出库货物交接管理办法.doc

出库货物交接管理办法制度编码等 级C更改码0JsdagjkashdjkhasjkdhjkashdfjkashfjkahfjkhajksdhajksdhjkashdjkashdkjshakjdhasjkdhJsdagjkashdjkhasjkdhjkashdfjkashfjkahfjkhajksdhajksdhjkashdjkashdkjshakjdhasjkdhJsdagjkashdjkhasjkdhjkashdfjkashfjkahfjkhajksdhajksdhjkashdjkashdkjshakjdhasjkdhJsdagjkashdjkhasjkdhjkashdfjkashfjkahfjkhajksdhajksdhjkashdjkashdkjshakjdhasjkdh Jsdagjkashdjkhasjkdhjkashdfjkashfjkahfjkhajksdhajksdhjkashdjkashdkjshakjdhasjkdh JsdagjkashdjkhasjkdhjkashdfjkashfjkahfjkhajksdhajksdhjkashdjkashdkjshakjdhasjkdhJsdagjkashdjkhasjkdhjkashdfjkashfjkahfjkhajksdhajksdhjkashdjkashdkjshakjdhasjkdhJsdagjkashdjkhasjkdhjkashdfjkashfjkahfjkhajksdhajksdhjkashdjkashdkjshakjdhasjkdh目 录1 目的及适用范围2 参考文件3 术语4 职责5 工作程序6 记录与存档7 发放范围8 附则9 附录 所属公司湖北九州通物流有限公司主责部门仓储部总经理签发： 2012年 月 日 起草人贾琳主责部门审核田向阳会 签仓储部综合管理部 出库货物交接管理办法第 15 页共 15 页等 级C更改码0JsdagjkashdjkhasjkdhjkashdfjkashfjkahfjkhajksdhajksdhjkashdjkashdkjshakjdhasjkdhJsdagjkashdjkhasjkdhjkashdfjkashfjkahfjkhajksdhajksdhjkashdjkashdkjshakjdhasjkdhJsdagjkashdjkhasjkdhjkashdfjkashfjkahfjkhajksdhajksdhjkashdjkashdkjshakjdhasjkdhJsdagjkashdjkhasjkdhjkashdfjkashfjkahfjkhajksdhajksdhjkashdjkashdkjshakjdhasjkdh Jsdagjkashdjkhasjkdhjkashdfjkashfjkahfjkhajksdhajksdhjkashdjkashdkjshakjdhasjkdh JsdagjkashdjkhasjkdhjkashdfjkashfjkahfjkhajksdhajksdhjkashdjkashdkjshakjdhasjkdhJsdagjkashdjkhasjkdhjkashdfjkashfjkahfjkhajksdhajksdhjkashdjkashdkjshakjdhasjkdhJsdagjkashdjkhasjkdhjkashdfjkashfjkahfjkhajksdhajksdhjkashdjkashdkjshakjdhasjkdh1 目的及适用范围1.1 为加强出库货物交接管理，规范货物出库程序，提高出库效率和质量，特制定本办法。1.2 本办法适用于湖北九州通物流有限公司的出库货物交接管理工作。2 参考文件仓储知识（2007.7）湖北九州通医药物流中心标准操作手册出库管理办法3 术语3.1 出库商品：现货销售或代办托运销售给客户的商品。3.2 交接货物：一个环节和另一个环节的货物交接，上一环节和下一工作环节的货物交接，每个工作环节都要有明确的签字确认手续，以保证各个出库环节的货物和单据安全，及责任的明确划分。3.3 冲红：发出商品未交付客户前，因缺货、价格异常、包装开错等原因不能出库而将其销售金额和数量从账面上扣除的业务过程。4 职责4.1 湖北事业部资信管理中心4.1.1 结算员负责办理客户的结算手续。4.1.2 税票员负责根据客户类型和往来帐金额开具相应税票。4.2 仓储部4.2.1 调度员（1）负责把时空系统传至 lmis 系统的单据合理安排批次并下发任务；（2）根据商品库存情况进行及时补货；（3）对出库作业时所出现的异常问题进行跟踪和调查，保证整个出库流程的顺畅。4.2.2 拣货员负责商品的任务索取、商品分拣、装箱、出货、补货工作。4.2.3 内复核员负责对拆零区拣选的零货进行复核、拼箱。4.2.4 外复核员负责整件商品以及内复核拼箱的复核、装车和移交给客户的工作。4.2.5 理单员（1）负责出库相关单据的整理；（2）负责与相应配送员的单据交接。4.2.6 管理组负责商品出库过程中的各种异常情况处理。4.2.7 冷库管理员负责冷库药品的拣选出库工作，并做好与外复核员的交接工作。4.3 湖北事业部配送部4.3.1 配送协调员负责整合配送资源，根据区域商品数量与运输部协调安排车辆，对配送区域的客户商品按配送顺序安排装车顺序，协调安排车辆。4.3.2 配送员（1）负责排定货物装车顺序、跟车送货及货款催收；（2）负责与仓储部理单员的单据交接工作。4.3.3 托运员（1）负责托运车辆的联系，托运货物的清点、交接手续的工作；（2）负责监督第三方物流的装卸作业工作。4.3.4 装车复核员（1）负责整件商品以拼箱的复核装车和移交给客户的工作；（2）负责与仓储部外复核员的货物交接工作。5 工作程序5.1 仓储部出库作业交接5.1.1 储备库与整件拣货员的交接（单指出库货物）（1）当储备库有出库任务时，储备库保管员索取任务后，将出库货物送到电梯口，由电梯员将出库货物送至一楼电梯口处；（2）货物到达一楼电梯口时，由整件拣货员对出库货物进行复核确认，确认无误后将货物放在相应的月台货位上；（3）整件拣货员要认真复核楼层的出库货物，对复核出差错的，对相关的拣货员给予考核加分，对楼层相关责任人进行考核处罚；（4）若当整件拣货员进行确认之后，由外复核员复核过程中发现出库差错，对相应的整件拣货员和楼层责任人分别进行扣罚。5.1.2 外复核工作交接（1）当整件拣货员拣货完成并确认、内复核员复核完并拼箱后，由月台接货人员把货物投放到相应的暂存区后，外复核员工在“出库索取复核确认”界面输入自己的号索取复核任务，打印机自动打印外复核校验单；（2）外复核员根据外复核校验单复核月台上的货物，复核时，要核对拼箱数量是否准确，单据号是否一致,整件的品规、批号、数量是否正确，如果有大输液和特殊品库药品，要到各库区领取货物并集货存放；冷库药品要求放在冷库的暂存区，复核完毕之后要打印粘贴标签；（3）若是有重新进行拼箱的，外复核员在电脑中进行拼装箱号的修改操作，并且要在拼箱登记表上进行签字确认；（4）外复核员在实物复核清点确认无误后，需要返回系统做复核确认。在品规、数量、整件批号、拼箱数相同的情况下，可以直接确认；如果有新拼箱要重新打印拼箱标签；发生实际数量或品规与订单不相符时，要及时通知组长或管理员处理；（5）对整件拣货确认时间的规定：整件拣货员从索取任务后到拣货任务确认完成的时间间隔45 分钟。确认之后由外复核员复核出无货、导致冲红的，外复核员要如实进行登记，该拣货员承担相应的考核责任；（6）自提拣货（5 件以下的单据）确认时间为10 分钟，自提外复核员对拣货员进行时间监督，确保自提货物的出库效率。因拣货出库导致客户投诉的，由自提外复核员和整件拣货员共同承担责任，管理组对其进行考核；（7）外复核员在复核发现有批号、货位、规格、数量、厂家等差错的，对相应拣货员进行考核。5.2 自提出库交接5.2.1 绿色通道出库（1）绿色通道自提拣货员在任务索取界面看到有自提拣货任务时，输入工号索取任务，打印机自动打印零货拣货任务单，自提拣货员根据拣货单显示拣货信息到拆零区拣选相应货物，拣货完毕之后货单一起通过绿色通道输送线送到自提复核区，并及时作拣货完成确认。自提整件也是整件拣货员直接索取任务，拣货完成确认后，把货物放到相应的自提暂存区；（2）自提复核员把绿色通道送出来的货物根据拣货单上放到指定的货位；（3）当客户办理结算之后，拿着盖章的销售开票汇总单到自提客户提货区，进行兑票，换取销售出库复核单（附件一）；（4）客户拿着销售出库复核单给自提复核员，自提复核员根据出库复核单复核客户的货物，清点确认后，在开票汇总单（附件二）上双方分别进行签字确认，然后把药品和复核清单一起给客户，开票汇总单存留；（5）客户在开票汇总单上确认签字后，出现的出库药品破损、整件短少等情况，仓储部不负任何责任；（6）外复核员复核出有批号、规格、数量、厂家等差错的，对相应自提拣货员进行考核扣分。5.2.2 大自提出库（1）大自提是指品规、数量比较大的自提客户，由于出库数量和品规比较多，因此出库方式和一般配送一样；（2）出库复核时，由大自提外复核打印出库复核草单，在自提客户出库时边复核边装车，并及时在草单上注明出库异常情况，在复核过程中原则上要与客户进行当面的数量（件数）交接，并要求自提客户在开票汇总单上签字确认,外复核员将开票汇总单交仓储部管理组留存；（3）若自提客户的货物是由公司司机负责送货时，自提外复核应与运输部司机进行当面件数核实,双方进行签字确认。货物装车完毕后，司机要在装车单上签字，以对装车件数进行确认。出库货物出现差错和投诉时，经盘存后仓库库存是准的，仓储部相关工作人员不负任何责任；（4）大自提外复核员和自提客户进行当面的数量和单据交接签字确认后，出库的货物出现整箱差错，仓储部概不承担责任；若有拼箱零货差错，经仓库盘存后，库存准的，且从内复核摄像头中发现药品确实装箱,则仓储部不承担责任；（5）大自提外复核员发现有批号、货位、规格、数量、厂家等差错的，对相应拣货员进行考核。5.3 调拨出库交接5.3.1 分公司（单指指襄樊、恩施、荆州、十堰、宜昌分公司）的调拨分公司的调拨跟普通的配送出库一致，由调度员在合适的时机下发任务，整件拣货员和拆零拣货员索取相应任务后，发货并作发货完成确定；再由大自提外复核进行复核，由外复核组长或管理员安排上货员进行装车。5.3.2 兄弟公司的调拨（1）兄弟公司的调拨任务由配送部托运员根据调拨单据任务，打印调拨作业单，并负责进行清点件数，并安排人员作调拨拣货；由下货组管理员安排下货员进行装车；（2）拣货员拣货完成之后要在系统里确认拣货完成，并在货物放在指定位置，由调拨员打印调拨出库复核单，对所有调拨货物进行复核，复核无误后在系统里确认。5.3.3 货物交接（1）对于分公司调拨货物，大自提外复核员应该与分公司调拨司机进行货物交接工作，外复核员要与调拨司机对货物的实际件数和票据清单当面进行清点，双方核实件数无误后，外复核员安排装车员装车，装车时分公司配送司机可以在现场进行监督，与外复核员一起清点件数并进行单据交接，双方在单据上签字确认；（2）对于兄弟公司调拨货物，由配送部负责调拨的托运员应该与兄弟公司调拨司机或物流公司进行货物交接工作。配送部托运员要与兄弟公司调拨司机或物流公司进行当面的货物实际件数和票据清单件数的清点，双方核实件数后，由托运员安排装车员进行装车。在调拨员进行装车时，兄弟公司调拨司机须在现场监督，和调拨员一起清点件数，由调拨员复核并装车完毕后，由调拨员与兄弟公司调拨司机进行单据交接，双方在单据上签字确认。5.4 装车交接5.4.1 当一个配送区域的货物将出货完毕时，配送协调员就可以根据当天需要配送的客户和数量，联系运输部安排车辆。确定车辆后，要按照配送员对配送线路的要求安排装车顺序，并打印配送装车单（附件三）。5.4.2 配送部装车复核员根据装车单上注明的客户和件数复核并指挥上货员装车。（1）配送部装车复核员根据装车单中需要出库的冷库药品，到冷库根据冷藏箱上的区域标志领取要装车的药品，领取保温箱和冰袋时要在保温箱领取登记表上登记签名，在装车单上还要注明冷库药品的数量；对于暂时不装车的药品，外复核当日值班组长或管理员负责将其放在另外一个相对应区域的冷藏箱中，需要装车时再领取；精神品库出库方式如上；（2）配送部装车复核员对账物不符的要修正，确认有误的要及时联系当日值班的外复核组长、管理员或管理组，查找原因，对多发、少发、错发等错误要及时更正，保证出库准确；（3）装车完毕，装车外复核要在装车单上签字确认，并注明装车组别。5.4.3 配送部装车复核员在装车单上签字确认后，对配送员与客户反馈的整件差错问题，经仓储部盘存确认后，库存品种准确，经核实查证后，确认责任人，并对其责任人进行考核；若有拼箱零货差错，经仓库盘存后，库存准的，且经内复核摄像头查实后，确认责任人。若是由遗留、装错等原因造成的差错，由相应的配送装车复核员负责，查明是仓库出库少发、错发等则由仓储部相关人员承担责任。5.5 托运出库交接5.5.1 外复核员与托运员的交接（1）托运出库的发货流程与其他货物的发货流程一致，但是送货的车辆和方式与配送不同，是由配送部托运员根据托运货物的数量、体积等信息选择合适的托运方式；（2）对于体积较小的包装箱，需要进行重新拼箱的，是同一订单的货物由外复核员在复核过程中进行重新拼箱，不同订单的货物需进行重新拼箱需经配送部托运员提出,由外复核组长,管理员进行重新拼箱，并且在拼箱登记表上进行签字确认；（3）当托运公司的车辆到达时，由托运员与第三方物流公司一起对托运货物进行清点，清点完毕后，没有任何异议，托运员与第三方物流公司进行件数交接并办理托运的交接手续。托运员在清点件数时，若发现有件数疑问，要及时跟当班的外复核组长或管理员反应，解决问题。托运员在第三方物流的托运单上签字确认，留取存根；（4）在第三方物流公司进行装车时，托运员应该在现场监督，不得离开装卸现场；于不在现场监督的托运员，经查实后，对相应的托运员进行惩罚；（5）托运员对于托运清点后，无异议的，则默认托运货物无差错。对于托运已装车的货物，出现的件数不符、有疑问的情况，要及时与配送协调员联系，由配送部负责调查和核实，并确认相关责任人，对其进行考核；（6）托运货物送走之后，托运员要跟踪货物的到货情况。5.6 单据整理5.6.1 内复核复核完毕，整件拣货员拣货确认完成之后，理单室打印每个客户的销售出库复核单分开整理并盖销售出库专用章。打印销售出库复核单正确、不得重复、遗漏，不得延迟，严格将各个客户的出库复核单撕开，不得遗漏，严格按照规定加盖出库复核专用章（如果是套打纸，则不用盖章，只需撕开整理好即可）。5.6.2 理报告单人员根据销售出库复核单的“类型”显示对需要打印的报告单及时完成报告单的打印，加盖药品检验报告复印专用章，及时作好入账工作，理单员将已经完成汇总并且入账完毕的单据根据汇总单上的“税票类型”判断是否需要开具税票；然后把客户销售出库复核单、销售退回开票单和退补价单（附件四）等单据拿到税票组开具相应发票。5.6.3 税票员确认客户开具的发票类型，并根据客户的各单据开具相应发票；税票员开发票时应扣除前期的退货金额，将税票和清单整理后加盖发票专用章，并把客户的所有单据订在一起，并要求签收。5.6.4 理单组把所有单据都打印办理之后，把各条线路的单据按照客户名称分类汇总、装订在一起，并在销售开票汇总单上“报告单张数”栏填写历史销售退回开票单、退补价单、税票、报告单等单据的张数。装订的顺序是:税票；销售汇总单；退补价单；历史销售退回开票单；冲红单；清单（包含中药、计生、器械）；报告单。（3）理单员将已经按照客户名称汇总完成的单据放在对应线路的左边的单据柜中。5.6.5 兑单、交接（1）各条线路的配送员排车完成后，由配送协调员打印各线路装车单（一式三联：白、蓝、黄），然后将黄联交给理单员；（2）理单员根据配送协调员提供的黄联将本条线路的单据从已完成汇总的格子中取出，然后依照单据编号找到对应的单据；（3）配送协调员（配送员）核查单据兑换是否正确，核实无误后，理单员和配送协调员（或配送员）在装车单黄联签字确认。将其配送装车单黄联留在理单室存档。（4）理单员在当天的工作任务结束后，当班理单员负责对当天的单据进行清理，检查是否有遗留的单据，对遗留的单据要及时通知配送协调员，由配送协调员及时处理。5.6.6注意事项理单人员在每天业务结束后必须将单据柜清理干净，对于遗留单据必须放至在固定的位置并登记在遗留记事本上，不得与第二天的单据混放。5.7 库存整理5.7.1 运输商品库存整理（1）收货员在收货过程中发现有货物破损的，必须及时通知送货商购买破损商品，同时将破损商品上架到退货库；（2）供应商或客户到营销大厅开票、到结算组结算；（3）购买收货破损的到收货组换取入库通知单，并取走破损商品；如果供应商需要销售开票明细凭证，收货员可在时空单据查询界面中打印出库开票明细单，加盖收货组公章，并注明“破损”；（4）收货员通知购进退出工作人员该库存整理单据号，购进退出员在 lmis系统的 特殊订单处理界面中对该单据进行下发、审核。5.7.2 在库商品库存整理（1）采购员或开票员在时空系统的销售开票界面开具库存整理商品的销售汇总单，其中，需要在销售开票界面的订单类型栏中选择“库存整理”，提货方式栏中选择“无”，注明商品批号、数量等，保存、打印销售汇总单；（2）购进退出员根据库存整理销售汇总单，在 LMIS 系统的销售出库特殊订单处理界面中对该单据进行下发、打印拣货单；（3）购进退出员根据拣货单，到退货库拣出相应的库存整理商品，清点数量，然后在特殊订单处理界面中按拣出的实际数量复核确认，并将需要退货的商品拣出交给供应商；（4）仓储理单员在 LMIS 系统外复核单打印界面打印出库复核单，盖章；白联留存，红、蓝两联给客户，黄联交财务部。5.8 出库异常情况处理5.8.1 任务下发异常处理（1）开票员通知要取消订单当该订单批次未下发时，调度员直接在系统中把该单据整单冲红即可；拣货批次已下发，但是未被索取，调度员在已下发任务取消界面中把该单据取消下发即可；若订单任务已开始，在集货复核完成之后作销售退回处理；（2）订单挂起调度员观察任务调度与分配界面中，如显示有订单挂起，则调出该订单明细，进行库存调整或其他相应调整，及时联系开票员，与开票员沟通采取合理的方式处理挂起订单。5.8.2 单据整理异常（1）由于外复核在复核的过程中对销售出库复核清单作了修改，需要打印最新的销售出库复核单，该类型订单会再次在打印界面以白色显示，而且“复核”栏显示为“”。打单员在外复核单打印界面选中该单据，按照打印销售出库复核单的方法重新打印、撕单，然后将该单据对应的原始单据找出并撕毁；（2）由于客户特殊需求，需要更换销售出库复核单上的日期、客户名称、商品名称、批号信息或者减少品规，增加品规但是又不能改变该客户原有的往来账。处理方法：a.打单员进入出库复核单修改界面，点击提取数据，进入