建筑设计公司员工管理手册.doc

深圳市金石建筑设计有限公司管理手册版 本 号：GT0601 颁布日期： 年 月 日目 录第一章 行政办公管理系统1.员工行为规范-(1 ) 2.办公环境管理规定-( 2 ) 3. 图书管理规定-(3 ) 4.办公用品管理规定-(4 ) 5出图晒图管理规定-（5） 第二章 勤务管理系统 1.员工入职程序-(5 ) 2.考勤管理规定-(6 ) 3.出差管理规定-(7 ) 4. 员工离职程序-(8 )第三章 薪酬福利管理系统 1.薪资管理办法-(9 ) 2.福利管理办法-(10 )第一章行政办公管理系统 1.员工行为规范【管理目的】为树立金石良好的企业形象和员工个人形象，建立有序的工作秩序，营造愉快、轻松、和谐、文明的工作环境，特制定本规范。【适用范围】公司全体员工。一、 日常工作规范1. 爱护公司设备，未经公司负责人允许不随便变动座位和物品。2. 遵守勤俭节约的原则，日常办公用品到文员处登记领取，并妥善保管、使用各种物品，严禁浪费。3. 工作台保持整洁有序，不摆放与工作无关的物品。4. 未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。5. 与外地沟通尽量使用E-mail或使用MSN，以节约电话费用。6. 禁止上班时间聊天、浏览与工作无关的任何网页及做与工作无关的事。7. 非本公司员工未经总经理允许，不得使用本公司电脑，以防公司机密泄露。8. 上班时间轻声说话及打电话，避免影响或干扰他人工作。9. 通电话简明扼要，不得在电话中聊天。上班时间不得拨打私人电话，如确有急事，尽量在3分钟内结束。二、 职务行为规范1. 基本原则l 公司倡导守法、廉洁、诚实、敬业的职业道德。l 待人热情大方，说话谦和有礼，语气音量适中，严禁高声喧哗。l 员工的一切职务行为，都必须以维护公司利益为目的。任何私人理由都不应成为其职务行为的动机。l 因违反职业道德，给公司造成经济损失者，公司将依法追索经济赔偿；情节严重者，将提请司法机关追究其刑事责任。2. 经营活动员工不得超越本职业务和职权范围，开展经营活动。3. 兼职员工未经公司书面批准，不得在外从事获取薪金的兼职工作，或利用公司的工作时间和其他资源从事所兼任的工作。4. 保护公司财产每位员工都有义务和责任合理有效地管理使用公司的资产。公司的财产包括有形资产和无形资产。l 有形资产包括公司办公设备，如电脑、打印机、复印机、传真机、电话机等。l 无形资产包括：公司的声誉、图书资料、工程档案及所有书面及电子文件。5. 交际应酬公司对外的交际应酬活动，应本着礼貌大方、务实的原则。员工在与业务关联单位的交往中，应坚持合法、正当的职业道德准则。 2.办公环境管理规定 【目的】为加强环境卫生工作的管理，创造并保持优美的工作环境，特制订此制度。一、 环境卫生标准l 室内办公设备摆放井然有序，没有灰尘l 工作台上物品摆放整齐、洁净l 地面无垃圾、污痕；l 门窗玻璃干净明亮；l 窗台、楼梯扶手无灰尘、痕迹。二、 环境卫生管理规定1. 前台及公共区域（接待室、会议室、共享空间等）由文员负责保持其整洁。2. 员工负责自己办公区域的卫生，桌面保持整洁，除茶杯与常用办公用品外，不得摆放其他私人物品；文件资料放入抽屉中，以防丢失；离开座位时，应将座椅摆放好；下班后，将电脑关机并整理桌面。3. 全体员工均应注意保持和保护办公环境的整洁和卫生。 3.图书管理规定 【管理目的】为规范公司所有的报刊书籍的管理，充分发挥并有效利用和保管，特制订此规定。一、 纳入管理的图书种类l 公司购买的用于提高员工业务能力的各种教育和培训书籍l 公司购买的用于标准化作业流程和管理的参考书籍和文献l 公司订阅的各类期刊杂志l 各期刊杂志社免费赠送给公司的与公司业务相关的杂志（含公司发布广告信息的各类杂志）l 其他公司购买的书籍二、 图书管理办法1 对于纳入管理范围的各类图书，由文员进行收集，并统一保管在定点位置。2 文员对于保管的所有图书要进行编号、登记和统计（含编号、书名、作者名、购买日期、金额），在图书的定点位置上张贴编号，此编号应与统计表的编号一致。3 员工有需借阅图书的，经由文员办理借阅手续，注明借出图书的编号、书名、借阅日期，由借阅人填写上预计归还日期并签字确认。4 员工借阅图书后须保管好书籍，注意保持图书的完整、干净、不皱褶，小心不要沾染上污渍，做一个爱书人。5 对于图书在借阅过程中丢失的，一律按图书原价双倍赔偿；有损坏的，视损坏程度，由图书管理员提请一定额度的罚款。赔偿及罚款均由图书管理员提请，在员工当月工资中扣除。6 图书管理员应将图书的目录统计表及借阅情况共享，供员工查询使用。遇有新书进入时，应通知相关人员知悉。7 临时查阅图书资料，看完后应及时原位归还。 4.办公用品管理规定 【管理目的】为规范办公用品的保管、领取和使用，确保办公所需，倡导勤俭节约、物尽其用，杜绝铺张浪费，管好、用好办公物品，特制定此规定。一、 办公用品的采购1. 各部门负责人在月底前将下月所需办公用品交行政部。2. 行政部审查购买物品清单后进行汇总。3. 行政部根据库存情况列购买清单。并作好预算交总经理审批。4. 办公室根据审批结果在月初进行统一采购。二、 办公用品的领取1. 办公用品领取的原则是：使用目的明确，一次一领，随用随领，用多少领多少，以旧换新，专领专用。2. 领取时，领取人须在办公用品领取登记表上写明日期、领取物品名称及规格、数量等项并签字。领取非库存、专门或单独采购的办公用品时，领取人须在购物发票上签字。3. 办公用品管理人员应坚持原则，照章办事，严格控制办公用品的领取数量和次数，保证办公需要。对于消耗品，可根据历史记录和经验法则设定领取基准。明显超出常规的申领，应查明情况，加以控制。4. 领取的非消耗性办公用品（如订书器、计算器、剪刀等）应列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。5. 大件物品领取后，应列入办公室固定资产管理序列，明确责任人。办公用品领取后发现不适用或未用完部分应立即退还给管理员，管理员根据情况予以调换或收回入库。三、 办公用品的使用1. 提倡节省，努力降低办公成本。2. 办公用品应为办公所用，不得据为己有、挪作私用；不得用办公设备干私活，谋私利；不许将办公用品随意丢弃废置。3. 精心使用办公设备，认真遵守操作规程，及时关闭电源，定期维护保养，最大限度的延长办公设备、用品使用寿命。4. 办公用品使用要物有所值，物尽其用。复印纸纸张可双面利用，修改校对稿可先用废旧纸张打印等，充分发挥各种办公用品的最大使用效率。5.出图、晒图管理规定【管理目的】为了规范出图、晒图程序，确保出图、晒图能按质按量按时完成，同时避免出现错漏及节约办公耗材的原则，特制定规定。一、 出图、晒图程序 1、出图，包括白纸图和硫酸纸图。出图前设计人员必须仔细检查无误，经专业负责人审核认可后方可出图。 2、晒图（含加晒），硫酸图经专业负责人审核，各专业会签，总经理（或授权专业负责人）确认晒图份数、装订要求及交图日期后，由办公室人员通知委外晒图。二、奖惩办法 1、出图，原则上由专业负责人承担责任。如设计人员未经专业负责人审核认可，出图出现错误造成图纸报废，每张图纸扣该设计人员直接成本费X元（见下表）；如经专业负责人审核认可出图造成图纸报废，每张图纸扣专业负责人直接成本费X元（见下表）。罚款在当事人当月工资中扣除。规格 A0+ A0+A0A1+A1+A1A2A3A4成本费4.63.52.42.01.81.20.60.30.2 2、晒图，原则上由办公室主任承担责任。如是由于底图错误（设计上的错漏），造成蓝图报废，则由该专业负责人承担该报废图纸的直接损失；如是出现装订未按要求、或是出现错装漏装图纸以及未按交期完成，由办公室主任（或授权当事人）承担直接损失及视情节轻重的罚款。罚款均在当事人当月工资中扣除。第二章勤务管理系统 1.员工入职程序【目的】为使新员工能尽快熟悉公司及个人的职位要求及便于相关人员操作，特制定此程序。一、 员工入职1. 文员负责通知新员工入职，并告知报到程序及所需资料。新员工应在指定日期到公司经理处报到上班，正式报到的当天算入职的日期。2. 新员工报到时须提供身份证、学历证书、学历验证证明、资格证书、婚姻状况证明、档案材料证明、其它必要的文件（学位证书、学校推荐函等）及证明的原件，并上交复印件一份和近期一寸免冠照片2张作人事档案用。3. 前台文员根据以上资料为员工建立个人档案，同时将有关资料（姓名、职位、电话号码、邮箱名称等）备份。4. 当员工个人资料有以下更改或补充时，请及时将变更情况告之人事行政专员，以确保与员工有关的各项权益：l 姓名l 家庭地址和电话号码l 婚姻状况l 出现事故或紧急情况时的联系人l 培训结业或进修毕业情况注：公司倡导正直诚实，并保留审查员工所提供个人资料的权利，如有虚假，公司有权立即终止试用或解除劳动合同。5. 新员工办理完入职手续后,由部门主管引导介绍认识公司其他员工,并到前台处领用办公用品。6. 新员工入职第二周内，由文员负责安排签订试用期劳动合同。7. 对被证明不符合公司录用条件的，公司提前7天发出停用通知，不负担其它任何连带责任。8. 员工担保。公司重要岗位应提供担保。但保人应有正当职业、固定收入或固定资产，且为本地户口。二、 工作安排1. 员工应服从公司的安排，并尽快熟悉工作内容。2. 根据工作需要，公司可重新安排员工的工作地点、工作岗位及工作内容。三、 试用期1. 新员工的试用期为三个月。试用期满由个人提出申请，经总经理批准后方可转正。同时，公司有权延长员工的试用期限(最长不超过六个月)。2. 试用期满后，由员工提交转正申请书，报公司经理核批。经考察合格的，转为正式员工。并由文员安排签订员工劳动合同书。3. 对被证明不符合公司录用条件的，公司提前7天发出停用通知，不负担其他任何连带责任。 2.考勤管理规定【目的】为规范考勤纪律和请假流程，特制定此规定。一、 适用范围本制度适用于金石全体员工。二、 考勤管理规定1. 公司实行每周工作5天，平均每周工作时间不超过四十四小时。2. 公司正常工作日作息时间为：上午9：00至12：00，下午2：00至5：30，每周六、周日休息。3. 请事假须事先填写请假单，请假一天以内由副经理审批；请假一天或以上由总经理审批。如因故不能事先填写请假单，按请假的时限向副经理电话请假，上班后第一个工作日须补假条。4. 请事假当日的薪金，按实际日工资扣发。5. 员工请假批准后应安排好自己的工作，方可离开工作岗位。6. 请病假必须于上班前或不迟于上班时间15分钟内，致电公司负责人，且应于病假后上班第一天内，向公司提供指定医疗机构出具的建议休息的有效证明。7. 上班期间如需外出办理公务，应事先向直接主管请示，并在前台填写外出登记单。否则，将按迟到、早退或旷工处理。8. 如赴外地出差，应在前台填写出差单交主管签字，并交前台备案，视为正常出勤。9. 员工必须自觉遵守考勤条例，上下班按规定打卡，每天打卡不得少于二次。严禁代为打卡，如果发现有人代打卡（包括双方当事人都在场），扣除双方人员一天薪津。因故未打卡者，应向公司说明理由，否则按旷工处理。10. 规定上班时间未到即为迟到，上班迟到超过1分钟每分钟扣工资1.5元。在规定下班时间前离开公司即为早退，下班早退提前1分钟每分钟扣1.5元。11. 迟到或早退两小时，且无合理解释，按旷工处理，每次扣发双倍日工资并给予口头指导处分。连续旷工超过3个工作日，或一年内累计旷工超过10个工作日，作严重违纪处理,公司将与之即时解除劳动合同，不给予任何经济补偿。12. 公司不鼓励加班，要求员工在上班时间高效率完成工作，但考虑到本行业的特殊情况，晚上加班至十点钟，次日早上可推迟至九点半记考勤；晚上加班超过十二点钟，次日早上可推迟至十点记考勤。三、 关于假期的规定1. 法定休假日本公司以下列日期为休假日（若有变更公司会预先通知）。l 法定假日：按国家现行规定执行。l 星期六、星期日。2. 年休假每年末或年初（春节前后）在不妨碍工作前提下，各部门可安排年休假。由申请休假人提前15天填写年休假日期表，交公司经理核签后执行。年休假的执行标准如下：l 在公司服务满1年者，享有3天年休假；l 在公司服务满2年者，享有5天年休假；l 在公司服务满3年、未超过5年者，享有7天年休假；l 在公司服务满5年者，每增1年，递增年休假1天，以12天为限。员工在休年假之前1年内有下列情况之一者，取消该年年休假：l 事、病假累计超过15天（含15天）者；l 旷工累计超过3天（含3天）者。3. 婚假公司对依国家婚姻法履行正式登记手续的转正员工，给婚假3天，若符合晚婚条件者（男25岁、女23岁），增加婚假10天。员工婚假必须在结婚注册日后半年内一次性休完，因工作原因需延期休婚假者，须向总经理说明理由，经批准后方可延期休婚假。请婚假必须出示结婚证（市外结婚的可假满后出示），并提前一星期向所属部门填写请假单，提出申请。4. 丧假员工直系亲属（父母、子女、配偶及其父母）死亡，公司给予丧假3天；隔代亲属（指祖父母、孙辈）去世，给予1天；途中可根据个人实际情况以事假标准审批，一切费用自理。5. 产假女员工产前检查、产前假等以国家规定为准。女员工符合计划生育规定生育时，享有105天产假，其中15天为产前休息，政府另有规定从其规定。凡不符合计划生育规定的，均不能享有上述待遇，公司将视具体情况给予教育、处罚或辞退。6. 病假2天以上的病假须有医院的有效证明，否则视为旷工。病假超过6个月者，视为自动离职。7. 事假a) 员工因个人私事不能上班工作须填写请假单，报部门主管批准。事假2天以上须报经总经理批准。b) 一年内事假累计超过30天（含30天），按辞职论处（注：经副经理以上批准，可冲抵年休假）。四、 请假流程所有请假必须填写请假单，并经公司副经理以上签字同意方可休假。五、 请假相关规定1. 通常情况下不允许用捎口信、电话等方式请事假。员工除因急重病不能自行请假可由同事或家属代请外，均应亲自办理请假手续。未办妥请假手续，不得先行离职，否则以旷工论处。2. 员工因紧急患病或突发事件，确实不能按时上班且难以事先请假的，必须当天上班后30分钟内打电话报告公司部门主管说明原因，否则按旷工论处。且应于假期结束后上班第一天内凭医院证明或其他相关证明补办请假手续。3. 休假前必须找好职位代理人，交代好相关工作，并通知与自己工作紧密相关的员工。4. 全年可请假天数的计算，均以每年的1月1日起到12月31日止，中途辞职与入职者均按实际工作天数的比例计算。薪津发放按先扣后补的原则办理。5. 员工应按本制度如实申报请假，若有虚伪，除以旷工论处外，并依据情节轻重予以惩处。 6. 行政部负责审核员工请假单，是否得到相关人员或其代理人的有效签字。未得到有效签字的，按旷工论处。7. 行政部于每月底依据打卡记录与请假单统计月度员工出勤情况统计表,并于每月3日前报送公司管理层。 3.出差管理规定【目的】本公司员工因公务需要，受命出差悉依照本章之规定办理。出差费用的管理，亦遵照本规定。一、 出差分类1当日出差：离开所在城市到另一城市出差、当日可以往返者2远途出差：到异地出差、必须在外住宿者二、 出差程序当日出差和远途出差除报销标准不同外，内部申请程序相同：1. 员工奉命或因业务需要出差时，必须提前填报出差申请单，记明出差要务、出差日程、出差目的地等呈总经理核准后方可出差。2. 出差人可凭核准的出差申请单向财务部借支一定数额的差旅费，用于支付交通和住宿。3. 出差人返回后5个工作日内应填具差旅费报销单，交经理签字、财务审核票据无误后予以报销，并结清借支款。未在规定时间内报销者，财务应于当月工资中先扣回借支款，等报销时再行核付。三、 差旅费标准出差旅差费分为交通费、住宿费、膳食补贴费、通讯费、交际费等，其标准如下：1 当日出差每日补助30元膳食补贴费、交通费凭乘车证明实数支给，不予报销住宿费。当日出差人员必须于当日赶回，不得在外住宿。但因实际需要，事先需公司经理核准方可报销住宿费用（报销标准参见远途出差）。2 远途出差 各项费用标准见下表：所有员工往返交通费实报实报市内交通费实报实报住宿费实报100元/天膳食补贴费50元/天50元/天1) 个人伙食费实行包干制，不再另外报销。外埠出差，每日的膳食补贴费为60元，若招待客户陪同就餐或参加会议和学习统一安排的，相应扣发伙食补贴15元/餐。2) 公司员工到外埠出差，原则上乘火车、汽车。3) 22:00至7:00之间乘坐时间超过6小时而未乘坐卧铺的，按硬卧与硬座票价差额的50给予补贴。4) 离开公司所在地时间为12:00之后、返回公司所在地时间为12:00之前的(以车票时间为准)，膳食补贴费按半天计。5) 交通费包括旅程中必须之车船等费，按实际报支，其他零星用费不得另行报支（因乘坐出租汽车三轮车，无法取得乘车证明者呈请部门经理以上主管核准后可另以等额发票支给之）。6) 非特殊情况，超出住宿和交通标准的部分由个人承担。特殊情况，经副经理以上批准后，可予报销。7) 接待单位免费提供食宿和交通的，不再报销该项费用。四、 出差管理规定1. 出差前离开公司及出差后返回公司均应打卡。2. 出差不得另外报支加班费。3. 出差途中除因病或遇意外灾害，或因工作实际需要，可电话联系请示批准延时外，不得因私事或借故延长出差时间，否则除不予报销旅差费外，并依情节轻重进行惩处。4. 膳、宿什费的支领标准，因物价的变动，可以由总经理随时通令调整。 4.员工离职程序【目的】为明确员工离职的各项程序，特制定此办法。一、 离职种类1. 辞职：指劳动合同期限未满，员工因个人的原因提出申请、提前终止劳动合同的行为。2. 辞退：指劳动合同期限未满，公司根据劳动法及劳动合同之规定需要提前终止劳动合同的一种行为。3. 自动离职：员工无故或未请或未办理离职手续而离开公司，或与公司签订的合同期满，双方不再续签，或请假逾期未归又不与公司保持联系、时间超过3天者，均视为自动离职。4. 开除：按劳动合同之约定及公司管理规章制度中有关条款规定，被公司开除的。二、 劳动合同的解除1. 在试用期间，任何一方要求终止合同均需提前7天通知对方，否则需赔付对方7天的工资以代替提前通知。2. 员工转正后，任何一方要求终止合同均需提前30天通知对方，否则需付给对方一个月的工资以代替提前通知。若员工所签劳动合同条款与此有悖者，按劳动法有关条款执行。3. 若员工被证实有严重违反公司规定、损害公司形象或任何违法乱纪的行为，公司有权立即终止合同而无需事先通知，并不给予任何经济补偿。三、 员工辞职程序 1. 由员工本人提前30天向公司副经理以上提出书面辞职申请（试用期员工除外）。2. 辞职申请被接受后，由总经理签署同意意见，并将辞职申请书交文员。3. 行政部于辞职申请接受当日起，安排离职员工交接工作，并填写离职交接单，列明交接的工作与交接的物品，并由移交方与交接人签字。四、 公司辞退员工程序1. 公司副经理以上在核准事实的基础上，提出明确建议，由文员填写辞退员工审批表。2. 辞退决定以书面形式通知被辞退的员工；3. 公司自辞职申请接受当日起，安排离职员工交接工作，并填写离职交接单，列明交接的工作与交接的物品，并由移交方与交接人签字五、 离职手续 所有员工在离职前都必须在规定时间内完备离职手续。 离职手续包括：1. 与指定人员办理详细的工作、物品交接，填写离职交接单，并由离职员工、交接人和部门主管三方的签字；2. 交还所有公司资料、文件、办公用品及其它公司物品；3. 报销公司帐目，归还公司欠款；4. 经离职汇签单上所涉及的相关部门主管签字确认后，员工方可离职。六、 相关规定1. 离职员工相关的所有薪资，均于此月员工工资发放日，到公司签字领取。2. 离职人员户口及人事档案关系在公司的，应在离职后15天内将户口、档案及人事关系转离公司，逾期不办者，作除名处理。3. 离职员工须于离职后30天内办理完毕社会保险及住房公积金转移手续。4. 对于员工未办理离职手续而离开公司的，视为自动离职。按无薪结算，也无任何补偿。公司予以除名，其逾期期限视为旷工。如其离职给公司造成损失的，公司将通过法律途径追究赔偿责任。5. 因公司原因造成员工失业的，按劳动法有关规定办理。第三章薪资福利管理系统1.薪资管理办法一、 发薪日期每月15日为薪资发放日，发放的是上月工资。若发薪日遇节假日或休息日，则顺延支付。公司将在每月付薪日将薪金转入以员工个人名义开立的深圳招商银行存折帐户内。二、 薪资制度1. 行政人员年收入包括基本工资、各项津贴和年度奖金分配。设计人员年收入包括各项津贴和项目提成。2. 公司按员工的实际工作天数支付工资（每月以22个工作日计）。3. 工资均以税前数值计。4.