变更索赔管理办法.doc

_变更索赔管理办法第一章 总则1、为了改善工程项目经营环境，增强工程项目创效能力，提高项目经济效益，根据建设部建设工程施工合同（示范文本）有关条款和股份公司关于加强工程项目变更索赔工作的指导意见（讨论稿）的规定，集团公司工程项目变更索赔管理办法，结合我项目部的实际情况，特制定本办法。2、本办法所指的变更，是指在满足业主要求的前提下，从项目立项跟踪直至竣工审计全过程中发生的建设范围、实施时间或价款调整的任何行为，通过主动地、有目的性地依据项目实际与合同约定进行总体策划进行工程变更，达到优化设计、增收节支、便于施工、维护企业自身权益的行为。 索赔，则是指在合同实施过程中，根据合同及法律规定，对并非由于自己的过错且应由业主或第三方承担责任的情况所造成的实际损失，凭有关证据向业主或工程师（指监理单位）或第三方提出的赔偿，包括变更、补差、其他索赔事项。3、索赔，则是指在合同实施过程中，根据合同及法律规定，对并非由于自己的过错且应由业主或第三方承担责任的情况所造成的实际损失，凭有关证据向业主或工程师（指监理单位）或第三方提出的赔偿，包括变更、补差、其他索赔事项。4、变更索赔工作贯穿于企业管理和项目管理的全过程，是企业管理和项目管理中的一项重要的日常工作，各单位务必引起高度重视。仔细研究合同条款，在合理、合法、合规的条件下，全面、充分、及时、有效，具有针对性的提出工程索赔，做到不忘、不漏、有理、有据，做好索赔资料的上报和管理。5、变更索赔的总体原则是：（1）日常化。变更索赔工作要贯穿于企业管理和项目管理的全过程，各单位要把变更索赔作为日常工作的重要内容。（2）全员化。项目效益跟项目部每一个人都息息相关，变更索赔工作需要全体员工的共同努力。（3）效益最大化。变更索赔是工程项目减亏增盈的重要手段，是企业实现效益的重要途径，必须在确保质量、安全、工期和环保的前提下，紧紧围绕效益最大化的目标展开。（4）依法合规化。变更索赔必须强化法制意识和风险防范意识，在依法合规的基础上开展工作，确保能经得起审计、财政审查和各类执法检查的检验。第二章 变更索赔管理机构及职责1、管理机构项目部成立以项目经理为组长的变更索赔领导小组，项目总工程师、副经理为副组长，成员包括计划、工程、物资、设备、安质、协调、和财务等部门，组长为第一责任人，日常业务由计划合同部牵头组织。变更索赔领导小组成员如下：组 长： 副组长： 成 员： 2、工作职责（1）项目部项目经理的职责是：作为项目变更索赔管理的第一责任人，对本项目变更索赔管理工作的结果负完全责任，对本项目变更索赔工作的计划编制、方案制定、工作安排、人员分工进行决策；随时掌握变更索赔项目从立项到报批的完整情况，直至变更索赔的工程款划拨到本项目；组织对项目部及各工区业务人员的考核兑现。（2）项目总工程师的职责是：负责变更索赔中的设计变更工作，组织图纸会审，研究施工图纸中可变更部分，优化施工方案；与业主、设计、监理单位沟通，督促变更索赔的落实情况；指导工程部做好技术方面的具体工作；参与对项目部及各工区业务人员的考核兑现。（3）项目总经济师的职责是：负责变更索赔中有关预算、材料补差、工程险和工期索赔、单价调差等与费用有关的项目。在工程上场后按照现场实际情况，向公司上报本项目变更索赔的工作计划及索赔方案，做好工作安排、人员分工及公司管理项目变更索赔项目的跟踪落实，提出建设性指导方案；指导计划部做好变更索赔的具体工作；参与对项目部业务人员的考核兑现。（4）计划部的职责是：作为变更索赔的主管业务部门，牵头组织各部门，仔细研究项目合同条款，找出合同缺陷，寻求变更索赔方向，挖掘潜在的变更索赔机会，策划变更索赔工作方案、工作计划，为领导决策提供依据；组织项目变更索赔工作会议，明确各相关部门的工作内容、时限及需达到的质量要求；牵头组织项目的变更索赔工作，落实策划方案及工作计划；定期组织变更索赔工作会议，通报变更索赔工作情况，并督促各相关部门按时完成相关工作计划，必要时对工作计划进行调整；对各业务部门提供的资料汇总、梳理，在完善资料的基础上编制变更索赔费用报告，与建设单位、设计单位、监理单位具体沟通办理变更索赔事宜；根据上级主管部门、督导组及项目的要求牵头组织变更索赔的其他工作；参与对项目部及各工区业务人员的考核兑现。（5）工程部的职责是：完成变更索赔工作计划中本部门的工作，包括根据工程设计文件、招投标文件和变更索赔计划目标，结合现场实际，进行图纸会审，提出工程项目变更并会同计划科进行变更经济分析，审核工程数量等；收集整理工程照片、会议记录、有关工程的来往信件、施工进度表、发包人代表和监理工程师的指示记录、气象报告等基础资料，办理各种变更索赔项目的签证手续，及时向计划科提供资料等；参与对项目部业务人员的考核兑现。（6）设备部的职责是：完成变更索赔工作计划中本部门的工作，包括负责调查并提供实际发生的各种机械设备台班数量、单价和国家有关费用调整的文件、规定，提出机械设备使用费调整等。（7）物资部的职责是：完成变更索赔工作计划中本部门的工作，包括负责调查并提供实际发生的各种工程材料、单价、材料运杂费标准和国家有关费用调整的文件、规定，提出材料调差、运杂费调整等。（8）协调部的职责是：完成变更索赔工作计划中本部门的工作，包括负责涉及环保、地方、征拆、临时用地复耕等变更设计、索赔项目的手续签认、送审、跟踪、报批等基础工作，；收集整理应由发包人提供担逾期未能提供的手续、现场条件等违反合同的情况。（9）质管部的职责是：完成变更索赔工作计划中本部门的工作，包括收集、提供安全管理工作中的各种用于索赔的资料，提供各种发包人下发的超过合同质量标准的文件，现场实际质量情况，及为达到发包人的标准而增加的工、料、机费用的签证资料。（10）财务部的职责是：完成变更索赔工作计划中本部门的工作，包括负责提供工人或雇员的工资与薪金单据及购买物资、设备的原始票据和有关费用支付、收讫凭证，以及国家金融政策和地方政府规定的收费内容及标准等。第三章 主要业务工作1、 在施工前，计划部门要搞好各支付细目的盈亏分析，工程部门要搞好优化设计。加强同设计单位的沟通，对重点项目或构筑物在进行技术、经济分析的基础上，有目的、有针对性的做好优化设计工作。在对既有报价资料的各项指标进行成本分析的基础上，对单价较高、有利可图的项目尽量增加数量，对单价较低、可能亏损的项目尽量减少数量或变更成其他项目；对于施工图中新增的清单项目，做好合理的报价及报批程序；对总价承包的项目，减少或取消亏损项目数量、增加成本低的项目数量；对不在总价承包范围内的暂定数量的工作项目，要提前做好成本分析，在单价合理的情况下，尽可能的加大数量。2、在施工阶段，项目部要仔细研究合同条款，抓好变更索赔工作的筹划、实施、跟踪及信息管理。进行变更索赔总体筹划，制订工作方向、目标、计划，对变更索赔事项发起、资料组卷、现场监理和设计签证、上报审核、审批等各个环节进行分工，明确工作目标及考核指标，专人进行跟踪、及时反馈进展情况，每个阶段的责任人及时向下一阶段责任人通报信息。根据各阶段工作进展，认真分析原因，总结经验教训，重要信息根据制度规定进行报告，及时采取措施，调整思路，改变策略。3、在施工阶段，项目部发动变更索赔工作时，要利用成本测算资料，对变更索赔方案进行评估，主要评估变更索赔方案对工期、质量、安全、环保、投资等方面的影响，综合确定变更索赔是否值得立项，是否值得变更，在此过程中，对重大变更索赔事项论证要得到上级机关和部门的支持和审核；确定变更索赔立项后，按发包人规定程序、内容、格式，按部门分工，组织有关资料签证，计算复核、汇总报送等。变更索赔批复后，要利用批复数据及实际成本数据分析变更索赔成果，总结经验，汲取教训，及时调整变更索赔策略，避免盲目变更，有针对性的提出解决问题的方案，有目的地推广好的经验做法，提高变更索赔工作水平。4、在决算阶段，项目部对合同内投资和变更索赔款项，在最后一次计价时一并清算，做到不漏项、足额计价；暂列金额费用要争取足额使用，对超过暂列金额部分，依据合同和相关文件精神补签合同或形成会议纪要，通过正当途径增加合同投资；做好项目竣工后的余款催收和质保金的回收工作；关注建设管理机构未撤销追加项目和增加或调整的投资；做好项目的结算工作，将施工中实际发生的合同内、合同外有关费用纳入结算。第四章 工程变更管理项目部主动提出工程变更的原则1、 在总价中标、单价承包模式下，通过变更增加工程量，在不延长工期的前提下，增加的工程量能够增加工程项目的直接利润（直接利润=工程收入-税金-直接成本）。在总价承包模式下，变更增加的工程量能够在总价之外单独计价，且在不延长工期的前提下，能够增加工程项目的直接利润；或者虽然不能单独计价、不能增加工程项目的直接利润，但能够缩短施工工期，且缩短工期减少的成本大于变更增加的工程成本或直接亏损。2、在不影响工程质量的前提下，通过变更减少工程量或替换成新的工程项目，能够减少工程项目的直接亏损；或虽然会减少工程项目的直接利润，但可以缩短工期，且缩短工期减少的成本大于减少工程量的直接利润。工程变更的一般程序1、在竣工日期前的任何时间，发包人有权通过发布变更通知等指令性文件提出变更；同时项目部要依据上述原则，主动提交变更建议书，经发包人确认签字后形成变更通知；对原工程提出设计变更的，应提前14天形成书面的变更通知。2、变更无论由发包人发布还是项目部主动提出，如果变更超过原设计标准或批准的建设规模时，发包人应报规划管理部门和其他有关部门重新审查批准，并由原设计单位提供变更的相应图纸和说明。3、变更通知一旦形成，项目部必须按变更通知进行施工。4、因变更导致合同价款的增减及造成项目部损失的，由发包人承担，延误的工期相应顺延。未经发包人同意，项目部不得擅自变更，否则，项目部要承担由此发生的费用，如造成发包人损失时，还要赔偿发包人的有关损失，延误的工期不予顺延。项目部主动提出工程变更的程序1、现场工程师根据现场情况, 提出改变设计的提议, 报告总工程师。2、总工程师从技术、费用和工期的角度分析变更设计的可行性, 制定出设计变更的方案,起草可行性分析报告, 提交项目经理审阅。3、项目经理组织总工程师、工程、计划、设备、物资、安管、质管、协调和财务人员,召开研讨会,对方案和可行性分析进行研究和论证,形成最终的报告。4、工程部门或计划部门将报告提交给发包人,并和有关人员一起, 与发包人相关人员进行讨论, 促成变更的实现。确定变更价款的程序1、项目部在工程变更确定后14天内，提出变更工程价款的报告，经发包人确认后调整合同价款。变更合同价款按下列方法进行：(1)合同中已有适用于变更工程的价格，按合同已有的价格变更合同价款；(2)合同中只有类似于变更工程的价格，参照类似价格变更合同价款；(3)合同中没有适用或类似于变更工程的价格，由项目部提出适当的变更价格，经发包人确认后执行。2、项目部在双方确定变更后14天内不向发包人提出变更工程价款报告时，视为该项变更不涉及合同价款的变更。3、发包人应在收到变更工程价款报告之日起14天内予以确认，发包人无正当理由不确认时，自变更工程价款报告送达之日起14天后视为变更工程价款报告已被确认。4、发包人不同意项目部提出的变更价款，按合同条款中关于争议的约定处理。5、包人确认增加的工程变更价款作为追加合同价款，与工程款同期支付。6、因项目部自身原因导致的工程变更，项目部无权要求追加合同价款。 项目部主动提出工程变更的工作要求1、现场技术人员要有强烈的变更意识和敏锐的观察力,寻找可以保证工程质量、增加利润、节省费用和缩短工期的变更点,迅速将建议提交项目部。2、项目部要在设计变更方案和可行性分析完成后,尽快召开研讨会,以便抓住时机,迅速开展与发包人的交涉工作。3、计划人员应了解设计变更的内容,听取技术人员的意见和建议,并熟练掌握谈判的技巧,实现设计变更的目的。第五章 工程索赔管理工程索赔方向1、由业主提出的工程设计变更此类设计变更的原因主要来自发包人的要求和社会条件的变化。对于修改性设计变更，即使对于有经验的承包人也是难以预料的。尽管这种修改性设计变更并非完全是发包人自身的原因，但其往往影响承包人的局部甚至整个施工计划的安排，带来许多对施工方面的不利因素，造成承包人重复采购、调整人力或机械调配、等待修改设计图纸、对已完工程进行返工拆改等，成本比原计划增加，工期比计划延长。承包人应抓住这一机会，向发包人提出因设计变更所引起的变更索赔。例如武广客专的隧道开挖和衬砌断面的变化，下发的图纸多次收回修改，造成停工窝工损失和工期压力加大的损失。2、施工方法变更施工方法变更，是指在执行经批准的施工组织设计时，因实际情况发生变化需要对某些具体的施工方法进行修改。这种对施工方法的修改必须报批方可执行。施工方法变更，必然会对预定的施工方案、材料设备、人力及机械调配产生影响，会使施工成本加大，其他费用增加，承包人可提出变更索赔。也包括对承包人有利施工或节约成本的施工方法优化所产生的效益。如郑西线隧道黄土开挖方法由CD、CRD的施工方法变为台阶法施工，既节约了临时支护，也加快了施工进度。3、发包人或监理工程师的指令如果发包人或监理工程师指令承包人加速施工、改换某些材料、采取某项措施进行某种工作或暂停施工等，则带有较大成分的人为合同变更，承包人可以抓住这一机会，提出变更索赔，但要注意方法，不要引起发包人或监理工程师的反感。 4、合同缺陷合同缺陷，是指施工合同进入实施阶段才发现的，合同本身存在的、现时已很难再作修改或补充的问题。比如：（1）合同条款用语含糊、不够准确，难以分清双方的责任、权利、利益、义务；（2）合同条款中存在漏洞，对实际可能发生的情况未做预料和规定，缺少某些必不可少的条款；（3）合同条款之间存在矛盾，即在不同的条款中，对同一问题的规定或要求不一致。（4）合同条文不全、错误、矛盾、有歧义或可作多种解释，设计图纸和技术规范错误等。（5）对合同一方要求过于苛刻、约束不平衡，甚至发现某些条款是一种圈套，某些条款中隐含着较大风险，也应按照合同缺陷进行处理。如对材差的规定，按合同法规定当市场价格与投标价格形成的材料差价大于20%时必须给予补差，但大部分合同条款都没有这样的条款。合同缺陷的解决往往是与施工变更索赔联系在一起的。 5、发包人违反合同（1） 根据招标文件、施工合同的有关规定：土地征用，房屋拆迁，清除地上、地下障碍物，保证施工用水、用电，保证材料、机械进场，办理施工所需各种证件、批件及有关申报批准手续，提供地下管网线路资料，及时交付施工图纸等工作由发包人负责，施工合同确定开工日期后，承包人要按照既定的开工时间做好各种准备，并提前进场做好办公、库房、及大小临时设施的修建等工作。如果发包人不能在合同规定的时间内给承包人进场创造条件，使准备进场的人员、材料不能进场，准备进场的机械不能到位，其他的开工准备工作不能按期进行，导致工期延误或给承包人造成损失时，承包人可提出变更索赔。(大部分项目可能都存在这种情况)（2）如果招标文件或施工合同规定了发包人所负责供应的材料、设备的供应地点、单价、种类、规格、数量、质量等级等，但实际过程中由于发包人没有按规定供应材料、设备，导致工期延误或给承包人造成损失的，承包人可提出变更索赔。（3）发包人没有在规定的时间内足额支付工程款造成违约，由此引发的停工，导致工期延误或给承包人造成损失的，承包人可提出变更索赔。（4）发包人针对一些政治工程、应急工程的指令，要求承包人加快施工速度，缩短工期，引起承包人人、财、物的额外开支，承包人可提出变更索赔。（5）与发包人有约定的第三方所发生的问题对工程施工产生影响，客观上给承包人造成了施工停顿、等候，多支出费用等情况。承包人可以向发包人提出变更索赔。比如以下情况：正在按合同供应材料的单位因故被停止营业，使正需要的材料供应中断；因铁路部门的原因，正常物资运输造成压站，工程设备迟于安装日期到场，或不能配套到场；进场设备运输必经桥梁因故中断，使绕道运费大增。指定分包商违约或延误造成承包人的损失等。（6）不可预见性因素和不可抗力因素不可预见性因素，是指承包人在开工前，根据发包人所提供的工程地质勘察报告及现场资料，并经过现场调查，无法发现的地下自然或人工障碍。如古井、墓坑、断层、溶洞及其他人工构筑物类障碍等，而导致承包人不能预先准确地制定处理方案，估计处理费用。当这些因素出现时可提出变更索赔。不可抗力因素，是指恶劣的气候条件、地震、洪水等给承包人造成的损失可提出变更索赔。 （7）国家政策、法规的变化国家政策、法规的变化，通常是指直接影响到工程造价的某些国家政策、法规的变化。主要有：由工程造价管理部门发布的建筑工程材料预算价格调整；建筑材料的市场价与概预算定额或造价信息文件价差的有关处理规定；国家关于银行贷款利率的调整规定；国家有关部门在工程施工中停止使用某种设备、某种材料的通知；国家有关部门在工程施工中推广某些新设备、新技术的规定；国家对某种设备、建筑材料限制进口、提高关税的规定等；上述有关政策、法规对建筑工程的造价必然产生影响，承包人可依据这些政策、法规的规定向发包人提出补偿要求。6、监理工程师违约给承包人造成工期、费用的损失（1）监理工程师对承包人在施工过程中提出的有关问题久拖不决造成违约。在施工过程中，承包人如果发现工程项目存在问题，并向监理工程师寻求解决的办法，或提出解决方案报监理工程师批准，如果监理工程师不及时给予解决或批准，将会直接影响工程的进度，给承包人造成损失，承包人可提出变更索赔。（2）监理工程师工作失误，对承包人进行不正确纠正、苛刻检查等造成违约。（3）监理工程师的不正确纠正。施工过程中，可能发生监理工程师认为承包人某施工部位或项目所采用的材料不符合技术规范或产品质量的要求，从而要求承包人改变施工方法或停止使用某种材料，但事后又证明监理工程师的纠正是不正确的。在此情况下，承包人对不正确纠正所发生的经济损失及工期损失可提出相应补偿。（4）监理工程师对正常施工工序造成干扰。一般情况下，监理工程师应根据施工合同发出施工指令，并可以随时对任何部位进行质量检查。但监理工程师对承包人在施工中所采用的不违反施工合同要求和不影响工程质量的方法及施工工序不能过多干涉，如果监理工程师强制承包人按照某种施工工序或方法进行施工，这就可能打乱承包人的正常工作程序，造成工程不能按期完成或增加成本开支。不论监理工程师意图如何，只要造成事实上对正常施工工序的干扰，其结果都可能导致不应有的工程停工、人员窝工、设备闲置、材料供应混乱等局面，由此而产生的实际损失，承包人可提出变更索赔。（5）监理工程师对工程进行苛刻检查。监理工程师有权在施工过程中的任何时间对任何工程进行现场检查，承包人应为其提供便利条件，并按照监理工程师依据施工合同所指定的技术规范的要求返工、修复，承担由自身原因导致返工、修复的费用。如果监理工程师的检查超出了施工合同范围的要求，超出了一般正常的技术规范要求的检查都会给被检查现场带来某种干扰，比如对同一部位工程内容的反复检查；使用与合同规定不符的检查标准进行检查；过分频繁的检查；故意不及时检查等。都可以认为是苛刻检查。监理工程师对工程进行的苛刻检查以及合同规定以外的项目检验，且检验合格，或非承包人的原因导致项目缺陷的修复所发生的损失或费用，承包人可提出变更索赔。（6）由于监理工程师对合同文件的歧义解释、技术资料不确切，造成了时间、费用的增加，承包人可提出变更索赔。对待监理工程师违约的变更索赔我们要慎重，做到恰到好处。7、合同中止与解除施工合同签订后，由于国家政策的变化，不可抗力以及承发包双方之外的原因导致工程停建或缓建的情况发生时，必然造成合同中止。或发包人严重违约，承包人行使合同解除权而发生合同的解除。由于合同的中止或解除是在施工合同还没有履行完毕时发生的，必然导致承包人的经济损失，承包人可就自已的损失提出变更索赔。（如纳叙铁路项目的退场也有发包方的责任）工程索赔的依据1、招标文件、投标书、中标通知书、工程预算书、工程量清单、施工合同及附件、工程图纸、技术规范、设计文件及有关技术资料、发包人认可的施工组织设计文件、开工报告、工程竣工质量验收报告、各种检查验收报告和各种技术鉴定报告。2、工程各项有关设计交底记录、变更图纸、变更施工指令。3、工程各项经发包人、监理工程师签字的签证。4、工程各项会议纪要、协议、往来信件、指令、信函、通知、答复。5、施工进度计划和实际施工进度记录、施工现场的工程文件、工地交接记录、图纸和各种资料交接记录，施工日报及工长日志，备忘录。6、工程送电、送水，道路开通、封闭的日期记录。7、工程停水、停电和干拢事件影响的日期及恢复施工的日期。8、工程预付款、进度款拨付的日期及数额记录。9、工程有关施工部位的照片及录像。10、每天的天气记录，工程会计核算资料。11、建筑材料和设备采购、订购、运输、进场、验收、使用等方面的的凭据。12、国家、省、市有关影响工程造价、工期的文件。工程索赔的一般程序1、计划合同人员根据工地的实际情况和技术人员的意见,从工期索赔和费用索赔等方面,准备与索赔相关的信函和索赔清单，提出索赔议案,包括支持性文件和索赔计算书,提交项目经理；2、项目经理召集相关技术和计划合同人员会议,讨论索赔议案的可操作性,并对议案进行修改；在索赔事件发生后28天内（或按合同条款中约定的时效），向发包人发出索赔意向通知,否则视为放弃索赔权利；3、发出索赔意向通知后28天内，向发包人提出延长工期和(或)补偿经济损失的索赔报告及有关资料；当该索赔事件持续进行时，项目部应当阶段性向发包人发出索赔意向，在索赔事件终了后28天内，向发包人送交索赔的有关资料和最终索赔报告。4、发包人在收到项目部送交的索赔报告和有关资料后，于28天内给予答复，或要求项目部进一步补充索赔理由和证据；5、发包