集中采购实施方案.doc

集中采购实施方案为加强物资采购管理，规范集中采购行为，严格采购过程控制和监管，发挥规模采购效应，结合我公司实际，制定本方案。一、总体目标（一）通过对主要原燃材料供应商和关键采购业务环节的集中统管，构建企业二级集中采购项目管理平台；建立集中采购长效机制和供应保障体系。（二）集中企业部分主要物料需求的数量优势，提升企业采购谈判地位和议价能力；降低采购成本和运输成本 ，发挥玻璃公司集约化经营，规模化采购效益； （三）集中采购规模大、金额高，采取公开招标、集体决策的方式，有效规避防范采购风险；（四）建立供应商信息库和合格供应商评估机制，同供应商建立长期合作伙伴关系，充分利用供应商技术、资金和服务等资源；（五）规范集中采购业务流程；及时、准确地掌控集中采购业务执行情况，有效监督所属公司二级采购物资的规范化操作和管理。（六）避免企业内部各部门及单位的同质化物料市场竞争和冲突 。二、工作宗旨和原则（一）保证质量、降低成本，科学评价，阳光操作。贯彻全心全意为企业服务的宗旨；（二）坚持公开、公平、公正、效益和诚信的原则；（三）实行“使用人、审批人、采购人”相分离，接受企业监督；（四）积极稳妥，分步实施。集中采购工作，通过分期分批公布集中采购目录，逐步扩大集中采购范围，实现主要原燃材料全部纳入集中采购。（五）集中采购周期原则上定为一个月。三、组织领导和机构职责（一）组织领导体系集中采购工作领导小组（以下简称“领导小组”）负责对集中采购工作的组织领导。领导小组由总经理任组长，分管副总经理和所属分管供应工作的领导任副组长。领导小组下设监督委员会和办公室。监督委员会由公司和所属子公司纪检监察和法制办人员组成；办公室即集中采购中心（以下简称“集采中心”），是集中采购工作具体执行机构，受领导小组的领导。由领导小组成员单位相关人员和部室领导组成。见以下机构图：中建材玻璃公司集中采购筹备工作领导小组组 长：邢 宁常务副组长：张宸宫副组长：吕应成副组长；宋建民中建材玻璃公司集中采购筹备工作办公室副组长：杨雷副组长：王秀丽刘 淑 强任 晓 亮隋 俊 杰王 兴 旺组 长 ：王 凤 杰（二）各机构职责1.领导小组职责：1）负责对集中采购工作的组织领导。2）负责制定集中采购工作的重大政策；3）组织、协调所属企业（部门）研究解决集采工作中存在的突出矛盾和问题；4）确保集中采购工作依法、合规、有序开展。2.监督委员会职责：（1）对集中采购的全过程依据法律、法规和相关规定进行监督；（2）受理、处置当事人的举报和申（投）诉，纠正和查处各种违规违纪行为；（3）组织实施仲裁工作。3.集中采购中心职责负责集中采购日常管理工作，其职责：（1） 制定集中采购工作实施方案；（2）编制集中采购招标目录、招标文件和评价规则等集中采购工作文件，并负责具体的解释、说明和实施工作；（3）组织或协同二级采购部门对供应商的资质、证明文件的完整性、真实性、合法性和所供物料的保证能力进行审核、调研；（4）制定评标委员会组成办法，组建集中采购评标委员会；审核招标文件，审定评审办法；（5）发布物资采购招标公告； （6）组织集采物资招、投、评、定标工作；确认竞价、议价中标；对集中采购的全过程进行管理。（7）监督二级采购部门合同的签订及履行；（8）动态监控集采物资供应数量、质量及价格执行情况；（9）履行集中采购工作领导小组赋予的其他职责。5.集中采购评标委员会职责:（1）论证集中采购招标目录、文件（标书）；（2）依据集中采购评标实施细则和工作流程开展评标，接受相关部门监督；（3）拟定中标的竞价、议价供应商；（4）负责其他需要评审的事项。四、采购主体范围、目录 1、集中采购中的采购主体：所属企业生产活动相关的重点物资。2、集采物资类目录：五、集中采购模式与流程1、集中采购管理模式：集中采购（订单），分散收货（订货），分别结算（支付），各自使用（储用）。见以下管理模式图 主要特点：1)工厂向采购中心上报采购计划；2）总部负责统一向供应商下达采购订单；3)下级公司各自进行收货质检与入库业务；4)下级公司分别与供应商结算。2、采购方式按不同物资确定不同的采购方式采 购 项 目签定中标通知书、签约签定采购询价单选择确定中标单位编制招标文件编制报价单发布公告询价采购询价招投标组织评委、监督委单一来源采购招标（邀请）招标竞争性谈判采购主要方式说明：集中采购采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等采购方式。（一）公开招标采购，是指招标单位以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标的采购方式。（二）邀请招标采购，是指招标单位以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标的采购方式。对于某些有特殊性，只能从有限范围供应商采购的物资，可采用邀请招标的方式采购。（三）竞争性谈判采购，符合下列条件之一的物资，可采用竞争性谈判方式采购。 1.招标后没有供应商投标或者没有合格供应商投标的，或者重新招标未能成立的； 2.技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的； 3.采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；（四）询价采购，采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价采购。（五）单一来源采购，符合下列条件之一的货物，可采用单一来源方式采购。 1.只能从唯一供应商采购的； 2.发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商采购的； 3.必须保证原有采购项目一致性或服务配套要求的。3、集中采购业务流程单 位 供 应 商 玻璃公司集采中心 所 属 子 公 司 信息流集 信息流采 分发订单 签订合同 业 业务流程务流程 物流 资金流 采购 计划需求 计划中标议定书 通渠道 采购 合同供 货 合 同采购订单采购订单各子公司采购业务流程和程供 货各子公司采购业务流程结 算开 票主要特点：（1）集采中心统一与供应商签订中标议定书（标书）；（2）所属子公司二级采购部门，按集采中心与供应商统一签订的中标议定书内容，分别与供应商签供货合同，录入采购订单，并受中标议定书的控制；（3）下级公司执行采购订单后，进入后续的采购业务流程。4、采购工作流程图表5、集中采购招投标工作流程图供应商 A1供应商 A2供应商 A3供应商 A4供应商 A5供应商 A6供应商 A7供应商 A8供应商 A9 投标书 投标书 投标书 投标书 投标书 投标书 投标书 投标书 年 度 评 标供应商B1供应商B2供应商B4供应商B3公 司 集 采 中 心 年度采购公告 年度采购公告 月（季）度 发 标 合 格 供 应 商 投标书 投标书 投标书 评 标 公 告 月（季）度 评 标 评 标 公 告洛 玻 股 份中 联 玻 璃公 司 集 采 中 心 订 单 订 单 结 算 结 算签订 签订采购 采购供 应 商 C2供 应 商 C1 合同 合同 供 货 供 货 6、分招投集中对标采购工作流程图供应商 A1供应商 A2供应商 A3供应商 A4供应商 A5供应商 A6供应商 A7供应商 A8供应商 A9 投标书 投标书 投标书 投标书 投标书 投标书 投标书 投标 评 标 合 格 供 应 商年中 联 玻 璃洛 玻 股 份集 信息流采 业 业务流程务流程 物流 资金流 玻 股 份 度采购公告 年度采购公告 供应商B3供应商B4供应商B1 合格供应商 合格供应商供应商B2 投 标 投 标 对 标 公 司 集 采 中 心 合同执行 合同执行中 联 玻 璃 洛 玻 股 份 订 单 订 单结算 结算供 货 供 货签 订 采 购 合 同 签 订 采 购 合 同供 应 商 C2供 应 商 C1 7、招标工作流程1、按招标物资需要向成立招标工作小组，确定小组成员。2、组织编制招标文件，协调各相关部门对技术标和经济标内容、中标原则和投标书格式进行确定。3、按要求对拟投标单位进行预选，包括资格审查、现场考察，并提交预选单位的考察报告。4、由招标小组组织，对招标书内容和预选单位考察报告进行会审，确定招标书内容和预选投标单位名单，报公司审批后，由经办部门向投标单位发出招标文件。5、由经办部门组织招标答疑会议，形成答疑文件。6、在招标书规定的期限内接收投标单位编制的投标书及相关资料。7、由招标小组主持，按招标文件的规定组织开标会议，编制开标情况统计表，由与会人员签字认可。8、开标后由招标小组宣布评标小组成员名单（对于专业性较强的招标项目，建立抽取组建评标委员会）。9、开标会议结束后，在招标小组监督下，立即将开标情况统计表、投标报价单、投标书正本原件和招标书原件封存，无特殊情况，任何人不得借阅，如需借阅，必须经公司领导签字批准。封存的文件在项目全部完成后可由经办部门申报销毁。10、评标小组按照招标书规定的原则审查评价投标文件，提交评标报告，并在报告中推荐23家继续商洽的单位，提出洽谈顺序。11、招标小组对评标报告进行讨论，形成会议纪要。按照决议依次与投标人洽谈，将最后洽谈结果报公司领导确认，对于重大招标项目，由公司总经理直接参与洽谈。12、依据洽谈结果，由招标小组填写招标结果呈批件，评标小组和公司领导签字生效，确定中标单位，发给中标通知书。优质优价标准8、大宗原燃材料类物资集采内部业务流程采购计划 员合 同采购员付款 申请采购 发票价格 结算采购 订单库管员采购 入库扣除杂质计算优质优价检验项目目计量、质检员质 检过秤 计量到货 接收质量 标准采购应付付 款结 算应付成本会 计采购入库成本主要流程说明：（1) 企业质检部门：定义该类物资每一种原料的检验项目和优质优价标准，定义哪些检验项目与结算数量和价格相关；（2) 大宗原料采购，通过招投标方式与供应商签订合同，依据合同采购；（3) 采购员依据采购合同向供应商下达采购订单；（4) 大宗物资通常是火车或汽车运输，通常需要进行过磅计量，毛重减去皮重得到净重；（5) 质检部门根据质检标准抽样进行质量检验，仓房进行验收入库；（6) 根据质检结果进行扣吨计算，主要是除水、除杂计算，得到结算数量；（7) 采购部门依据质检结果进行结算价格计算，生成价格结算单与供应商确认，供应商依据确认的数量和价格开具发票；（8) 财务部门依据采购发票、采购入库单进行采购结算，确认采购应付款、采购成本；（9) 财务部依据应付情况进行付款。五、评标委员会根据集中采购的实际需要，建立抽取组建评标委员会。由公司和所属企业生产、财务、纪检监察、审计和使用单位等部门的人员组成。在监督委员会监督下，随机抽取，按时到位，封闭式评标。评标委员会由5-7人组成，并抽取一定数量的业务管理人员作为候补委员。与投标当事人有利害关系的人员不得进入评标委员会，已进入的应当更换。六、采购和配送（一）采购二级采购部门与集采中标供应商签订供货合同后，应严格按照合同条款执行物资采购与供应。进入后续的采购工作、业务流程（见以下工作流程图表）。采购工作流程图表（二）临时采购应对自然灾害、突发事故时，若必须使用其它供应商采购物料时，二级采购部门可执行先行采购，但必须报经集采中心批准，并在采购后5个工作日内将采购的品种、质量、数量、采购价等情况以书面形式报送集采中心备案。（三）物资供应与配送1.中标生产企业或供应代理商必须具备配送能力。可直接提供中标物资配送服务到定货企业。 2.在采购周期内不允许变更配送企业，如有特殊情况需要变更，须经集中采购中心审核批准。（提报、批准的程序?）3.中标生产企业或供应代理商配送的物资对质量负责。每批次供货都要提供质量检验合格报告4.需求企业在接受集采物资时要对照供货合同进行质量、数量等项目的验收，对不符合合同要求或者质量要求的，有权拒绝接受。配送企业应及时更换被拒绝的物资，以保证生产所需。如经生产技术管理部门认定为可让步接收的物资，接收企业必须与供应方达成一致的让步接收条件，并确定让步接收物资安全使用的补救措施。并将处置方案和结果报送集采中心备案。七、监督管理1、凡列为集采目录的物资，必须通过集中采购平台进行统一招标采购。严格对采购发票进行审核，防止标外采购、违规采购或从非正常渠道采购。2、根据需要，必须在集中采购中心确定的供应商家选择采购。及时与供应商家（生产或经营企业）签订采购合同（可分期分批采购）。3、按照有关规定及时验收、储存、管理和使用好所需采购物资。4、采购完成后，按标书和合同相关条款及时与供应生产或经营企业结清货款。逾期将采取督办、警告、通报批评、限期还款、处罚等措施。5、物资供应生产（经营）企业，必须具有满足所供企业生产需求的供应能力，均可按合同规定保质保量及时供货。6、在采购周期内供应商不得要求撤销合同的执行和上调价格；如遇市场价格下行调整，集中采购中心据情对中标价做相应调整。特殊情况下如须撤销合同或上调价格，应由领导小组监督委员会审核批准。7、监督委员会负责集中采购的全程监督。一是集中采购工作领导小组各成员单位严格履行集中采购工作领导小组各成员单位职责，坚持“谁主管、谁负责”的原则，充分发挥各自在集中采购过程中的保证作用；二是监察委员会负责集中采购工作的全程监督，绩效监查；受理有关检举和投诉，监督招投标及合同的执行情况；三是对集中采购当事人的不正当行为、合同欺诈和利用合同危害企业利益等违法、违规行为进行监督查处。8.相关单位和人员必须履行法律法规规定的其它责任与义务9、集中采购中心在集中采购工作中发生违规行为