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财务部工作手册会计档案管理规定针对会计档案的重要性，根据企业会计管理规定，制定以下管理规定。1. 会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要凭证和证据。具体包括：1.1 会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证;1.2 会计账薄类：总账、明细账、日记账、辅助账簿、其他会计账簿;1.3 报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告;1.4 其他类：银行存款余额调节表、银行对账单及其他应当保存的会计核算专业资料。2. 项目每年形成的会计档案由财务部按照归档要求整理立卷、装订成册,并编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终结后，由财务部保管1 年。期满之后，由财务部专人保管并且存放于专用的保管地点。3. 财务部保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经财务部经理批准，方可代查阅或复制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。4. 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。会计档案的保管期限，从会计年度终结后的第一天开始计算。定期保管期限为10 年、15 年两类。5. 本规定的会计保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本规定附表所列期限执行。会计档案的具体名称如有同本规定附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。6. 保管期满的会计档案，除第(七)条规定的情形外，可以按照以下程序销毁；6.1 由财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、 卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容;6.2 总物业经理在会计档案销毁清册上签署意见;6.3 销毁会计档案时，应当由行政和财务部共同派员监销;6.4 监销人在监销会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对 所要销毁的会计档案；销毁后应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总物业经理。7. 保管期满但未结清债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计保管清册中列明。8. 采用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质会计档案。财务预算制定规定为确保管理正常运作，提高财务收支预算的合理性及加强成本控制，制定预算制定方案。1. 相关职责1.1 财务部经理负责协助总物业经理编制公司每一年度财务预算，每年11 月份着手编制下年度的财务收支预算。1.2 费用支出部门详细提供过往12 个月财务资料；1.3 客户资料管理部门详细提供过往12 个月电费和水费统计表的明细资料；1.4 各部门提供下一年度的费用预算开支计划；1.5 总物业经理提供下一年度人员编制计划与调资计划表。2. 编制要求2.1 坚持“以支定收，收支平衡”为预算原则，以集团公司/业主委员会审批的收费标准为准则；2.2 根据各部门提供资料，进行分析及计算；2.3 将计算分析出的数据资料,形成初稿；2.4 预算编制按规定格式进行，对于预算中的项目须附上注解，并提交总物业经理和总公司审核；2.5 提交集团公司/业主委员会审批；2.6 集团公司/业主委员会审批通过后贯彻执行。3. 资料处理3.1 用于编制年度预算的资料应进行归档登记；3.2 年度预算执行完成后，应与实际数进行对比分析，并作为预算附件资料，连同预算资料一齐保存。管理费支出管理规定管理费的支出应体现管理费“取之于客户，用之于客户”的原则。制定本规定，是为加强对管理费用开支的管理，确保管理费支出的合理性。1. 管理费主要支出项目1.1 共用设备、设施的维修及保养费；1.2 公共区域消耗的公共事业费用；1.3 公共区域绿化费及节日装饰费；1.4 公共区域清洁、杀虫费用；1.5 管理人员支出，包括工资、福利、制服及装备等；1.6 物业管理公司酬金（按管理合同规定）；1.7 公共、公众等保险费用；1.8 审计费、律师费及聘请专业人员费用；1.9 固定资产折旧费；1.10 应急及不可预测费用；1.11 税费；1.12 行政办公费用；1.13 其他为管理的合理支出。2. 管理费支出监管2.1 每年度的管理费开支必须按年度预算项目执行；2.2 每月的管理费用支出应按本预算执行，如每一具体项目的费用支出超过2.3 预算金额，物业管理公司必须在季度和年度财务报表做出合理解释。2.4 每年度管理费开支原则上应按照预算项目执行；2.5 凡发生与会计制度和税法相违背的费用支出严禁在管理费中列支；2.6 财务部负责对每年度管理费支出用途进行审核和监督。存_入保证金管理规定为规范对客户所缴交的押金、保证金的管理，正确反映其变动状况，特制定本管理规定。1. 装修保证金收缴管理1.1 为客户进行装修的施工单位，必须缴纳装修保证金，装修保证金按照管理公司有关装修管理规定收取。1.2 装修保证金退还管理1.2.1 装修保证金退还的前提条件为工程验收合格。客户装修工程完工，提出验收申请，工程部系统工程师、管业部经理及保安部经理会同设计单位、施工单位、建设单位、监理单位对其进行验收并在单位工程验收记录上签署合格，方可申请退还押金。1.2.2 财务部根据工程部、管理部及保安部签署的验收合格及退还保证金的意见，核实其保证金缴交情况，签署意见。1.2.3 办理退款时，出纳人员应认真审核用户退款手续的完备性，要求客户在收据或说明书上签收确认，并登记其有效证件的号码；1.2.4 经核实无误后，进入办理退款程序。2. 施工出入证押金管理为客户进行装修的施工人员，必须办理施工出入证，同时按规定缴交施工出入证押金。2.1 施工出入证押金收缴管理根据管理公司装修管理规定，向施工人员收取施工出入证押金。2.2 施工出入证押金退还管理2.2.1 施工人员凭完好无缺的施工出入证及有关申请表退还押金；2.2.2 管理公司应根据审查后的施工证件，在申请表上签署意见后转交财务部办理退款手续。2.2.3 财务部人员审核无误后，方可办理退款。有偿服务收费管理规定为提高服务质量，加强对有偿服务收费的管理，特制定本规定。1. 工作程序1.1 先服务后收费1.1.1 物业部对客户所需维修项目的相关内容详细填写记录并输入电脑，根据物业管理公司的有偿服务价目表标准计费后填入维修单;1.1.2 维修人员在征询业户同意服务价格后，为业户提供有偿服务，最后请业户对维修效果进行验收并在维修单上签字确认，第一联给物业部，第二联返工程部，第三联交财务部；1.1.3 各服务项目完成后，工程人员应填写维修时间、耗料情况，并签署后交仓库管理员进行库存登记；1.1.4 当工程维修单与工程部核对后，财务部每月15 日前将上月的维修费用列入有关客户的缴费通知书计费收取。2. 其他要求2.1 维修人员对客户提供服务后，不能直接向客户收取现金，更不能接受客户的小费或其他馈赠物品;2.2 若客户要求的服务超出现服务范围时，维修人员应礼貌地给予合理解释，并尽最大能力提供协助（如资料提供等），最后将情况反映至管理部负责人；2.3 根据市场价格及实际情况的费用变化和客户服务需求，物业管理公司应及时增减服务项目或修订收费标准。应收帐款管理规定物业管理中心根据管理规约及项目的具体实际情况，特制订应收账款收取的原则、方法、管理制度及相关措施如下：项目名称根据项目名称管理规约，及现在项目名称应收账款具体实际情况，特制订应收账款收取的原则、方法、管理制度及相关措施如下：1. 收取原则及计算标准管理费的收取原则，实行上收费的原则管理费收取的标准为RMB /m2 /月。公共事业费及相关杂费的收取原则，实行下收费的原则即每月发送出的账单是上月的电费、水费、煤气费等实际消耗量发生的金额。电费的收取标准为RMB /kwh；水费收取标准冷水和中水为RMB /ton；煤气费的收取标准为RMB /m3。2. 收取方法业主（租户）可以将管理费或公共事业费以现金或支票形式直接交到管理中心的财务部，也可以通过银行转账。我中心的开户行及账号名称如下：开户名称：东莞光大物业管理服务有限公司开 户 行：银行地址：银行帐号：3. 应收账款管理制度及相关措施3.1 管理中心实行应收账款账单准时发送及时收回的原则。每月有关部门将准确无误的相关数据15 日前送到财务部。财务部每月15 至16 日将原始数据录入计算并和制作账单，每月20 日将所有的管理费、公共事业费账单发送完毕。每月底的最后一天为付款的最后期限。3.2 交费期限：自发出账单之日起，两个星期内交纳。付款人如遇特殊情况不能及时付款，应以书面形式通知管理中心财务部。财务部将酌情向公司申请适当延长付款人的付款期限。3.3 逾期管理：如果业主（租户）未有特殊情况，在规定的付款期限内没有交纳相关费用，本处将在账单付款最后交款日过后的第 日发送催款单。催款单发送 日后，即应付款项的最后期限。仍未付款的，管理中心将采取进一步措施即开始计算滞纳金。滞纳金的计算标准为：3.4 按天计算滞纳金每天滞纳金金额=付款人应付金额总数X 滞纳金总额 =每天滞纳金金额 X 逾期天数逾期天数包括国家法定假日和每周的休息日。3.5 如果逾期超过 个月（从付款的最后期限之日起），在收取滞纳金的同时，物业公司将向集团公司或业委会提出书面报告，经集团公司或业主委员会同意后，对未支付管理费和公共事业费的业户发出书面通知，明确在通知的7 日后，将采取相应的措施，以避免共同业主及物业公司在经济上的损失。对恶意拖欠费用的业户，坚决采取相应的法律措施。3.6 手续费的收取：针对逾期付款超过 个月以上的业户。物业公司将收取必要的手续费，作为因业户违约引起管理者额外工作及相关费用的补偿。3.7 超过付款期限 个月以上的，每次收取手续费￥ 元。代收代缴电话费管理规定1. 代收代缴电话费1.1 每月 日之前，必须将上月的客户电话费清单和集团公司已缴纳的电话费发票复印件送交到物业管理公司财务部会计的手里。作为物业管理公司确认应收款项的依据。1.2 每月 日财务部将电话费账单分别发送给客户和集团公司，如果遇到节假日，账单的发送日期和第1 项操作程序相应提前。1.3 财务部将要按照具体的付款信息确定电话费账单发送的对象，客户使用的发送给客户；空号和集团公司承诺付款的发送给集团公司。1.4 电话费的付款期限与管理费和公共事业费用的付款期限相同，即客户自收到账单之日起有2 周的付款时间。如果超过财务部确认的付款期限而且没有合理书面的逾期付款理由，财务部将要按照应收款项管理规定，进行相应的处理和措施，对于60 天内仍不交纳电话费或所欠电话费超过电话押金者，物业管理公司将强行切断电话，并责成欠费者垫付两个月押金，从该电话押金中抵补未收回的电话费。1.5 由于电话费用的收取行为属于替集团公司收取的代收行为，每月月底物业管理公司的财务部须与集团公司的财务部进行内部往来款项的确认，具体的确认函需要双方财务负责人签字确认，同时，也可以作为付款申请或者往来账项抵扣的依据。1.6 以上的付款申请或者往来款项的抵扣是指物业财务部实际收回的电话费金额，不应包含应收而未收回款项。1.7 电话费从集团公司账户划款，如需要物业管理公司立即全额划给集团公司，则电话押金应放在物业管理公司；如只将收到多少电话费就划给集团公司多少，则电话押金存入集团公司账户。2. 代供应商收取的费用为了严格遵守税务局关于发票的使用和管理规定，对管理公司的各项代收款项进行有效的管理，现对管理公司的代收款项的条件做出明确规定：2.1 收款人必须是与管理公司签订合同的分包商或者与管理公司签订正式的委托代收款合同，否则，将不予代收。2.2 必须有付款人同意付款的确认函。2.3 代收款项到达管理公司的账户后，收款人才能向管理公司申请支取款项。收款人所提供给管理公司的发票，必须是符合税务部门颁布发票使用和管理规定的正式发票，而且发票必须真实有效。管理公司将按发票上的财务章的名称作为付款支票的抬头。2.4 在收到代收款项后，管理公司将代扣代缴营业税，税率为5%。银行收取的手续费以及代收款项属于外币的汇兑损益由收款人自己承担，管理中心不予承担。财务公开监督制度制定财务管理公开监督制度，是为增加财务管理的透明度，真正体现财务管理公平、公开、公正的有效性。1. 年度预算编报的规定1.1 物业管理公司每年的财务预算编报必须遵循“量出而入，以支定收，收支平衡”的基本原则;1.2 年度预算中费用支出特定项目的变动程度，如员工薪金、福利增减的变动幅度等，将结合中华人民共和国劳动保障部的规定及管理公司的实际情况指定，同时，还要征得集团公司/业主委员会的同意，方能列入预算;1.3 年度预算报表中每一项目应附有详细的注释及说明;1.4 年度预算报表须经集团公司/业主委员会审批后，方可执行。2. 收费标准公开化2.1 物业管理公司所有的收费标准均向业户和集团公司公开，并且在有关物价管理部门备案。同时，在执行过程中，严格按公开的收费标准统一尺度收费如有收费项目须向物价部门申请审批的，就要按相关规定办理申请审批手续。2.2 管理费收费标准须按物业管理委托合同中规定的标准收取或者按经集团公司/业主委员会审批通过。2.3 物业管理公司对客户有偿服务收费标准，在执行前，将要向所有的客户公示。各项服务收费标准具体包括材料费、人工费、税金和适当的企业利润。3. 费用支出公开化3.1 年度的各项费用开支必须控制在年度预算内；若个别支出出现超支情况，物业管理公司需要做出书面的合理解释。3.2 日常运行设备的改善、维修保养及重大的楼宇设备需对外分包的，应通过招标方式公平竞争，择优选择承包商。3.3 各项费用支出坚持专款专用，不可挪作他用，特别是维修基金的使用和管理。3.4 关于维修基金的缴存和使用可按东莞市相关的维修基金的管理办法执行。4. 经营状况与财务报表公开化4.1 每月20 日给集团公司/业主委员会报送财务报表，包括资产负债表、损益表、应收账款分析、现金流量表等。4.2 每年度年底向集团公司/全体业主公示管理中心的经营成果及财务状况。4.3 每年的财务状况须经会计师事务所进行年度审计，审计结果报送集团公司/业主委员会并接受所有业主的查询。5. 维修基金公开化维修基金是指专项用于共用设施和共用设备大修理的资金。维修基金的来源有两种，1、所有同业主按照国家规定的比例缴纳的资金；2、管理公司运行的盈余。物业管理公司在需要使用维修基金时，须经集团公司/业主委员会/业主大会批准。应急及不可预测费用管理制度物业管理公司每月提取的应急及不可预测费用在当年支付所有不可预见事故的费用后，剩余部分作为以后楼盘项目应急事件的准备金。为规范应急及不可预测费用的使用和管理，结合实际情况，特制定本管理制度。1. 提取管理1.1 事故基金的计提列入年度管理费预算，属于管理预算的一部分，按月预提或者实际发生时一次性使用。1.2 应急及不可预测费用不单独设立专户储存，但账务处理时，单独列示反映。2. 支出管理2.1 应急及不可预测费用应专款专用;2.2 应急及不可预测费用主要用于企业正常经营不能考虑到的应急费用或者 意外损失，更侧重于社会公共物品的支出，如预防SARS 购买的各种消毒用品用具；某些恐怖活动造成的损失等。3. 结存管理3.1 应急及不可预测费用的结存应在每月会计报表中反映，并在财务报告中 说明其使用项目、使用情况等；3.2 应急及不可预测费用的结余部分将作为以后小区应急事件的准备金。维修基金管理制度为规范房屋维修基金的运作、使用及管理，根据有关法规、条例及管理公约的规定，并结合物业项目的实际情况，特制定本制度。1. 基金来源1.1 所有同业主按照国家规定的比例缴纳的房屋维修基金；1.2 物业管理公司对维修基金的使用；物业管理公司需要使用维修基金时，须经集团公司/（业主大会/业主委员）会批准和书面授权。2. 基金用途维修基金仅用于支付共用设施及共用设备大型维修及更换的大型开支。3. 基金使用管理维修基金的使用由物业公司提出年度计划，经集团公司/业主大会/业主委员会审定后实施，且使用时不能超出审批限额，如若超出需要单独向集团公司/业主大会/业主委员会申请。4. 结存管理4.1 公司应根据运作情况，对基金进行合理的管理，实行专款专用，不准挪作他用。4.2 物业管理公司应及时向集团公司/业主大会/业主委员会反映其增减变动情况，在财务报告中予以说明；其结余情况应报送集团公司/业主大会/业主委员会，接受业主监督。库存管理制度1. 供货商选择的原则1.1 采购前的准备工作：第一要填写商品/物料采购申请单，经部门经理确认后报总物业经理批准。第二要根据采购的内容确认比价的程序，不同的金额比较的标准不同，具体的比较标准如下：1.1.1 RMB1,00 以下的可以直接购买。1.1.2 RMB 1,00-RMB 10,00 的需填写报价单。1.1.3 RMB 1,000-RMB 10,000 的至少需要三家报价，已经签订了供应服务合同的不需要每月都进行比较，只需在续签新合同时进行比较。1.1.4 RMB10,000-RMB100,000 的采购至少需要四家报价。1.1.5 RMB100,000 以上的采购至少需要五家的报价。1.1.6 在索取供货商的报价的同时供货商还需要提供的资料包括资质证明、营业执照复印件、税务登记证复印件以及相应的业绩报告。以上的比价不包括政府垄断的项目，比价的目的不只是价格的比较还要比较相应的售后服务，产品质量情况等。另外，根据采购合同的性质不同，签订合同的代表人也有所不同，比如：需要动用维修基金的需要经过业主委员会或者集团公司的同意，合同金额比较大（合同金额30 万以上的），必须由总公司的总经理级的负责人签署；一般日常运行合同可以由项目总物业经理签署。1.2 在对供货商进行比价的同时，要填写商品/物料采购对比表。对比表的填写项目与采购金额相关，同时在表上要体现出申请人、申请部门经理、总物业经理的意见，填写选择此供货商的原因。1.3 结账方式主要以月结的方式，即每月供货商按照我司提供的材料订购单，送货然后每月底，由库房管理员与财务部、供货商核对，每月底核对正确后，由库房管理员申请付款。1.4 除特殊情况外，所有维修材料应尽可能从公司指定供应商处购买。2. 工程材料采购及管理2.1 材料采购需要履行的手续2.1.1 工程部根据实际工作安排，填写材料采购计划，递交总物业经理审批。只有经过总物业经理审批同意的材料采购计划，才能实施采购，工程部不得擅自通知供货商采购材料。2.1.2 总物业经理可以根据具体实际情况决定是否进行采购，以及选择材料供货商。2.1.3 供货商将材料送达项目后，应第一时间通知工程部经理，工程部经理亲自或责成相关人员进行验收入库。2.2 材料出入库的管理2.2.1 设置专人管理工程部材料库房，直接受工程部经理的领导。2.2.2 每次材料入库，库管员必须按照材料类别填写入库单和登记库房账本，详细填写入库数量，金额，并在入库单上注明供应商名称，并且将入库单及时送交财务部进行账务处理，以便于财务记帐。2.2.3 材料出库时应填写出库单，并必须在出库单上填写材料类别及具体用途、区分公共区域支出及住户支出。2.2.4 材料的入库和领用要有工程部主管以上人员签字确认。建议库房管理采用以旧换新的原则，即更换一个新的配件或用电器，要有换下来旧的配件或用电器补库。如果出现未补库情况要查明原因，有必要的情况下，要写书面报告。2.2.5 每月底库管员要对库存材料进行清点，结出月底每类材料的余额和库存数量。并且将结果送交总物业经理和财务部，以便财务部进行记账和核对。2.2.6 库房管理员要及时反馈库房情况信息给工程部经理或者总物业经理。库房情况信息包括库房材料的数量、质量、价格，以及需要改进和完善的地方等。2.2.7 财务部将要每季度对工程库存材料进行抽查盘点，每年年底要进行一次全面盘点。固定资产管理制度1. 固定资产的范围和分类：1.1 物业管理机械、设备、大型专用工具或单价在2，000 元以上并且耐用年限在二年以上的非专用机械设备、工具等；1.2 固定资产分为安全设备、办公设备、办公家具、工程设备、交通工具、通讯设备等。2. 固定资产的账务处理：2.1 固定资产实行分级管理，财产管理部门应建立明细分类账和固定资产登记表。使用部门应掌握本部门的物品情况，建立物品使用登记簿；2.2 购入、自制和馈赠的固定资产，一律开具验收单，连同购买发票一并由财务入固定资产账及固定资产登记表，标明编号；2.3 固定资产领用时，应填写领用单，并由使用部门负责人或使用人在领用单上签名，表明该设备已由其保管使用；2.4 固定资产的报废、报损应由公司有关部门填写报废、清理单，经财务管理部门审核后，报总物业经理批准后，方可核销。3. 固定资产的管理：3.1 固定资产管理人员应负责公司全部固定资产的管理，办理固定资产的购置、验收、领发、建表、报废、报损的处理。财务部负责账务核算工作，做到账、表、物相符，每年末进行一次清点、核对，并及时调整账目；3.2 为保证固定资产账和实物的准确性，固定资产的管理部门和使用部门要相互配合，定期进行盘点,盘盈、盘亏要填表，通过财务部调整账、表，使其相符；3.3 对固定资产清查过程中发现的问题，要及时查明原因，并报总物业经理审批，根据不同情况作不同处理；3.4 管理部门应建立固定资产、低值易耗品三级明细账，由专人负责登记清点;3.5 部门之间进行固定资产的调拨，应严格按规定办理，调拨时应先由部门填写一式二份调拨申请单，并及时登记，然后经双方部门领导和总物业经理签字后才能生效，使用部门不得自行处理。3.6 固定资产的折旧方法按照外商投资企业固定资产管理规定进行账务处理，即折旧的残值率为原值10%，电子类和普通设备的折旧年限为5 年，大型机械设备、耐用设备折旧年限为10 年。财务印章使用制度1. 发票数据实行填写好后再加盖发票专用章，支票只有填写收款人和金额后加盖印章，不得签发空白支票。2. 对开据的收款凭证应加盖现金收讫专用章，报销的发票应加盖现金付讫或银行支付章。3. 报表、账册、凭证上的制表、审核、记账等，必须根据工作程序进行盖章，保证合法性和责任性。借款管理制度1. 借款仅限于支付本物业的运行费用，不得为其他项目/物业垫付。2. 借款人员凭已批准的采购申请表进行借款。而且每次借款按照现金管理制度执行，不得超出中国人民银行规定的现金支付范围。3. 借款人应填写借款申请单，经楼盘项目总物业经理签字授权后方可到财务部领取现金，借款人应及时拿发票结账或者返还现金，一般不得超过当月月底财务结账之前。4. 经财务经理、总物业经理、资产服务部总经理审批后，由出纳通知借款人领取现金。5. 借款清算报销后，借款单与支出凭单一起作为附件粘贴于记账凭证后。现金管理制度物业管理公司财务部应严格按照国家有关现金管理制度的规定，为做好库存现金的保管、使用工作，特制定本制度。1. 严格按照国家有关现金管理制度的规定管理现金，严格分清收支两条线。2. 做好库存现金的保管工作，现金必须放在公司的保险箱里，同时启用保险柜的自动报警系统并转动密码锁，确保其安全。对指定使用备用金的人员，必须进行定期检查、核对，库存现金不得超过核定的限额。3. 建立和健全现金账目，做到日清月结，账款相符，杜绝白条抵库或账外现金，不私自设立“小金库”。4. 对超过现金收付限额以上的收付款项，必须通过银行结算。5. 对于收取的现金收入送存银行的需有保安人员陪同，具体规定如下：送存金额在人民币20,000 元以上50,000 元以下的须由1 名保安领班陪同前往；送存金额在人民币50,000 元以上100,000 元以下的须由1 名保安领班及1 名保安员陪同前往；送存金额在人民币100,000 元以上的请由保安经理派车陪同送存。6. 现金使用范围：职工工资、津贴；个人劳动报酬；根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各项奖金；各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人其他支出；向个人收购农副产品和其他物资的价款；出差人员随身携带的差旅费；零星支出；中国人民银行确定支付现金的其他支出。7. 现金报销程序7.1 由申请人填写报销明细表，表中应列明报销项目、报销金额，并不得涂改，经过涂改的报销单将被视为无效；7.2 报销明细单所附发票背面须有经办人签字确认，发票上应列明采购物品的数量、单价、金额，若发票金额为合计数，须附有由供货方开具购物明细单；需要强调的是所有报销单后附的发票必须是符合国家各级税务机关规定的发票，如果是违反国家规定发票，财务部有权拒绝报销人任何报销。7.3 报销单需经申请人所在部门经理、楼盘项目总物业经理签字确认，并由财务部出纳对发票的合法性进行初步审核；7.4 报销明细单经总公司财务经理、高级经理签字授权后由出纳通知报销人领款。7.5 当月费用尽量当月报销。财务管理工作程序1. 审批签署程序1.1 在运作上有关的流程经办人、复核人、审核人和审批人，要在有关的财务表格上签署作实；1.2 总物业经理如有休假，需委派另一负责人签署，得经总公司主管副总/董事总经理核准和通知会计部，及留下签署样本，以备会计部查核；1.3 各需签署为复核人、审核人和审批人，不得同时作为经办人，应由再高层负责人审核和审批，以防作弊和达到内部监控的成效；1.4 所有签署负责人(经办人、复核人、审核人和审批人)，应在表格上签名作实，不得盖“人名章”和会计部有责复核每一步骤有指派负责人签署，不能遗漏；1.5 管理中心会计部应保留一份所有可负责签署的人员名单、签名样本和签署权限(复核人、审核人和审批人)，以作日后备查；每有更换负责人，应随即更新该份签署人员名单和签署样本。2. 支票、发票、收据的申领程序2.1 在新购和补充“支票”库存时，得填写银行的申请单；在新购和补充“发票”库存时，得填写税局的申购单；而新购和补充“收据”库存时，得填写管理中心内部的采购申请表，并得经总物业经理审批签署；2.2 购买支票、发票和收据入库前，得填写登记本，记录入库日期、支票、发票和收据号码；在领用时，亦需填写登记本并由领用人签署；2.3 支票、发票和收据购买入库保管的负责人，不应与领用人(使用人)为同一人。3. 支票报销或费用支出程序3.1 在支票报销或费用支出方面，经办人员得以符合国内财务规定的发票原件，向管理中心会计部申请报销或请款支付有关费用；3.2 会计部人员得严格按照发票的抬头开具“支票”，若有不符，得请有关单位自行解释，而另外管理中心也要预先向上级单位/总公司作出申请，获得通过才可支付费用：3.2.1 “支票”不能在没有抬头或没有金额情况下签署开出；(若牵涉薪金汇款而未能写上抬头，则应注明原因)3.2.2 “发票”金额要准确、符合支票支付的费用金额；3.2.3 “发票”抬头要相符合支票抬头；3.2.4 若会计人员发现“发票”是伪造的，应即与有关单位联络向其追究，经办人也得从旁协助。4. 现金报销及管理程序4.1 库存的备用金以作零用费用报销，在报销限额上，一次性的费用不能超过RMB500，亦不能取巧以单项费用金额分成多份额(令一次性报销额不超过RMB500)来报销；若需特别处理，得预先向上级单位或集团公司作出申请，获得通过才可以超额支付费用；4.2 报销时所附上的发票原件亦需符合国内的财务制度的规定，不得虚作弄假；4.3 管理中心的库存备用金，每日结余额不得超过RMB5,000。4.4 在库存备用金耗用至最低的额度时，便办理申请补充备用金的手续；4.5 总公司巳发出指示予各管理中心，不能设立“小金库”，若有特别情况需要储存大量现金，需要清晰记入帐簿，并另外得写报告向提出申请，获得通过审批方可。5. 申请采购普通的办公用品/楼盘项目物品程序5.1 在采购物品方面(包括：文具、办公用品、保安用品、清洁用品等)，不管新添置或补充库存，得办理采购申请手续 (填写采购申请表和向采购管理负责人索取申购编号)；5.2 一般平常用的物品，应尽量在当地找出价格合理、廉宜的供货商，提供该等物品，以降低费用成本；而在选择供货商方面，负责管理采购的部门，应持有有关供货商们的价格比较数据，以备会计部审查；5.3 在某些物品采购方面，在超逾内部既定的额度时，得提交报价和分析资料：-金额超逾RMB8,000，必须提交2 个或以上的报价；-金额超逾RMB10,000，必须提交3 个或以上的报价；-金额超逾RMB30,000，必须提交5 个或以上的报价；(若未能提交5 个者，便作出解释)而有关的报价分析，应附在采购申请单后以备部门主管/总物业经理复核、审核和审批。6. 申请采购资产类物品/工程用材料/非经常性维修工程程序6.1 在采购物品方面(包括：固定资产、低值易耗品、工程维修材料和物品、工具等)，不管新添置或补充库存，得办理采购申请手续(填写采购申请表和向采购管理负责人索取申购编号)；6.2 一般平常用的物料和材料，应尽量在当地找出价格合理、廉宜的供货商，提供该等物料，以降低费用成本；而在选择供货商方面，负责管理采购的部门，应持有有关供货商们的价格比较数据，以备会计部审查；6.3 在某些单项对象采购和非经常性的维修工程方面，在超逾内部既定的额度时，得提交报价和分析资料(除却专利性之保养零件更换或政府部门收费)：-金额超逾RMB8,000，必须提交2 个或以上的报价；-金额超逾RMB10,000，必须提交3 个或以上的报价；-金额超逾RMB30,000，必须提交5 个或以上的报价；7. 管理中心收入程序7.1 所有管理运作上发生的收费和收入(包括现金和支票)，应不增不减地存入管理中心指定的银行账户，也不得放入库存备用金使用。若有需要作现金使用，必须先向香港总公司申请，获得审批后才可作此举行动。7.2 管理中心得按时向客户发出付款通知单收取管理费，若有需要向客户发出催缴单追讨所欠的管理费；7.3 管理中心财务人员每日得更新客户管理费收欠情况，随时可提供予物业经理参阅；每月终结，得编制客户的管理费收欠情况表;7.4 经过物业经理或上级审核欠款情况后，若有需要，得向客户采取进一步行动/法律行动。仓库管理及物料盘点程序7.5 所有经“采购申请购进的物料/物品/工具等，全部需先行办理入库手续(包括验收、缴库和记帐)才可领出；7.6 在领取物料/物品/工具出库时，得办理出库手续，经部门主管/物业经理审核或审批后，才可到仓库领用。7.7 物料/物品/工具入库后，仓管员定要将一联入库单、采购申请表、作付款凭据的“发票等一起附在报销单后交往部门主管、物业经理复核、审批付款；7.8 物料/物品/工具申领出库后，一联出库单得交往会计部做帐；7.9 仓库管理员得与会计部订定物料/物品/工具库存结算盘点日期(约在每月底前数天)，作出仓库结余和实物盘点，编制盘点表，交往会计部门互相对帐。会计部得每2 个月或3 个月派出人员作监督盘点工作；7.10 固定资产、低值易耗品等物品损坏后不得随意扔掉，如要报废，需先填写报废申请表，经部