三与控股集团协同管理平台建设规划_详细版.doc

三和控股集团协同管理平台建设规划三和控股集团协同管理平台建设规划三和控股集团协同管理平台建设规划 （详细版）（详细版）（详细版） Submitted By Weaver Software 中国上海浦东软件园陆家嘴分园 101 号 3 层 邮政编码：200127 电话：+86 21 50942228 传真：+86 21 50942278 1 目 录 前 言4 第一章协同 OA 需求分析.5 一、行政事务 .5 二、人力资源 .5 三、财务管理 .5 四、房地产管理（当代置业） .6 五、制造业管理（华泰） .6 第二章协同管理平台建设规划 .7 一、总体蓝图 .7 二、规划内容 .7 三、门户管理 .9 四、流程管理 .17 五、知识管理 .19 六、会议管理 .26 七、计划任务管理 .31 八、资产管理 .35 九、项目管理（非基建类）.37 十、系统集成 .40 十一、手机平台 .41 第三章项目实施保障.42 一、甲方支持 .42 二、二、乙方保障 .42 2 摘 要 本方案为三和控股集团提供协同管理平台建设规划建议。本方案为三和控股集团提供协同管理平台建设规划建议。 3 文档控制 文档主题文档主题(title)三和控股集团协同管理平台建设规划_详细版 审批者审批者 (To Be Approved By) 说明说明 (Comments) 修订历史修订历史 (REVISION HISTORY) 版本版本内容内容类型类型日期日期作者作者修订原因修订原因 1.0ALL正文2010-11-22高翔新建 4 前 言 泛微很荣幸为三和控股集团提供协同管理平台，我们将尽力发挥泛微的技术优势和业界经验， 以“咨询平台应用服务”的多维模式为三和控股集团提供更多的咨询服务和解决方案。 在前期的调研中，主要从人力资源、财务、综合事务、房地产、制造业管理方面交流了三 和控股集团的信息化现状和管理需求，并对协同管理平台的应用支撑进行了探讨。泛微根据交 流的内容对三和控股集团的现状及需求进行了总结，给出了建议及后续的解决方案，供进一步 交流。 三和控股集团协同管理平台建设原则：总体规划，分步实施，先易后难，逐步深化。 从整体了解企业的管控方式、内容之后，从中选择日常、必须的且容易在平台中实现的工 作业务作为项目一期建设内容，让企业员工熟悉平台、习惯平台、转变观念，使三和控股集团 顺利开展日常运营管理工作。在此基础上，落实系统深化应用，逐步拓展，使协同管理平台支 持更多的集团管控、企业管理工作。 本规划建设内容分为两期。 5 第1章 协同OA需求分析 在对三和控股集团办公室、审计部、人力资源部、财务部、当代置业和华泰进行了调研访 谈之后，泛微对三和控股集团的协同 OA 需求总结如下： 一、行政事务 需求需求描述描述 通知公告通知公告公司新闻、公告的审批、发布 日常行政日常行政日常行政业务的办事、审批，包括：公章使用申请、车辆使用申请等 公文管理公文管理公司收文传阅、发文审批 IT 管理管理IT 设备购置申请等 会议管理会议管理 年度会议规划、会议安排（会前） 、会议决议督办（会后） 、会议效果总 结 计划任务管理计划任务管理计划任务的制定、督办 项目管理项目管理非基建类项目立项、实施、验收 知识管理知识管理各类公司规章制度、知识经验的归档、积累、共享、应用。 二、人力资源 需求需求描述描述 日常人事管理日常人事管理 招聘、新员工入职、离职通过 OA 平台进行流转、审批 考勤（请假、调休、加班）通过 OA 平台进行流转、审批 岗位说明书（知识地图）通过 OA 平台进行发布 计划任务计划任务员工计划任务完成情况，作为绩效考核指标之一 个人时间管理个人时间管理员工个人日程安排，可以共享给上级领导、下属同事 员工培训员工培训发布员工手册、岗位手册，提供各类培训资料、学习平台（e-learning） 企业文化企业文化发布、宣传企业文化 人员编制预算管理人员编制预算管理 期初通过流程审批，各子公司上报人员编制预算，由总部人力资源部统 一管理，并可根据企业战略发展需要，提起人员预算变更申请。人员编 制预算表由集团统一，以附件的形式作为协同数据附在审批流程中。 三、财务管理 需求需求描述描述 基本财务管理基本财务管理集团总部、房地产公司、制造企业的借款、报销、支付 系统接口（用友系统接口（用友 NC） 能够与用友 NC 系统进行数据交换，协同 OA 管理财务工作过程，用友 NC 管理财务数据信息 预算管控预算管控 结合专业财务系统（用友 NC） ，对各分公司管控财务预算。OA 平台管 控财务预算审批过程（各分公司按照集团管理要求，定期上报财务预算， 通过集团总部审批后执行） ，用友 NC 管控财务预算执行情况。 6 财务制度发布财务制度发布通过 OA 平台，能够以便捷、有效的方式，及时发布各项财务制度 四、房地产管理（当代置业） 需求需求描述描述 日常人事管理日常人事管理 招聘、新员工入职、离职通过 OA 平台进行流转、审批 考勤（请假、调休、加班）通过 OA 平台进行流转、审批 岗位说明书（知识地图）通过 OA 平台进行发布 基本财务管理基本财务管理借款、报销、支付事务通过 OA 平台进行流转、审批 项目管理类流程项目管理类流程 包括：招标、签证、采购、支付等流程审批，采用信息化流程管控，避 免人为的不规范操作 知识管理知识管理 有效整理和积累历史资料，能够分享优秀工作经验，遇到问题有交流、 沟通的平台 五、制造业管理（华泰） 需求需求描述描述 日常人事管理日常人事管理 招聘、新员工入职、离职，按照传统方式更便利，暂不接受信息化 审批方式 考勤（请假、调休、加班） ，按照传统方式更便利，暂不接受信息 化审批方式 岗位说明书（知识地图）通过 OA 平台进行发布 基本财务管理基本财务管理 借款、报销、支付，按照传统方式更便利，暂不接受信息化审批方 式 培训培训 除 HR 部门组织的现场培训内容之外，能够通过 OA 平台自学培训内容， 强化现场培训效果 知识管理知识管理需要信息资源共享 7 第2章 协同管理平台建设规划 一、总体蓝图 二、规划内容 序号序号建设模块建设模块分期内容分期内容 1 门户管理门户管理 一期内容一期内容 集团总部门户 员工个人门户 8 子公司门户 知识门户（新员工入职知识地图、岗位知识地图、财务制度、人 力资源制度） 二期内容二期内容 业务部门门户 知识门户（专业知识地图、行业知识地图、部门制度） 报表决策支持门户 信息系统整合门户 外部门户(供应商、客户门户、合作伙伴门户等) 一期内容一期内容 行政事务管理（日常行政、通知公告、公文流转、会议管理、计 划任务督办） 人力资源管理（人事、考勤） 财务管理（日常费用） 2 流程管理流程管理二期内容二期内容 行政事务管理（资产管理、IT 管理） 人力资源管理（人员编制预算、绩效考核） 财务管理（预算管控） 房地产项目管理（招标、签证、采购、支付） 流程管理统计报表 一期内容一期内容 建立统一的知识库 多渠道积累知识库 知识分享与利用（信息门户、知识地图、虚拟目录、收藏夹） 3 知识管理知识管理二期内容二期内容 知识地图深化应用 建立培训学习体系 知识管理统计报表 ISO 质控文件管理 一期内容一期内容 会议室预订 会议安排准备（会前） 会议决议督办（会后） 4 会议管理会议管理 二期内容二期内容 会议统计报表 会议规划 一期内容一期内容 计划任务制定审批 计划任务执行情况反馈 计划任务统计报表 5 计划任务管理计划任务管理 二期内容二期内容 根据企业深入应用需求而定 6 项目管理（非项目管理（非 基建类）基建类） 一期内容一期内容 项目生命周期管理（立项、计划、执行、控制、结束） 项目创建立项 项目信息卡片 9 项目生命周期管理 项目进度控制 项目文档管理 项目预算管理 二期内容二期内容 根据企业项目需求而定 一期内容一期内容 无 7 资产管理资产管理 二期内容二期内容 资产申购 资产入库 资产领用 一期内容一期内容 邮件系统集成 财务系统集成 8 系统集成系统集成 二期内容二期内容 E-learning 系统集成 根据企业信息化进程而定 一期内容一期内容 通过手机平台，审批业务工作流程 9 手机平台手机平台 二期内容二期内容 根据协同管理平台应用深度而定 三、门户管理 协同管理平台的门户是一个聚集信息、展示信息的地方，门户的作用关键在于搭建一套集 中式的信息推送平台，让不同的部门、不同的岗位、不同的人员都可快速的有针对性的获取与 工作有关的知识信息。 从建设的角度而言，三和控股集团可先建立必备的、最常用的集团门户、员工门户和知识 10 门户（部分内容） ，在员工适应、熟悉之后，再深化门户的应用，如下表： 一期内容一期内容 集团总部门户 员工个人门户 知识门户（新员工入职知识地图、岗位知识地图、财务制度、人 力资源制度、公司常用行政制度） 门户管理门户管理 二期内容二期内容 子公司门户 业务部门门户 知识门户（业务类知识地图、行业知识地图、部门制度等） 报表决策支持门户 信息系统整合门户 外部门户(供应商、客户门户、合作伙伴门户等) 集团总部门户（一期）集团总部门户（一期） 集团总部门户的作用是让所有员工能快速了解到公司动态，拉近公司与员工之间的距离， 从而增强员工的归属感。集团总部门户内容包括： 公司通知公告 公司各类新闻 公司规范制度 公司人事任命 公司企业文化 其它内容 11 员工个人门户（一期）员工个人门户（一期） 员工个人门户的作用是通过系统，自动将员工日常工作内容推送到个人门户平台，例如同 事提请的办事流程、最新的知识阅读提醒都推送到员工个人门户，让员工个人门户成为员工的 “网上办公室” 。员工个人门户内容包括： 代办事项（各种待办流程） 未读文档（已发布的、未读的公司文档） 日程安排（个人日程安排） 信息订阅（来自外部因特网的各种信息，例如：房地产信息、箱包行业信息等，来自 内部知识库的信息订阅，例如：公司财务制度、岗位知识地图等） 我的项目（个人所参与的项目信息） 我的协助（个人所参与的协助讨论） 12 知识门户（一期、二期）知识门户（一期、二期） 企业在不断的发展过程中，肯定会有越来越多的知识需要沉淀下来，结合知识管理的应用， 知识门户可按照一定的知识分类和关注者对象，主动推送相应的公司政策和业务知识，充分运 用已有知识支持业务工作开展。知识门户内容包括： 机构运营类知识地图（分公司建设运营知识地图） 岗位类知识地图（销售经理知识地图、品质经理知识地图） 政策制度类知识地图（新员工入职知识地图、财务制度、人力资源制度） 业务知识类知识地图 行业信息类知识地图 13 其它 一期建设内容可包括：新员工入职知识地图、岗位类知识地图、人力资源知识地图、财务 知识地图及公司常用行政制度知识地图。 二期可在一期应用基础上，完善、深化一期知识地图内容，从业务知识类知识地图、行业 信息类知识地图入手，全面拓展知识地图建设。 子公司、业务部门门户（二期）子公司、业务部门门户（二期） 子公司/业务部门门户的主要作用是为了加强集团总部对子公司、公司部门与部门之间的 信息沟通，了解工作动态和发展情况。子公司/业务部门门户内容包括： 子公司/业务部门新闻 子公司/业务部门通知公告 子公司/业务部门制度 子公司/业务部门业务进展情况 子公司/业务部门专业知识 其它 14 报表决策支持门户（二期）报表决策支持门户（二期） 报表决策支持门户可通过系统自动把管理层关心的数据分类聚合，以图标的方式推送到系 统平台，为企业管理层制定决策提供客观、量化的数据信息参考，成为“企业管理驾驶舱” ， 报表门户内容根据企业管理层的需求不同而有所差异，一般可包括： 财务费用类 人力资源类 业务信息类（研发、生产、项目等） 15 销售管理类 客户信息类 报表决策门户的建立，需要足够、有效的数据支持（财务、人事、项目、生产制造、流程、 知识文档） ，因此，报表决策门户适宜在系统运行 1-2 年之后，开展建设。 信息系统整合门户（二期）信息系统整合门户（二期） 企业信息化的建设历程中，会形成不同的专业系统支撑企业管理（财务系统、eHR 系统、 16 ERP 系统、项目管理系统等） ，为使企业员工方便使用，各系统之间须通过一个统一的门户平 台（Potal）登录、管理，通过统一门户平台，将各系统之间的数据互通互联，形成整体全面的 应用，产生 1+12 的系统效应。 在企业信息化建设达到一定成熟度之后，适宜通过最常用、最通用的协同 OA 平台，建立 信息统一门户。 外部门户（二期）外部门户（二期） 除了为企业内部员工提供的各种门户之外，对于企业的供应商、合作伙伴、客户等，同样 可有针对性的提供相应的信息，方便企业与客户、供应商、合作伙伴之间的快速沟通和事项处 理。外部门户内容可包括： 信息推送：通过供应商信息门户，及时把可对外公告的信息、招标公告信息推送至供应商， 便于供应商及时获知并判断是否可参与投标或其他工作中。 流程协作：结合协同管理平台中的工作流程管理，可把相关人员所需要递交的订单资料、 合同、付款等相关信息与供应商互动，并在协同管理平台中全程记录和提醒。 知识共享：通过外部信息门户，外部伙伴可把物料或设备等相关知识经验分享至内部人员； 报表统计：外部人员可自行统计日常互动工作中的统计数据。 外部门户的信息，须通过权限体系控制信息交流范围。 17 四、流程管理 企业的运作实际上是靠流程来驱动的，企业里面每天会发生很多工作流程，譬如：财务报 销流程、人事请假流程、业务立项流程 三和控股集团在梳理了企业各项事务、业务管理流 程，形成书面流程流程之后，最需要的是将流程制度落地，让流程运作起来。 在流程制度落地的过程中，先从工作最常用的流程开始，在企业员工熟悉、适应了信息化 平台运作流程之后，再逐步扩展落实其他工作流程，并进行深化应用。如下表： 一期内容一期内容 行政事务管理（日常行政、通知公告、公文流转、会议管理、计 划任务督办） 人力资源管理（人事、考勤） 财务管理（日常费用） 流程管理流程管理二期内容二期内容 行政事务管理（资产管理、IT 管理） 人力资源管理（人员编制计划、绩效考核、培训） 财务管理（预算管控） 房地产项目管理（招标、签证、采购、支付） 流程管理统计报表 一期建设内容一期建设内容 业务分类业务分类流程分类流程分类描述描述 日常行政印刷申请流程、用车申请、订票申请、名片印刷申请等 公司内部通知起草、审核、发布管理。 通知、公告 公司对内部员工的日常告知性信息发布和审批 行政管理 公文流转 收文：收文传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、立卷、 归档等过程管理 18 发文：对内部发文拟稿、审核、校对、批准。公文格式套红，盖章管理。 会议申请流程：落实会议主题、会议时间、地点、参会人、会议资料， 做好会前准备工作 会议管理 会议决议督办：落实会议决议执行人、时间。 定期发起计划任务审批流程，明确阶段计划任务 计划任务 跟踪总结上阶段计划任务 用人需求申请子公司、业务部门提请用人需求，由人力资源部进行招聘 新员工入职新员工入职流程，包括：账号开通、办公设备落实等 员工转正申请使用期满后，员工提请转正申请 员工离职申请员工离职，包括：账号注销、工作内容、办公资产归还等 出差申请员工出差申请与审批 请假申请请假申请及统计，与考勤数据关联 人力资源 加班申请加班申请及统计，与考勤数据关联 暂支借款员工借款审批，能提供财务预算情况等协同信息，供审批决策 费用报销员工费用报销审批，能提供财务预算情况等协同信息，供审批决策财务管理 款项支付款项支付审批，能够提供合同、项目等协同信息，供审批决策 二期建设内容二期建设内容 业务分类业务分类流程分类流程分类描述描述 资产入库：资产购买后，入库登记流程 资产领用：员工领用资产流程，包括：笔记本电脑、礼品等日常办公设 备 资产管理 资产申购：根据领用需求及库存情况，申请购买相应资产 IT 项目立项审批流程 行政管理 IT 管理 公司 IT 支持流程 人员编制计划审批：各子公司按期申报人员、岗位编制计划 人员编制计划 人员编制计划变更：根据公司业务发展需要，变更人员编制计划 绩效考核员工计划任务审批、跟踪、统计打分，作为绩效考核指标之一 人力资源 培训培训申请：员工、部门经理根据需要，向人力资源部提请培训申请 财务管理预算管控 各子公司按照集团管理要求，定期上报财务预算，通过集团总部审批后 执行 19 总部可通过协同平台和专业财务系统（用友 NC）及时了解各子公司预算 执行现状 房地产管理项目管理通过流程平台，执行项目招标、签证、采购、支付等业务流程 流程分析流程统计报表 根据已积累的流程数据，统计分析流程使用效率，为流程优化提供分析 支持 注：具体流程内容以三和控股集团既定流程制度为主要依据。 五、知识管理 公司在发展过程中，必定会有知识的积累，这些知识需要以科学的管理方式，使其得到复 制传承、共享和利用，为企业形成可积累的架构，企业多年的宝贵经验和知识才不会随着人员 流动而流失。 建立公司知识管理，核心是将员工个人维护管理的工作知识文档，集中在部门、公司一级 进行管理，并在此基础上实现知识在企业范围内的共享和应用。 知识管理是一个循序渐进、不断循环、长期积累的过程，因此，三和控股集团的知识管理 建设也需要遵循这个规则，先建立知识库、建立知识积累渠道、形成知识的初步积累和应用， 而后再进行知识的深化应用。如下表： 一期内容一期内容 建立统一的知识库 多渠道积累知识库 知识分享与利用（信息门户、知识地图、虚拟目录、收藏夹） 知识管理知识管理二期内容二期内容 知识地图深化应用 建立培训学习体系 知识管理统计报表 ISO 质控文件管理 建立统一的知识库（一期）建立统一的知识库（一期） 企业中的资料、知识、文件一般都各自存放在部门内或具体人员内，通过泛微的解决方案 可建立统一的知识库，集合各个部门、各个岗位、各个人员上的工作资料和知识，并充分进行 分享利用。在此首先需要按照不同的类型建立对应的知识类型进行归类： 20 在建立三和控股集团的知识库时，可参考泛微提供的参考知识库，如下表： 一级目录一级目录二级目录二级目录三级目录三级目录 人事管理制度人事管理制度 安全管理制度安全管理 党委管理制度 工会管理制度 行政管理制度 团委管理制度 资产管理制度资产管理 项目管理制度项目管理 会议管理制度会议管理 办公用品管理制度办公用品管理制度 财务管理制度财务管理制度 管理制度 公司其他管理制度公司其他管理制度 *部门部门内部通知 *部门 公司通知公司通知 项目申报通知 通知公告 项目相关通知 项目验收通知 建立知识库积累的多种渠道（一期）建立知识库积累的多种渠道（一期） 知识管理最大的难点是知识的有效积累。知识积累不能仅仅通过员工上传的单一方式来进 行，需要将知识积累与员工的日常工作业务关联起来，通过多种渠道积累知识，包括： 单个知识文档手动建立 在流程运转过程中自动积累 内部沟通协作过程中自动积累 计划日程安排时的积累 会议决议的积累 内外部邮件来往沟通的自动积累 与异构系统的文件交换的知识积累 21 知识分享与利用（一期）知识分享与利用（一期） 知识分享利用包括：知识检索、知识收藏、知识订阅和知识推送。 知识检索：在知识库范围内，按照文档归类检索，或根据文档标题、关键字、作者等 检索条件进行检索，以及全文检索。 22 知识收藏：运用收藏夹、虚拟目录进行知识的有效归类、收藏。 知识订阅：可通过门户中的文档元素、RSS 元素，订阅公司内部知识库中的知识、外 部 Inter 网中的信息，自动更新展示在门户中。 知识推送：可通过流程、门户（例如：知识门户）进行知识主动推送。 23 知识地图深化应用（二期）知识地图深化应用（二期） 一期建设内容可包括：新员工入职知识地图、岗位类知识地图、人力资源知识地图、财务 知识地图及公司常用行政制度知识地图。五金 erp 二期可在一期应用基础上，完善、深化一期知识地图内容，从业务知识类知识地图、行业 信息类知识地图入手，全面拓展知识地图建设。 24 建立培训学习体系（二期）建立培训学习体系（二期） 员工培训是企业提升员工素质，提高员工技术技能、知识含量必不可少的工作之一。通过 协同平台，建立网络培训学习体系，可以对传统的面对面培训以有效的补充。 培训体系的建立，可以从四方面入手： 培训计划的收集、公布（运用门户发布培训通知） 培训审批（运用流程平台，进行培训申报审批） 培训报名情况的收集和统计（系统根据流程，进行培训报名情况统计） 培训课件、资料库（运用知识库、e-learning 系统，进行培训课件管理、员工自我学习） 知识管理统计报表（二期）知识管理统计报表（二期） 让企业管理层可以从多个维度了解企业知识管理现状，例如： 著者文档数量 部门文档数量 最多被阅文档 最多文档著者 分类文档统计 25 ISO 质控文件管理（二期）质控文件管理（二期） ISO 质量体系文件是生产制造型企业的重要文件，典型质量体系文件的构成可分为：质量 手册、质量体系程序、其它质量文件等。质量手册是按组织规定的质量方针和适用的 ISO9000 标准描述质量体系的文件。 对于 ISO 质量体系文件，协同管理平台可从下述方面进行管理。 ISO体系门户体系门户 通过信息门户功能，快速构建内部的 ISO 质量文件信息门户，及时把内控管理文件推送到 各位员工办公桌面上，方便及时获取最新的管理办法、质量表格文件、作业程序。 ISO体系目录架构体系目录架构 文档类别用户可以自行定义，如：程序文件、质量手册、作业指导书、QM、BOM 等,适应 更多文件的管理需求。 标准作业程序：如采购程序、新产品开发控制程序 质量目标：整体、市场营销类、项目工程类、售后服务类、生产制造类、其他类 质量手册：各职能工作质量手册 作业指导书：如设备管理办法、表格管理办法、信息安全管理规定、 表格文件管理 质控文件编码质控文件编码 可为每个质量文件根据其对应的性质，独立编码，便于统一管理和归档查询 质控文件编制质控文件编制 26 质控文件生效质控文件生效/失效审批失效审批 质控文件失效审批通过以后，文档变为失效状态，此时，其他用户就不能搜索到此文档 质控文件修改质控文件修改 为了确保所有的场所使用的文件和资料都是现行有效的，防止使用过时或作废的文件，造 成产品或质量体系要素的不合格，我们有时需要对现有文档进行修改，以保证文档的实用性和 有效性。 文档签入、签出文档签入、签出 用户可能会遇到过这样的情况，两个人在一个时间段内都在对这篇文档进行修改，此时， 我们不尽会想到底谁的修改是有效的呢？我们无从判断。文档的签入、签出功能解决了这个问 题。 质控文件发布质控文件发布 可控制在审批通过后是否可直接生效。 质量文件在审批通过以后是没有被正式发布到系统中的，也就是说其他人员还无法搜索到 这篇质量文件，还需要质量文件管理员或者目录管理员将质量文件正式发布到系统中。 质控文件权限管理质控文件权限管理 可实现对每篇质量文件的安全权限控制： 可规定哪些用户可以在此目录下创建质量文件、哪些用户可以将此目录下的文档复制或者 移动到其他目录(类似于 office 中的复制、剪切功能)、以及规定此目录下创建质量文件时的共享 范围。 质控文件痕迹保留质控文件痕迹保留 系统全程记录质量文件版本以及每次修改的变更内容，即痕迹，让用户可随时跟踪修改的 记录。 质控文件版本管理质控文件版本管理 当文档再次审批通过、发布后，将形成新的文档版本。 质控文件查询质控文件查询 可实现实时根据质量文件对应的属性，如编码、版本、发布时间、修改时间、文件状态、 对应目录等，搜索系统中所有的质量文件 流程管理质控文件流程管理质控文件 可灵活定义出质量管理体系审批流程： 可通过流程带动质量文件数据自动更新，避免二次手工录入带来的工作效率低下和失误的 情况，真正实现企业管理和运营的电子化。 六、会议管理 一期内容一期内容 会议室预订 会议安排准备（会前） 会议决议督办（会后） 会议管理会议管理 二期内容二期内容 会议统计报表 27 会议规划 一期建设内容一期建设内容 会议管理的关键是会前准备工作和会后决议落实。 会前工作包括：会议室预定、会议主题、会议资料及时传达、会议通知参与人员等主要工 作。 会后工作包括：会议决议执行落实、会议决议执行情况统计。 会议室状态的实时发布会议室状态的实时发布 随时了解全部会议室的使用状况，以便在申请时能根据是否空闲状态进行申请会议室的使 用： 会议发起：会议发起： 会议组织者可选择参会人员以及对会议的主题、相关的资料进行事先的传达。 28 会议的纪要与决议的执行监督：会议召开完成后，可由专人负责记录会议纪要并根据 纪要下达下一步的行动计划，计划各自负责人及时记录完整情况、完成比率并由督办 人、检查人确认，以保证会议决议的执行力度： 会议决议与日程之间的关联 29 会议生成日程后，任务执行情况汇总报表 相关会议信息会提醒到个人办公门户中 会议通知可以通过手机短信、邮件方式提醒 30 会议的督办 在会议结束后可以对会议产生记录和会议纪要，并根据预先定义的会议纪要审核发放流程 把会议纪要提交领导审核，并传阅相关人员，归档等。如果需要根据会议纪要产生督办事务， 则系统会自动生成一份督办任务，由督办人员跟进承办事务的过程，并生成相应的督办列表。 二期建设内容二期建设内容 有足够、有效的数据支持后，可从月度、季度、年度对会议执行情况进行统计分析，从整 体了解公司会议管理情况。 会议分类统计图会议分类统计图 通过会议分类统计图，可以了解指定期间（例：1-3 月）公司各类会议召开次数（例：产品 管理部会议 8 次、客户服务部会议 5 次）。 会议执行情况表会议执行情况表 31 通过会议执行情况表，可以了解指定期间（例：1-3 月）公司各类会议召开次数和具体议题， 了解公司都开了什么会，解决了什么问题。 公司年度会议一览表公司年度会议一览表 通过公司年度会议一览表，管理层可从全局了解公司会议一年的分布情况，便于来年整体 会议管理优化、调整、预先准备。 会议规划会议规划 在会议统计分析的基础上，可以分析出公司一年中一定会开哪些会议、一定会在什么时候 开哪些会议，有助于公司相关人员，尤其是高层领导有会议参加规划。 七、计划任务管理 计划任务管理计划任务管理一期内容一期内容 32 计划任务制定审批 计划任务执行情况反馈 计划任务统计报表 二期内容二期内容 根据企业深入应用需求而定 泛微提供的计划任务管理平台总体架构如下： 目标下达目标下达：可形成从组织角度方面由上而下的目标分解和下达，让每位员工心中都有 很明确的工作方向和目标 计划填报计划填报：从组织角度上可由下而上的计划合并、员工各自制定周期性的工作计划、 并可以从目标中自动生成工作计划，从而使工作计划能更有价值并促使达成目标。 33 计划执行计划执行：对计划内的工作反馈执行效果、同时执行过程的信息随时记录 计划监控：计划监控：对下属的工作计划和完成情况及时监督和指导 34 计划任务执行率统计图计划任务执行率统计图 通过计划任务执行率统计图，可以了解指定期间（例：1-12 月）公司整体计划任务执行率。 员工计划任务执行情况统计表员工计划任务执行情况统计表 通过员工计划任务执行情况统计表，可以了解指定期间（例：1 月）公司里哪些员工按时制 定了计划任务，执行率如何？ 35 员工计划任务执行情况统计表员工计划任务执行情况统计表 通过员工计划任务执行情况表，员工可以了解指定期间（例：1 月）自己的计划任务完成情 况。 八、资产管理 一期内容一期内容 无 资产管理资产管理 二期内容二期内容 资产申购 资产入库 资产领用 建立办公用品库建立办公用品库 利用资产管理功能，在资产类型中建立办公用品的类型。并且对办公进行细分。 36 办公用品领用审批设置：办公用品领用审批设置： 利用工作流程，可对每类办公用品领用预置审批流程，用户领用时按预置流程进行流转。 物品详细管理：物品详细管理： 利用资产管理功能的资产卡片，登记办公用品信息，包括：用品类别、所属分类、用品名 称、品牌、单位、用品规格、用品图片、用品型号、单价等信息。 37 用品入库登记：用品入库登记： 利用资产管理中的入库的申请与验收，保证实物与实际库存的一致性 领用统计：领用统计： 通过流程报表可生成按部门或个人每月领用的用品名称、数量、金额统计表。 年度办公用品费用统计汇总表：年度办公用品费用统计汇总表： 通过流程报表形成年度中各月份每个部门领用办公用品的金额汇总表，可查看明细。 库存统计：库存统计： 通过我的报表查询资产统计库存情况，可在任意时间生成当前的库存统计报表。 38 九、项目管理（非基建类） 一期内容一期内容 项目生命周期管理（立项、计划、执行、控制、结束） 项目创建立项 项目信息卡片 项目生命周期管理 项目进度控制 项目文档管理 项目预算管理 项目管理（非项目管理（非 基建类）基建类） 二期内容二期内容 根据企业项目需求而定 项目生命周期管理项目生命周期管理 项目的整个生命周期，从立项、计划、执行、控制到结束，都涉及到相应的工作流程的执 行，例如一个项目的立项审批。 项目创建立项项目创建立项 系统中的项目类型可根据企业自身的需要自定义（具有相应权限的人） ，定义好的项目类型 供新建项目时选择，例如： 销售活动管理项目 产品实施管理项目 客户服务管理项目 项目信息卡片项目信息卡片 39 e-Project 管理项目进展过程中相关的资源，包括项目的任务分配、时间规划、人力使用、 项目费用等相关文档，由于 e-Project 的协同性质，从项目卡片可以迅速查看项目相关的客户、 文档、流程等信息。 项目进度控制项目进度控制 e-Project 提供对项目相关的客户、人员、资产的请求跟踪的功能，可查看各个任务相关的 流程，并可对任何任务进行交流，掌控整个项目任务的完成情况。 项目可以分解成不同的任务，任务可以再逐层分解成子任务。可针对各任务安排项目人员， 项目工期，建立项目计划，并可获得对项目时间、具体工作和人员的安排的清晰浏览。 e-Project 将整个项目的任务、各任务版本、相关的工作流/文档、负责人、进度百分比、工 40 期、起始日期、截止日期显示在一个页面上，项目经理可清晰了解掌控整个项目的进展情况并 可查看项目的进展分析报告、超期未开始任务、超期未完成任务等相关信息