工程合同管理程序.doc

工程合同管理程序1. 适用范围： 公司对外签订的加工、工业品买卖、采购合同、工程安装一律执行本程序2. 权责部门2.1 合同主责部门工程项目合同签订的主责部门为经营部，主责部门对合同事项进行描述。2.2 公司与合同管理相关的各部门。（1）工程部负责工期、进度（配套工作进场约定）、质量、履约、保修责任合同价款、变更结算等条款；(2)、经营部负责业务联系、合同变更、工程款回收、业务协调等；（3）财务部负责付款、回款条款等；3. 合同的签订3.1 合同由部门经办人具体经办，拟订初稿后必须经部门经理审阅后按合同审批权限审批。所有合同必须经法律顾问审查。合同审查的要点是：3.1.1合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。3.1.2合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。3.1.3合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。3.1.4 合同必须以书面形式签订，由双方法定代表人（或指定代理人）签字或盖章。3.1.5 根据公司的合同签订授权权限及责任部门不同，最终审批人负直接主要责任，其他会签部门负关联责任。4. 工程合同审批流程4.1 合同由经办部门相关人员拟订（或自对方取得），并填写合同评审表（详见附件），连同合同初稿一并送交本部门经理（或部门负责人）进行审核。4.2 根据合同审签表内顺序，各部门经理（或部门负责人）在审批时限签署书面意见。4.3 各个部门（或责任人）应在审批合同送达后最长不超过1个工作日提出审签意见，因涉及造价审核工程部审签的原则上不超过2个工作日，特殊事件可与经办部门协商确定；涉及到总经理签批的原则上不超过2个工作日。由于审批时限影响合同正常签批的，追究相关责任人责任。4.4 合同审批意见不一致，以最终授权代理人或总经理意见为准。5. 合同的相关管理5.1 合同正式经双方签章订立后，正本及合同评审表原件转至财务管理部留存，合同副本（或复印件）、合同评审表复印件以及其他合同相关资料暂由合同经办部门保留备查。待项目完成竣工结算后，交公司综合办公室合同管理人员处归档。5.2 签订合同后，由工程部统一编号，并发至财务管理部、经营发展科。5.3 签订合同时，若为对方先签章我方后签章，在我方签章后随即按照前款规定归档管理；若为我方先签章对方后签章，则经办部门应在我方签章后5日内将生效合同交回归档。5.4 公司财务部在收到经办部门交来的合同正本后，应及时分类归档保存，归档前按照印花税的有关规定和计税税率在合同上粘贴印花税票并做划销处理。5.5 凡公司各部门需要调阅有关合同的，应由调阅部门经理签批后到综合办公室合同管理人员处登记，并保证及时、完整归还。5.6 已备案的各类合同，原则上不接受公司外部人员调阅或借出。如遇特殊情况，需由事项经办人员书面写明原因，并由经办人所在部门负责人、分管副总、总经理签批后，方可办理相关手续。合同管理流程图主导部门经营部流程名称合同管理流程层级1流程概要合同管理总经理经营主管副总经营部项目经理办公室ABCDE1拟定合同草稿 参与拟定合同草稿2初审合同草稿3参与与客户 沟通洽商与客户沟通洽商合同4确定合同内容5审查签字盖章6送客户签字盖章7合同存档8合同履约9总结合同流程管理标准主导部门：经营部 流程名称：合同管理流程节点编号节点名称管理标准C1拟定合同草稿1项目中标，经营业务人员会同合同专管员、与客户沟通争取合同第一稿；2经营业务人员会同合同专管员牵头起草合同首稿应充分结合招标文件、投标文件。D1参与拟定合同草稿1项目经理必须参与合同草稿的起草，并充分表达自己的意见，充分理解合同主要条款。B2初审合同草稿1经营人员、项目经理、合同专管员应首先提出初审意见后报经营主管副总经理初审，经营主管副总经理初审后向客户反馈；2经营主管副总经理应认真负责，严格把关合同草稿内容，对关键实质条款决不放过，必要时可召集法律顾问等对草稿进行讨论评审；3草稿合同未经经营主管副总经理批准不得向客户送审；C3与客户沟通洽商合同1经营业务人员积极主动与客户洽商沟通合同草稿，并及时将沟通信息与项目经理、合同专管员、经营主管副总经理互动。2与客户形成一致性的合同条款。D3参与与客户沟通洽商合同1项目经理必须参与与客户的合同洽商，必要时主导完成合同的洽商并与经营业务人员、合同专管员、经营主管副总经理互动。B4确定合同内容1根据经营业务人员、合同专管员与客户洽商的一致性条款确定合同内容。2项目经理、经营人员、合同专管员、经营主管副总经理依次填写合同评审意见。3、合同中存在的疑问要及时向法律顾问咨询，重要合同需要法律顾问把关。A5审查签字盖章1总经理填写合同评审意见，对关键性实质条款可提出意见，必要时修改合同内容。2凭合同评审表及公章使用申请表签字、盖章。合同评审表由办公室存档。C6送客户盖章签字1积极协调客户对合同盖章签字，并及时取回合同。E7合同存档1经营业务人员将已签署的合同递交办公室。2合同原件首先由档案资料室、合同成本部留存，其余部门需要的可用复印件，由办公室提供。D8合同履约1. 由经营主管副总经理召集项目经理、经营业务等人员对合同进行交底；大家对合同中履约主要条款进行讨论，对履约中可能出现的情况进行分析由合同专管员记录整理形成合同管理要点，合同管理要点发送给项目经理和经营业务人员，作为合同管理的指导。2. 项目经理在施工中按照合同要求认真履行合同。B9总结1. 由经营主管副总经理召集项