行政管理改进方案.doc

行政管理改进方案针对公司的逐步发展，公司行政费用也逐步增加，造成了管理成本的增加，目前公司对行政费用的监控和管理还存在一些不足之处。我们须通过完善流程和优化监控管理模式，提高成本控制意识，节约公司运作成本，提高公司运作效率。目前行政管理过程中存在的主要问题和具体改进方案：一、车辆管理：无完整的车辆信息档案，卫生检查考核方法不合适（无具体评比、处罚和奖励办法支撑），油费、过路费、维修费等费用支出无控制程序（原来的控制办法执行不到位和不够合理），费用产生的登记不及时，难形成详细的费用和支出记录；驾驶员管理规范不够（个人形象、行车过程要求）；提前预约管理不足；无派车标准。针对上述问题，建议采用以下具体管理措施1、对公司现有车辆信息进行详细登记归档（登记内容为：车辆购买日期、购买价格、购买厂家、购车发票复印件、购置税发票、保险单原件、行车证复印件、车辆备用钥匙壹把等车辆相关证件）2、车辆卫生检查制定相关实施标准，并附相关奖惩措施，和专职驾驶员进行沟通找到平衡点。3、根据各车辆价位，技术参数、油耗等特点综合情况分析，车辆使用频率和使用范围应适当调整：（例如：外出办事路程、事情的重要性、客户的重要性等给以考虑），公司员工树立正确用车意识，避免发生无车不出门，无车不办事，因借调不到车辆，宁愿等一等，或是想办法借调车辆才外出办事，从而导致的工作效率降低。4、车辆费用的产生（油费、停车费、过路费、维修保养费由专人负责严格登记，登记方式为：当日产生费用，一个工作日内必须登记，同步要登记车辆行驶里程数），费用产生要结合出车登记记录综合分析。5、对公务用车按时进行日常保养，注意车辆性能维护，严格筛选保养项目，控制维修保养成本；6、公务用车出行严格按照车辆外出审核流程办理，用车须审核，出车须登记，登记内容为：始发地、目的地、出行人员、办事事宜、时间周期等相关内容；(附：公司车辆使用基本流程图)二、行政管理：新增分公司，行政管理职责划分未明确；行政费用预算不足，公司年度计划和目标未细化明细、各部门未上报；无人均行政办公费用管理概念。具体解决建议：1、对以往分公司成立的费用进行统计，作为基础数据，对下一步新公司成立做预算依据；分公司行政费用预算由分公司经理进行统计分析。2、行政费用的划分和监控，明确费用监控责任人，费用控制范围的确定，提高全员成本控制意识，统计往年行政费用总数，分析人均行政费用基数，为成本预算管理提供数据支持。3、以财务费用划分为标准，明确行政费用划分标准和具体明细，请公司各部门根据具体情况，对部门内部行政费用作出预算，经行政经理审核，总经理审批后，公司全员实行预算管理办法，特殊要求经总经理审批以后方可实施。4、预算结合新增人员费用进行分析，估算出公司人员增减情况可能产生的人均成本（包含日常办公用品、固定资产、通讯费用、车辆使用可能产生的费用），根据公司人员变动情况作出费用预算。5、每个部门申购前做好计划和预算，上报行政部统一审核批准后执行，按照部门预算费用进行管理，超出预算费用则由部门自行承担，或从下月预算中进行扣除。6、对于公司即将搬迁至新办公场地办公，因办公场所的扩大，办公环境的改善，公司须增配人员：前台接待、保洁、保安人员，公司根据相关标准提出用人要求，进行招聘；同时预算支付成本。并且预算新办公场所整个网络系统运行平台搭建所需的软硬件设施的费用。7、对通讯费用的监控（固定电话和办公宽带费用的统计汇总登记造册）；须有详细使用部门、产生费用的明细。三、日常办公用品费用控制和固定资产管理1、明确日常办公用品的范围和申购流程和审批流程，制定完善的入库和领用记录，分析日常需求的常用项目和基本开支，定期进行盘点和统计；2、制定完善的资产管理制度，严格按照资产管理制度进行实施和管理，对公司资产进行盘点，造册，按个人和部门进行区分和统计，并强化个人使用资产的规范化、责任感，除公司资产管理专员以外，禁止公司员工私自调换个人使用资产，每人拥有自己的个人资产表格，须负责个人资产的保管和使用维护；3、各分公司、各项目的行政管理人员需进行培训，在申报流程严格把关，坚持节约使用、循环使用的原则，尽量精简上报审批的物品，控制在制度允许范围内。特殊需求须经总经理审批。4、固定资产的申购须严格按照公司资产申购流程进行审批，审批通过后由公司行政部统一购买（特殊物品，须经审核通过后，由实际使用部门自行购买，明细、发票提供给行政部登记造册统计）；5、固定资产出现故障需要维修时，应统一上报公司资产管理员并详细说明基本情况，由资产管理员按维修申请流程进行审批后，统一联系维修厂家进行维修；并且对资产维修的费用、项目做详细登记，结合考虑资产折旧、维修成本和购买新资产之间的权重；6、固定资产的报废须严格按照资产报废处理流程，进行逐级审批，方可进行资产报废；7、定期对公司资产进行盘点，如发生资产转移，资产管理员须及时做出资产信息更新。大件、高价值部门共用固定资产，须指定相关责任人。（附：公司物品申购流程图）四、档案管理分公司档案管理和地产公司档案管理的划分（哪些要报地产、哪些分公司保管，如何监督检查和相互调用）；对公司管理过程知识管理如何实现沉淀和使用（模板化、借鉴）。1、细化档案管理类别，所有档案公司都必须存原件一份，档案信息按照档案管理制度严格区分，查询快捷、准确。2、档案编号和档案目录要能反映档案基本内容，便于档案查询；3、公司档案管理员要对项目或分公司档案管理人员进行培训，如下属分公司和项目档案管理人员出现变更，要及时通知公司档案管理员，分公司的档案管理方法应和总公司的管理模式一致；4、公司档案管理人员要对分公司和项目档案管理工作不定期（建议以月度为周期）进行抽查和指导，外地分公司和项目应提供合同目录的电子版本，根据档案管理的情况，给以档案管理人员相关奖惩（可在绩效考核过程中体现）。5、档案的保存和销毁严格按照公司档案管理制度相关规定实施。（附：档案归档和维护工作流程图）6、对于公司运营过程的知识沉淀，建议公司按照部门和分公司为单位编写岗位操作手册（手册内容包含：每一个岗位的工作职责，实施办法、操作流程，岗位阶段性可能产生的成效，业务开展中的关键、重要客户关系等详细内容）五、印章和证照管理：1、所有公司的证照原件由公司档案管理员统一保管，并制作目录，对于时效性证照，必须于时效期限两个月前告之证照变更办理人员，及时办理变更；2、分公司和项目保存证照复印件，如需要使用证照原件时，递交使用申请表格。经公司总经理审核通过以后方可从公司借出使用。3、公司印章管理（包含公司公章和法人印鉴）统一由公司行政部经理保管，财务部保管法人印鉴一套；4、公司印鉴的使用须严格经过公司的审核程序，审核通过后方可使用公司印鉴。5、公司印鉴的借出，须经过总经理审批方能借出，且保证有公司两名以上成员在场，公司印鉴借出不能超过半个工作日，必须当日归还，如遇特殊情况，须经总经理审批。附：印鉴使用流程图六、OA系统实施1、公司OA系统的实施目的是为了实现企业的信息化管理和无纸化办公，能更好地实现绿色、经济办公，节约公司运作成本，所以在OA系统调研过程中需要各个部门积极配合，并深入思考本岗位、本部门岗位操作过程中的管理重点工作和流程，这样才能在系统中得到有效实施，提高工作效率。2、OA系统中需要的硬件支持须保证系统运作的稳定、安全，保证信息保存的安全性。3、OA系统正式实施以后，应及时（一周内）培训，使全员能够及时、熟练操作，改变以往工作方式，逐步实现信息化管理；4、OA系统实施以后公司信息化管理专员须综合分析公司基本软件的版本信息，应统一公司内部软件使用版本，以避免因电脑配置、系统不同而出现的兼容性问题；5、规范公司成员网络使用环境，避免个人电脑出现病毒攻击系统而出现影响后台运作。6、为维护数据安全，公司要购买防火墙、杀毒软件、数据监控等相关安全软硬件设施。针对行政工作的管理方法的改进主要还是要从工作流程的合理化和高效化入手，目的是节约公司管理成本，提高公司办事效率，在此过程中需要公司各部门的理解和支持。以上建议当否，请公司领导给以批示。附件：印章管理制度印章管理制度印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，印章的管理应做到分散管理、相互制约，为明确使用人与管理人员的责权，特做如下公司印章使用与管理条例：1.印章定义：公司印章主要指：公章、法人私章、合同章、财务章等各职能部门章。2.各类印章管理的范畴：印章的管理涉及范畴：刻印、使用、废止、更换。3. 各类印章的具体管理条例：3.1 刻印：3.1.1新公司成立，基本印章（公章、合同章、法人私章、财务章）的刻制，应由指定的印章管理人员负责刻制，交人事行政部备案，并从刻制之日起执行相关使用条例。3.1.2因业务发展需要申请各职能部门专用章时，由需求部门填写印章刻制申请表经总经理核准后送交人事行政部门刻制。3.2使用：3.2.1任何部门在启用印章前，均需与公司人事行政部办理领取手续，接受相应的责权告知，签定印章移交表并备案。（已经开始使用的需自通知当日补办理领取手续）3.2.2公章：公章由公司经理或各分公司经理保管。各部门有需盖公章的文件、通知等，须先填写印章使用申请表，经由部门经理核准并在印章使用申请表中签批，经手人需将签批申请表交由人事行政部，经人事行政部经理、总经理审批并在印章使用登记表签字后，方可使用公司印章。人事行政部需将印章使用申请表与印章使用登记表同期留档。3.2.3合同章：合同章由人事行政部保管。主要用于公司签订各类合同使用专用章，盖章前须先到人事行政部处领取并填写印章使用申请表，经各部门经理审批，行政经理审批，总经理审批后并在印章使用申请表中签批，经手人需将签批后申请表交由人事行政部并在印章使用登记表签字。人事行政部需将印章使用申请表与印章使用登记薄同期留档。3.2.4 法人私章：法人私章由公司出纳保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。3.2.5 财务章：由财务部经理（或负责人）保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用，发票专用章主要用于发票盖章。3.2.6 其他职能部门章： 其他职能部门章，主要适用于各部门内部使用，已经刻制的职能部门章，需由部门负责人进行保管并完善该章的使用办法。3.3废止、更换：3.3.1废止或缴销的印章应由保管人员填写废止申请单，并呈公司经理核准后交由公司人事行政负责人统一废止或缴销。3.3.2遗失印章时应由印章保管人员填写废止申请单，并呈公司总经理核准后，签批遗失处理及处罚办法后，交由人事行政部按批示处理，如是遗失公司基本印章时必须登报申明作废。3.3.3更换印章时应由印章保管人员依公司文件填写废止申请单，并呈公司总经理核准后，交由人事行政部按批示处理。如有需要须填写印章刻制申请表申请新的印章。4. 印章保管人的责权范畴：对于公司主要印章管理，采用的是分散管理相互监督的办法。人事行政部主要职责是对印章的使用进行合理性管理，而印章保管人具有使用、监督、保管等多重责任与权力，具体划分如下：4.1职能部门印章保管人对印章具有独立使用权力，同时负全部使用责任。4.2公章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此公章的保管人对公章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任，而对未经由负责人或保管人（分公司经理）签批的公章使用经手人负主要责任，保管人负部分责任。4.3财务章的保管人无独立使用权力，但具有监督及允许使用权力，因此财务章的保管人对财务章的使用结果负主要责任，经手人则负部分责任，而对未经由保管人（财务负责人）签批的公章使用经手负主要责任，保管人负部分责任。4.4法人私章的保管者是出纳，即是保管者又是使用者，但其无独立使用权力，需依据财务部负责人审批的支付申请或取汇款凭证方可使用，否则负全部责任。4.5公司严禁公章、合同章、法人私章独立带离公司使用，因此保管人如遇需带公章、合同章外出办事使用时，需与办事人一同前往或指派代表一同前往。如遇要办理工商等年检等事务，需将表格带回公司盖章。如遇特殊情况，须经总经理审批。4.7公司高、中层领导，因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携