电话需部长以上主管负责人签字同意，经秘书部核 定方可拔打。其它部门严禁拔打国际长途。 3) 对外办事处通话，每次通话时间以五分钟为限，与外商通 话以十分钟为限。 第四十九条 国内长途电话使用 为控制电话的使用，每位员工必须设置电话密码，员工通过 个人电话密码可在任意一部话机拔打长途电话，话费计入个人账 户，各部门员工话费额由各处处长分配，各部门话费核定如下： 1) 国际贸易公司：话费为 4000 元 2) 国内贸易公司：话费为 4000 元 3) 调度中心：话费为 4000 元 4) 物流公司：话费为 4000 元 5) 计划处：话费为 2000 元 6) 财务处：话费为 2000 元 7) 综合处：话费为 2000 元 8) 典当行：话费为 600 元 9) 木塑公司：话费为 200 元 共计 22800 元。 第五十条 电话使用说明： 代接电话：655+分机号码 设置密码：6581+XXXX+YYYY 挂机 XXXX为账号(考勤 卡编号) YYYY 为个人密码 删除密码：6580+XXXX+YYYY 使用密码拔打电话方式：#+XXXX+YYYY+0+电话号码。 查寻本机电话号码：660 第九章 传真机管理 一条 为提高员工工作效率，公司总部共设五台传真机， 三大公司各设一台传真机，三大处共设一台传真机。 第五十二条 传真机统一放在秘书部，由秘书部统一管理、监督。 第五十三条 接收传真统一由秘书部接收转发，号码为 83697369。 第五十四条 三大公司传真号码分别为： 国际贸易公司为 83708610 国内贸易公司为 83708110 物流公司为 83708010 第五十五条 三大处传真号码为 83700337。 5S 管理准管理准则则 总则 为给员工创造一个干净、整洁、舒适、合理的工作场所和空间 环境，使公司办公管理及文化建设提升到一个新层次，特制定如 下制度。 一一一 本制度适用于公司本部及各外埠公司全体员工. 一一一 办公仪表规范： 1. 男士着深色套装、衬衣、皮鞋、佩戴司徽，必配领带； 2. 女士着深色套裙、衬衣、皮鞋、佩戴司徽； 3. 头发梳理整齐，服饰熨烫挺括，领带正挺，皮鞋亮净； 4. 穿着工作服，佩戴司徽即代表本公司之精神，未达标准者 不得进入办公区。节假日可免穿着。 奖惩办法： 凡是未按要求着装者一次罚款 30 元 一一一 卡座区规范： 1. 办公桌：桌面除电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他 物品；文具必须竖放。办公用品一般的七大件：笔、订书机、 涂改液、即时帖、便条纸、橡皮、计算器，应该放在办公桌 的右上方，而且必须竖着摆放；电脑线、网线、电话线有序 放置； 2. 抽屉：抽屉里尽量不放办公用品。经常使用的笔、订书机等 办公用品应放在办公桌上。最下层抽屉可以竖放 A4 的文 件、资料，高度可达 50 厘；把这个空间从充分利用起来，可 以放下面这些东西： 个人的东西 个人的参考资料（文件夹、辞典、手册、商品目录等） 尚未处理的文件（当天未能处理的文件） 文件卷宗（各种信息、草拟的文件材料等） 空白稿纸、不常使用的文具等 3. 坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正， 离开五分钟以上，椅子应放回； 4. 电脑：电脑置写字台左前角，竖式主机置桌面下； 5. 卡座屏风：内外侧不允许有任何张贴； 6. 垃圾篓：罩塑料袋，置写字台下右前角； 7. 桌洞下不得堆积杂物。 奖惩办法： 凡违反本规定一次者，罚其义务劳动一个工作日；两次者给予 罚款 50 元；违反三次及以上者给予罚款 50 元，并罚其劳动一 个工作日。 一一一 办公室规范 1. 办公室：桌面除公司购置案头用品、文件盒、笔筒、文件、 电脑外无其他物品； 2. 抽屉：同卡座区规范； 3. 电脑：桌面呈 45 度角贴墙放置，竖式主机置桌面下； 4. 垃圾篓：置辅桌后； 5. 饮水机：放指定地点，不得随意移动； 6. 报刊：必须上报架，或阅完后放入办公桌内； 7. 外衣手袋：请置挂于衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公 桌椅及地柜上。 奖惩办法： 凡违反本规定一次者，给予罚款 50 元；违反三次及以上者给 予处罚外，相应扣罚部门 1000 元。 一一一 文件、资料管理规范 1. 将文件按照待处理、处理中和已处理分类放置，此外还有 机密类文件。根据应用情况应将分为每日必用、常用和常 不用三种，常不用的文件要尽快处置； 2. 硬盘里的电子文档、资料分类必须条理清晰，不得随意建 立各种子目录 ,电子文件需要永久、长期保存的，应形成纸 质和办公软件等双套介质材料归档保存； 3. 储存公用信息的软盘采取保护措施，使大家都自觉地小心 使用。并且为了明确存储在硬盘和软盘里的信息联系，一 定要在软盘的标签上注明题目。还要把软盘分类。修改以 后，一定要注明标题、日期。同时软盘也应该像保存文件一 样，保存在专用的夹子里。 奖惩办法： 违反规定的，根据实际情况追究当事人及其直接领导的责任。 一一一 信件、电子邮件（OA）规范 1. 做一个临时性的信夹，把不能立即处理的信件放在里面， 必须保存的东西则放在信件保存册里； 2. 办公自动化里面重要邮件应该及时备份；电脑硬盘中应专 门建立一个文件夹，不能处理的邮件存放在里面； 3. 办公自动化中已看邮件不要超过十封。系统管理员定期抽 查，若有违反者，在办公自动化上公布名单，提出警告批评。 奖惩办法： 违反规定的，根据实际情况追究当事人及其直接领导的责任。 一一一 传真信息处理规范 1. 传真纸容易丢失，应该像对待明信片、信函一样当即处理。 收到传真后，应立即阅读处处理：注明收到的日期（传真机 会自动记录日期、时间，但字迹不清，还需自己用圆珠笔注 明）；确认内容；如有必要，把内容抄在记事本上后再销毁； 如其内容当时无法处理，放在临时纸夹里。 奖惩办法： 违反规定的，根据实际情况追究当事人及其直接领导的责任。 一一一 计算机管理规范 1. 联网电脑开机运行时不得关闭病毒监测程序，必须有专人 负责所有电脑的病毒检测和清理工作 (每周最少一次)，并 填写检测记录； 2. 联网电脑不随意设置共享文档，且所有共享文档必须设置 密码； 3. 不得随意添加、删改系统程序，所有电脑不得安装游戏及 与工作无关的软件，其它软件的添加安装由相关负责人提 出书面报告，经部长同意后，由信息小组负责安装； 4. 软盘在使用前，必须确保无病毒； 5. 不得在公司电脑上发私人邮件或上网聊天； 6. 使用人在离开前应退出系统并关机； 7. 任何人未经保管人同意，不得使用其他部门或他人的电脑。 私客未经部长批准，不准使用公司电脑； 8. 除信息小组负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸 所使用的微机或相关的电脑设备； 9. 硬件维护人员在拆卸微机时，必须采取必要的防静电措施； 10.硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸 的设备复原； 11.要求员工认真落实所辖微机及配套设备的使用和保养责 任； 12.要求员工采取必要措施，确保所用的微机始终处于整洁和 良好的状态。 奖惩办法： 凡是发现： (1)电脑感染病毒； (2)私自安装和使用未经许可的软件(含游戏)； (3)密码功能未使用； (5)擅自使用他人电脑或外设造成不良影响； (6)没有及时检查或清洁电脑及相关外设。 给予通报批评，并根据实际情况追究当事人及其直接领导的 责任。 2.凡发现由于： (1)违章作业； (2)保管不当； (3)擅自安装、使用硬件和电气装置。 造成硬件的损坏或丢失的，其损失由当事人如数赔偿，并通 报批评。 一一一 劳动纪律