跟单工作流程

跟 单 工 作 流 程1、 合同评审及移交：1.1 各事业部在外销合同签定前或签定后当天必须移交到产品控制中心经理处，由其核算产品价格，以便在正式下单给供应商前留出足够时间由业务员再次与工厂核算产品价格，力求公司利润最大化。1.2 产品控制中心经理确认价格OK并签字后将合同交回各事业部，由各事业部移交给部门相关跟单人员，同时必须填好“订单跟踪表”和“成本核算表”， 认真填列有关内容,客人的特别要求及注意事项并签名。“成本核算表“需由各相关部门负责人及公司总经理签字确认OK后，合同评审方可结束。1.3 各事业部在将外销合同移交给部门相关人员的同时，各事业部业务员必须会同相关跟单办好交接， 业务将与客人谈判的有关该订单的细节专门指出并记录在订单跟踪表上，有图片的必须图文并茂转交给跟单员并将图片打印出来。同时将图片存在电脑并告知下载。有关订单各布样或色样，业务员必须整理清楚并订在纸上，注明需注意的细节等，所有文件，样品，辅料，图片均应注明外销合同号，整理整齐，无误后方可交给跟单员跟进，否则跟单员有权拒收该订单直到业务部整理完整及清楚。跟单员对该订单有疑问的，需向业务员提出并由业务员跟踪落实。1.4 各事业部的合同原则上是哪个事业部的订单由相关事业部人员跟进，但产品控制中心 在各事业部订单量不平衡的情况下可以根据实际情况调整（具体要求参照“采购部分拆之责任明细表）2. 下单： 2.1跟单员做好采购合同后，将采购合同交由各事业部相关业务员审核，如合同有误，需返回跟单员修改，直到正确为止。业务员审核合同无误后必须在合同背面签名确认。然后交由总经理签字盖章后下发给供应商。每一份下给供应商的采购合同必须随附一份“产品生产工艺单”及”辅料清单” 作为采购合同附件.”产品生产工艺单”需分别列明产品生产细节，工艺要求，装箱要求等。“辅料清单”需将具体包装,洗唛缝订位置,洗唛内容, 贴纸内容及位置, 吊牌内容及位置等等有关产品包装细节的东西以图片或矢量图形式列出给工厂,以便工厂能直观了解包装细节,同时提供给QC做为验货的依据.2.2根据外销合同付款条件不同：2.2.1 D/P ，D/A及出货前100% T/T这种付款方式的，订单评审完毕后由各事业部直接下给供应商工厂做货；2.2.2付款条件是L/C的这种方式，订单评审完毕后可先做采购合同，待收到L/C并审核与L/C要求是否相符后再下给供应商，特殊情况需马上下单的必须得到总经理签字特批后方可安排先下单；2.2.3 生产前部分定金，余款T/T， D/P ，D/A或L/C的，订单评审完毕后可先做采购合同，由各事业部业务员负责催收客人定金直到定金入帐并由财务部在“订单跟踪表”上签字确认后方可下单，特殊情况需马上下单的必须得到总经理签字特批后方可安排。 2.3 各事业部在销售合同确认后，并符合下单条件的前提下原则上必须在1个工作日内将采购合同下发给供应商，不能任意拖延下单。 2.4 每一份合同需随附一份“生产计划表”发给供应商，需敦促供应商填写。 2.5 采购合同正式下发给供应商后必须及时与供应商确认是否收到并敦促供应商盖章签回。 3. 跟单细节：3.1各事业部订单有关订单生产各方面细节问题由跟单员直接同客人联系，同时CC给相关业务员及业务总监，业务员对收到的每一份邮件必须了解细节情况及核对是否有误，同时有责任协助跟进并解决。在订单执行中若业务员要求跟单员对合同部分细节进行更改或对一些细节做出进一步指示，必须有业务员或客人的书面通知及确认，不接受口头通知及确认。3.2各事业部跟单员与客人及工厂来往的所有邮件及传真必须汇报给相关事业部业务员及部门经理，以便相关人员及时掌握合同进程及问题，以便协助解决。业务员发给客人及工厂与合同相关的邮件也必须CC给跟单员。3.3 采购合同一旦开始执行，跟单员必须填列“订单进程表”并及时更新。3.4 所有客人及工厂来往的邮件及传真必须认真及时回复，当天的邮件和传真必须当天回复，即使当天给不了结果的，也要回复客人及工厂是什么原因，大概什么时候可以给到结果。3.5 采购合同一旦给供应商，跟单员必须第一时间落实生产样及产品包装辅料事情（包括洗唛，彩卡，吊牌，胶袋，包装款式等等），特别是洗唛，必须第一时间与客人确认，因为供应商一旦开始生产产品第一时间就要用到，及时确认包装样可以很大程度避免交期的延误。对于供应商提供的包装辅料的电脑或传真稿件，跟单员必须与客人要求仔细核对，核对无误后方可发给客人确认，客人确认OK后方可正式书面通知工厂印制，同时在“订单跟踪表”上的相应位置做好记录。3.6 对于每个合同细节的每一个问题必须认真对待，任何问题一定要跟出一个最终结果才算完成。3.7 做每件事情要分清楚轻重缓急，掌握合适方法，做到事半功倍。对于每天收到的大量邮件，每一封邮件可先快速阅读一遍，对于心中有结果的可以马上回复，需落实后方可回复的先做好记号，一件件处理。要有做备忘录的习惯。3.8 与供应商及客人有关合同细节的确认必须以书面形式确认，不可以仅凭电话确认。确认的邮件及传真必须认真存档留底， 3.9 在跟单过程中不可将供应商的任何资料透露给客人，所有客人来往的邮件及传真不可直接转发给供应商，必须变成我司的文字后方可下发。 4.0 在合同进行过程中如出现异常情况必须马上填写“采购合同异常情况报告表”报各事业部相关业务员，业务经理及业务总监。如仍无法解决将逐级上报，绝对不能出现有问题不报的情况。4.1 在合同履行过程中如果出现客人提出的一些有关空运费用，折扣等等问题，各事业部相关人员需报总经理书面确认后方可确认给客人，如果未经确认同意客人要求的将由相关人员承担责任。 4.2为便于及时合理地安排验货，跟单员需在每个订单出货前10天在产品控制中心处填写“验货排程表”，由产品控制中心统一调度。4. L/C 审证:收到客人L/C申请书由各事业部相关人员审核后再交船务部及财务部审证。 如有问题，所有问题提交给各事业部相关业务员及业务总监，由相关业务员通知客人修改L/C。如一致认为没有问题， 由财务部在LC复印留存件上盖”信用证确认”章, 以上各部门在签字栏逐一签字确认，签字确认的LC复印件由财务部留存.5. 生产样及船样的确认：5.1 所有生产样及船头样收到后，必须由各事业部跟单员及相关业务员一起按以下项目进行核对及检查： 面料质量：包括纱支密度，颜色，花型，克重，面料手感 ，面料水洗和摩擦色牢度，面料是否有纬斜，面料是否有瑕疵，是否有异味。 辅料：包括洗唛，贴纸，彩卡，吊牌，腰封等。 核对胶袋的内容，包括：规格，质量、胶袋上贴纸等内容是否正确。胶袋上有印字的必须注意检查，印字必须是不容易脱落的。 核对彩卡，半盒 ，盒子或吊牌的纸张，内容，颜色是否正确。挂钩质量，款式及颜色。 检查产品销售包装尺寸是否大小合适，包装是否饱满。 根据合同描述及确认样或产品图片核对大货款式是否正确。 注意检查产品线头，必须剪干净，缝线不能开线 注意检查产品缝工，缝工要好，缝边要直，不能虚边 有填充物的产品（被子和靠垫类）必须检查产品克重是否足够。 遮光布及塔夫复合布，必须注意检查其,遮光效果，遮光效果一定要好。 带排须的双面绒毯子，请注意检查排须必须做在没有弹力的方向，否则会导致排须卷曲 窗帘产品要注意检查吊带缝工，缝工要直，背带窗帘要注意检查帘头背带不能上下颠倒缝制。带铜圈的窗帘注意检查铜圈电镀质量。 度量大货尺寸，是否超出公差范围。确认OK的由各事业部跟单及业务员在“订单跟踪表”上签字。发现样品有问题的，必须由各事业部跟单员责令工厂限期改正并重新寄样。如果无法改进或改进后仍然由问题，是否要在出货前告诉客人问题所在,必须根据不同客人情况进行分析,由业务,跟单及业务总监协商决定. 大货产品有任何与合同要求不相符合的情况,在出货前需由跟单员敦促工厂出具保函或让工厂接受改变采购合同付款方式(如付款方式改为出货后45天支付)5.1 生产样确认OK的需做好样品签封(具体细节另行规定)5.2 船样需寄客人确认的，寄出前必须由各事业部相关人员确认，同时由客人确认OK后方可安排出货。6. 付 款6.1 生产前客人定金：各事业部相关人员若要查帐，需到财务部出纳处2010年收汇查帐信息表处登记查帐信息，并附上水单，以便财务能查到客人付款信息是否出错，如有错需通知客户改正。 财务部在查到客人定金到帐后必须第一时间通知各事业部相关人员，以便安排生产。并在“订单跟踪表“ 上签字确认。同时输入汇信，以便查询。若相关人员在汇信查不到信息，即时通知财务输入，同时可在“订单跟踪表”上查询收款情况。6.2 出货前客人余款： 出货前由船务按工厂提供的准确装箱单做好外销发票, 外销发票需由财务书面确认后方可发给各事业部业务员,由业务员发给客户做为付款依据.若需查询货款到帐情况,各事业部业务员需到财务部出纳处收汇查帐信息表处登记查帐信息，并附上水单，以便财务能查到客人付款信息是否出错，并尽快通知客户改正。 财务部在查到客人货款到帐后必须第一时间通知各事业部相关人员及船务部，以便安排出货。并在“订单跟踪表” 上签字确认。6.3付工厂定金6.3.1付工厂人民币:由各事业部跟单员填写好付款通知书(付款通知书需由产品控制中心经理签字)，随附收款人的银行资料及工厂回签的合同或合同正本，并按合同条款附上相关附件交由财务部安排付款。 财务部在付完定金后将水单复印件交回各事业部跟单员传真工厂留底(具体要求见财务部付款流程)。6.3.2付工厂美金:由各事业部跟单员填写付款通知书(付款通知书需由产品控制中心经理签字)及收款的银行资料，并附上工厂回签的合同及合同条款相关附件后交由财务部安排付款， 付款后由财务部将银行水单复印件交回各事业部跟单员传真工厂留底(具体要求见财务部付款流程)。6.4出货前付工厂余款由各事业部跟单员根据工厂开来的增值税发票（如有定金的，需扣除定金金额并注明）填写好付款通知书(付款通知书需由产品控制中心经理签字)交财务安排付款。跟单员必需对增值税发票金额正误进行核对。 财务安排付款后将付款水单交回船务留底， 以便船务安排出货。工厂未开增值税票，而需付余款的，我司需扣未开票的税点17%，具体扣工厂的税点需与工厂沟通好。 6.5 客人索赔费用需由工厂承担的： 与工厂确认的索赔金额由各事业部跟单员按合同号在财务部“索赔本”上登记并交我司与供应商双方正式确认的索赔文件，供应商口头确认的，必须由各事业部相关人员书面去函落实口头确认的事实, 直至工厂书面确认。由财务在支付相应合同货款给供应商的时候给予扣除。6.6替供应商代垫费用： 所有替供应商垫付的费用由各事业部相关人员在财务部“索赔本”上登记，并交由供应商书面确认的垫付要求的文件，在给工厂安排付款填写付款通知书需将代垫费用扣除，并在付款通知书上注明“已登记”字样（表示已在财务部索赔本上登记过了），财务做帐时要在付款通知书上注明“已录入”字样（表示垫付费用已录入凭证） 6.7样品费用： 样品费用需支付给供应商的情况下，各事业部相关人员在填写付款通知书时需注明此样品费需不需要退回。如需退回，需由付款通知单填写人在财务部的“可退样品费用登记表”上做好登记. 并在填写付款通知书时随附工厂书面确认样品费可退函件.对于工厂承诺可退回的样品费, 必须要取得工厂书面确认函. 同时财务在安排付款前需确认相关人员已在”可退样品费用登记表”上登记备案,否则财务不予付款. 待有相应采购合同下给供应商时在“订单跟进表上“注明，由各事业部跟单员在采购合同上注明扣除相应样品费用。 6.8 采购合同涉及到面料供应商由维泰斯指定的，各事业部跟单员须书面通知面料供应商及成品生产商就其双方的付款条件自行协商，与维泰斯无关，除非有维泰斯的承诺。在面料到成品生产厂后，跟单员必须督促成品生产厂及时支付面料货款给面料供应商并监督其执行情况，为便于及时掌握付款情况，各事业部人员在采购合同下单后需及时在“维泰斯指定面料供应商收款情况监控表”上登记，便于跟踪。 7. 验货：由各事业部人员在“验货排程表”上填写相关资料并安排QC验货。具体验货流程严格按“QC工作流程”文件。8. 出货： 8.1及时填写“出货控制表”，通知船务提前安排订仓。有各种限制条件的(如LC规定交单所需保函或其他软条款等等)，由各事业部业务员在“订单跟踪表”上注明通知船务及跟单,以便相关人员提前安排好有关事情，避免船务交单延迟或其他不利于出货的问题.8.2 出货前需要求客人付清余款的合同，船务必须提前做好商业发票并发给业务通知给客人收款， 收到货款后方可安排出货，特殊情况必须由总经理批准。如果客户最终的付款条件有变更, 各事业部业务员必须更改销售合同与客户重新确认 或 以邮件及书面信函的方式与客户确认.8.3 要安排办理商检的产品，各事业部跟单员需提前与工厂取得商检所需数据,要求工厂提供的数据与最终的实际出货数据(装柜的实际数量或送货的实际数量)必须一致, 以避免海关查验或目的港客人的投诉甚至索赔. 8.4 可安排船务预订仓， 但在装柜或安排工厂发货前5天需书面通知各事业部相关人员再次确认具体装柜及发货时间，各事业部业务员，跟单员根据船样客人确认结果或验货报告结果，出货确认OK的在“出货控制表”上“出货确认”一栏签字确认准予出货。如大货有问题且无法改进，是否要在出货前告诉客人问题所在,必须根据不同客人情况进行分析,由业