长客公司合同管理的内部控制.doc

长客公司合同管理的内部控制第2章长客公司合同管理现状和问题2.1长客公司基本情况简介2.1.1基本情况概述长客公司公司现有员工17000人，厂区占地面积490万平方米，是中车旗下规模最大的子公司，被国家领导人誉为中国装备制造业的“金名片”。长客公司原有产品结构简单，主要生产铁路客车车厢及地铁车辆。随着国家对于铁路事业投资的快速增长，长客公司近几年发展迅猛。位于长春市绿园区合心镇的高速动车组制造基地于2009年建成，项目总投资近20亿元，主要产品是高速动车组。长客公司积极响应我国“创新驱动发展”战略，构建了轨道客车科研实验中心，为研究提供了重要平台。长客公司在轨道客车方面的研究已处于较高水平，并且掌握了一定的关键技术，得到政府的肯定和支持。伴随着产品由普通加工制造转型为系统集成，长客公司在管理上也不断发展进步。一是深入推进精益管理，持续聚焦客户供应商关系这一主线，进一步加强了生产单位自主改善的系统性、实效性、主动性和规范性；二是不断深化项目管理，健全项目计划管理平台，逐步搭建起了完整的项目计划管控体系；三是推进信息化建设，推行SAP系统上线应用，不断促进信息化和工业化深度融合。通过技术提升和管理提升，长客公司的产品在动车组和城市轨道车辆领域形成了系列化、平台化的发展。近年来，我国的动车发展迅速，无论从动车的覆盖范围还是从动车数量上都有很大提升，这与长客公司的支持和发展有很大关系。长客公司参与了中国标准动车组、CRH380BL高速动车组、CRH5G系列动车组等多个动车组的研发工作。长客公司在城市轨道车辆领域的影响也很大，我国首列不锈钢地铁车就是由长客公司研发的。长客公司针对不同城市研发出不同类型的城市轨道车辆，为国家和社会做出了重要贡献。关于长客公司的主要产品组合见表2.1：长客公司的产品顺应了国家振兴制造业，打造国有自主品牌的需求，逐步走向国际。近年来，长客公司开展一些跨国项目，与亚洲、美洲、欧洲等地区企业开展联合合作，将一些自主创新的技能和机器销售到国外，为国家赚取了大量收入。据统计，与长客公司有业务往来的地区和企业数量已经超过20，长客公司的年销售额也超过了三百五十个亿。2.1.2长客公司主要业务流程及组织结构概述与汽车行业对比，轨道客车装备制造业产品标准化程度还不高，长客公司的主要业务流程与轨道客车装备制造行业的大多数企业相同，均是先通过销售环节抢占市场订单，然后依据订单再进行产品设计、物资采购、生产组织以及产品交付等工作。长客公司主要业务流程如图2.1所示：长客公司与国际先进企业接轨，采取矩阵式组织结构，在设计、采购、人力资源等平台部门之外设置了铁路客车、城铁客车以及海外三个业务部。业务部除了承担销售业务平台职能外，还负责组建项目团队，项目团队成员由各平台部门组成。由项目团队承担产品项目自销售订单生效后，从产品设计直至最终交付的全过程管理。长客公司组织机构设置如图2.2所示：这样的组织机构设置打破了各平台部门间的障碍，能够快速响应客户需求，抢占市场先机，在高速动车组产品尚未稳定成型而产品需求量急剧增大的阶段，为公司实现跨越式发展起到了推动作用。2.1.3长客公司合同管理机构设置长客公司合同管理由平台部门负责，采取审计监察部统一管理和各业务部门、各相关单位分工负责管理的模式。审计监察部作为公司级合同管理部门，对公司合同的签订、履行及变更负有监督、检查和指导的职责。凡具有代表本公司对外签订合同职责的单位作为各类合同主管部门，负责本部门、本单位的合同签订、审核、履行及合同变更等管理工作。财务部负责配合审计监察部对各单位合同管理情况的检查监督，审核合同签订流程是否符合公司制度的有关规定并加盖合同专用章。2.2长客公司合同管理的现状长客公司是一家在管理上相对较为规范的大型制造企业，在生产经营活动中的各个领域都会涉及到合同，这些合同大体上可分为五类：销售合同、采购合同、建筑工程合同、劳动合同以及服务类合同。销售合同是指产品销售合同；采购合同是指除建筑工程外的实物采购合同；建筑工程合同是指新建的土建工程及安装合同；劳动合同是指劳动者雇佣合同；服务类合同是指除上述四类合同以外的其他合同。长客公司合同分类如表2.2所示：若将各类合同管理情况一一叙述，篇幅过于冗长。同时，合同管理流程对于各类合同来讲是通用的，一些主要环节（比如：合同调查与谈判、文本拟订与签署、履行、变更和补充、解除、结算、合同登记等）是相同的。因此，本文选取其中经济业务最为频繁的销售合同和采购合同作为代表进行展开论述。2.2.1长客公司销售合同管理情况长客公司的市场范围分为国家铁路干线市场、国内各城市轨道交通市场及海外市场，分别由铁路客车业务部、城铁客车业务部以及海外业务部负责。面对的客户主要是中国铁路总公司、国内外地方政府及地方政府委托的轨道交通建设项目总承包商，这些客户采购车辆一般通过招标方式进行。业务部主要通过投标团队开展招标信息跟踪、参与投标等工作。通过招投标信息平台确认长客公司中标后，进入到销售合同谈判环节。由业务部组织各平台部门参与同客户进行的商务、技术谈判，针对谈判中提出的各项问题提出建议解决方案，解决方案经业务部领导或公司高层领导审批后由业务部反馈给客户，直至双方达成一致意见形成合同文本。业务部组织各平台部门对合同文本进行评审，出具合同评审意见。公司高管对合同评审意见进行审核并作出决策，高管审批通过后，审计监察部相关人员对合同进行法律风险方面的审查确认，一旦发现有重大法律风险，返回重新拟订合同文本。经法律风险审查通过，业务部组织举行合同签字仪式，双方法定代表人或授权人正式签订合同。长客公司销售合同谈判及签约流程如图2.3所示：合同签约后，业务部将合同信息转交至项目团队，项目团队负责合同履行。项目团队在项目执行过程中，主要把控产品质量和交付进度，针对执行风险组织协调内外部资源，保证按合同要求的期限交付至客户合格的产品。一个产品项目的执行周期一般在3年左右，客户在此期间提出的变更需求，由项目团队接收并组织落实。车辆生产完成后由业务部组织客户进行验收，验收合格开具车辆合格证，财务部按照车辆合同证信息开具相应的销售发票，计入应收账款，业务部负责与客户沟通催缴应收款项。2.2.2长客公司采购合同管理情况长客公司制度规定，物资采购只能在合格供应商名录中选择有相应资质的供应商。因此，物资采购合同调查是通过合同供应商资质审查的方式进行的，由质量保证部组织对新增资质供应商进行评定，其中包括履约能力、资质状况等等。采购合同谈判主要分两种方式进行，一种是通过招标方式直接确定商务、技术和价格条款，另一种是通过洽谈方式确定。洽谈主要确定商务条款和价格条款，技术条款由提出采购需求的部门或技术部门给出。洽谈确定的初步价格经采购部审价人员审核、采购部领导审核后，采购人员拟订合同文本。为规范合同条款，减少法律风险，审计监察部法律事务处发布了20个合同文本范本，适用于不同类型的采购合同。合同文本拟订完成后，由采购人员将合同信息及合同文本录入SAP系统，报送审计监察部审计处进行价格审计，如若是项目用物资采购合同还需要报送至业务部进行审批。针对合同金额超过一百万元或法律关系复杂的合同，采购人员同时报送审计监察部法律事务处进行法律审查。上述审批程序完成后，由公司高管审批。通过审批的合同报送至财务部，由财务部审查合同是否按照公司制度要求进行了审批，审查通过的加盖合同专用章，合同生效。长客公司采购合同审批流程如图2.4所示：长客公司内与合同履行相关的单位和采购部发现对方不履行或不完全履行合同时，除催促对方继续履行外，还将对方不履行或不完全履行合同的情况及时报主管公司领导、合同管理部门和财务部门。在合同履行期间，合同双方经协商一致需要变更或解除合同时要办理合同变更协议并应按订立合同的程序办理审批。供应商按照合同要求供应物资到货时，质量保证部对产品质量进行检验，质检合格的物资由生产物控部进行入库交接，并将到货信息录入SAP系统中。采购部发票管理员将到货清单通过邮件传递给供应商，供应商据此开具发票。财务部接收到供应商发票后，执行应付款管理流程。长客公司采购业务流程如图2.5所示：2.3长客公司合同管理存在的问题在信息管理体系中，长客公司引进了SAP系统，该系统在网络技术的支持下，实现了资源的网络共享，而且大大提高了共享速度，实现公司管理的信息化。SAP系统使各部门之间联系的更加密切，提高了公司的管理效果。但是长客公司合同管理并未全面纳入SAP系统，有很多环节还是靠传统的手工作业的方式由有权限的人员参与，随着生产经营规模的扩大，需要处理的合同数量呈几何倍数增长，公司业务的拓展，导致很多新问题开始出现，尤其是在合同管理中，问题的种类和数量都呈上升趋势。以下是具体表现：（1）合同内容存在漏洞在签订合同的时候，相关人员草率行事，对合同内容的把关不仔细，合同内容中经常出现遗漏或缺失的问题。工作人员没有对合同的内容进行更深程度的调查以及了解，这就会导致所签订的合同具有的文本以及内容并不符合相应的规范以及要求，甚至出现所签订的合同文本存在一些法律上的问题，严重影响了合同的正常履行。主要是有的合同漏掉了违约责任,或者违约责任可操作性不强，为日后无法索赔经济损失埋下隐患。（2）合同审批效率低下公司对合同的审批流程复杂，手续繁琐，一般都要经过采购部门、审计部门财务部门和公司主管领导的审批。如果金额超过百万元的合同，还需经过法律部门的审批。若合同采购的内容属于项目生产用物资，还需业务部项目经理进行审批。由上可知，合同的审批涉及到众多部门的参与，很容易出现问题。如果遇到紧急情况，耽误了合同的签订时间，对公司造成很大影响。（3）合同履行不到位公司双方签订的合同，是在一定条件下指定的时间内生效，如果在这个时间段以内出现问题，合同双方需要及时协商或补签。如果因为签订方的粗心大意，忽略了在履行合同过程中发生的意外情况，最后结果只能由签订方承担。在签订合同前，双方都会非常关注对方的资信情况，但是须知，这些资信情况只能代表签订合同之前的状态，而签订合同之后的资信情况随时都可能出现变化。合同的履行是一个过程，任何时刻都可能出现变化，在此过程中，一旦出现问题，双方要及时协商。因此，在合同中绝不能忽略意外情况的处理协定，按合同办事或违约处理一定要说明仔细。长客公司在合同的动态管理方面还有不足，对解除或变更合同的处理存在欠缺。（4）预付账款的后续监督管理不到位公司在采购一些特殊商品（比如生产器械）时，很多时候需要进行预付款。根据现今的采购流程，采购经理递交付款申请后，财务部门审核签字即可将预付款交付给供应商，该流程需要财务人员手工建立采购记录。我们知道预付款商品，往往有时间期限，短则几天，长则数年，在此期间如果采购人员发生调整，很容易出现混乱账本或记录缺失，造成公司的资金流向不明。预付款后的监督机制不健全，管理也比较混乱，容易出现错账和漏帐。（5）合同纠纷处理不当合同纠纷处理的及时性是由法律的时效性决定的。在企业经营的过程中，合同纠纷是不可避免的。但是在合同纠纷发生后，长客公司业务人员对纠纷不能快速做出反应，导致经济损失进一步加大。如作为债权人，碍于情面对债务人怠于行驶追索权，也未通过法律途径请求公权力的保护，错失了调查取证的良机，甚至超过诉讼时效，诉权，失去了法律最有效的保护，造成企业的经济损失。第3章长客公司合同管理问题的内部控制要素分析3.1内部环境要素分析在每个企业中，其内控系统的构成和作用的发挥都需要一定的条件，而所有影响内部控制系统构成与功能发挥的因素统称为控制环境。由此可见，控制环境包含的方面有很多，员工的道德观念、领导的管理能力、政策变动等都属于其范畴。好的控制环境可以保证企业拥有良好的内控效果，相反，差的控制环境不仅影响内控效果，甚至会营销到内部控制体系的构建。长客公司是一家大型上市企业，其内部控制系统结构比较健全，相关制度的设立也比较完善，因而它的内部控制环境也相对较好。3.1.1组织架构分析企业组织机构是企业一切管理控制的基础，没有合理的组织机构，企业的管理无法正常进行，内部控制更无从谈起。评价企业的组织机构一般要从三个方面来说；第一，管理人员方面，合理的组织结构要求合理安排管理人员，管理人员的能力要与其职位相符合；第二，员工方面，企业的员工，尤其是核心员工能否对应企业发展的需要。具体来说包括：员工的自身素质是否达标，员工人数与工作量是否匹配，员工之间能否顺利实行相互监督功能等；第三，企业的社会应变力，当社会发展环境出现变革时，企业的反应效率。长客公司作为一家老牌企业，无论在国内还是在国外，都有一定的口碑，其组织机构设置的比较完善。为适应发展需求，业务部设有三个，而且三个部门之间的关系非常清晰。各部门的考核相互独立，考核成绩分别显示了管理层人员的能力。业务部是公司的重要部门，在公司的整个运营中占据重要地位，因此当业务部的利益和公司整体的利益出现冲突时，就是彰显员工个人素质的时候。在长客公司有很多个人，敢于在问题面前牺牲小我，以集体利益为重，体现出较高的道德素养。从这些可以看出长客公司拥有良好的组织构架，恰当的组织结构可以20为企业的发展保驾护航。近年来，我国大力发展高铁，为了占据有利的市场份额，公司于2008年在合心镇新建了高速动车组制造基地，这种业务量激增和产品复杂程度的提高让公司原有的内部控制结构有些吃力，在内控管理上有些欠缺。随着时代的发展，流程管理发展成为现代企业管理中的重要理念，长客公司结合该理念，创新实行精益管理模式。这种管理模式主要实现三个目标：1.保证企业的运营效率，提高企业运营的稳定性和持续性；2.为客户提供灵活、高效、全面的产品服务，追求客户的满意度；3.创建自己的企业文化，培养员工的自身能力。由上可知精益管理的核心是精益生产，旨在实现企业、客户、员工三方面的提升。长客公司实行精益管理以来，分别从产品布局、设备改进、办公流程等方面开始着手，逐步推进。尽管取得了重要进步，但是还有一些明显缺陷存在。比如。精益管理在培训时，培训重点是管理层，普通员工涉及到的较少，如果没有广大员工的实际提高，这就使得精益管理的工作效率比较低，很难实现预期目标。3.1.2诚信原则和品德价值观剖析在企业的管理中，对员工进行考核，考核结果往往取决于两方面，一方面是员工业绩，另一方面就是人事关系。人事关系对员工职位的影响太过严重，对企业的内部控制管理带来极大影响。很多企业的官本位思想严重，就是因为难以塑造诚信、正气的职业道德氛围。企业要有意识的培养企业道德文化，防止集体智慧的弱化，规避合同管理决策风险。严格遵循职业道德，任何时候都要树立诚信思想。这是不仅是企业文化发展的重要原则，也是企业内部控制环境的重要标杆。由于长客公司发展迅速，岗位竞争日趋激烈，各部门对业绩的追求更加急切，导致公司体现出一种急功近利的态势。好在长客公司是一家基础雄厚的企业，有着坚固的内部控制管理体系，在公司的发展中能够及时调节好不良势头。当企业的规模和市场环境发生变化时，企业的内部控制体系也要跟随调整，跟上外围环境的变化，保证企业的顺利经营。213.1.3人力资源政策分析人力资源缺陷的影响非常严重，如果企业所选定的人员不能胜任相关职务，会影响企业的正常运营。因此企业在加强内部管理的时候，是绝不能忽视人力资源缺陷因素的影响。由于我国国企管理机制还不健全，人才的选用可能会出现有失公允的现象，这种现象不仅会影响到个人，还会影响公司他人。职位和能力不协调的出现，主要原因就是人力资源不当。企业要加强内部控制管理，就要尽力减少人力资源缺陷问题的出现。公司任何活动开展都离不开人的参与，人是公司一切活动组织者和实践者。内部控制是众多员工一起配合参与的活动，因此，个人的能力和素质就显得更加重要。长客公司规模较大，员工总人数众多，这给公司的管理提出很大的挑战。另外，公司新员工的加入缺少相关的专业培训，很多工作的开展停滞不前。这就加剧了内部控制活动难以顺利开展的现状。随着企业业务的简化和管理思想的转变，权利下放成为未来企业管理的重要趋势。这种管理模式可以提高运营效率，节约管理成本，但是这给企业员工自身提出了更高的要求。相比以前，现在很多一线员工可以自主决断一些生产问题，不必事事申请上级决定，员工的自主决定将会对公司的生产造成直接影响。如果员工自身能力或素质不达标，这会给企业带来很不好的影响。在越来越开放的管理模式中，公司对每个员工的个人素质要求也越来越高。长客公司在员工的选择中，需要设立更加严格的管理方案。保证管理层与每个员工相互连接，是保障企业顺利生产发展的基础。因此企业的内部控制体系需要参考人力资源政策，才能真正实现企业的内部控制。3.2风险评估要素分析如今，市场主体的生存环境十分严峻，激烈的竞争环境使得多数企业在发展中举步维艰，面临着各个方面的压力与风险，而绝大多数风险难以进行预测。市场主体为了降低发展过程中的风险，就必须对各种风险进行较为准确的预测、判断和评估。风险评估是市场主体从内部对风险进行调控的主要方式。目前，公司内部控制以全面风险管理为导向，对风险进行相对准确的调控。其主要方式是对风险的可能性进行评估，如果不进行全面、科学、准确的风险评估，不以风险评估为主导，就无法从内部进行可靠的控制。现代企业身处在竞争激烈的市场环境中，面临来自各个方面的压力和风险，对风险的识别、判断就显得尤其重要。这就要求企业必须建立科学的发现、评估和应对风险的机制。在调查中发现，长客公司内部的风险评估机制尚不完善，存在较多漏洞。风险评估机制，换言之，就是企业按照设定好的流程操作，在内部控制评价过程中识别风险，并对这些风险进行分析评估。长客公司依照要求设立风险评估体系，但该体系主要依靠外部第三方风险评估公司运行。由于公司疏于监管，验收效果较差，使得风险评估体系浮于形式。公司内部相关管理人员在理论层次方面较为薄弱，无法对相关风险评估体系进行传承与创新。且在公司基层没有设立相应的风险评估岗位，公司内部缺少风险评估专业人才，使得长客公司在风险评估方面存在严重问题。3.2.1风险意识淡薄合同风险种类繁多，目前公认的主要划分为两大部分，即外部风险和内部风险。公司外部风险主要有政治、法律法规、汇率和信用风险等；企业内部风险，如操作风险、财务风险、运营风险等。现代大型企业通常设立法律部门，通过该部门对法律法规风险进行评估与规避；并且通过财务部门的专业分析应对相应的财务风险。这就使风险评估存在片面性和不全面性，对其他风险的应对也捉襟见肘。但就这两个部门而言，在应对法律法规和财务风险方面也存在较大缺陷。首先，企业所聘请的律师在税法和国外某些特殊的法规方面无法进行全面分析；其次，财务部门信息获得存在延迟，与销售部门之间沟通存在障碍，不能在第一时间内获得客户信用等相关资料，使得财务部门在应对信用风险时出现偏差，这些问题的出现都不利于公司对风险进行评估。3.2.2风险评估不量化在公司常用的风险调控中，风险承受度的量化十分欠缺，已成为制约风险评估的一大短板。风险承受度是企业在发展过程中能承担的风险的最大限度。主要分为两个部分，分别为整体承受能力和业务层面可接受风险水平。对于合同风险的管控基于风险承受度的量化和决策人员偏好的认识。长客公司在整体成体层面设有风险承受限度，例如资金周转率、营业额、库存率等计划标准。但是缺少具体的量化指标，使其在具体操作过程中困难重重，造成了空有理论却无法实行的问题。公司内部对合同审批权限的划分标准不统一，多数只关注合同金额的多少，未真正认清其所存在的风险，量化指标也存在不足。这些都导致公司在遇到风险时不能采取积极有效的措施。3.2.3缺少风险管理工具长客公司缺少风险评估、管理、应对方案。随着企业对风险管理的进一步认知，风险管理工具名目繁多，每一种风险管理工具的使用条件、成本也各不相同。长客公司没有对所遇到的合同风险进行归类，且未针对具体的风险使用何种管理工具做出相应预案。这就使得公司在遇到风险时，不能在第一时间确定风险管理工具，使公司错失最佳控制风险的时机，使公司蒙受了不必要的损失。3.3控制活动要素分析公司高层管理人员对风险进行判别，进而根据不同的风险采取不同的应对策略。控制活动是确保管理层的指令得以执行的政策，例如核准、授权、验证等。3.3.1授权签署执行不力长客公司法律部门针对有权签署合同的人员出具了授权委托书，授权委托书中明确了可签署合同的范围、金额及授权时间段。按照制度要求，合同印章24管理人员需要核对签署合同的人员是否具有授权，在授权范围内的加盖合同专用章，合同生效。然而在实际操作中，合同需要加盖印章时，由于公司授权签署合同的人员多达几十人，并且每个人签署合同的范围、金额和授权时间时常改变，财务部合同印章管理人员难以完全掌握，很多时候只是凭借签署合同人员的官职来判断其是否有授权，这样就会出现超越授权签署合同的情况。企业若出现了越权签署合同的情况，就会造成合同失效，从而影响整个合同的执行，使公司蒙受损失。合作双方在合同签署完成时不能及时发现所签署的合同无效，在日后合同执行的过程中遇到问题，极易出现合同纠纷。由于签署合同的人员本身不具备公司企业的授权，其所签署的合同在法律上不具备相应效力，造成了越权代理或者无权代理的现象，使得合作双方之间的纠纷难以有效处理，合同的执行难以得到保障，执行效率大大降低。同时影响合作双方之间的良好合作关系以及双方间的信任程度，使双方在合同执行方面受到影响，最终影响公司的发展。3.3.2项目预算不合理长客公司在下一个预算年度到来前对公司的预算项目进行规划，但长客公司所涉及的业务主要是机车的研发和生产，其工艺和研发具有较高的难度，且时间上不确定性高。每个研发人员和工作人员的自身专业水平和工作经验各不相同，在具体生产中不能保证预算的准确性。这就使公司在预算项目的编排上具有较大的不确定性，预算安排不合理，就会影响整个公司资金流动和生产活动。在具体生产过程中，由于生产的特殊性，不能对资金的安排进行严格的执行，随意变更预算和超出预算的行为时常发生。对于超预算和预算外合同，通常以各种借口绕过公司正常的审查程序获得审批，对超出预算部分的项目未进行充分论证就随意更改制定好的预算计划，对公司的正常经营和运作十分不利。3.3.3定价方式不合理按照公司招标管理制度要求，对于金额超过十万元的合同需要通过招标方式确定价格。实务中的制造工艺和方法具有特殊性，某些原材料和加工设备需25要专门采购。理论上公司对于原材料和设备的购买采用招标方式，但实际上公司内部采购人员或者技术部门却以各种理由直接确定上级供货商，这就使得工程、服务和价格难以得到保障。公司内部采购部门和技术部门交流少、联系不紧密，采购部门对原材料和设备以及工艺要求缺乏深入了解，在采购时容易出现偏差或者产品质量达不到技术部门的要求。避过招标方式进行采购，也极易在公司内部滋生贪腐现象，不利于公司的整体发展。另外，采购人员也经常采取化整为零等方式绕过招标定价，与供应商直接进行合同谈判，但对于合同谈判并未明确具体的形式、资料及参与人员，往往由采购人员独自决定，加之采购人员每次所面临的情况瞬息万变，这就使得采购人员的选择有较大空间，这一漏洞会使得采购人员以权力为资本，为自己谋取私利。公司在经营过程中如何避免此风险，是目前公司急需解决的重要问题。3.3.4跟踪机制不健全业务部门合同经办人员往往只侧重于合同签订前的审批、准备，对于合同履行情况的跟踪记录、合同变更的相应手续的完善和审查、合同后续的归档工作等等，会被认为增加了工作量。合同签订后的履行情况缺少跟踪，对于采购料件合同数量的变更，时常通过口头通知供应商，这样造成大量的采购合同一直处于未关闭的状态，实际已经无需供应商继续供货。针对此类情况，长客公司尚未建立跟踪机制，因此对于合同经办人员缺少监督和管理，如若供应商继续按照合同供货，公司将承担物资积压风险或者其他法律纠纷。3.4信息沟通和监控要素分析3.4.1内部信息控制与沟通信息沟通是系统快速、准确采集和传递与内部控制相关联的重要信息，同时保证信息在系统内、外部能够进行高效的交流。信息沟通顺畅无阻是保障内部控制的必要条件。系统中各个成员都可以通过系统最高层获取准确的承担相应控制责任的信息，且必须具有与上级或高层管理人员进行交流信息的渠道；同时对于系统外部的供货商、股东、客户等也要做到及时有效的信息交流。公司在运营管理过程中，要着重对信息控制和沟通渠道进行专门维护。（1）信息系统与业务发展的需求不匹配随着时代的进步与发展，现代大型跨国的企业资源计划多选择SAP系统。该系统经过多年发展，框架结构完善、系统稳定、逻辑严谨、适用性强，长客公司的ERP系统也选择了SAP系统。SAP系统由诸多模块组成，公司为了控制成本，选择性的购买了SAP系统中的几个模块。随着我国经济的高速发展，长客公司快速发展起来，原有的SAP系统模块已经不能满足现在公司日益增长的发展需求。目前公司发展的新项目数量较多，这就要求公司要对项目计划、资金周转、预算、项目评估、合同履行度、工程进度、资源管理等一系列信息进行准确的汇总归纳，以便公司更好的进行统筹规划，方便管理。SAP系统中项目管理模块可以完全满足公司在此方面的要求。但是，公司在发展过程中，信息渠道不畅通，导致未能及时获得SAP系统项目管理模块的更新信息，使公司在新项目管理过程中缺乏条理，给公司的正常运营带来一系列负面问题，使公司蒙受了不必要的损失。虽然长客公司后期跟进了SAP系统的项目管理模块，使公司项目管理趋于稳定，减少了公司的损失，但如果长客公司有良好畅通的信息沟通渠道，在问题出现的第一时间能得到公司内部高层人员的关注，并与外部服务公司保持良好沟通，获取相应的解决方案，就能避免更多的损失。公司在逐步发展的过程中，对合同风险的评估与控制也应引进投资管理模块，同时完善自身的管理系统，使公司在日后的发展中获得更多的助力。（2）信息与沟通体系不健全长客公司信息沟通与控制体系存在诸多漏洞，在合同管理环节表现得尤为突出；框架不科学不完善、体系模块不健全都影响公司信息的交流沟通。长客公司在各地具有较多分公司，然而总公司财务和采购部门对各地区分公司的发展状况了解不全面，信息沟通渠道不健全，使得分公司再遇到问题时不能在第一时间及时向总公司进行反馈。目前长客公司规定财务人员单人负责三家公司付款，付款人员所面对的是上百家供货商。虽然公司目前有SAP财务管理模块，付款人员可根据SAP系统所导出的具体细则向各个供货商进行付款；但实际情况复杂多变，如原材料质量、设备故障、预付款支付等一系列问题，这就要求针对特定的供货商全部或者部分应付账款，在安排付款之前对SAP系统导出的应付账款的明细进行重新整理整合，以此保证支付过程的顺利进行。在生产过程中，材料质量问题和生产线设备问题容易集中爆发。生产中遇到的问题由基层生产部门反映到采购部门，最后通知财务部门。从问题发现到问题最终反映到财务，其中所涉及的环节、部门、程序过于繁杂，使得信息沟通存在延迟且准确性降低，财务人员无法及时获取反馈，造成月结低估负债；同时导致财务报告准确性出现偏差，不能准确的反应公司的发展状况以及资金流动情况。长客公司需要每年向德国总部缴纳一定的特许权使用费，其所缴纳的费用按照当年销售额的一定比例收取。为了防止其转移税前营业额，特许权使用费的缴纳是我国税务机关监管的重中之重。2003年税务机关因长客公司缴纳过高的特许权使用费对公司进行审查，要求公司补缴税款。此事件就是因为长客公司由于信息沟通延迟、渠道缺失所承担的风险。实际上，由于长客公司所涉及的产业为轨道客车，涉及较多的高新产业和技术专利，科技含量高，缴纳更高的特许权使用费用是正常的。如果长客公司的信息沟通渠道完善，就可以及时向国家税务部门拿出支持性文件，减少不必要的损失。由于信息沟通不及时，加之从未遇到此种问题，没有相应的处理预案，使得公司错失了最佳申辩时机。由此我们可以看出，建立完善的信息沟通渠道可以大大减少公司损失。随着公司的快速发展，公司内部事务处理也以全面实现信息化，项目的审批也进入电子化。在具体操作过程中，由于高层管理人员事务繁忙，无法做到亲力亲为，多由助理代其审批。但是助理的工作经验以及对公司的了解不足，在很多时候不能做出准确有效的判断，这就使原有的审批流程成为一种形式，失去了原有的监管审查的意义，给公司的发展带来巨大隐患。283.4.2内部控制监督监督是指由专门的人员在特定时间下，对内部控制的运行状况进行如实的评价。及时发现内部控制存在的问题并寻求科学合理的方法进行改进，是运行内部控制的重要条件。监督可分为两种，既日常监督和专项监督。这两种监督方式一种用以保证公司日常运营的合规性，一种是针对某些特别的项目所设立的专门监管方式。内部控制的良好运作和执行，离不开有效的监督。监督体制的运行可以使内部控制执行更加准确，且可以及时的发现系统内部出现的问题，拨乱反正，减少不必要的损失。（1）未充分发挥内部审计职能，缺少专业人才为更好的监督公司内部控制，通常设立内部审计部门。其主要职能是对内部控制进行评估和监管。审计部门对公司的内部控制的监管有无可替代的作用。内部审计主要是针对内部控制进行有目的的审查，做出客观的评价，并对其进行有效监管。内部审计属于主动监管措施，审计人员同时会提出相应的问题解决方案以应对问题发生的质变。内部审计不仅是对公司业务和内部控制的监管给予评价，同时可以及时发现风险，对风险管理提供帮助。企业应该逐步建立完善科学的内部审计系统，督促企业员工和管理人员遵守公司规定，依规办事，为企业发展运营提供良好的内部环境。长客公司内部审计系统存在严重问题，主要是缺少专门人才，这影响审计系统的完善、改进与创新。企业审计部门员工数量较少，无法应对现有的工作强度，只能对部分的合同进行监管，造成了明显的漏洞，使公司内部分员工心存侥幸心理，徇私舞弊，产生贪腐现象，不利于公司健康发展。由于审计人员数量少，在审计方面只能将重点放在金额问题上。人员不足的问题随着公司快速发展体现愈加明显，且公司没对审计人员进行定期的专业培训，使得公司内审计人员无法应对现在复杂的市场竞争环境，无法在内部审计中发挥出应有的效果与价值。（2）公司合同管理业务部门未予以足够重视在现行的合同管理环节中，合同文本的准确性、合同履行情况并未列为各业务部门的考核指标，因此各业务部门对这一环节中可能遇到的问题没有引起高度重视。合同直接关系到日后生产的执行，企业不对合同的准确性、合同履行情况进行明确的考核，势必影响日后合同的执行。公司必须将这些问题纳入到考核指标当中，使各部门引起高度重视，采取科学合理的措施，并积极落实到行动中去。这才能从根本上应对风险、减少损失、提高效率，实现企业的利益最大化。第4章长客公司合同管理的内部控制完善对策4.1合同管理内部控制的目标和原则4.1.1合同管理内部控制的目标处于市场经济条件之下的企业，在对外经济活动中，往往以经济合同作为行事的依据及规范。而企业对其进行的管理是否有效和规范，将直接影响企业经营活动的结果，甚至可决定企业的存亡。所以，在对内控制度加以制定时，有必要结合企业实情，对合同管理的内控制度加以构建，进而在减少舞弊状况发生的同时，可确保组织目标的最终实现。结合对合同管理内控制度的构建，可让这一管理活动更为法律化、科学化，在法律风险的防范、经济纠纷的减少以及实现利益、提升企业经济效益、推动企业持续发展等方面，都讲发挥至关重要的作用。因此，有必要对合同管理内控体系加以构建和完善，以便于如下相关目标的实现：（1）确保签署合同时，已全部授权，减少失效合同出现的几率；（2）保证合同管理活动与公司整体战略目标保持一致；（3）合理控制风险，对较长应付账款账期的收益加以争取的同时，对可能因付款延迟而导致的断货损失，对二者的平衡加以选取；（4）避免合同损失，加强对合同履行情况的动态跟踪管理，降低风险。4.1.2合同管理内部控制的原则就目前的经济生活而言，内部控制的作用日益显著，对组织经营现状的判断，可结合内控制度是否健全和完善这一标准来进行，对内控制度加以构建和持续完善，并对财务监管予以加强，这些都将为企业的快速发展奠定基础。不论为何种环节的内控，均具有相同的设计思路。在构建和完善合同管理内控制度时，要依据下列原则来进行：31（1）职权划分明确要确保不相容岗位人员的职责分离，为确保业务开展的有效性、真实性，有必要明确的对相关环节进行细化、分工，通过内部检查力度的加强，以此实现对舞弊、错误行为的防止。如，若作为采购活动的决策人员，则无法胜任采购员一职，而作为业务经办人来说，则无法担任检查任务。只有严格结合这一原则，对岗位进行合理设计，并对职责权限加以明确，才可让有效内部制衡机制得以形成，由此实现内部控制这一目的。（2）合理的审批制度就合同管理来说，不仅要对相应的审批流程进行严格执行，更需要确保所有环节审批人员，均具备相应的道德、素质以及权限。（3）建立完善的客户/供应商档案管理体系企业需对对应的供应商、客户管理体系加以构建，对他们的需求进行充分了解，此外还需开展资格评估工作，依据结果完成对普通以及关键供应商、客户档案的构建。作为重点供应商或者是客户，表示不论是产品的价格、还是服务，均符合企业考核标准，且能够长期开展合作的个体或者是企业；而普通性质的供应商、客户，往往属于临时性业务的个体或者是企业。当出于自身需求，供应商或者是普通客户需要和企业进行业务的持续往来，且通过了对应的考核标准，此时级别将从普通转变为重点。而在评估等级时，需要多个部门联合进行，如质量管理以及采购部等。需针对此类档案开展联系方式、地址记录以及连续编号等操作，并结合具体状况，对数据库内的信息进行更新，时间并不限定。此外，还需对供求双方的信息共享、交换机制加以构建。其一，以具体业务需求为基础，供需双方要经常性的开展信息沟通以及交流活动，以此保障准确性以及一致性，进而有利于对质量以及价格的保障、确定。其二，双方需开展沟通工作，在最短时间内完成对业务问题的发现，并提出对应的解决措施，维持好供需双方的良好合作关系。（4）完善的合同管理控制制度为实现企业竞争能力的提升，采购效率的提升、成本的降低、质量的保证32以及科学计划的制定，都是极为关键的途径。在市场经济飞速发展的同时，企业竞争也更为激烈，为实现市场占有率的扩大以及竞争力的提升，企业开始在市场活动中大量运用赊购这一方式，希望由此获得资金的最大时间价值。但是，作为企业而言，也将由此面临极大风险，如汽车等零配件行业，势头较为强盛的属于供应商，若在付款时存在不及时等问题，供货活动很大程度上会被中断，进而导致产品停产，无法及时进行订单交付，还会遭遇大额赔偿。就企业的经营成果而言，物资采购花费如何，将对此产生决定性作用，所以有必要对此加以合理而又科学的分析，依据市场现状，以对质量的保障作为基础，为企业提出合理报价，由此实现企业经营效率的提升。就报价而言，并不仅仅只包括价格，还涉及到原产国、包装方式等诸多因素，且此类因素均会对总成本产生影响。（5）严格的付款控制企业在对付款转账业务进行办理是，要严格依据相关法律、制度的要求来进行。在具体工作时，因相关设备、资料具有特殊性，所以企业往往会被供货商要求，先对部分款项加以预付，由此才可进行发货活动。而若无法有效的进行预付款追踪、管理，则有可能引发二次支付问题，或企业在付款后，尚未收到对应的服务，最终面临钱货均失的问题。所以，为保证正确的预付款支付，若支付涉及到订单尾款，则在满足付款条件的基础之上，付款申请由采购部提交，并由对应主管进行审批。此外，在校验发票时，要及时的对此开展清账操作，以确保正确的应付余额，避免出现二次支付问题。4.2合同管理内部控制完善的总体思路作为动态而又系统的全过程管理，如风险评估、内部监督以及环境等，诸多因素均会对合同管理产生影响。因此，若想实现合同管理水平的提升，长客公司更需结合宏观角度，完成对如上要素存在问题的改进。334.2.1内部环境方面对人力资源方面缺陷加以改善，实现领导者素质的提升，并调动其积极性。针对在职管理者，开展专家团评估工作，依据结果，提出相应的提升计划，并将其纳入到绩效考核内，若相关人员的能力不足，要采取退出机制，通过淘汰制等制度的运用，构建起动态的用人机制，由此实现对领导者专业能力相对偏低问题的解决。而在晋升方面，则运用包括公示制在内的诸多竞聘方法，将优秀人才引入其中。若管理者有违规定，或者是并未结合考核结果开展绩效管理工作的，要对其加以追责，并令其退出领导层，进而优化人力资源的配置。对绩效考核办法予以完善，实现道德规范的构建，并对领导独断的影响加以消除。通过定性、定量相结合的考核方式，完成考核指标的细化，若指标能够量化时，不得直接为领导决定，使得其主观判断产生的影响得以减少，完成公正及公平考核系统的构建。并积极倡导领导者对自身意见加以阐述，对其中存在的非法行为加以处理，通过集体力量的充分发挥，使得官本位思想的影响得以消除，充分实现三重一大作用的发挥。4.2.2风险评估方面对不同合同决策可能导致的风险加以明确，并对应对指引予以提供，风险识别方面的负责人员的义务以及责任要加以完善，若风险识别时，因为不具备知识而无法准确识别的，要对此开展外部咨询工作，以确保能够有效完成对合同风险的应对。以企业承受度为基础，结合定量、定性等相关方式，对合同层面承受不同风险的标准加以明确。如依据合同，对存货、应收账款周转率等相关指标加以确定，并对资金流、合同利润预算机制加以完善，并针对风险量化出其对预算的影响，对可能超出承受范围的因素，要及时的向领导者汇报，以便做出相应的应对活动。结合风险的大小，对合同审批权限加以确定，将依照金额确定权限这一单一的管理方式加以消除。面对各类风险，要针对此作出对应的应对预案，以保证合同目的得以实现。如可在对收益、成本等加以权衡之后，依据政治风险，对投保出口信用保险加以运用；若为法律风险，则可运用联合审查以及外部咨询的方式；若为汇率风险，则可通过匹配收支、套期保值等工具来应对。若为信用风险，则可通过客户分类准入制度以及投保保险等相关措施来解决；若针对操作风险，则可运用授权审批制度；另外如财务风险，则可通过对合同利润预算等制度的运用，提前筹集好资金，并对此加以合理运用。4.2.3控制活动方面对领导层建设合同制度的能力予以提升。通过加强培训活动的开展，并在绩效考核中纳入制度完善工作，切实实现领导层积极性的提升，以便于如下相关问题的解决，即领导者参与度不足，或仅依赖于财务部门来解决问题。将单个合同完全纳入控制系统内。加快建设ERP系统，使得单个合同均被纳入到控制系统之中，从而在合同管理方面，充分实现预算控制、绩效考核控制等作用的发挥，将确切的财务、非财务信息提供给领导者，并确保针对合同风险开展全过程管理。对合同结束阶段的管理予以加强。及时开展包括员工绩效评价、合同目的实现与否评价等相关控制活动，针对执行合同的个人以及单位等，开展考核工作，对结果加以落实的同时，切实完成好奖惩并用工作，以此保障合同管理的刚性。4.2.4信息沟通方面对信息化建设以及信息沟通予以加强，保障企业所有人员、部门，均可顺畅的进行信息沟通工作。对横向信息沟通责任以及绩效共享机制加以构建。并在所有部门的年度工作计划内纳入这一工作，所有部门有必要帮助或者是促进其他部门，来完成好识别合同风险工作；若预期目标尚未达成，则责任的承担需要所有部门共同负责，若因为沟通不顺畅，进而导致失误的，要对人员责任加以追究。而在针对这一工作开展绩效考评时，要对绩效分享问题加以关注，但不得将其归类到具体部门。对信息化平台加以建设，在绩效考核过程中纳入信息处理及时性这一项，由此让领导者能够更为及时的处理合同风险信息，并由此实现自身责任心的提高。4.2.5内部监督方面对人才进行积极培养，通过科学方式，对内部监督人员的具体学习状况开展分析工作，不仅要了解学习态度，更需对具体运用状况有所了解；不仅需关注知识面，此外还要关注其对问题加以分析和解决的综合能力，由此实现对所有学习者学习热情的充分激发，全面实现他们能力以及素质的提升。对其独立性予以提升，由管理者直接对内部监督机构加以管理，以便于实现其独特地位的体现。对专职人员加以配置，且不参与到订立以及合同执行过程中，以便于其独立性的充分体现。4.3订立过程内部控制的完善4.3.1程序合规若合同的签订，必须要以上级部门的授权为基础，方可进行时，此时则需要按照一定的程序，此后才可完成签订工作。结合企业章程以及规定，若合同的签署需经过董事会或者是股东大会决定时，签订工作需在决议产生后方可进行。若部分合同的生效，需通过对登记、批准手续加以办理后才可实现时，企业需对对应的手续进行及时办理。若需相关国家主管部门备案后方可签订的合同，则需要对