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集团财务使用手册北京用友软件股份有限公司二零零三年九月未经用友软件股份有限公司事先书面许可，本手册的任何部分不得以任何形式进行增删、改编、节选、翻译、翻印或仿制。本手册的全部内容用友软件股份有限公司可能随时加以更改，此类更改将不另行通知。具体应用以软件实际功能为准本手册的著作权属于用友软件股份有限公司版权所有翻制必究2003年9月第一次印刷用友、UsersFriend、UFSOFT、UFERP、U8、NC、iCRM为用友软件股份有限公司用友软件股份有限公司的注册商标。WindowsWindowsNTSQLServer是MicrosoftCorporation的注册商标。本书中涉及的其他产品商标为相应公司所有。在中华人民共和国印制。目录第第1章章系统概述系统概述.11.1系统简介.11.2应用方案.11.3产品功能与规则.11.4操作流程.3第第2章初始设置章初始设置.42.1设置会计科目.42.1.1会计科目主界面.42.1.2会计科目编辑界面.52.1.3操作说明.52.1.4如何定义科目自定义项.62.2设置凭证类别.72.3设置自定义项.82.4选项设置.82.5期初余额.92.6建立集团企业目录.102.6.1增加集团企业档案.102.6.2修改集团企业档案.112.6.3如何使用过滤.112.6.4刷新档案记录.132.6.5使用定位功能快速查询集团企业信息.13第第3章数据传输章数据传输.143.1集团数据下发.143.1.1设置邮件发送接受参数.143.1.2设置新邮件地址.153.1.3选择下发的数据档案.163.1.4数据导出.173.2企业数据接收.183.3数据管理.193.4数据对照.203.5数据复制.213.6数据抽取.223.6.1数据抽取.223.6.2凭证类别对照.243.6.3清理账簿.243.6.4作业调度.253.6.5操作日志.26第第4章业务处理章业务处理.284.1会计业务处理.284.1.1会计制单.284.1.2查询条件.294.1.3查询凭证.304.1.4科目汇总.314.1.5摘要汇总表.314.1.6常用摘要、凭证.324.2出纳业务处理.324.2.1查询现金日记账.324.2.2查询银行日记账.344.2.3查询资金日报.344.2.4账簿打印.354.3期末业务处理.35第第5章账表管理章账表管理.365.1科目账管理.365.1.1总账.365.1.2余额表.375.1.3明细账.375.1.4多栏账.395.1.5综合多栏账.405.1.6我的账簿.425.1.7账簿打印.435.2部门辅助管理.445.2.1部门总账.445.2.2部门明细账.445.2.3部门收支分析.441第第1章章1.1系统简介系统简介在U8总账基础上通过数据抽取的方式建立统一的集团账务数据，以U8总账的辅助账查询功能满足集团合账与公司账数据查询，将所有集团企业和集团本身的总账数据合并在一套账中，方便查询企业和集团的账务数据。本产品与以往发布的数据复制与WEB财务的最大区别在于：数据复制仅仅是将子公司的数据复制到集团对应的账套中，可以查询单个账套数据；WEB财务则采用远程登录的方式查询各个公司的财务数据；而U8集团财务则是在数据复制的基础上，依托数据抽取技术，将各个分子公司的财务数据对应、清洗、入库、存储并进一步支持集团合账与下属企业账查询。本产品只能定期适时集中财务数据，不支持实时集中财务数据的用户需要；无论集团与子公司间采用相同或不同的财务制度，均能在本产品中进行集中合账。但是需要注意的是：如果一个集团企业从事的是多元化经营模式，各下属企业采用不同的会计制度时，采用合账处理，会导致数据原来反映的经济意义出现偏差。不过这个问题会随着企业财务制度逐渐趋向统一而逐渐弱化。另外进行集团财务合账处理后的数据，主要侧重于反映集团公司的账务数据，如果要查看到子公司的原始数据，必须到子公司的账套中查找。1.2应用方案应用方案集团财务产品的主要功能是将下属分子公司的数据抽取到本账套，进行合账处理和查询。实际上集团有两个账套，一个是集团日常的业务处理系统，使用的是用友U8-ERP总账产品，另一个是存放分子公司数据的账套，使用的是用友U8-ERP集团财务产品。注意：集团自己日常的账务处理系统总账，在进行合账处理时把这个账套看成是集团下属分子公司的账套。集团账套将各分子公司账套和自己总账的数据一起抽取到集团财务产品中，为查询集团的财务数据做准备。示意图如下：集团财务集团总账A分公司总账C分公司总账B分公司总账数据抽取由于集团财务产品一般是用来查询集团和集团企业账，所以涉及到一般总账中的制单、审核、记账、转账的功能很少，但是为了集团对抽取上来的合账后数据进行特殊处理的需要，我们保留了这些功能。但是，集团有自己的总账产品处理日常的经济业务，如果还要在集团财务产品中做部分账务处理，那么可能会因此引起账务的混乱，所以一般情况下，我们建议您不要使用集团财务产品进行任何账务处理，如果您需要可以在总账产品中进行业务制单等操作。1.3产品功能与规则产品功能与规则1、集团会计科目设置、集团会计科目设置1）集团科目设置：按照集团统一的会计政策，设置集团的合账科目，所设置的科目只有一种科目核算属性部门核算属性。设置完成的科目通过“企业门户”中的“数据下发”功能下发给集团下属的企业，分2子公司通过“企业门户”中的“数据接收”功能接收集团数据后，进行“数据对照”将集团数据和企业数据建立对应关系。2）特殊规则：在集团账套中设置会计科目的时候，所有的科目默认为“部门”核算，禁止设置其他辅助核算；在系统管理与总账科目设置中，无论是科目预制，还是增加、复制科目，系统自动默认所有的科目关联对应5个自定义项。这5个自定义项是单据头的自定义项1（部门文本长度20），自定义项2（个人文本长度20），自定义项10（项目文本长度60）、自定义项11（客户文本长度120）、自定义项12（供应商文本长度120），它们是由系统自动建立的，并为集团账套独占，且不能修改。集团科目设置完毕，自动形成“企业门户”中待下发的集团会计科目标准。2、期初余额录入、期初余额录入集团账套的期初余额不需要录入，它是在数据抽取时，自动刷新集团账套的期初余额。但是，由于集团账套的启用时间必须为为会计月的1月对应的自然月的第一天，而子公司账套启用时间可能不是这样的时间，所以要求抽取的期初借贷发生额必须是平衡的。【数据抽取说明】【数据抽取说明】举例：集团账套是2003.1.1启用，如果企业账套是2003.3.1启用，那么数据抽取时抽取的是企业期初数，期初后发生的业务数据按照借方累计和贷方累计在集团财务产品中自动生成凭证，可以在【系统菜单】-【凭证】-【查询凭证】中查看到。3、凭证类别设置、凭证类别设置集团财务产品可以设置凭证类别。导入分子公司凭证数据时，自动将子公司的凭证类别抽取过来作为集团账套的凭证类别，凭证类别编码前四位为企业编码。与“集团企业目录”中的企业编码是一致的。4、集团部门设置、集团部门设置集团账套的部门是指集团下属公司实体，即基础档案中的公司目录。5、自动设置自定义项、自动设置自定义项只要建立了集团账套，由系统自动设定字符型自定义项，该设置是自动设置的且不可更改。另外，由系统建立5个自定义项与科目的关联关系，参见集团会计科目设置。在数据抽取时将辅助项名称如部门名称、个人名称、项目名称、客户、供应商等导入到指定的自定义项中。6、数据抽取、数据抽取数据抽取将公司账务数据转入集团账套，包括各个科目的期初余额，各个期间的发生明细分录或汇总分录，计算期末余额。产品提供三种抽取方式：按明细凭证、按日汇总凭证、按月汇总凭证，用户可以选择。7、作业调度设置、作业调度设置1）制定计划：确定不同实体公司的自动抽取数据的时间。在规定的时间范围内开始抽取数据。2）作业情况：查看作业的完成情况、作业是否完成、数据抽取已经到那一期间、作业异常的原因。8、集团账查询与打印、集团账查询与打印功能与操作与U8总账相同。但此时公司账就是集团账，部门账就是下属公司账。31.4操作流程操作流程8初始设置初始设置包括建立会计科目、结算方式、凭证类别、定义外币及汇率建立集团企业目录集团数据下发企业数据接收企业数据对照公共平台出纳管理制单、审核、记账数据抽取引入期初余额账簿管理结账试算并对账自动对账数据复制4第第2章章在开始使用集团财务产品系统前，应先进行初始设置，包括会计科目、外币及汇率、凭证类别、结算方式、自定义项等，这些设置的具体操作详见系统管理使用手册。下面描述集团财务产品的基础设置：2.1设置会计科目设置会计科目会计科目是填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表的基础。集团科目设置是按集团统一的会计政策，设置统一的集团科目，所设置的科目全部为部门核算属性。集团会计科目可以通过“企业门户”中的“数据下发”完成下发，子公司通过“企业门户”中的“数据接收”功能接收后，通过“数据对照”完成对应关系设置。“设置会计科目”功能用于对集团会计科目的设立和管理，用户可以根据需要增加、插入、修改、查询、打印会计科目。根据会计科目核算的经济内容可以分为五类：行政事业中分为：资产、负债、净资产、收入、支出。企业中分为：资产、负债、所有者权益、成本、损益。2.1.1会计科目主界面会计科目主界面会计科目主界面如图2-1：图2-1级次即科目级次，以数字1、2、3、4等表示，代表科目级次，如1代表一级科目，2代表二级科目。级次由系统根据科目编码原则自动定义。如1001为一级科目级次为1，100101为二级科目级次为2。科目编码科目编码必须唯一，只能由数字（09）、英文字母（AZ及az）及减号（-）、正斜杠（）表示，其他字符（如&空格等）禁止使用。科目名称分为科目中文名称和科目英文名称，可以是汉字、英文字母或数字，可以是减号（-）、正斜杠（），但不能输入其他字符。科目中文名称最多可输入20个汉字，科目英文名称最多可输入100个英文字母。外币币种用于设置科目外币核算的外币名称，一个科目只能核算一种外币，外币的名称和汇率在【设置】-【外币及汇率】功能中进行定义。5辅助核算在集团账套中设置会计科目的时候，所有的科目默认为部门核算，禁止设置其他辅助核算。银行科目、现金科目此处指定的现金、银行存款科目供出纳管理使用，所以在查询现金、银行存款日记账前，必须指定现金、银行存款总账科目。可以双击在栏目中显示Y，或者在工具菜单【编辑】-【指定科目】中指定。计量单位（数量核算）用于设定该科目是否有数量核算，以及数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符，如：公斤、件、吨等。科目性质（余额方向）增加登记在借方的科目，科目性质为借方；增加登记在贷方的科目，科目性质为贷方。一般情况下，资产类科目的科目性质为借方，负债类科目的科目性质为贷方。提示只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。已有数据的科目不能再修改科目性质。是否封存：被封存的科目在制单时不可以使用。此选项只能在科目修改时进行设置。受控系统：在集团财务产品中没有此项限制。银行账、日记账用于说明本科目是否有登记银行账、日记账的要求，如果有在栏目中打Y，现金科目要设为日记账，银行存款科目要设为银行账和日记账。2.1.2会计科目编辑界面会计科目编辑界面双击某个科目进入会计科目编辑界面如图2-2：图2-22.1.3操作说明操作说明新增会计科目单击工具栏上的增加按钮，进入会计科目_新增界面如图2-2，根据编辑界面说明输入科目资料，点击确定按钮后保存。修改会计科目6选择要修改的科目，单击修改按钮或双击该科目，即可进入会计科目修改界面如图2-2，用户可以在此对需要修改的会计科目进行调整。提示没有会计科目设置权的用户只能在此浏览科目的具体定义，而不能进行修改。已使用的科目可以增加下级，新增第一个下级科目为原上级科目的全部属性。查找会计科目点击查找按钮，在“查找科目”对话框中输入会计科目编码、会计科目名称或助记码，可在所有科目中迅速找到要查看的科目。2.1.4如何定义科目自定义项如何定义科目自定义项在填制凭证时，除了摘要、科目、金额等主要信息外，还有许多辅助信息来说明此项业务的情况，如：若科目为部门辅助核算科目，则可以录入此项业务发生的部门，这可以通过设置辅助核算来实现。但除此之外，在实际业务中还需要录入如其他辅助信息，例如固定资产增加时希望录入其增加方式，登记入库商品时希望录入商品入库方式等其他信息，但是这些信息并不是凭证的主要信息，又无法设定其辅助账类，而在制单时又希望对这些信息提供录入的地方，并在查询时可以进行统计。如何解决用户的这一问题呢？如果有了科目自定义项，就可以很方便地实现这些功能了。科目自定义项是由用户在会计科目处自由设置并在填制凭证中自由录入的科目辅助项。操作步骤操作步骤1、选择横向菜单【编辑】中的定义自定义项按钮或点击工具栏上的定义按钮显示自定义项设置界面如图2-3；2、双击自定义项栏目，可设置取消各科目对应的自定义项，在此定义了自定义项的科目，可在制单中填写自定义项的内容，并在账簿查询中查看。3、使用F8按键进行科目名称和科目编码之间的切换。例如例如设置自定义项1为增加方式，双击固定资产科目与增加方式交叉点的空格，显示Y标记，则将固定资产增加方式设为固定资产科目的自定义项，在填制固定资产增加凭证时录入增加方式，查询时可根据增加方式查询相关凭证。图2-3注意事项注意事项在集团财务会计科目设置中，无论是科目预制，还是增加、复制科目，系统自动默认所有的科目关联对应5个自定义项。这5个自定义项是单据头的自定义项1（部门文本长度20），7自定义项2（个人文本长度20），自定义项10（项目文本长度60）、自定义项11（客户文本长度120）、自定义项12（供应商文本长度120）。2.2设置凭证类别设置凭证类别集团财务产品可以设置凭证类别，如果集团用户要在集团财务中进行特殊的业务处理，可以使用自己设置的凭证类别填制凭证。系统提供了几种常用分类方式供用户选择，设置的方法和规则与总账相同。第一种分类方式：第一种分类方式：记账凭证第二种分类方式：第二种分类方式：收款、付款、转账凭证；第三种分类方式：第三种分类方式：现金、银行、转账凭证；第四种分类方式：第四种分类方式：现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；第五种分类方式：第五种分类方式：自定义凭证类别。用户可按需要进行选择，选择完后，仍可进行修改。选择凭证分类方式后，开始设置凭证类别，系统按照用户所选的分类方式对凭证类别进行预置。凭证类别设置界面如图2-4：当数据抽取完成后，可以查看集团现有的凭证类别，包括从企业账套中抽取的凭证类别。其中从企业抽取的凭证类别编码为企业编码+凭证类别编码。图2-4操作说明操作说明增加、删除、修改凭证类别增加、删除、修改凭证类别点击增加按钮，在表格中新增的空白行中填写凭证类别字、凭证类别名称等栏目即可。删除时，用鼠标单击要删除的凭证类别，再点击删除按钮即可。修改时，直接在表格上修改即可。设置限制类型与限制科目设置限制类型与限制科目某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，这里，系统有七种限制类型供选择：1.借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生。2.贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生。3.凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生。4.凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生。5.无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分割，数量不限，也可参照输入，但不能重复录入。6.借方必无：即金额发生在借方的科目集必须不包含借方必无科目。可在凭证保存时检查。87.贷方必无：即金额发生在贷方的科目集必须不包含贷方必无科目。可在凭证保存时检查。【数据抽取原则】【数据抽取原则】数据抽取后，企业账套的凭证类别将被抽取到集团账套中。1、从企业账套中抽取的凭证类别无论原来是什么限制类型，抽取到集团账套后全部显示为无限制的限制类型。2、集团只能使用自己设置的凭证类别制单。2.3设置自定义项设置自定义项在集团财务产品中，为各类原始单据和常用基础信息设置了自定义项和自由项，这样可以让您方便的设置一些特殊信息。系统自动默认所有的会计科目对应5个自定义项。这5个自定义项是单据头的自定义项1（部门文本长度20），自定义项2（个人文本长度20），自定义项10（项目文本长度60）、自定义项11（客户文本长度120）、自定义项12（供应商文本长度120）。详细描述和说明参见系统管理使用手册。2.4选项设置选项设置系统在建立新账套后由于具体情况需要或业务变更，发生一些账套信息与核算选项不符的情况，可以通过“选项设置”功能对账簿选项进行调整。选择系统主菜单【设置】下的【选项】功能菜单，屏幕显示如图2-5界面，点击凭证、账簿、会计日历和其它页签，可进行账簿选项的修改。图2-5凭证页签凭证页签选择“凭证”页签显示如图2-5。制单控制中参数的具体设置与总账相同，只是因为集团财务产品中所有的会计科目只有部门核算属性，没有客户、供应商、项目、个人等其他核算属性，所以以下几项与总账不同：1.可以使用应收受控科目：不可用。2.可以使用应付受控科目：不可用。3.可以使用存货受控科目：不可用。9其他的参数如外币核算、凭证控制、凭证的编号方式、预算控制和合并凭证显示、打印的具体控制和总账相同，操作见总账使用手册。账簿页签、会计日历页签和其他页签的参数控制与设置和总账相同，具体操作参见总账使用手册。2.5期初余额期初余额集团账套的期初余额不需要录入，它是在数据抽取时，自动刷新集团账套的期初余额。但是，由于集团账套的启用时间必须为为会计月的1月对应的自然月的第一天，而子公司账套启用时间可能不是这样的时间，所以要求抽取的期初借贷发生额必须是平衡的。【数据抽取说明】【数据抽取说明】举例：集团账套是2003.1.1启用，如果企业账套是2003.3.1启用，那么数据抽取时抽取的是企业期初数，期初后发生的业务数据按照借方累计和贷方累计在集团财务产品中自动生成凭证，可以在【系统菜单】-【凭证】-【查询凭证】中查看到。如何查看部门辅助核算科目的期初余额？如何查看部门辅助核算科目的期初余额？在期初余额录入界面如图2-6双击有部门核算属性的会计科目，显示部门核算期初界面如图2-7，可以查看部门辅助核算科目的期初余额。在图2-7中从科目名称下拉列表中选择其他末级科目，显示选中科目的业务发生部门、金额和借贷方向。图2-610图2-72.6建立集团企业目录建立集团企业目录本功能主要是根据集团应用的要求建立集团企业目录档案，指定企业对应的服务器和对应的账套，为以后的数据抽取做准备。选择【设置】【企业集团】功能菜单显示如图2-8：图2-82.6.1增加集团企业档案增加集团企业档案1.点击工具栏上的增加按钮显示增加集团企业目录窗口如图2-9，输入企业编码、企业简称、企业全称等企业信息；11图2-92.指定抽取数据的账套：输入应用服务器名称，验证用户名和口令，这里的用户必须是账套主管；3.点击读取按钮读取该账套主管名下的账套号，从账套号下拉列表中选择以后要进行数据抽取的账套，建立对应关系。以后抽取数据时直接从指定的服务器账套中抽取。是否封存：选择则封存该账套，以后不进行数据抽取。是否停止数据抽取：选择则以后不进行数据抽取。2.6.2修改集团企业档案修改集团企业档案将光标定位到要修改的集团名称上，单击修改按钮，即可进入修改状态修改，集团企业编码不能修改。如图2-10：图2-102.6.3如何使用过滤如何使用过滤在档案列表界面，可以使用过滤条件查询用户需要的信息记录。过滤条件分过滤条件和高级过滤条件。过滤条件过滤条件如图2-11可以使用的过滤条件是基础档案中的输入项，如果您在基础档案设置时输入的内容越全面，那么您在这里可以使用的过滤条件就越多，过滤结果越精确。12图2-11高级过滤条件高级过滤条件用户使用系统提供的逻辑关系、条件项、关系选择和条件值，使用加入条件和清除条件按钮编辑过滤条件表达式。将用户自己设置的表达式作为过滤条件，过滤查询。如图2-12：图2-12例如：例如：要过滤查询“集团企业编码0001”的企业。操作方法：操作方法：选择条件项为企业编码，关系选择为，条件值为0001，点击加入条件按钮，显示区显示条件表达式企业编码0001；点击过滤按钮，系统按照设定的条件查询企业编码0001的集团企业。132.6.4刷新档案记录刷新档案记录在网络操作中，可能同时有多个操作员在操作相同的目录。您可以点击刷新按钮，查看到当前最新目录情况，即您可以查看其他有权限的操作员新增或修改的目录信息。2.6.5使用定位功能快速查询集团企业信息使用定位功能快速查询集团企业信息常规定位：用鼠标点击工具栏中的定位按钮，输出定位条件对话框如图2-13，请您在查找内容中输入要查找的内容，并选择查找范围或匹配方式，点击确认按钮后，系统立即显示符合条件的信息。图2-13高级定位：在常规定位的基础上可选择搜索内容为全部内容范围，或从当前内容往上、往下进行搜索。如果要查找的内容涉及字母还可选择是否区分字母的大小写。是更为灵活、智能化的搜索工具。如图2-14：图2-14【栏目说明】【栏目说明】企业编码：可输入长度为4位的企业编码，必须输入，不能重复，不能为输入0000为企业编码形式。企业简称：可输入长度为20位的企业简称，必须输入，不能重复。企业全称：可输入长度为128位的企业全称称，可输可不输。应用服务器名称：可输可不输，允许重复。用户名、口令：如果输入应用服务器名称，则必须输入该服务器的用户名及用户口令。这里的用户名必须是账套主管的名字。是否封存：表示封存，空不封存。对已封存的集团企业记录，只允许查询，不允许抽取数据。是否停止数据抽取：表示停止数据抽取，空要抽取相关数据。备注：该集团企业的辅助说明，可参照摘要档案选择录入相关内容，备注信息可以为空。14第第3章章3.1集团数据下发集团数据下发当集团的数据设置完成后，如何将这些数据下发到下属企业中呢？我们为用户提供【远程数据管理】功能进行数据传输，主要应用于集团与分子公司、办事处之间的数据交换，使企业实现分散应用、集中管理的管理模式。在“企业门户”的控制台中选择“数据下发”功能，将集团设置好的各项数据下发到企业。选择“数据下发”功能，显示“远程数据管理”界面，如图3-1：图3-13.1.1设置邮件发送接受参数设置邮件发送接受参数操作步骤操作步骤1、首先对邮件服务器或局域网邮局进行配置，点击配置按钮，显示如图3-2界面，进行系统参数设置；15图3-22、根据不同的数据传输方式，进行不同的参数设置：1）如果采用邮件传输方式，需设置邮件服务器的有关参数：邮件服务器信息：进行远程数据传递邮箱的代理服务器。发送邮件服务器指邮件发出去过程中第一个经过的转发服务器（SMTP）；接受邮件服务器指用户所接收的邮件经过的最后一个转发服务器（POP3）。服务器端口号：默认设置，一般不需改动。SMTP服务默认端口为25，POP3服务默认端口为110。邮件接收服务器账号及密码：位于所配置邮件服务器的用户名和密码。2）采用局域网邮局或点对点传输方式，需设置以下内容：邮局路径及账号名：邮局是一个在网络上收发双方都能访