项目会计成本用户培训手册.doc

TR.090有限责任公司管理信息系统用户培训手册项目模块文档作者:Oracle顾问创建日期:May 24, 2001确认日期:May 24, 2001控制编码: OCSCN/CMHK/TR090/PA当前版本: 1.0审批签字:项目经理：Oracle 项目经理：Copy Number_文档控制更改记录DateAuthorVersionChange Reference24-May-011.0No previous document查阅NamePositionOracle 顾问分发Copy No.NameLocation1Library MasterProject Library2Oracle Project Manager3Client 4(9-Dec-96)编写说明最终用户培训手册的每一章将按项目业务中涉及的基本操作类型来展开，包括以下两个方面： 操作说明：简要叙述操作的背景、用途、注意点等。 操作过程：简要叙述操作的步骤。使用对象最终用户培训手册适应于项目会计、项目主管、以及其他需使用本系统相关功能的人员。参考文档目录文档控制2编写说明3使用对象3参考文档3目录4项目模板的建立5操作说明5操作过程5项目的建立12操作说明12操作过程12项目的审批14操作说明15操作过程15预算的输入18操作说明18操作过程18预算的审批22操作说明22操作过程22预算的修改26操作说明26操作过程26杂项支出29操作说明29操作过程29费用类采购和支出49操作说明49流程图49操作过程50非独立管理的县公司的费用类支出64操作说明64流程图64操作过程65成本分摊和转移69操作说明69操作过程69库存发料到项目操作流程76操作说明76操作过程76项目状态查询（PSI）87操作说明87操作过程87项目资本化（手工）94操作说明94操作过程94项目资本化102操作说明102操作过程102更改PA期间104操作说明104操作过程104项目模板的建立本章主要介绍在项目模块中如何建立项目模板操作说明本操作主要适用于新建项目前的不同类别的模板建立操作过程1. 进入操作屏幕，路径：N/设置/程序/项目模板2. 从查找项目或项目S、模板汇总窗口，选择 新建3. 输入项目模板基本信息，包括项目编号、名称、类型和组织，并将于项目无关的选项设置为不显示（主要包括涉及间接成本及开单的选项）4. 点击设置快速分录：定义从该模板复制建立项目时，需要录入的项目基本信息。系统预定义项目编号及项目名，可添加一些基本项目的设置选项5. 在选项中，选择 分类 ，根据报表需要，对项目指定项目分类及分类代码6. 在选项中，选择 主要成员 ，对项目参与的人员分配角色，必须对以下人员分配：- 在该设立的项目中需要输入和维护项目数据的人员- 需要查看项目具体支出信息的人员S7. 在选项中，选择 资源列表指定 ，用来汇总查询项目的实际各项资源支出8. 在选项中，选择 事务处理控制，限制项目及任务中发生的某项支出类别及类型是否应计费及可资本化例如：该项目限制广告宣传费用支出在该项目中计费及资本化，设置如下：9. 建立任务和子任务（为模板设立通用结构，在复制后生成的项目中具体添加）1) 在开始录入任务及子任务的信息前，必须建立WBS和任务明细列表，显示任务编号和任务名、及任务（顶层任务和底层任务）活动的关系任务层次分为：- 顶层任务：位于项目之下- 中间任务：位于顶层任务之下，底层任务之上- 底层任务：任务结构的最低层，无任何下层任务WBS结构如下顶层任务第二层任务第三层任务第四层任务1 调研11访谈12分析.10上线101安装102调试1021系统A调试.15维护2) 在选项中，选择 任务 ，输入任务编号、任务名、说明，有选择的输入任务起始日期，终止日期（不输入，系统默认项目的日期）3) 建立任务的子任务：选择需建立子任务的任务，按 创建子任务，并输入基本信息4) 建立任务的同层任务：选择同层位置的任务，按 创建同等任务，并输入基本信息，5) 将鼠标停在任务处，点击 选项，选择任务详细资料6) 有选择的输入任务经理、同时特别注意任务组织的设置7) 在任务层任务选项中，选择 事务处理控制，对任务进行控制，可以是对项目层事务处理控制的补充，设置同项目层8) 对任务设置完毕，检查WBS结构无误10. 保存退出项目的建立本章主要介绍项目模块中项目的具体建立过程操作说明本操作主要适用于通过项目模板或已建立项目复制创建新的项目结构，并按照项目的基本需要，进行详细设置操作过程1. 进入操作屏幕，路径：N/项目2. 从项目、模板汇总窗口，预先建立的模板或项目，选择 复制至3. 在系统弹出的预定义的项目快速分录中，输入项目编号、项目名等内容，按“确定”4. 系统会复制模板所有内容到新建项目中，除项目快速分类中定义的内容。模板中定义的不显示项，在新建项目中就不会显示5. 按照模板的设置方法对任务、分类、主要成员、资源列表指定、事务处理控制根据实际项目情况进行添加、修改项目导入操作说明本操作主要适用于对项目的导入。操作过程1 在系统外整理出项目的结构，包括所有任务及层次结构。如下：项目名服务类型项目经理任务名组织描述父任务1服务类型888T1WB2服务类型888T1WB3服务类型888T1WB4服务类型888T1WB5服务类型888T1WBT1-1服务类型888T1-1T1T1-1-1服务类型888T1-1-1T1-1T1-1-2服务类型888T1-1-2T1-1T1-1-2-1服务类型888T1-1-2-1T1-1-2T1-1-2-2服务类型888T1-1-2-2T1-1-2T1-1-2-2-1服务类型888T1-1-2-2-1T1-1-2-22 上传至服务器至指定位置。3 运行请求项目任务导入。项目的审批本章主要介绍项目模块中项目的审批过程操作说明本操作主要适用于项目建立完毕，项目预算已经提交审批通过，提交项目审批操作过程1. 对于已经建立完毕的项目，需对该项目建立预算，并在预算提交审批通过后（在下章预算中详细进行操作），才可以提交项目审批2. 项目建立人查找到已建立完毕的项目（预算已审批），在“更改状态”栏中选择已提交，将项目提交审批。审批进行中的项目可查看，但不能进行任何改动3. 项目审批人 进入操作屏幕4. 项目审批人选择 打开，可查看项目概述；5. 选择已审批或已拒绝预算的输入本章主要介绍项目模块中项目预算的输入操作说明本操作主要适用于项目建立完毕，项目预算的输入操作过程1. 进入操作屏幕，路径：N/预算在 预算的 查找预算 窗口，输入需要输入2. 将鼠标停在预算的 概算 窗口，并在版本名中输入版本信息。如第一次输入该项目预算，选项中新建版本会打勾3. 点击 详细资料 ，定位到任务预算窗口4. 鼠标停留在需输入预算的底层任务，点击 预算行，进入5. 资源处选择预算发生的各项支出类型，金额类型选择“直接成本”，选择正确的期间录入预算金额6. 在该窗口 按任务编号栏中的向上、向下键，选择不同需录入预算的任务；按预算期间栏中的向左、向右键，选择不同的预算期间；录入预算7. 录入完毕，保存退出；此时预算金额出现在概算栏，等待审批通过才会成为当前生效的预算预算的审批本章主要介绍项目预算的审批流程操作说明本操作主要适用于项目建立完毕，项目预算的输入或导入完毕，提交项目预算审批，公司主管对预算的审批操作过程项目预算只有经过审批，才能从概算转变为当前预算，才能在项目查询中生效，与实际预算进行对比1. 预算编制人 进入操作屏幕，路径：N/预算2. 查找到需提交审批的项目预算，复核无误后，按 提交，该预算状态改变为“进行中”；审批进行中的预算可查看，但不能进行任何改动3. 预算审批人 进入操作屏幕4. 预算审批人选择 打开，可查看明细；点击 预算表单；查看预算详细内容点击 项目表单：查看预算对应的项目详细内容5. 预算审批人查看预算详细信息后，点击 回应；选择已审批或已拒绝6. 注意：1) 当预算被审批通过，该概算会成为当前预算当前预算会在项目状态查询时，与实际支出形成对比2) 当预算被拒绝，该提交审批的概算不会成为当前预算预算的修改本章主要介绍项目预算的修改流程操作说明项目预算发生调整时，对项目当前预算进行明细修改、提交审批操作过程1. 进入操作屏幕，路径：N/预算2. 查找到需要调整的项目预算，在将鼠标停在预算的 概算 窗口，并在版本名中输入新的预算版本名，并选择预算更改原因，更改备注（预算原因和备注可在更改预算中每一个金额时，具体完成）3. 点击 详细资料 找到项目任务中的支出类别对应的预算，对其进行修改，并在预算行窗口下方，写明每一笔预算的更改原因、备注4. 修改完毕，存盘退出5. 点击窗口左下方的 历史记录 ，查看以前版本的预算和预算的详细资料- 只有被审批通过的不同预算版本才会出现在该窗口中- 点击 详细资料，查看以前版本的预算详细资料- 点击 复制至，可以将某个版本的预算复制至不同的预算类型上6. 点击 提交，再次提交审批；注意修改后的预算成为新的项目概算，必须再次提交审批同意后，才会变为当前生效预算杂项支出本章主要介绍在项目模块如何输入杂项支出。操作说明本操作主要适用于与项目有关的利息费用和汇兑损益的支出。操作过程1. 定位至支出批输入窗口。支出预审批批/输入如果你想对支出项的金额或个数的总数进行控制，你可以输入控制合计或控制计数，这样只有当实际发生额与控制总数完全相等时，你才能提交该支出批。2. 单击“支出”，输入支出项。3. 回到支出批窗口，提交支出批。运行合计中的数字是该支出批的实际总支出金额，运行合计中的数字则是支出项的个数。而差额栏显示了当前的差异金额和个数，只有当这两项都为空或0时，才能提交支出批。单击“提交”。状态变为“已提交”。此时如果发现有任何错误，则可以单击“返工”，并进行修改，再重新提交4. 复核审批。支出预审批批/复核单击“查找”。可以单击“支出”查看支出项目的详细情况。或者单击“打开”查看支出批的情况。复核无误，可以释放批以准备分配成本，生成相应的科目。可以点击支出批窗口的“释放”或者支出批汇总窗口的“释放”。状态变为“已释放”。5.冲销支出批当支出批被释放后，支出批就不能再进行修改， 若有差错， 只能冲销后重做。冲销支出批有两种方法， 一种是冲销整个支出批，如下所示另一种方法是对某一个支出批的支出项目进行冲销而不是整个支出批，则首先需要手工创建新的支出批。如下所示。单击“支出”。在输入支出项目时， 若要使该支出项目冲销以前的已释放的支出批， 选择“冲销原始”。输入你要冲销的支出项的支出项目、任务、支出类型和支出日期，单击“查找”，下方就会显示所有匹配的结果，若要冲销蓝色方框所指的行，直接单击“冲销”，若只要冲销多行，则用ctrl+单击的方式选中所要的行，这些行会以高亮显示，并且冲销按钮上的数字会随之变化，完成后，单击“冲销”。系统会为每一个支出项目创建一个冲销行。冲销行自动生成， 你可以接下去输入其它支出， 然后一起保存并提交、释放。5. 分配成本。运行请求选择PRC：分配使用成本和杂项成本输入请求参数，你可以输入某一个支出批的批名，项目编号，完成日期，支出类型分类等来限制需要分配成本的范围。查看输出文件。报表的第一页是分配例外报表，如果出现分配错误，则会在这里显示出出错的支出批情况和出错原因。第页是分配报表，所有在本次程序中被成功分配成本的支出批信息都在这里出现。6. 支出查询，查看分配科目。项目支出查询项目输入你的查询条件，项目编号是必须输入的条件。如果要查询某一个支出批下的支出项目，可以输入支出批名。单击“查找”。该窗口将显示所有符合条件的支出项的详细情况。你可以单击“合计”来计算当前查询条件下所有支出项的支出总金额。要查看某一支出项的相应帐户，单击“项目详细资料”。选择“成本分配行”以查看成本信息。此时由于仅运行了PRC：分配使用成本和杂项成本，因此只有借方科目，状态为“待批”。7. 将成本信息链接至总帐。运行请求选择程序PRC：将使用和杂项成本链接至总帐管理系统。你可以不填写参数，系统会将所有当时已分配成本但未链接到总帐的支出项传送到总帐；你也可以输入PA完成日期来限制支出项的传送。在PA中，一般支出项的PA日期都是支出项目日期所在月的最后一天。查看输出。报表的第一页是传送成功的支出项的报表，所有成本成功传送到总帐接口表的支出项将列再次处。报表第二页是例外报表，将在这里列出所有传送失败的支出项及失败原因。找到出错原因，修正后，可以重新提交本请求，重新链接成本到总帐。8. 支出查询，重新查看变化后的成本信息。项目支出查询/项目此时贷方科目出现，相应的GL日期也会出现，一般杂项支出的GL日期和PA日期是一样的。传送栏中的状态改为“已接受”，并显示传送的日期。总帐模块/日记帐/输入9. 导入日记帐。总帐模块/日记帐/导入/运行来源选择“项目”。组标识中将列出所有可导入的项目成本批，你可以依次过完所有的批。单击“导入”。待日记帐导入程序运行完后，可以查看日记帐导入报表。报表中可以看到成功和失败的信息，如果成功，可以查看相应日记帐；如果失败，可以查看出错原因，并进行修正。费用类采购和支出本章主要介绍如何为项目输入费用类请购单，采购单，发票和将发票引入项目操作说明本操作主要适用与项目有关的费用类采购和支出业务，流程图在PA提交请求，链接供应商发票到PA。含项目信息的应付发票付发票在PA进行费用分摊。手工输入审批匹配过帐审批自动创建审批含项目信息的采购订单输入含项目信息的请购单操作过程1. 输入请购单。采购模块/请购单/请购单注意目的地类型应为“费用”。单击“分配”。你不需要输入帐户，帐户将会根据你输入的项目信息自动生成。在蓝色的下拉式列表上点击，选择“项目”。输入相应的项目编号和任务编号，你只能选到属于自己组织的项目和任务。支出类型，组织和日期也是必须输入的，数量默认为请购单行数量。如果要为多个项目或任务请购，或是支出类型不同的请购， 则请重复上述操作来输入多个请购单行，并在每个请购单行的分配中输入不同的项目信息，而不要输入多个分配行。保存并提交审批。从带有项目信息的请购单被保存开始，项目模块会将这笔请购单作为承付款信息记录下来，并会跟踪其变化，从审批、创建成采购订单、匹配生成发票，承付款信息都会跟着变化，记录每一个中间状态，直到应付发票被引入项目模块之后，承付款就会转变为实际额。请购单经由上级主管审批之后，就可以创建采购订单了。2. 输入采购订单自动创建NEED OTHER MODULES SUPPORT你可以选择手工或自动创建采购订单，和以前一样。对于由请购单创建的采购订单，如果在请购单上已经输入了项目信息，那么该项目信息会自动带到采购订单上,项目信息可以在“发货/分配”中看到。如果输入请购单时由于不确定相应的项目信息而没有输入， 或者是直接创建的采购订单，那么可以在这里补充项目信息，系统会自动更新相应帐户。和请购单一样， 如果要在一帐采购订单上为不同的项目或任务进行采购或是支出类型不同，可以输入多个采购行，并在每个采购行的发货/分配窗口中输入各自的项目信息，或是直接在分配行中输入多行分配。在这里也同样只能选到属于自己公司的项目和任务，支出类型，支出组织和日期都是必须的。其它信息的输入和普通采购订单一样。 保存后提交审批。之后的接受操作也和以前完全一样。3. 输入应付发票应付模块/发票/输入/发票输入一张标准发票，并匹配前面的采购订单。单击“匹配”。这时分配行已自动建立，包括科目、项目信息在内的信息都已经带到了分配行上面。可以查看分配行。将下方的滚动条向右拉，就可以看到项目信息。如果由于采购订单无法确定相应项目信息而没有输入， 则可以在这里补充进去。对于不匹配采购订单的项目发票，在输入发票分配行时，不需要输入分配帐户，可以直接输入项目编号、任务编号、支出组织、支出类型、支出日期，并保存，这时帐户会根据项目信息自动生成。审批并将发票过帐至总帐，这些步骤和以前完全一样。关于费用分摊的操作过程，请参见以后的章节。4. 将应付发票引入到项目中。项目模块/其它/请求/运行选择请求PRC：从应付款管理系统链接供应商发票。注意只有在发票已过帐的前提下，发票才能被链接到项目。你可以不输入任何参数，系统将把所有已过帐的但尚未引入到项目模块的发票都引入到PA中。你也可以输入项目编号或GL日期来限制引入项目的发票的范围。查看输出。第一页是成功传送的发票信息，第二页是例外信息。传送成功之后，就可以在支出查询中看到相应的支出项目。这个动作标志着PSI中承付款和实际支出的区别。5. 在项目模块中Drilldown到发票。支出/支出查询/项目你可以输入一个供应商的名称或编号作为限制条件，查找所有对该供应商的支出。要查看某一个支出项目的相关发票，点击“项目详细资料”。在项目详细资料窗口中选择“AP发票”。系统将会显示该支出项目相对应的发票概览。这个窗口和应付模块中的发票概览窗口是完全一样的，你可以在这里查看发票的所有信息。你可以单击“发票”来打开发票头信息。这个窗口和应付模块的发票复核窗口也是完全一样。你也可以点击“分配”来查看分配行信息。如果发票是和采购订单匹配的，也可以在发票概览窗口点击“查看PO”来查看相关的采购订单信息。同样，你也可以单击“分配”来查看该发货行的分配情况。这些窗口和采购模块中的采购订单的采购单发货窗口、分配窗口也是完全一样的。库存发料到项目操作流程本章主要介绍如何实现从库存发放工程物料到项目。操作说明本操作适用于浙江省移动公司及所属市公司工程物料发放到项目的相关操作。操作过程1. 工程物料发料到项目。1.1前提条件装箱单导入系统，工程物料已发至最终发料组织1.2请领单输入库存模块事务处理请领单请领单输入在请领单头部，输入请领类型，事务类型，接收组织，发料子库点击事务信息栏,在弹出的窗口中输入工程项目编号，任务编号，支出类型，支出组织，电子流审批文档类型。通过选择批次，来指定发料到项目的工程物料。选择批次完成后，输入正确的请领数量，然后提交，1.3请领单审批主管领导通过查看通知，审批请领单1.4工程物料发放到项目库存模块事务处理请领单请领单发料首先查找要发料的请领单,输入相应的查询条件。查询到请领单的列表后,点击明细。选中全部物品后，单击发货，工程物料发料至项目业务完成。2. 库存事务处理导入。2.1事务处理导入前提条件在导入发料到项目的库存事务处理前,要确定事务处理已分配成本，查看事务处理成本分配状态。事务处理的已核算成本值为是。库存模块事务处理事务处理汇总2.2成本征收管理器项目成本传送运行项目成本传送功能后,自动提交请求：成本征收管理器。在成本征收管理器参数未征收天数中输入零。提交请求后，查看成本征收管理器请求。2.3 事务处理导入运行成本征收管理器之后，运行事务处理导入。项目模块控制项目事务处理导入运行事务处理导入后，自动提交PRC：事务处理导入请求。请求的参数事务处理来源选择：Inventory Misc , 如下图所示。选择要导入事务处理的批名，请求参数输入完成后，提交事务处理导入请求。提交请求后，查看事务处理导入请求。如果事务处理导入成成功，则不会在例外的报表中有数据，如果导入失败，则在例处中显示失败的原因。下图为例外报表。如果导入成功，进入报表的下一页，有导入的事务处理的有关信息。3. 项目支出查询。项目支出支出查询项目在查询窗口输入相应的项目信息，查找从库存发料到的项目的支出。项目状态查询（PSI）本章主要介绍项目查询流程操作说明本操作主要适用于查看项目汇总金额，任务汇总金额，资源汇总金额，实际成本具体信息，承付款具体信息操作过程1. 运行请求 PRC：更新单个项目汇总额或PRC：更新项目汇总额 该进程会更新项目汇总信息，包括新的成本、承付款和收入交易信息，以及新批准的预算版本注意：如果