Access表结构设计方法.ppt

第3章Access表结构设计方法,学习设计Access表结构的操作方法理解Access表的各项属性及其含义，并学习其设计方法理解Access表关联的意义，并学习表关联的设计方法学习并掌握“教材征订管理信息系统”数据库中Access表结构设计学习并掌握“教材征订管理信息系统”数据库中Access表间关联的设置,3.1Access表结构的概念,Access表是Access数据库中最基本的对象，是数据库中所有数据的载体。换句话说，一个Access数据库中的所有数据都存储在其中的Access表中，并在这些Access表中接受各种操作与维护。一个Access数据库中其他对象对数据库中数据的任何操作都是基于这些Access表进行的。因此，有关Access表的设计是一个Access数据库应用系统中最基础的设计内容。,3.1Access表结构的概念,Access表对象可以看作是由两个部分构成：表对象的结构和表对象的数据。表对象的结构是指表对象的框架，也称为表对象的属性。主要包括：1字段名称一个字段构成一个Access表的一列，每一个字段均具有一个唯一的名字，被称为字段名称。2数据类型根据关系数据库理论，一个数据表中的同一列数据必须具有共同的数据特征，称为字段的数据类型。,3.1Access表结构的概念,3字段大小一个数据表中的一列所能容纳的字符或数字的个数被称为列宽，在Access表中被称为字段大小。4字段的其他属性上述三个属性是Access表中字段的最基本属性。此外，Access表中的字段对象还具有其他一些属性，包括“索引”、“格式”等等。,3.2创建Access表的方法,3.2.1打开Access数据库打开一个Access数据库的操作可以采用两种方式。1在Access启动窗口打开数据库首先，在Windows环境中启动AccessDBMS，进入Access启动窗口，如图3-2-1所示。,3.2.1打开Access数据库,图3-2-1Access启动窗口及其中的任务窗格,3.2.1打开Access数据库,这时，Access启动窗口中的任务窗格将会处于“开始工作”状态。在这个任务窗格中的“打开”任务栏下，显示着最近打开过的若干Access数据库对象名称。每一个Access数据库对象名称都是一个超链，单击一个超链，即可打开对应的Access数据库。如果，准备打开的Access数据库没有显示在“打开”任务栏下，就需要单击“打开”任务栏下的“其他”超链，进入“打开”对话框，如图3-2-2所示。,3.2.1打开Access数据库,图3-2-2“打开”对话框这时，可以在“打开”对话框中选定准备打开的Access数据库对象，然后单击对话框中的“打开”按钮，即可打开选定的Access数据库。,3.2.1打开Access数据库,2在Windows资源管理器中打开Access数据库在更多的情况下，可能会选择在Windows资源管理器中打开Access数据库。首先，应用Windows资源管理器选定准备打开的Access数据库文件。然后，在这个Access数据库文件图标上双击鼠标左键，即可打开选定的Access数据库。,3.2.2应用Access表向导创建Access表结构,一旦打开一个Access数据库，即会进入这个数据库的设计视图，参见图2-5-3所示。在数据库设计视图中，选择“表”对象卡，然后单击“新建”按钮“”，即出现“新建表”对话框，如图3-2-3所示。,图3-2-3“新建表”对话框,3.2.2应用Access表向导创建Access表结构,现以在“教材征订管理信息系统”数据库中创建“课程信息表”为例介绍应用Access表向导的操作过程。首先，打开在第2章创建完成的“教材征订管理信息系统”数据库对象，在“教材征订管理信息系统”数据库设计视图的“表”对象卡上单击“新建”按钮。接着，在如图3-2-3所示的“新建表”对话框中选定“表向导”选项，单击“确定”按钮。然后，即可进入“表向导”对话框1。在“表向导”对话框1中，应该选择一种最接近我们所需要的表模板。参见第2章中关于“课程信息表”结构（如表2-2-1所示）的设计，这里可以选择“商务”示例表“讲座”作为“课程信息表”的创建模板。如图3-1-2所示。,3.2.2应用Access表向导创建Access表结构,最后，从示例表“讲座”提供的示例字段中依次选择“讲座ID”、“讲座名称”等7个字段作为新表中的字段。如图3-2-4所示,图3-2-4“表向导”对话框1,3.2.2应用Access表向导创建Access表结构,完成上述操作后，单击“下一步”按钮，即可进入在“表向导”对话框2。如图3-2-5所示。在“表向导”对话框2中，需要指定新建表对象的名称为“课程信息表”，并选定“是，帮我设置一个主键”选项。如图3-2-5所示。,3.2.2应用Access表向导创建Access表结构,图3-2-5“表向导”对话框2完成上述操作后，单击“下一步”按钮“”，即可进入在“表向导”对话框3。如图3-2-6所示。,3.2.2应用Access表向导创建Access表结构,在“表向导”对话框3中，需要指定新建表对象创建完成之后的动作。通常的做法是，利用Access向导快速创建所需对象的基本结构和功能，而后进入草创完成的对象设计视图，完成其全面设计。因此，应该选定“修改表的设计”选项。如图3-2-6所示。,图3-2-6“表向导”对话框3,3.2.2应用Access表向导创建Access表结构,完成上述操作后，单击“完成”按钮，由于在“表向导”对话框3中选定了“修改表的设计”选项，因此将进入Access表设计视图，以便我们修改创建完成的“图书数据表”结构。,图3-2-7应用表向导创建的“课程信息表”设计视图,3.2.3应用设计视图创建Access表结构,在一般情况下，应用Access表设计视图完成表对象的创建与设计都应该是最佳选择。为了应用Access表设计视图创建Access表对象，应该在如图3-2-3所示的“新建表”对话框中，选择“设计视图”选项，然后单击“确定”按钮，即进入Access表设计视图。如图3-2-8所示。例如，可以依据第2章中的表2-2-2所示参数设计“教材征订管理信息系统”数据库中的“课堂信息表”，其操作结果如图3-2-8所示。,3.2.3应用设计视图创建Access表结构,图3-2-8应用表设计视图创建“课堂信息表”,3.2.3应用设计视图创建Access表结构,应用表设计视图创建Access表结构时，可以逐一输入所需创建的表所包含的各个字段名称、数据类型、字段大小等相关基本属性值。逐一设定一个Access表中所包含的所有字段，并确定各个字段的相应属性值，也就完成了这个Access表结构的设计操作。完成表结构设计操作后，单击设计视图右上角的“关闭”按钮，即弹出询问是否保存的对话框，如图3-1-9所示。,图3-2-9是否保存新建表对话框,3.2.3应用设计视图创建Access表结构,单击“是”按钮“”，即弹出“另存为”对话框，如图3-2-10所示。此时，需输入新建表的名称。图3-2-10“课堂信息表”的“另存为”对话框输入当前创建的表对象名称“课堂信息表”，然后单击“另存为”对话框上的“确定”按钮，即完成了应用Access表设计视图创建“课堂信息表”的全部操作。,3.2.4应用数据表视图创建Access表,除了上述两种常用的方式之外，还可以应用Access数据表视图创建Access表。这时，应该在如图3-2-3所示的“新建表”对话框中，选择“数据表视图”选项，然后单击“确定”按钮，即进入Access数据视图。如图3-2-11所示。,图3-2-11新建表的“数据表视图”,3.2.4应用数据表视图创建Access表,实际上，数据表视图主要应用于Access表数据的编辑操作，同时也具备创建Access表对象的初步功能。其创建Access表对象的方式是，在数据表视图显示的表格中逐一填写数据，然后关闭数据表视图。这时，Access将询问表对象名称，得到确认后，Access将根据填写的表格数据为这个新创建的表对象设置各个字段的相关属性，从而生成这个Access表的结构。例如，可以依据第2章中的表2-2-3所示数据设计“教材征订管理信息系统”数据库中的“教材预订表”，其操作结果如图3-2-11所示。,3.2.4应用数据表视图创建Access表,完成一个记录的数据输入后，单击数据表视图右上角的“关闭”按钮，即弹出询问是否保存的对话框，参见图3-2-9。单击“是”按钮，即弹出“另存为”对话框，如图3-2-12所示。此时，需输入新建表的名称“教材预订表”。,图3-2-12“教材预订表”的“另存为”对话框,3.2.4应用数据表视图创建Access表,输入当前创建的表对象名称“教材预订表”，然后单击“另存为”对话框上的“确定”按钮，即完成了应用Access表设计视图创建“教材预订表”的操作。这时，Access将询问是否需要创建主键。如图3-2-13所示。,图3-2-13是否需要创建主键对话框,3.2.4应用数据表视图创建Access表,对于任意一个数据表对象，Access一般都要求定义唯一的一个主关键字段，称为主键。一般而言，应用Access数据表视图创建的表对象，其结构总是不能满足实际应用需求的，总是需要再进入Access设计视图进行设计修改的。因此，在这里应该打击“否”按钮“”，将设置主键的操作留待后续进行。由于种种原因，一个创建完成了的Access表结构难免会需要进行修改，这项操作只能在Access表设计视图中进行。,3.2.5应用设计视图修改Access表结构,为了修改一个Access表结构，需要在Access数据库设计视图的“表”选项卡上选中需修改结构的表对象，然后单击工具栏上的“设计”按钮“”，即进入这个Access表的设计视图。参见图3-2-8所示。例如，如图3-2-7所示“课程信息表”显然不满足“教材征订管理信息系统”数据库设计要求。因此，需要修改“课程信息表”的结构。为此，应该打开“LIBMIS”数据库，在“LIBMIS”数据库设计视图的“表”选项卡上选中“课程信息表”，然后单击工具栏上的“设计”按钮“”，即进入这个表对象的设计视图。如图3-2-7所示。,3.2.5应用设计视图修改Access表结构,接着，应该依据第2章表2-2-1所示参数修改“课程信息表”的相应属性，如图3-2-14所示。,图3-2-14在设计视图中完成“课程信息表”的设计,3.2.5应用设计视图修改Access表结构,采用同样的方式，还可以应用Access表设计视图完成“教材预订表”的结构修改。在设计视图中完成“教材预订表”的设计后，其结构参数如图3-2-15所示。,图3-2-15在设计视图中完成“教材预订表”的设计,3.3Access表结构基本属性,Access表结构包含3类基本属性：数据类型属性常规属性查询属性以下分别加以介绍。,3.3.1字段数据类型属性,现将Access提供的所有数据类型列入表3-3-1中。,3.3.1字段数据类型属性,接上表,3.3.2字段常规属性,在常规属性中，“字段大小”属性、“格式”属性和“索引”属性是三个最基本的属性，也是最常用的属性。,图3-3-1字段常规属性设置,3.3.2字段常规属性,1字段大小只有当字段数据类型设置为“文本”或“数字”时，这个字段的“字段大小”属性才是可设置的，其可设置的值将随着该字段数据类型的不同设定而不同。当设定字段类型为文本型时，字段大小的可设置值为1-255，表示该字段最多可容纳的字符个数最少为1个字符，最多为255个字符。当设定字段类型为数字型时，字段大小的可设置值如表3-3-2所列。,3.3.2字段常规属性,表3-3-2数字型字段大小的属性取值,3.3.2字段常规属性,2格式格式属性对不同的字段数据类型使用不同的设置。各种数据类型的格式设置取值列于表3-3-3中。表3-3-3各种数据类型的字段格式设置取值,3.3.2字段常规属性,接上表,3.3.2字段常规属性,3输入法模式“输入法模式”属性仅针对文本数据类型的字段有效，可有三个设置值：“随意”、“输入法开启”与“输入法关闭”。“输入法模式”属性的默认值为“输入法开启”。4输入掩码使用“输入掩码”属性，可以使数据输入更容易，并且可以控制用户在文本框类型的控件中的输入值。5标题“标题”属性值将取代字段名称在显示表中数据时的位置。,3.3.2字段常规属性,6默认值在表中新增加一个记录，并尚未填入数据时，如果希望Access自动为某字段填入一个特定的数据，则应为该字段设定“默认值”属性值。7有效性规则“有效性规则”属性用于指定对输入到记录中本字段中数据的要求。8有效性文本当输入的数据违反了“有效性规则”的设定值时，“有效性文本”属性值将是显示给操作者的提示信息。,3.3.2字段常规属性,9必填字段“必填字段”属性取值仅有“是”和“否”两项。10允许空字符串该属性仅对指定为“文本”型的字段有效，其属性取值仅有“是”和“否”两项。11索引本属性可以用于设置单一字段索引。12Unicode压缩,3.3.3索引的意义,Access提供两种形式的索引。1字段索引字段索引专指针对单个字段的索引，设置方法及其取值操作可在表设计视图的字段常规属性栏中进行。即通过设定需检索引字段的“索引”属性值，来实现字段索引的建立。例如，根据第2章表2-2-4所示“教材征订表”结构，除了应该将“课堂编号”字段设置为关键字段外，还应该为“供书商”字段设置索引属性“有（有重复）”。为此，应该在“教材征订表”设计视图中选定“供书商”字段，然后在其“常规”属性卡上的“索引”属性栏内选定属性值“有（有重复）”。如图3-3-2所示。,3.3.3索引的意义,图3-3-2“教材征订表”的“供书商”字段索引属性设置,3.3.3索引的意义,2组合索引在需要将若干个字段组合在一起建立索引时，就必须使用组合索引了。为了设置组合索引，可以在索引对话框中增加一个索引名称，并在对应的“字段名称”列内选定需要加入组合索引的字段名。例如，可以为“课程信息表”设置一个组合索引，命名为“总学时+实验学时”，其中包含的字段分别为“总学时”、升序，“实验学时”、降序。如图3-3-3所示,3.3.3索引的意义,图3-3-3“课程信息表”的“索引”对话框对于一个设置了多个索引的Access表，如果不加设定，Access总是令关键字段索引有效。例如，打开“课程信息表”的数据表视图，看到的数据显示顺序以“课程代码”升序排列，如图3-3-4所示。,3.3.3索引的意义,如果需要设定一个组合索引有效，可以在组合索引首字段上单击鼠标右键，并在随即弹出快捷菜单上单击【升序】菜单项。参见图3-3-4所示。,图3-3-4在表设计视图中利用快捷菜单指定排序列,3.3.3索引的意义,完成这个操作后，即可看到“总学时+实验学时”组合索引有效时的“课程信息表”数据表视图，如图3-3-5所示。由此可以看到该组合索引的作用。,图3-3-5组合索引的作用,3.3.4字段查阅属性,在表设计视图中，通过单击“字段属性”节中的“查阅”选项卡，可以对表中各字段设置其查阅属性。在“查阅属性”选项卡上，显示有各个属性行以便设置各个属性取值，如图3-3-6所示。以下分别介绍相关查阅属性的含义。,图3-3-6“教材预订表”中“出版社”字段的查阅属性设计参数,3.3.4字段查阅属性,“显示控件”属性值指定用于显示某一字段的默认控件。设置此属性和任何相关控件的类型属性都会影响字段在“数据表”视图和“窗体”视图中的显示。此处仅以“文本”类型字段的“显示控件”设定为“组合框”时的相关属性为例，予以说明。图3-3-6中所示为“教材预订表”中“出版社”字段的查阅属性设计参数。“行来源类型”取值为“表/查询”，指明组合框中的下拉式列表数据来源于一个表或一个查询。“行来源”取值为“出版社表”，指定组合框中的下拉式列表数据来源于“教材征订管理信息系统”数据库中的“出版社表”对象。,3.3.4字段查阅属性,“绑定列”取值为1，表示组合框中的下拉式列表数据选定的数据只有一列回填于“教材预订表”中的“出版社”字段中。“列数”取值为1，表示组合框中的下拉式列表仅包含一列数据。“列标题”取值为“否”，表示组合框中的下拉式列表中不包含“出版社”表的字段名。“列表行数”取值为8，表示组合框中的下拉式列表中最多8行，超过8行的数据，则显示垂直滑块使可以上下滑动。“列表宽度”取值为“自动”，表示组合框中的下拉式列表宽度随“出版社”字段数据宽度自动调整。“限于列表”取值为“否”，表示在组合框中的下拉式列表不仅仅是显示，而是需要回填。,3.4Access表的复制、删除与更名操作,3.4.1复制Access表1在同一个数据库中复制Access表打开一个Access数据库，在数据库设计视图中，选中准备复制的Access表，单击常用工具栏上的复制按钮“”，然后单击常用工具栏上的粘贴按钮“”，即会弹出“粘贴表方式”对话框，如图3-4-1所示。,图3-4-1“粘贴表方式”对话框,3.4.1复制Access表,在这个对话框中，粘贴选项有三个：“只粘贴结构”表示只是将准备复制的Access表结构复制形成一个新表；“结构和数据”表示将准备复制的Access表结构及其全部数据一起复制过来形成一个新表；“追加数据到已有的表”表示将准备复制的Access表中的全部数据一起追加到另一个已存在的Access表中，此处要求确实有一个已存在的表且此表结构与被复制表的结构相同，方能保证复制数据的正确性。,3.4.1复制Access表,2在不同数据库间复制Access表打开准备复制的Access表所在的数据库，在该数据库设计视图中，选中准备复制的这个Access表，单击常用工具栏上的复制按钮，然后关闭这个数据库。再打开准备接收复制表的Access数据库，在这个数据库设计视图中，单击常用工具栏上的粘贴按钮，也同样弹出“粘贴表方式”对话框如图3-4-1所示，接下来的操作如同在同一个数据库中复制表的操作。,3.4.1复制Access表,3复制Access表的三种需求一般可以有以下三种情况:（1）当需要在本数据库中创建一个新表，且该表结构与某一个表结构相似时（2）当需要将外部数据库中的一个表导入本数据库而成为本数据库中的一个Access表时（3）需要将一个结构相同的Access表中的数据全部追加到本表中时,3.4.2删除Access表的操作,在发现数据库中存在多余的Access表时，可以删除它们。在数据库设计视图中的操作过程可以是：在数据库设计视图的“表”对象选项卡上，选中需要删除的Access表（用鼠标单击），按下键盘上的“Del”键；也可以用鼠标右键单击需要删除的表对象，在随之出现的快捷菜单中单击【删除】菜单项。针对删除操作，Access会弹出一个确认对话框询问是否真的需要进行删除操作，只有得到肯定的回答后，Access才会执行删除操作。,3.4.3更改Access表名称,在数据库设计视图中进行表的更名操作过程是：在数据库设计视图的“表”对象选项卡上，用鼠标右键单击需要更名的表对象，在随之出现的快捷菜单中单击【重命名】菜单项。此时，光标将停留在这个Access表的名称上，即可更改该表的名称。,3.5Access表间关联,在数据库应用系统中的一个数据库中常常包含若干个数据表，用以存放不同类别的数据集合。在关系数据库的实现中，主要存在两种关联：一对一的关联和一对多的关联。Access是一个关系型数据库管理系统，上述两种关联是通过设定数据库中表间关联来实现的。Access表间关联的目的是为了实现关系联接运算，即将若干相互关联的Access表中的相关记录联接形成一个新关系中的一条记录，这个新关系称为关联数据表。,3.5.1一对一关联,一对一关联是指两个Access表中的各条记录之间存在这样一种对应的关系，只有当这两个Access表中某一条记录的联接关键字段值相等时，这两个Access表中的这一条记录才能联接成为关联数据表中的一条记录。一对一关联要求两个关联Access表中的联接关键字段分别是这两个Access表的主关键字段。在Access中，一对一关联的两个Access表间还可以设置主从关系，一般称为由主表关联到从表。,3.5.2一对多关联,一对多关联不要求两个关联数据表中的联接关键字段分别是这两个数据表的主关键字段，如此一来，一对多关联就存在三种不同的形式。第一种，取两个表中关联字段数据相同的所有记录，联接形成关联数据表中的记录。第二种，取主表中的所有记录，并逐一从从表中选取那些与主表中联接关键字段值相等的记录。第三种，取从表中的所有记录，并逐一从主表中选取那些与从表中联接关键字段值相等的记录。,3.5.2一对多关联,以“教材征订管理信息系统”数据库为例讨论第二种一对多关联的形式。“课程信息表”中记录的课程可能在某一学期会为多个班级开设，因此需要设置多个课堂。因此，在“课程信息表”中的同一门课程将在“课堂信息表”中被记录多次。这就表示“课程信息表”中的记录与“课堂信息表”中的记录实际是一对多的关联。另外，“课程信息表”中记录的课程还有可能在某一学期没有开设，而我们希望看到这些没有开设课堂的课程信息，这就构成了第二种一对多关联的形式。其中，“课程信息表”是主表，“课堂信息表”是从表，两个数据表间的关联字段是“课程代码”字段。在以此形成的关联数据表中，“课程信息表”中的一些记录将在“课堂信息表”中重复记录几次，重复记录的次数取决于这一门课程开设的班级个数。,3.5.3“教材征订管理信息系统”数据库表间关联,根据以上分析，在“教材征订管理信息系统”数据库中，5个数据表之间的存在的关联为：（1）“教材预订表”与“教材征订表”具有一对一关联，关联字段为“课堂编号”，采用第一种一对多关联的形式；（2）“教材预订表”与“出版社表”具有一对多关联，关联字段为“出版社”，采用第一种一对多关联的形式；（3）“教材预订表”与“课程信息表”具有一对多关联，关联字段为“课程代码”，采用第一种一对多关联的形式；（4）“课程信息表”与“课堂信息表”具有一对多关联，关联字段为“课程代码”，采用第二种一对多关联的形式。,3.5.4子数据表,所谓子数据表，是指在一个数据表视图中显示已与其建立关联的数据表视图。观察图3-5-1所示的“教材预订表”的子数据表显示形式，可以看到子数据表提供了相互关联着的数据表数据综合查询的优越。若需展开所有记录的子数据表数据，可以在数据库设计视图的菜单栏上单击【格式】|【子数据表】|【全部展开】。若需将所有展开的子数据表折叠，可以在数据库设计视图的菜单栏上单击【格式】|【子数据表】|【全部折叠】。,3.5.4子数据表,图3-5-1“教材预订表”的子数据表显示形式,3.5.5Access表间关联的设置操作,1选定需要建立关联的表对象单击常用工具栏中的“关系”工具按钮（或在数据库设计视图菜单栏上单击【工具】|【关系】），随即出现如图3-5-2所示的“关系设计视图”窗口。,图3-5-2空的“关系设计视图”,3.5.5Access表间关联的设置操作,若已定义了一些关系，该窗口内会显示这些关系；若尚未定义任何关系，该窗口内没有任何内容；若需定义新的关系，可在该窗口内单击鼠标右键，在随即弹出的快捷菜单中单击【显示表】，也可在关系设计视图的菜单栏上单击【关系】|【显示表】，即会弹出“显示表”对话框，如图3-5-3所示。在随之弹出的“显示表”对话框（如图3-5-3所示）中，依次选择需要对其设定关系的表对象，并单击“添加”按钮“”，使得这些表对象显示在“关系设计视图”窗口内。完毕后，单击“关闭”按钮“”，关闭“显示表”对话框。,3.5.5Access表间关联的设置操作,图3-5-3进行添加表时的“关系设计视图”,3.5.5Access表间关联的设置操作,例如在“教材征订管理信息系统”数据库中，需要在“课程信息表”、“课堂信息表”、“教材预订表”、“教材征订表”和“出版社表”共五个Access表间设置关联。因此，需要将“教材征订管理信息系统”数据库中的上述五个Access表添加至关系窗口中。图3-5-3所示，即为在关系窗口中逐一添加了这五个Access表后的形式。,3.5.5Access表间关联的设置操作,设定各个表对象间的关联在“关系设计视图”窗口（如图3-5-3所示）中，可以为显示在其中的各表对象设定关联。用鼠标指向主表中的关联字段，按住鼠标左键将其拖曳至从表中的关联字段上，就会弹出“编辑关系”对话框，如图3-5-4所示。在“编辑关系”对话框中，可以直接单击对话框中的“创建”按钮“”，完成这两个Access表间的关联设置操作。如此设置的表间关联将为第一种联接属性“只包含来自两个表的联接字段相等处的行”，参