展会官方发布的参展商手册.doc

展会官方发布的参展商手册是每位前来参加展览的企业必读的，也是企业能够在合理的规范下成功召开开展的必要条件。本文详就参展商手册中出现具体的目录与线索，进行详细的解释与阐述，已对各位企业在参加展会时给予详尽的帮助。从目录角度说明，一份详尽的参展商手册有以下几点组成：欢迎辞、展览会日程安排、参展商报道程序、交款事宜、指定的主场承建商与推荐展位搭建公司、会刊资料、展位效果图、展品运输与交通、宾馆及机票、车票带预订、水电租赁、展具租赁及图片、温馨提示等等部分组成，仔细的阅读每一部分有助于确保参加展会时不出现任何的问题。) 1、欢迎辞欢迎辞属于开篇介绍，简单而精炼的欢迎辞可以给参展商较好的印象，要点明参展手册的主题：如为了您更好的参加展会，也为展会能够顺利的进行，请参阅此XX参展商指南，一遍我们为您提供更完善的服务等等字样，底下附上公司的地址与详细的联系方式就好2、 展览会日程安排将具体的布展、参展、撤展的时间及地点写清楚，是否有同期的论坛举行，开幕式在哪个展馆举行，时间，越是详尽的资料越有助于媒体的前期报道，也有助于给参展商带来直观的良好感受。3、参展商报道程序1 4 e! 3 P( - q* g) E d% _ 简明扼要的写出如何进入展馆，大会组委会在哪里以及哪边领取参展证和其他证明事宜，以及具体的水票、午餐卷、晚宴卷的领取点，最好配合流程图的形式来表达。! a1 f/ w% j2 p9 D V6 y+ S5 q% B; a& H o6 r4、交款事宜 U4 E: w# B# s- W- o$ L7 L写清具体的收款单位、账号、开户行、以及施工保证金等等其他费用的交款方式，具体的交款截止日期与责任赔偿事宜，关于金钱方面的事情还是写的越清晰、越简洁最好。. ; n, d) M, o! e& b5、大会承建商（选填）简单写一下承建商的联系方式、以及几个推荐的特装展位搭建公司，一般的话展会公司都会推荐本地的搭建公司，在价钱合理的情况下也节省了我们不少的时间。/ E( I9 t+ S2 B) n6、会刊资料此部分注明会刊企业简介资料的字数限制、会刊尺寸样式，最迟什么时候邮寄以及具体的接收邮箱即可，一般在展会前期媒体对接人员基本上都会提前做出交换。8 y4 |( h4 V: 4 E! E0 u n: f2 o! t% L1 7 + K Z7、展位效果图( t5 L% q1 c) R! c- T此处展示出标准展位的具体的效果图、占地面积、配备设备、具体的楣板样式（一般展会租赁电源与插座同样要钱，这点各位参展商要及时看清）。7 o V( Y; h3 M/ s, o. M K& K8、展品运输与交通交待清楚国内外的运输总代理、写清楚运输公司指南，以及运输公司的办事点与收货人，附上托运表格及预计送货日期，途径及具体的价位，保险与付款方式等等，这部分的内容不在多，在简洁，据我了解多数的企业在东西少的情况下还是会选择带过去或i帧及邮寄的。! z+ _# W0 m4 m2 X8 # |( _7 Y9、展品运输与交通火车站、机场、汽车站、自驾等等都需要具体的地址导航，有地铁麻烦附上地铁的交通示意图，这些示意图可以明确的指向展品在哪里以及具体的路径指引。( x2 Z% o% a: F6 k/ d0 K10、宾馆及机票、车票带预订% B( ( 0 b/ v/ x5 B& w2 Q/ u) T f& G/ |$ 4 x) K0 S6 a好的展会对于参展商来说是很贴心的，所以这个时候提供这个服务就可以最大限度的便利广大参展商，服务上做到细致入微，才能使参展商有良好的印象，为下一届持续参展做准备。最好是列一下周边比较实惠的快捷酒店，从根本上方便广大的参展商。! h0 L0 ! h* e6 I3 t / k! l7 n% j. m; |- r11、水电租赁2 K8 z& Z8 I; z: P4 q f1 H9 就是具体的用水、用电的标准与要求，如不能超过多少伏的电压，是否可以外带用电设备等等要求，最好附上一份参展商须知，对应的赔偿金额也要写清楚。12、 展具租赁及图片具体写出展会租赁设备的价钱，一个椅子，桌布等等各为多少钱。; t; s9 r! + s; O13、参展须知4 g6 n, S6 t5 % Y0 V这部分的内容说关键也关键，说不关键也不关键。主要是看前边交代的是否清楚，若已清楚的，则挑选重点去交代。会展业的发展离不开品牌展会的支撑。品牌意味着展会的声誉和信誉，意味着展会的无形资产、意味着展会的无限生机和希望。$ H. 3 F$ y c, e: g会展策划是社会资源整合的系统工程。品牌展会是展会内在“质量”和外在表现的高度统一。展会内在“质量”主要表现在“展品”质量，“展品”是包括展会展出的内容、涉及展览的商品、文字、图像、形象识别系统、展览服务及其它展会的辅助内容等，是展会成功举办的基本条件，选择适合参展商和观众需求，符合市场发展趋势的高“质量”的“展品”是形成品牌展会的基本因素；展会外在表现是指展会的知名度和影响力，是通过展会这一“展品”展示平台，经过长期宣传、推广和培育而形成的具有较强生命力、影响力的无形资产，是展会品牌的重要组成部分。展会品牌的认定是市场行为，是参展商和观众的公众行为。品牌的形成是在市场上长期培育的结果。品牌展会策划，就是对展会这种内在“质量”与外在表现的协调和统一。0 b! : c- 3 U# o; Z6 L4 E, H9 P$ v: T% Y“三点”策略是品牌展会策划创新的思维过程，是根据策划对象的要求，采取找切入点、找结合点、找支撑点的策略，对策划目标的宏观和微观环境资源进行分析整理，从而判断品牌展会系统构成要素的过程。“三点”策略的运用，有利于提升展会全面营销质量和品牌战略的实施，有利于品牌的可持续发展。7 B$ W, q0 r i( z! x- w4 $ T+ t7 l$ P; f( e$ d一、找切入点3 z. a8 B) T7 7 k; F2 C/ N* & b- l6 0 v* D就是采用“重点法”，对品牌展会的宏观和微观环境进行SWOT分析，为品牌展会的战略、生态、融资、管理、营销的策划寻找决策点，以解决展会立项的基础要素问题，即展会名称、主题内容、规模、时间、地点、组织机构等。: ?9 a H2 N6 R) o+ O9 m- d二、找结合点+ Z! h6 z+ V Y, 5 I! R, - R: T9 s. r , u7 X1 - C就是根据切入点应用“组合法”或“背景转换法”，寻找对应的决策基础和决策基因，分析它们之间的内在的关系，排除劣势，找出最佳优势结合点，以确定展会品牌的价值取向、利益空间和核心竞争力，实现点与面的结合，最终确定展会项目的市场定位、价格定位、目标客户定位、推广手段、营销方式和项目预期收益等。高品质、高特色、高占有率、高信誉度、高附加值是形成高“质量” 品牌展会的基本条件，也是品牌展会策划者所追求的最高境界。找结合点就是围绕创立高“质量”展会品牌这一目标，对影响展会“质量”的相关因素进行分析、判断、创新的过程，也是品牌展会全面“质量”的策划过程，它包括以下一些内容：（一）展会质量标准化的整体性。展会组织者提供给参展商和观众的核心产品是服务。现代会展市场营销视展会为核心产品、形体产品、附加产品的整合，它不仅要求展会内容各个部分均应达到一定的标准，而且对展会其他要素如举办地点的场馆设施、组织机构、时间的安排等都应符合一定的要求和规范。中国加入WTO以后，中国展览业逐步与国际展览业接轨，展会组织者对展会实施国际标准化运作，是提高展会“质量”和功能的重要手段。目前国内知名品牌展会的组织机构也开始向国际展览组织申请品牌认证。标准化不仅使展会的功能和价值满足参展商和观众的需求，而且其标准化的整体性使展会品牌具有明确性、差异性、专业性特征，更容易被大众所认知。 7 r3 z5 o l6 n（二）展会市场需求适合性。现代展会已不再是单纯的商品展示交易的场所，而是参展企业产品价值、服务价值、人员价值和形象价值综合展示平台。分析展会市场需求适合性，就是结合自身优势，根据参展商和观众的认知习惯、需求，对展会的内容、服务市场、产品市场、目标客户进行科学定位，对展会的核心价值进行评估，以提高品牌展会的核心竞争力。（三）展会质量的协调性。品牌展会主要针对的是高端市场，其价值层面不是单一的、死板的产品层面，任何商人或参观者参观展览会不仅仅是寻找单纯的产品，而是一个满足需求、提供利益价值的一揽子解决方案。展会质量体现在这种价值层面的协调性：一是展会组织者对组织系统内部各部门和推广、营销环节的协调。品牌展会的运作必须形成统一形象标识、经营理念、行为标识等，并渗透到内部的每一个营销环节，以高效的管理、优质的服务提高展会的服务质量；二是展会组织者与合作伙伴之间的协调。合作伙伴包括展会营销代理商、分销商、广告商、旅游服务、展览搭建、宾馆酒店、保险、运输、海关等，展会组织者必须与合作伙伴形成共同的价值观和完善的价值链，以保证展会的核心价值的长期稳定，使展会“质量”不致在中途受损；三是展会周期与“展品”市场周期的协调。展会周期的把握依赖于对“展品”市场周期的分析基础上。不断协调展会周期与“展品”市场周期的关系，调整“展品”功能，是展会品牌不断延展，使展会的“质量”得到长期稳定地发展。7 B$ F; Z8 H, J% X( 8 a* ?! t% g1 F3 E4 N（四）展会质量的竞争性。展会质量是在市场竞争中为参展商和观众认知判别的，是通过品牌活力和品牌优势体现的。品牌的差异化、特色化与专业化形成品牌活力；品牌在参展商和观众中的知名度、美誉度是品牌优势的体现。展会市场竞争不是单一的行为，而是展品促销力、形象力的综合较量。（5） 展会质量的动态性。品牌展会质量是依时代的变迁而变化的。不同时代及时期，参展商和观众的需求水平、结构及兴趣会有很大差异，这必然导致参展者与观众对展会质量的评估标准的变化。因此，品牌展会的营销推广要不断地调查市场、分析市场、把握市场走向、研究展会服务对象习惯与需求的变化，在动态中去寻求品牌的管理与营销方法。本人在“2004中国（连云港）新亚欧大陆桥国际旅游及用品博览会”策划案中，就是以搭建新亚欧大陆桥旅游会展平台为战略目标，结合新亚欧大陆桥经济区域的宏观政策环境和连云港的地理区位优势和产业状况，确定了展会的区域性、国际性、专业性功能和特征；根据这一功能和特征，结合地方、行业、区域的不同价值层面和利益取向，确定了组织机构层圈和服务市场定位；根据服务市场定位，分析了地方、区域、国际三个市场层圈的需求状况，确定了展会的推广步骤、手段和发展目标；根据战略目标要求对展会导入了CIS品牌战略进行宣传造势，扩大了展会的知名度和影响力。三、找支撑点 h& i0 Q$ w h# W* 4 w% d就是根据品牌展会的切入点和结合点，应用“分解法”的对展会品牌推广的支撑系统进行分析、判断的过程，它包括展会推广过程中，创新、激励、保障、宣传、组织和融资机制系统的分析，是展会实施品牌战略的基础。在现代会展市场营销中，展会的推广过程就是创立品牌、发展品牌的过程。展会“质量”的竞争集中在品牌的竞争上。展会推广必须借助品牌运作。展会推广是展会组织者的营销战略行为，是展会组织系统的中心议题和持续不断努力进行的工作。在这个长期艰苦运作过程中，除了组织者要明确树立展会品牌的全面营销质量观念，还应千方百计集思广益建立为展会推广而配套的支撑系统，这个系统包括以下几个方面：$ V$ R+ ; O* E4 2 v/ ? x% |. e$ v3 ! Y4 i! K1、创新机制系统5 q- J5 9 g. A A0 + b8 A$ t- e包括品牌展品创新和营销创新。品牌展品，即展出内容，涉及展览的商品、文字、图像、形象识别系统、展览服务及其它展会的辅助内容。品牌展品创新就是研究展会的市场生命周期和更新、升级、换代的时限和趋势，不断发展品牌展会的核心价值特色，不断推出市场上的热门“卖点”，以保证品牌展会的可持续发展。营销创新，就是不断研究展会目标市场、目标客户的需求和变化，以便在营销方式、营销渠道、营销手段等方面推陈出新，以提高品牌展会的外在知名度和影响力。( P; M D Z; V2、激励机制系统 q4 _/ c7 m$ G% ?8 F1 J9 g0 f2 W Y, q9 G现代化的经济竞争归根到底是人才的竞争，要实现品牌展会的可持续发展，关键还是依*高素质的营销队伍。品牌推广需要建立共同的价值观，使得品牌营销的价值层面和利益层圈相互协调，让品牌经营理念、规则、标准渗透到展会运行机构的各个部门和合作伙伴，从而形成一个长效的激励机制系统。2 w& M3 U7 N1 6 z# N8 Z% E2 a$ n& ?: 3、保障机制系统. q8 N: E6 _0 N2 g9 i: 在市场运作条件下，品牌展会拓展市场一定要*必要的保障措施，品牌的保障措施包括展会商标注册、品牌认证及展会品牌衍生的相关知识产权等。% O& d2 M7 Z( x Y6 N: o4、 宣传机制系统- s2 4 / _/ 3 k: 3 L8 E5 V; 3 n b; x4 K( 4 O品牌展会推广是扩大展会认知面和知名度的必要措施。品牌展会推广离不开媒体的宣传，投资宣传、广告不仅仅是一种花费，而要视作一种投资，一种对品牌的投资。品牌展会面对的是高端的目标市场和客户群体，因此，针对性地建立科学、低成本、高效率的宣传机制，是提高品牌展会知名度和影响力的重要保证。4 j# x7 . C7 Z G; g; y r+ | S/ M5、组织机制系统- L$ K; b 5 ) C7 Y品牌展会必须依赖可*的组织机构支撑。品牌需要规模，规模托起品牌；品牌推动发展，发展拓展品牌。因此以品牌为龙头启动展会的组织机制，是培育品牌展会的必要步骤。& F _. k& z* O. f4 R/ ( d0 q2 d, U4 b+ D: y4 k7 n) j M! U6、融资机制系统 % P( b0 q r3 j3 m8 B( _品牌展会的发展战略既定的条件下，资金是一个重要因素。资金规模的大小直接影响着展会运营水平的高低。因此，建立品牌展会的融资机制系统十分必要。品牌展会融资包括政府财政拨款、展会合作者的投资、企业赞助以及展会品牌资源互换的无形资产投入等。有了专门的融资系统，展会就有了输入新鲜血液的渠道，品牌战略得以顺利实施。, n7 % j; 1 F k2 * k X9 q( b9 E1 q8 r; q在展会实际策划过程中，通常以系统要素为切入点，以系统资源为结合点，以系统功能为支撑点，通过“三点”的整合来确定展会项目的战略定位、生态方向、融资渠道、管理方式、和营销手段。在整合过程中，“三点”可以互为转换，互为渗透。如以旅游合作为主题的展会形式，其结合点可能是展览、交易、论坛；而在营销策划时，展览、交易、论坛就成为切入点和整个展会的支撑点。在市场竞争日益激烈情况下，策划运行品牌展会，必须以权变思维，灵活运用“三点”策略，以达到整合一个完整的、具有核心竞争力的品牌展会系统，以实现展会功能最大化，从而达到展会举办的目的。2 w5 ) C) K3 P2 n V8 r大型活动尤其容易受到风险的影响。在活动领域中，风险指的是特殊活动或庆典没有达到预期目标的可能性。特定的场地、拥挤的人群、新雇的工作人员和志愿人员、大量设备的运输、狂欢气氛，这些都是危险潜在的地方。那些忽视风险防范管理的活动管理者将会招致危险，并缩短自己的活动管理生涯。对潜在危险进行谨慎评估并采取预防措施是风险管理的基础。) M9 t Z H# $ k, I! 9 r- F( H5 N1 W3 G风险并不一定会造成伤害。当一个活动主办单位赢得了该活动的主办权时，原因之一就是别的公司可能会认为主办这个活动风险过高。我们都知道风险是商业企业的基石，但同时不冒风险也就不存在竞争优势，不冒风险也就不存在走钢丝和极限运动。一个活动的特殊性，部分就在于它的风险性以前无人尝试过。1 b$ b& H9 J8 g: f9 u0 l7 x5 D0 H7 F8 t7 Y2 z q- 根据澳大利亚的标准，术语“风险管理”适用于与任何活动、仪式或过程相关的建立背景、确定、分析、评估、协商、监控和传达风险的逻辑和系统方法，这些方法的使用在一定程度上可以最大限度地降低活动的损失，并增加成功的概率。风险管理不仅要发现机会，还要避免或减轻损失。活动管理中的各个部分都存在潜在风险。勃朗赫(1990年)将主要领域的风险进行了如下的分类。 6 I X+ l7 L9 c% A H* H& J( O. 6 i; d管理：组织结构和办公布局可以减少对工作人员的风险。+ g% H% T) * w+ ! V+ g |# w9 X( O& f& i- n5 V8 c6 z宣传和公共关系：宣传部分也需要进行风险管理。宣传人员本身具有的特点决定了他们在工作中更加关注行动所能带来的成果，而倾向于忽视潜在的风险。9 h, P9 N5 X9 ( z) E7 * y* P d. A/ * N: i$ J q9 Z健康和安全：大多数风险管理都很关注这一领域。预防损失计划和安全控制计划都是任何风险管理策略的重要组成部分。与食品特许的卫生和卫生设施要求相关的风险应该引起特别重视。2 Y2 _. Q; y7 P8 o3 B1 O: W9 U5 e f0 T9 U7 c1 y拥挤管理：对拥挤人群、酒类销售和噪音控制的风险管理。1 K- l! i; I% c* B U. q, I m1 x2 g+ 保安：活动的保安计划涉及到对风险管理的考虑。6 W. e) ( k% U8 L+ Z4 S. N1 o* f, O/ v$ U( e* a运输：运输、停放和公众交通都存在潜在的危险，应该引起足够重视。8 Z# q8 i- p, a& z/ 7 o# T. E. a1 O g) D好的风险管理策略还将涵盖其他领域，这些领域的运作对于活动是至关紧要的，可能需要采取特殊的安全和保安预防措施，如售票和其他现金点以及通信。应该对每一个领域的风险加以确认并预先排除。风险管理与整个活动的计划同为一有机整体。针对活动管理的许多方面，风险管理可以用一个循环来表示。这个循环由四个要素组成，这四个要素如下。9 |9 j7 3 y* F/ u$ H. % / Z& b u l3 |3 J+ C1、确认% x6 A3 z; + N8 Q; 4 e0 Y K将风险预先排除需要技巧、经验和知识的配合。某些在活动工作人员看起来是安全的事情可能就暗藏危险。一个活动上使用了赞助商的标志，这个标志根据营销管理人员的检查已经很安全地固定好了，但是还应该由舞台管理人员应用他的专业知识确保标志固定的安全性。由于活动的管理者不可能熟悉每一个领域，所以最好召开一个风险评估会议，集中所有工作人员和志愿人员的经验对风险进行判断。这样的会议旨在集中风险管理的经验。对于一个大型活动来说，可能需要聘请一位顾问。召开这样的会议还是对现场工作人员进行风险教育的良机，可以提高他们的警惕意识，最大限度降低风险发生的可能性，并加强对风险的控制。, K4 I. ? T; G1 C% Z; % D确认技术在确认风险时有几种辅助技术可以提供帮助。- I, M X, u& I( E! ?9 B7 J: X* q% M( X3 Z l2 n$ l1 在澳大利亚新南威尔士的南岸，新年前夕需要制定一个紧急应变计划。如果千年虫威胁到当地海军的军用飞机场的计算机系统，那么海军基地将执行这个紧急应变计划。这将是在局部区域举办活动面临的主要问题，尤其每年的这个时间也是当地的火灾高发时间段。2 w7 I* y$ d2 j9 W8 t% G: e( Q+ A$ | g- M ?5 n: 2、评估6 n. e9 j9 M5 v9 _$ Z8 b x; T& P4 K一旦确定了风险，就可以将风险表按照重要性级别进行排序。根据风险发生的可能性和造成结果的严重性对风险赋予不同的优先级别。风险评估会也可能成为“毁灭的预言”，对整个计划过程做出了最为悲观的判断。这本身也是一个必须预先排除的风险。由于要将会议所需的时间与整个活动的有限计划时间相权衡，所以对会议要进行良好的控制，并将焦点放在关键问题上，这一点是至关重要的。一个卓有成效的风险评估会将对潜在风险进行广泛深入但又现实的分析。5 I0 k+ m! r& . I( M5 : M, 5 X0 q; A: l% E3、控制7 f) q Z( W% ( h l# m, q8 M0 P/ E- Z: B5 h) l在对潜在风险完成评估之后，活动管理者就需要对任何可能出现的问题建立控制机制。可以使用各种不同战略。在勃朗赫(1990年)对活动风险管理进行了全面阐述的手册上，他提出以下几种风险控制策略。! O8 R: ?4 s1 g: h3 K4 K# _( g2 i( Q取消和避免风险：如果面临的风险过高，就必须取消活动的所有组成部分。由于降雨的影响而遭到取消的大型活动中，室外音乐会也是其中之一。面临的主要风险并不是会造成听众的不适，而是受到漏电的威胁。6 K8 R, a/ , p$ G. N6 r7 ?7 F, X b$ t# |9 k! K: , 减轻风险：不能消除的风险就要想办法将它造成的影响降到最低。例如，为了消除活动所有可能的安全隐患，可能需要检查每一个参加者。很显然，这种解决办法是无法实行的，这时就要采取风险最小化战略，比如说在更加显眼的地方安装一个金属探测器或设置安全警卫。; P v9 c* |% n% I) n% k+ t6 L0 v4 r u* d, 3 n- L降低已发生风险的危害程度：安全计划的一个主要部分就是为可能的已发生问题制定快速有效的反应措施。对工作人员进行基本急救技能的训练可以减轻事故的危害程度。活动管理者无法排除自然灾害的发生，但是可以准备相应的应急方案以控制影响。例如，可以参看有关物流的章节(第13章)里的伍德福得灾难计划。! M3 r1 r* Y& ) M, + b6 s1 5 c& U( Q; N: K7 i设计备份和替代方案：如果有什么事情出了差错，可以通过使用替代方案来挽救整个形势。例如，万一魔术师不能参加孩子们的晚会，主办者可以组织一次晚会比赛来款待孩子们。在很大程度上，备用发电机是大型室外活动的必备装置。5 Y0 B! W! g$ ( ) U1 f S+ S0 C5 8 _# m- X) a分散风险：如果风险可以通过不同领域进行分散，那么即使出了一些差错，造成的影响也可以降低。其中一个战略就是分散现金提取点，如售票口，这样即使发生偷窃也不会威胁到整个活动的收入。拥有多个赞助商也是分散风险的一个途径。即使有一个赞助商中途撤出，也可以通过增加其他赞助商的份额来弥补。. Y7 W! l) E0 l, Z3 O) _. X2 ; U9 H5 m# G7 M% Z转移风险：可以将风险转移给对活动某方面负责的团体。转包商需要承担活动的部分责任。转包合同中通常都包含一个条款，在活动期间转包商为自己设备的安全和员工的行为负全责。在澳大利亚，大多数演出团体在参加活动前，都要求投保公共责任保险。/ x s. J A; w& D* w+ T6 n& $ m8 B L7 K! A* Q8 l( t d4、明确的活动风险: U% h3 d# |( p6 N! z7 q Q5 z& F4 J6 k P人群的管理) W Q1 e+ P# d7 J9 H) e% ; t4 r, z X/ W活动中拥挤人群的顺畅管理受到许多因素的影响。第一个面临的风险就是对活动参与人员数目的正确估计。无论采取何种场地设计方案，过多的参与者都会造成活动资源的极度紧张。即使是免费举办的活动，如果参与人数过少也会影响整个活动的既定目标。在悉尼市的范围内发起的脊髓病患者运动会吉祥物活动仅有500人到场，而场地的策划参加人数为上千人，这就表明对场地的预期过大。对拥挤人群的管理也包括对听众类型和行为标准的管理。对风险管理来说，家庭聚会的优先级显然不同于一个摇滚音乐节的优先级。利用在进行活动之前发布正确的信息做好参加人数的预计工作。8 A& j7 X8 c- H+ . R- e3 c+ ?2 V( D/ u, W( 酒精) K9 X, w2 E9 I i% r# m; F1 7 U! m活动可以有多种类型，从一般的家庭野餐边看节目边啜饮葡萄酒，到新年前夕拥挤的年轻人集聚在一起狂饮白酒。对法律而言，两种情形没什么不同。然而，后者造成的影响足以使一次活动被迫取消。对饮酒风险的管理过程将渗入某些活动的方方面面，如限制售票数量、提前关闭旅店、增加保安和对某些地区实行宵禁。在达林港的新年前夕的庆祝活动中，管理部门也发现破碎的玻璃是主要风险。在过去，庆祝之后都要花费巨大的人力物力来清扫场地，并且安全问题是极为重要的。在咨询了所有的利益关系人之后，达林港制定了如下的风险管理程序：3 C4 F; # E4 9 x* M* D# A/ 在活动地点周围设置围网；0 y+ A- n7 O j8 v0 T只允许在授权地点出售酒类；( y3 v0 6 Q6 ; 所有公共场所都禁止饮用酒精类饮料并且不得出现碎玻璃；- j N& l$ v; . i, j+ o重新安排娱乐设施，开辟场地以吸引家庭及年长市民的参与；* b7 C) H7 W& c在所有广告媒体中宣布这一新的政策。1 T, W( b. x9 u7 t6 b3 r3 i. Z( : M3 a通信5 y* 3 R, V ?8 r% D- L4 E* x3 t. C- j涉及通信的风险是多种多样的，因为它不仅涉及到活动的组织也涉及到风险的报告。为活动办公室建立正确的计算机和文件归档系统可以预防未来可能出现的问题。对优秀的风险管理来说，能方便快捷地得到所需信息是非常关键的。一个标准的或定制的报告程序也可以降低由无效通信带来的风险。通信也包括如何向公众通告活动的进行，如当参与者在现场的时候要向他们提供各种信号标志、不断向他们通告相关信息。活动指南是向工作人员和志愿人员通报与活动有关的程序、协议和概要信息的非常好的一种交流手段。但是也可能出现这种情况：提供的数据过多反而使重要信息变得不明显，应突出重点信息。 E2 g# x6 & B: k( i0 F. 7 S2 6 d5 Q- T6 Y9 L环境. s; B3 v3 M. p% |! q, l% g1 D+ D7 S现代商业活动所引起的环境问题越来越得到全体社会的广泛关注。环境问题也是一个风险问题。这里既存在很危险的风险，如污染，危险物的溢出、倾倒和泄漏，也存在一些间接风险，而这些风险能够通过废弃物的回收、水和能源的保护来降至最低。根据活动的项目生命周期的不同，环境控制的优先级和影响也不同。8 X W8 Y7 L2 t7 F+ W, e* I, d- H4 u/ U3 j _4 N/ l紧急活动, A # n3 ) + r8 ) A K7 W3 d( H( * 1 8 _: - R/ d对距离最近的救援服务机构的了解以及该机构的工作要求对于活动管理来说是强制性的要求。向外部救援中心求助是因为目前的情况已是非活动工作人员所能控制的，需要专业协助。当救援服务抵达的时候能否理解指挥链也是非常重要的。救援服务机构不受活动管理者的控制，活动管理者在此时仅仅起到顾问的作用。在这种情况下，任何参与者都可以向救援机构求助。/ Z: V& 3 a7 r4 B+ m* D8 # A) t/ a D) o. V, ! z3 a2 G, 5评论% K4 y% m |0 p# E# 8 U1 p3 W u6 r* n对风险控制中成功和失败的例子进行评价是计划未来活动的中心任务。活动主办单位应该是“学习的组织”。对反馈进行分析和反应是这一过程的必需环节。0 F8 Q4 一、封面0 & A* s* Q* n3 $ V0 p$ m5 u* G- / I2 O2 x* q j9 # Z封面内容:! m* A* M( s; E1 z6 G( W策划书项目编号7 x9 U0 A6 7 a项目名称% 9 W2 C/ C/ 1 V Q3 I+ H策划单位4 h! 2 m+ f m/ L& b5 y w5 1 S策划人4 o& i8 W- : |! O+ C7 q策划完成日期7 n& ?: G! S* V$ d3 E3 N可另含:策划公司logo,项目logo& |: r& P; L8 k( L6 , + v% n / y _二、策划的说明（策划人或策划单位背景、技术手段、工作过程等）2 V% s0 _+ h8 r5 N8 ?* O% Q O+ R& F- Y0 n- _: b, j三、内容摘要（活动基本信息） Q6 D7 I8 g( H- R1 V/ e0 u/ b: M- 1 . d% b 7 z) o四、目录4 c- p$ P4 e7 z6 z- i9 , S* z! w# s( I; M# b* J8 S: o五、策划方案正文3 D$ d/ Z* S T3 y; y/ P W) o Z0 A B1、策划的起因、背景、目标、主题、创意关键# o4 R* B b; n y! P0 |+ R2、项目的可行性分析（政策、市场、社会环境及需求等）6 g# y- S, ; 6 C* |+ y3、项目的基本要素及相关说明! , N D$ d- A+ K4、项目内容(主体活动及相关活动方案)1 w& B. s - b, H4 l9 X5、项目实施方案（营销与宣传推广方案、服务及现场管理方案、风险管理等相关内容）+ Q6 f9 a+ P% z4 W$ u6、预算和进度细表。列表详细说明方案所需资金投入、人力投入、组织构建和进度安排。3 D/ F W- F# f7、方案效果预测。根据资料情报预测策划方案实施的量化效果。! Z1 o: o5 y% a% N8、方案参考的资料。列出制定策划方案所参考的文献资料，增加方案和可信度和可行性。, E9 P K- F) X $ p1 9、其它备案说明。对多个备选的方案，进行必要的补充说明。! k, D V3 X8 R9 f; 10、其它注意事项。提出预防措施，以做到有备无患。; 论是什麽行业的企业或单位举办会议，不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富，单纯站在举办方的立场与角度上看问题，都会面临各种问题：+ h# n- v, # n6 a: Z G$ v - R X, r- L! C; d一、需要做些什麽？$ T* e5 X) V# U1 ! ( r j9 t r8 _$ 0 y W会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。 p$ 9 r% * w+ N9 o3 S( J 9 r$ |3 _ B2 D二、谁来筹划会议？( V8 O; Z$ e! b8 x+ c n* T7 d, Z: X从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。/ f2 _6 Z/ O* L* : ( n% L& Z4 |) a( r# t三、会议筹划者的职责0 P6 D8 q% 7 v% ; & T. N9 G8 o4 j1 ?: B: _) f7 T作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。. A! d $ k6 7 z/ ? Z; u, a& x; L3 p) # 1、 善于与人共事! y, Z* b1 O! z5 B2、 善于注意小节/ E w |, h. C/ n$ ( P* _( 1 ! 3、 善于解决问题) _: y& Y4 ) a9 y* j& f4、 善于与人协商, L/ P; a7 F7 f4 8 Y- Z4 j/ K* V5、 能够管理会议财务事宜! J e X1 N% x& |5 x6 |6、 熟悉酒店运作( a9 U$ $ p3 D E7、 能够安排恰到好处的菜单- i) $ _! g, B$ m/ Z( X% a7 F8 v& s1 l8、 能够熟练操作电脑. w, # t) e3 m2 K9、 能够熟练地与视听服务公司打交道6 g* h$ O1 f, X6 k. J10、能妥善接待贵宾和外国客人& i1 u0 q; Z8 K11、熟知各种礼仪0 J t9 n3 e5 5 i12、行事果断、执着/ x) , z8 Y! u7 C% F: h / v( P) 1 E. l5 R. D四、会议筹划者的任务4 N$ Y& 2 f. s p, G6 M+ h; a6 J l; a1、 制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标( U% M3 j5 C0 P7 V2、 制定会议议程 U P$ B/ Q/ y! I( | 3、 了解可供使用的场所和设施情况- D5 P4 l7 D/ u5 $ b& m4、 选择或提议合适的场所, U5 _0 H9 2 * g+ m5 |( ?0 Y5、 检查并比较各项设施/ y- - q+ R2 a3 . e6、 安排交通事宜 R# o R3 d! R7、 协调会务工作人员的活动9 o, |0 D T ) L8、 招收、培训会务人员和广告人员5 P; J4 m t. m9 p. G: h9、 制定可行预算或按既定预算安排有关工作; 3 Q; J6 3 S, c2 R& W* Y# 10、确定各项工作的时间安排% u$ k- S% V- |* y11、视察选定的场所和设施9 L l% w/ t7 c3 D, c4 n/ x12、与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）. Z+ g2 t& A7 _- 13、确定印刷公司) R, K- |# x! 1 q1 A, I14、安排食品、饮料有关事宜$ R( w6 ) u0 J+ H Z2 ?15、讨价还价; l( I3 y: y+ ?% S. t( & M* t) p5 c16、同会议发言人和各位贵宾进行联系, O: h/ L2 u& _* g7 ( Y# Z( y3 W: B五、主要会议类型; E, ? Z& G$ Q: a* N& h8 m/ q/ R; V1、 销售会议：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。+ r+ T+ X3 r4 x. k . Q2、 年会：可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。. Q7 9 V! j( Z- ?. m3、 产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。 ?. O( R, k7 W9 m) d! 5 i- V4、 研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。( m- a) K# u! X5、 专业会议：是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。7 o5 S$ c- ! D3 & x6、 奖励会议：是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。 H, c% a& : k H! r( s7、 培训会议：一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某些目的和目标。+ z% m. X: ( $ z H m* Q, J7 p q1 F六、会议筹划步骤. w0 s U) d! z9 ?3 |% b* J% _! ?; w* w& U1、 目的和目标：确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些：. V% N4 P % E2、 培训 、 通知 、 教育 、 探讨问题 、 做决策- l* H0 # N9 |5 ?; 8 X3、 引入新事物或介绍新人员8 |3 z% d2 m8 + Y a4、 激励、开发、展示、促进与改善、 解决问题* H8 8 Y0 z4 l: % E5、 讨论如何赢利( O q A# l u$ N 5 W- W0 F, 7 8 O七、在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了 x ?8 Y n5 ?& E- Z b3 m Q3 O7 h5 i; - e* 1、 预计召开会议的日期； m5 W& R$ l: C- u, l+ q; U) B0 G1 m2、 会议预计召开几天；9 m. F/ O0 a0 F! Y- L- s3、 打算在什麽地方召开会议；0 b: 5 C! e4 , Z: N9 T* b6 f4、 会议形式或程序是什麽；6 H8 q$ G& E# S; ?; M+ A5、 需要多大的场地；: J c. 1 q* F9 M& A6、 将有多少人到会；$ O& t$ ?# u2 X! K$ E7、 以前开过这样的会议吗？结果如何；, Y9 F3 9 x6 s& p/ W8、 会议预算是多少；: N- 2 x2 p9 S c% a; I K9 $ S- g9、 与会者对费用开支很在意吗？ v c1 J3 y6 I! B10、打算选用什麽级别的酒店和设施；. h* N& t6 P# G1 B11、打算选用最高级的房间标准是什麽； _! I/ v3 i+ 2 U; G4 M12、谁来制作会议邀请函；- # J k: 0 E13、会议需要向与会者打印相关资料吗？: b% z i1 t9 N4 o$ u: l; g14、会议的发言人有哪些？9 p/ m5 H0 w: |15、会议需要什麽样的视听设备；- $ y; i c t3 T9 Z1 H6 Q16、需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；/ p% V V6 8 b. N6 y17、与会者可以携带家属吗？1 d/ s: v, R; g3 r. Q18、由谁来承担这些活动的费用。% Q( E+ t9 g# z+ M, N2 n19、打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？一、邀请与调查- ?: X4 E) N s: S8 a: # W v& H; Y0 s O( V: t1、 邀请：是指在展会开始前，必须通过网络公布或发放正式邀请函等手段通知公司的新老客户。该项工作应当在展会开始前1个月内完成。邀请的方式同样适用于公司的目标客户和潜在客户。$ z# y+ r3 . u* W m% N K8 q- 9 e如客户对公司的邀请做出反应的，则应该尽快确定对方的信息：如对方行程、参展代表的姓名、有无前期合作、具体操作的业务人员、历次的报价清单、合作中存在的问题以及本公司希望向其推荐的新产品信息等。以上信息应当整理成文件形式，出席展会的业务员必须大概的了解，以便在展会现场接洽客户时使用。. d$ 9 j/ V2 u. n0 d. b, r w4 G对未作出反应的客户，则需要由负责该客户的业务员在临出发前二周或者一周的时候发送EMAIL，通知客户公司的具体行程安排，以及在此期间出现销售方面情况的应急处理等内容。旨在体现公司对客户的尊重，同时也再一次提醒客户展会的时间（有些客户本身可能出席展会，但未必会通知厂方。两次的通知提醒应当能使其对工厂的展位号等情况加深印象。）9 P6 _/ l W0 v+ b% e. ) L+ M. a2 R& b7 F, _2、 调查：调查本身源于公司业务人员的销售习惯和平时的积累，国内的一些大型企业在出席展会时因有专门的人员负责管理该项事务，因此会对展会的各方面信息有详实的调查记录。+ m2 D3 z1 k1 R: v, 0 B7 ( n2 w n) m1 S. d- d主要分析出以下情况：( ?8 i1 H( R$ j& z1 7 N$ |0 x7 W$ V& s% 5 f) N% k1、展会规模和发展走向。 N6 w3 a4 F+ p) V9 P% c4 h6 5 G* / C3 l ! v+ ! v2、该展会中同类企业（最好为同类产品）的情况。- D* y2 p1 I$ N ?. L1 d1 n/ 1 I0 l* t/ V2 f3、设法获取以前出席过该展会的大客户名单。# k, 2 g( Y4 b; ?* 9 ?: H0 A* P0 i* X4、设定目标客户。1 o* Q- t0 k2 u*