泛微协同办公平台ecology7.0版本系统维护手册04知识管理模块.doc

版权说明版权说明 泛微协同办公平台（e-cology） 系统维护手册系统维护手册知识管理模块部分知识管理模块部分 （V7.0 版本）版本） 上海泛微软件 Weaver Software 上海耀华支路 39 弄 9 号 （通耀路济明路路口) 邮政编码：200127 电话：+86 21 50942228 传真：+86 21 50942278 电邮：info 本手册以及相关的计算机软件程序仅用于为泛微协同管理平台最 终用户提供信息，上海泛微软件有限公司有权。本手册是上海泛 微软件有限公司的专有信息，并受中华人民共和国版权法和国际 公约的保护。 未得到上海泛微软件有限公司明确的书面许可，不得为任何目的、 以任何形式或手段辅助或传播本手册的任何部分内容。 本手册内容若有变动，恕不另行通知。本手册中例子中所引用的 公司、人名和数据若非特殊说明，均属虚构。 本手册以及本手册所提及的任何产品的使用均受适应的最终用户 许可协议限制。本手册由上海泛微软件有限公司制作。本手册中 提及的所有商标、商标名称、服务标志及徽标均归其各自公司所 有。 目 录 四、四、知识管理（知识管理（E-DOCUMENT）.5 4.1 目录设置.6 4.1.1 主目录设置.6 4.1.2 分目录设置.9 4.1.3 子目录设置.11 4.2 新闻设置.35 4.2.1 新闻类型设置.35 4.2.2 新闻设置.36 4.3 模板设置.40 4.3.1 目录模板.40 4.3.2 编辑模板.40 4.3.3 显示模板.46 4.3.4 邮件模板.54 4.4 其他设置.57 4.4.1 文档弹出窗口设置.57 4.4.2 页面设置.59 4.4.3 签章设置.60 4.4.4 图片上传.61 4.4.5 期刊设置.62 4.4.6 虚拟目录设置.66 4.5 调查设置.69 4.5.1 调查类型设置.69 4.5.2 网上调查.69 4.6 收文发文.77 4.6.1 发文字号.77 4.6.2 秘密等级.78 4.6.3 公文种类.78 4.6.4 紧急程度.79 4.6.5 主题词.79 4.6.6 机构代字.81 4.6.7 起始编号.81 4.6.8 预留编号.82 4.6.9 收（发）文单位.83 4.7 文档状态.84 4.7.1 文档状态.84 4.7.2 文档状态变更.86 4.7.3 文档共享.88 4.7.4 文档版本控制.93 4.7.5 文档与流程的结合使用.94 4.8 知识文档管理.96 4.8.1 文档维护.96 4.8.2 文档复制移动.98 4.8.3 文档批量共享.100 4.8.4 文档监控.102 4.8.5 批量上传.102 四、四、知识管理（知识管理（e-Document） 知识文档管理模块为存储和编辑各种不同类型的企业文档提供了一个平台，核心是一 个中心数据库，用户可以方便的通过浏览器进行文档的搜索和读取。 本模块提供了以下主要功能： 编辑、存储和发布各种类型的文档 文档的有序管理 定义新闻、文档和邮件模板 自动生成相关的统计报告 相关日志 文档检索 实现公文管理、质量体系文档管理等各种应用 所有的文档都可以设置相关的安全权限，只有具备相当安全级别或特定角色的人，才 可以对文档进行操作（查看、编辑、删除等） 。另外，可以将文档与相关的项目、客户、人 力资源、资产产品等进行链接，使各模块间的信息完全融合在一起。 文档类型与目录结构文档类型与目录结构 文档管理模块的一个重要的功能就是提供各种信息在系统中的结构化存储，为了有效 的对这些信息进行区分以方便用户的使用，需要对这些文档进行类型分类，并建立目录结 构对这些信息进行分类管理。 在文档模块当中，目录结构分成三个层次：主目录、分目录和子目录。一个主目录可 以拥有多个分目录，一个分目录可以拥有多个子目录。同时，我们也可以通过定义文档目 录树状字段来多角度查阅文档，如下图所示： 4.1 目录设置目录设置 目录设置用于设置系统中文档存放的目录。点击菜单【知识管理】【目录设置】 ，打 开如（图 4-1-1）所示的页面，该页面目录树中显示了已经建立的主目录、分目录和子目录。 （图 4-1-1） 4.1.1 主目录设置主目录设置 分目录是目录结构中的第一级。 新建主目录：新建主目录： 1右键菜单中点击“新建” ，打开如（图 4-1-2）所示的页面； （图 4-1-2） 2输入“说明” 、 “主目录编码” 、 “顺序” ，再设置是否允许该主目录下文档重 名； 3右键菜单中点击“保存”显示如（图 4-1-3）所示的页面。 （图 4-1-3） 下表是对页面相关字段的说明： 名称名称字段说明字段说明 标识新建目录时系统自动产生的 ID 号； 说明即目录名称； 主目录编码此字段为非必填项，它用于生成文档编码； 顺序用于规定目录的显示顺序，目录按照从小到大的顺序排列； 禁止文档重名勾选此项，则不允许该主目录下新建和修改出重名的文档； 分目录下面显示了该主目录下的分目录列表。 设置目录管理权限：设置目录管理权限： 1在（图 4-1-1）所示的页面中点击“权限管理”标签页，打开如（图 4-1-4） 所示的页面，列表中显示了具有该目录维护权限的用户信息； （图 4-1-4） 2点击“添加”按钮，显示如（图 4-1-5）所示的页面，在下拉列表框中选择 权限组合项，右键菜单中点击“保存”即可在列表中增加一条记录； 重复步骤 2 可以继续为目录添加权限用户。 （图 4-1-5） 3勾选记录，点击“删除”按钮，在出现的确认删除提示框中点击“确定”按 钮即可将选中的记录删除。 【说明】可以根据类型：部门、分部、角色、安全级别、用户类型进行权限组合。具体如 下：1、用户类型+安全级别：属于特定类型且安全级别在设定值之上的用户；2、部门+安 全级别：属于设定的部门且安全级别在设定值之上的用户；3、角色+安全级别+级别：属 于设定的角色且级别在设定值之上的用户；4、安全级别：安全级别在设定值之上；5、人 力资源：特定的人力资源；6、分部+安全级别：属于设定分部且安全级别在设定值之上的 用户。增加的主目录管理权限用户可以新建或删除该主目录下的分目录和子目录，还可修 改其分目录和子目录的设置。 编辑主目录：编辑主目录： 1在（图 4-1-1）所示页面的目录树中点击需要修改的主目录，右边的页面中 就会显示该主目录信息； 2修改“说明” 、 “主目录编码” 、 “顺序” 、 “禁止文档重名”等信息后，右键菜 单中点击“保存”即可保存修改信息。 删除主目录：删除主目录： 1在（图 4-1-1）所示页面的目录树中点击需要删除的主目录，右边的页面中 就会显示该主目录信息； 2右键菜单中点击“删除” ，在出现的确认删除提示框中点击“确定”按钮即 可删除该主目录。 【说明】如果主目录下存在分目录，则该主目录不能被删除。 下表是对右键按钮的说明： 名称名称字段说明字段说明 保存保存主目录基本信息； 新建主目录点击此按钮进入新建主目录页面； 新建分目录点击此按钮进入新建分目录页面； 删除 删除此主目录，当主目录下有分目录（也就是主目录被引用了）时， 系统将提示无法删除此主目录； 日志点击此按钮查看此目录的修改痕迹。 4.1.2 分目录分目录设置设置 分目录是目录结构中的第二级，在创建分目录之前至少需要创建一个主目录。 新建分目录：新建分目录： 1在（图 4-1-1）所示页面的目录树中点击需要增加分目录的主目录，右边的 页面中就会显示该主目录信息； 2右键菜单中点击“新建分目录” ，打开如（图 4-1-6）所示页面； （图 4-1-6） 3输入“分目录” 、 “分目录编码” 、 “顺序” ，再设置是否允许该分目录下文档 重名； 4右键菜单中点击“保存” ，在分目录列表中增加了一条记录。 设置目录管理权限：设置目录管理权限： 1在（图 4-1-1）所示页面的目录树中点击需要设置管理权限的分目录，点击 “权限管理”标签页，打开如（图 4-1-7）所示的页面，列表中显示了具有 该目录维护权限的用户信息； （图 4-1-7） 2点击“添加”按钮，显示如（图 4-1-8）所示的页面，在下拉列表框中选择 权限组合项，右键菜单中点击“保存”即可在列表中增加一条记录； 重复步骤 2 可以继续为目录添加权限用户。 （图 4-1-8） 3勾选记录，点击“删除”按钮，在出现的确认删除提示框中点击“确定”按 钮即可将选中的记录删除。 【说明】可以根据类型：部门、分部、角色、安全级别、用户类型进行权限组合。具体如 下：1、用户类型+安全级别：属于特定类型且安全级别在设定值之上的用户；2、部门+安 全级别：属于设定的部门且安全级别在设定值之上的用户；3、角色+安全级别+级别：属 于设定的角色且级别在设定值之上的用户；4、安全级别：安全级别在设定值之上；5、人 力资源：特定的人力资源；6、分部+安全级别：属于设定分部且安全级别在设定值之上的 用户。增加的分目录管理权限用户可以新建或删除该分目录下的子目录，还可修改其子目 录的设置。 编辑分目录：编辑分目录： 1在（图 4-1-1）所示页面的目录树中点击需要修改的分目录，右边的页面中 就会显示该分目录信息（图 4-1-9） ； 2修改“说明” 、 “分目录编码” 、 “顺序” 、 “禁止文档重名”等信息后，右键菜 单中点击“保存”即可保存修改信息。 （图 4-1-9） 下表是对页面相关字段的说明： 名称名称字段说明字段说明 主目录分目录所在的主目录； 分目录标识新建目录时系统自动产生的 ID 号； 说明即目录名称； 分目录编码此字段为非必填项，它用于生成文档编码； 禁止文档重名 勾选此项，则不允许该分目录下新建和修改出重名的文档；如果上 级主目录设置了禁止文档重名，那么该选项自动勾选且不可编辑； 子目录下面显示了该分目录下的子目录列表。 【说明】如果主目录勾选了“禁止文档重名” ，那么子目录的“禁止文档重名”也会自动被 勾选且不可取消；只有主目录取消了“禁止文档重名” ，分目录的“禁止文档重名”才可编 辑。 删除分目录：删除分目录： 1在（图 4-1-1）所示页面的目录树中点击需要删除的分目录，右边的页面中 就会显示该分目录信息； 2右键菜单中点击“删除” ，在出现的确认删除提示框中点击“确定”按钮即 可删除该分目录。 【说明】如果分目录下存在子目录，则该分目录不能被删除。 下表是对右键按钮的说明： 名称名称字段说明字段说明 保存保存分目录基本信息； 新建分目录点击此按钮进入新建分目录页面； 新建子目录点击此按钮进入新建子目录页面； 删除 删除此分目录，当分目录下有子目录（也就是分目录被引用了）时， 系统将提示无法删除此分目录； 日志点击此按钮查看此目录的修改痕迹。 4.1.3 子目录设置子目录设置 子目录在目录结构中处于最底层，建立子目录之前需至少已建立一个主目录和一个分 目录。 4.1.3.1 基本信息基本信息 新建子目录：新建子目录： 1在（图 4-1-1）所示页面的目录树中点击需要增加子目录的分目录，右边的 页面中就会显示该分目录信息； 2右键菜单中点击“新建子目录” ，打开如（图 4-1-10）所示页面； 3输入“子目录” 、 “子目录编码” 、 “顺序”等，再设置该子目录下文档是否允 许设置为新闻、是否允许该子目录下文档重名等等； 4右键菜单中点击“保存” ，在子目录列表中增加了一条记录。 （图 4-1-10） 下表是对页面相关字段的说明： 名称名称字段说明字段说明 基本信息基本信息 主目录子目录所在的主目录； 分目录子目录所在的分目录； 子目录即子目录名称； 子目录编码此字段为非必填项，可用于生成文档编码； 允许设置为新 闻 选中此项，则该子目录下的文档可以选择是否将其发布为新闻或外部 网；不选则该子目录文档不允许被发布为新闻或外部网； 允许回复 选中此项，则在此目录下新建的文档有“回复”按钮可以进行回复， 如果不选此项则没有回复按钮； 允许订阅选中此项，是用户可以订阅该目录下用户没有查看权限的文档； 允许修改 勾选默认共享则此目录下的文档都可以删除默认共享； 勾选非默认共享则此目录下的文档都可以添加或删除非默认共享； 如果都不选勾，则不能修改文档共享； 文档提交时设 置共享 当新建文档提交时，是否弹出共享窗口以便查看或设置共享； 允许打分 选中此项，则用户在查看这个目录下的文档时就可以对文档进行打分 并评价；不选此项，则用户在查看这个目录下的文档时就不能进行打 分评价； 允许匿名 只有选择允许打分后，匿名功能才有效；选中此项则为不记名打分， 不选，则为记名打分； 锁定查看文档选中此项，则该文档目录下的文档在查看时，鼠标框选等功能就无用 禁止文档下载 目前系统中禁止对 word、excel、wps 类型文档的下载(即存为本地文件) ，而对 html 类型文档的下载没有控制，但对 html 类型文档的附件有限 制，word、excel、wps 类型附件不可以下载，打开后也不能保存，而 html 附件可以下载； Office 文档最 大 新建子目录时看不到此项设置，保存子目录后此项自动默认最大为 8M（如大于 8M，新建 office 文档时容易出错）； 附件上传最大填写附件上传最大值，控制该文档目录下文档中每个附件大小； 禁止文档重名 勾选此项，则不允许该分目录下新建和修改出重名的文档；如果上级 分目录设置了禁止文档重名，那么该选项自动勾选且不可编辑； 是否受控目录 用于 ISO 质量体系文档控制，选中时，正常状态的文档显示为“生效” ，否则显示为“正常”； 发布操作 用于规定该目录下的文档是否需要进行发布操作才能变为“生效或正 常”； 是否显示相关 资源 若勾选此项，则会获取文档链接放到属性页“相关资源”中； 子文档阅读提 醒 若勾选此项，当打开主文档时会弹出有失效日期的“正常”或“归档” 状态的直属子文档页面以及提醒阅读该主文档所有直属子文档的页面； 例如：主文档有 2 篇有失效日期的状态为“正常”或“归档”的子文 档和 3 篇没有失效日期的状态为“正常”或“归档”子文档，那么阅 读该主文档时会弹出三个页面，其中两个页面显示的是有失效日期的 子文档，一个页面显示的是 5 篇子文档的链接； 是否打印控制设置打印该子目录下的 OFFICE 文档是否需要进行打印份数控制； 打印申请流程选择“打印申请单据”对应的流程；当进行打印控制时，如果需要打 印的份数超出允许打印的最大份数，那么用户可以使用打印申请流程 来申请打印超出份数。申请人必须有打印申请流程的创建权限，才可 使用打印申请流程来申请超出份数的打印； 允许只读操作 人打印 允许只读操作人打印有允许、不允许、由文档设置三种选择； 允许：设置该目录下只读操作人可以打印文档； 不允许：设置该目录下只读操作人不可以打印文档； 由文档设置：该目录下只读操作人是否可以打印由有文档编辑权限的 用户在新建或编辑页面设置； 文档日志查看 文档日志查看分：按文档权限查看和按文档日志权限查看两种； 按文档权限查看：可以查看文档的用户都可以查看日志； 按文档日志权限查看：拥有“文档日志查看”权限并且可以查看文档 的用户可查看；一般是对于该目录文档共享给所有人都可以查看，而 文档日志又不想让所有人都查看时才用； 文档阅读日志 控制 若勾选此项，则查看该目录下的文档的日志时，会显示 3 个 tab 页已 阅、未阅、该阅。1、已阅：即系统原来的文档查看和操作日志 2、未 阅：显示需哦有在文档共享范围内的人员中还没有查看过该文档的人 员 3、该阅：显示所有在文档共享范围内的人员及其操作情况； 默认虚拟目录规定目录下文档缺省链接的虚拟目录； 新建工作流指 定流程 在该目录下的文档中，右件菜单新建工作流时，就直接打开此工作流， 不再进入流程列表页面。（如果指定的工作流，对于当前操作人没有 创建权限，仍会显示出流程列表） 单附件直接打 开 若勾选此项，该子目录下的 html 文档内容为空且只带有一个附件时， 查看该文档会自动打开附件；若是 OFFICE 文档则在线打开，若是非 OFFICE 文档则在 IE 页面打开或直接下载。 有附件时展开 文档附件属性 如勾选此项，文档中上传附件后，在我的文档或元素中打开此子目录 下的文档，都会自动弹开文档附件属性栏； 顺序可以设置数值，以便对子目录进行排序，按数字从小到大排列 类型类型 资产使用 定义该子目录中的文档是否可以链接相关资产。选择“是（可选择）” ，则文档页面有资产属性字段，编辑文档时可以选择是否链接资产； “否（未使用）”，则文档页面没有资产属性字段；“是（强制性）” ，则文档页面有资产属性字段，而且编辑文档时必须链接资产。标签 定义了在文档显示页面中，资产链接功能字段的显示名称 人力资源使用定义该子目录中的文档是否可以链接相关人员，功能同资产使用 CRM 使用定义该子目录中的文档是否可以链接相关客户，功能同资产使用 项目使用定义该子目录中的文档是否可以链接相关项目，功能同资产使用 编辑子目录：编辑子目录： 1在（图 4-1-1）所示页面的目录树中点击需要修改的子目录，右边的页面中 就会显示该子目录信息； 2修改“子目录” 、 “子目录编码” 、 “顺序” 、 “禁止文档重名”等信息后，右键 菜单中点击“保存”即可保存修改信息。 【说明】如果主目录或分目录勾选了“禁止文档重名” ，那么子目录的“禁止文档重名”也 会自动被勾选且不可取消；只有主目录或分目录取消了“禁止文档重名” ，子目录的“禁止 文档重名”才可编辑。 删除子目录：删除子目录： 1在（图 4-1-1）所示页面的目录树中点击需要删除的子目录，右边的页面中 就会显示该子目录信息； 2右键菜单中点击“删除” ，在出现的确认删除提示框中点击“确定”按钮即 可删除该分目录。 存为模板：存为模板： 1在（图 4-1-1）所示页面的目录树中点击需要存为模板的子目录，右边的页 面中就会显示该子目录信息； 2右键菜单中点击“另存为模板”进入模板名称编辑页面，如（图 4-1-11）所 示，填写“模板名称”然后右键菜单中点击“保存”即可。 【说明】如果其他子目录的设置与此子目录相似，可以调用“目录模板” 。在新建子目录时 没有“目录模板”字段，需要保存后该字段才显示，点击浏览目录模板的按钮在打开的选 择目录模板窗口中选择模板。 （图 4-1-11） 下表是对右键按钮的说明： 名称名称字段说明字段说明 保存保存子目录基本信息 新建子目录点击此按钮进入新建子目录页面 另存为模板 将此子目录的设置信息保存为模板，以便下次建立类似属性目录时调用， 从而减少重复设置实施的工作量 删除 删除此子目录，当子目录下有文档（也就是子目录被引用了）时，系统 将提示无法删除此子目录 日志点击此按钮查看此目录的修改痕迹 4.1.3.2 权限管理权限管理 权限管理维护用于规定哪些用户可以在此目录下创建文档、哪些用户可以将此目录下 的文档复制或者移动到其他目录（类似于 office 中的复制、剪切功能） 、以及规定此目录下 创建文档的默认共享范围。 创建权限：创建权限： 1在（图 4-1-1）所示页面的目录树中点击需要设置管理权限的子目录，点击 “权限管理”标签页，打开如（图 4-1-12）所示的页面； 2点击文档创建权限的“添加”按钮，在打开窗口的下拉列表框中选择权限组 合项，右键菜单中点击“保存”即可在列表中增加一条记录； 重复步骤 2 可以继续为子目录添加创建权限用户。 （图 4-1-12） 下表是对页面相关字段的说明： 名称名称字段说明字段说明 文档创建权限 设置有权在这个目录下新建文档的用户，可以根据类型：部门、分部、 角色、安全级别、用户类型进行权限组合。具体如下：1、用户类型+安 全级别：属于特定类型且安全级别在设定值之上的用户；2、部门+安全 级别：属于设定的部门且安全级别在设定值之上的用户；3、角色+安全 级别+级别：属于设定的角色且级别在设定值之上的用户；4、安全级别： 安全级别在设定值之上；5、人力资源：特定的人力资源；6、分部+安 全级别：属于设定分部且安全级别在设定值之上的用户。满足以上条件 之一的系统用户即可在此子目录下新建文档。可重复添加不同的条件。 这是必须设置属性，只有创建权限范围内的用户可以在此目录下新建文 档（也就是新建文档时可以看到此目录）； 文档复制权限 设置有权将此目录下的文档复制到其它目录的用户，这里设置的用户可 以在文档“复制移动”中将这个目录下的文档复制到其它目录；设置方 法与创建权限相同； 文档移动权限 设置有权将此目录下的文档移动到其它目录的用户，这里设置的用户可 以在文档“复制移动”中将目录下的文档移动到其它目录；设置方法与 创建权限相同； 默认共享（与文 档创建人相关 内部人员） 填写与文档创建人（内部人员）相关的默认共享人员； 共有“没有权限” 、 “查看” 、 “编辑” 、 “完全控制”四种共享级别： “没有权限”：则用户对此目录下文档不具有操作权限； “查看”：则用户对此目录下文档具有查看权限； “编辑”：则用户对此目录下文档具有查看和编辑权限； “完全控制”：则用户对此目录下文档具有查看、编辑、删除权限； 默认共享（与文 档创建人相关 外部人员） 功能同上，填写与文档创建人(外部人员)相关的默认共享人员； 共有“没有权限” 、 “查看” 、 “编辑” 、 “完全控制”四种共享级别： “没有权限”：则用户对此目录下文档不具有操作权限； “查看”：则用户对此目录下文档具有查看权限； “编辑”：则用户对此目录下文档具有查看和编辑权限； “完全控制”：则用户对此目录下文档具有查看、编辑、删除权限； 默认共享（与文 档创建人无关） 对该子目录的默认共享进行设置，可重复添加不同的条件。 复制权限：复制权限： 1在（图 4-1-1）所示页面的目录树中点击需要设置管理权限的子目录，点击 “权限管理”标签页，打开如（图 4-1-12）所示的页面； 2点击文档复制权限的“添加”按钮，在打开窗口的下拉列表框中选择权限组 合项，右键菜单中点击“保存”即可在列表中增加一条记录； 重复步骤 2 可以继续为子目录添加复制权限用户。 移动权限：移动权限： 1在（图 4-1-1）所示页面的目录树中点击需要设置管理权限的子目录，点击 “权限管理”标签页，打开如（图 4-1-12）所示的页面； 2点击文档移动权限的“添加”按钮，在打开窗口的下拉列表框中选择权限组 合项，右键菜单中点击“保存”即可在列表中增加一条记录； 重复步骤 2 可以继续为子目录添加移动权限用户。 设置与文档创建人（内部员工）相关的人员的共享权限：设置与文档创建人（内部员工）相关的人员的共享权限： 1在（图 4-1-1）所示页面的目录树中点击需要设置管理权限的子目录，点击 “权限管理”标签页，打开如（图 4-1-12）所示的页面； 2设置文档创建人、创建人直接上级、创建人本分部人员、创建人本部门人员 的权限，右键菜单中点击“保存” 。 设置与文档创建人（外部人员）相关的人员的共享权限：设置与文档创建人（外部人员）相关的人员的共享权限： 1在（图 4-1-1）所示页面的目录树中点击需要设置管理权限的子目录，点击 “权限管理”标签页，打开如（图 4-1-12）所示的页面； 2设置文档创建人、创建人直接上级、创建人经理的权限，右键菜单中点击 “保存” 。 设置与文档创建人无关的人员的共享权限：设置与文档创建人无关的人员的共享权限： 1在（图 4-1-1）所示页面的目录树中点击需要设置管理权限的子目录，点击 “权限管理”标签页，打开如（图 4-1-12）所示的页面； 2点击默认共享（与文档创建人无关）的“添加”按钮，打开如（图 4-1-13） 所示页面，选择“共享类型”并设置“权限项” ，点击“添加共享”按钮即 可在列表中增加一条记录； 重复步骤 2 可以继续为子目录添加文档共享用户。 3勾选列表中记录，点击“删除共享”按钮，在出现的确认删除提示框中点击 “确定”按钮即可删除记录。 【说明】如果子目录基本信息中勾选了“禁止文档下载” ，那么当权限设置为“查看”时， 出现“可下载”复选框不可编辑，继承子目录的设置不可下载文档；只有取消了“禁止文 档下载”的勾选，当权限设置为“查看”时，出现的“可下载”复选框才可编辑。 4.1.3.3 版本管理版本管理 版本管理用于对目录下文档的版本控制，在这里规定该目录下文档是否可以进行版本 控制以及用户对文档版本查看的控制。 设置版本管理：设置版本管理： 1在（图 4-1-1）所示页面的目录树中点击需要设置版本管理的子目录，点击 “版本管理”标签页，打开如（图 4-1-13）所示的页面； 2勾选“启用版本管理”复选框，再设置相关属性，右键菜单中点击“保存” 。 （图 4-1-13） 下表是对页面相关字段的说明： 名称名称字段说明字段说明 启用启用 启用版本管理选中 check 框时，表示该子目录下的文档将进行版本管理； 设置设置 显示前缀自定义查看文档时属性页版本字段的显示前缀，如 version； 只读权限操作人可查 看历史版本 设置查看权限的文档共享人是否能查看文档的历史版本； 删除文档时是否删除 历史版本文档的附件 设置删除文档时是否同时将历史版本中上传的附件一起删除。 4.1.3.4 编码规则编码规则 文档编码类似于图书资料的卡片，记载目录编号规则、创建日期等描述信息，系统根 据制定的编码规则自动生成文档编号，这样可以大大减少文件编码信息的输入、修改工作 量，便于大型企业的文档集中管理。 设置版本管理：设置版本管理： 1在（图 4-1-1）所示页面的目录树中点击需要设置编码规则的子目录，点击 “编码规则”标签页，打开如（图 4-1-14）所示的页面； （图 4-1-14） 2勾选“启用子目录编码规则”复选框，再设置文档编码规则； 3勾选“子文档单独编码”复选框，出现“主文档编码”复选框，并且分别显 示了“主文档编码”和“子文档编码”预览，如（图 4-1-15）所示，右键菜 单中点击“保存”完成文档编码规则设置。 （图 4-1-15） 下表是对页面相关字段的说明： 名称名称字段说明字段说明 启用启用 启用子目录编码规则 规定该目录下文档是否启用编码规则，只有选中 check 框时，本 页编码规则属性字段设置才有效，此时表示该子目录下的文档将 按照本页设置的规则生成文档编码； 子文档单独编码 选中后，该目录下的子文档将启用与主文档不同的编码规则，编 码规则中添加了“主文档编码”和“子文档编码”选项； 设置设置 编码前缀规定该目录下文档的统一编码前缀； 主文档编码 用于设定子文档编码规则时使用，可以用来规定主文档编码参与 子文档的编码规则； 主目录编码设置是否启用主目录基本信息页面设定的目录编码； 分目录编码设置是否启用分目录基本信息页面设定的目录编码； 子目录编码设置是否启用子目录基本信息页面设定的目录编码； 年设置目录编码规则中是否启用年信息； 月设置目录编码规则中是否启用月信息； 日设置目录编码规则中是否启用日信息； 流水号位数 正整数，如设置流水号位数为 4 位，当流水号位数用尽到(.9999) 后，重新从头开始(.0001)； 子目录单独流水 选中此项，每个子目录的流水号都是单独分配的；不勾选此项， 则整个系统中的文档统一分配流水号，当勾选“日期单独流水” 则会根据不同设置分别进行流水，即所有设置为“年”的统一流 水，设置为“月”的统一流水，设置为“日”的统一流水； 日期单独流水 选中此项时，您可以规定系统是以年、月或者日为单位自动重新 开始分配流水号； 预览预览您设置的编码规则； 子文档编码子文档编码 设置 设置好编码规则然后点击“设置”按钮，就可以预览相应的编码 规则； 取消点击“取消”按钮，则取消编码规则的设置； 主文档编码主文档编码 设置 设置好编码规则然后点击“设置”按钮，就可以预览相应的编码 规则； 取消点击“取消”按钮，则取消编码规则的设置； 【说明】可以通过点击按钮或者按钮来调整文档编码中目录、日期、流水号在编码中 的顺序。 4.1.3.5 模板设置模板设置 模板设置有效的规范了公司各类文档的格式，包括段落排版、字体样式、附加信息显 示等，而当我们对文档属性进行编辑修改时，我们不需对文档本身逐个进行操作，而只需 对文档模板来统一操作。 设置模板：设置模板： 1在（图 4-1-1）所示页面的目录树中点击需要设置模板的子目录，点击“模 板设置”标签页，打开如（图 4-1-16）所示的页面； （图 4-1-16） 2点击“添加”按钮，增加一条记录，如（图 4-1-17）所示； 3选择“模板类型” ，点击“模板选择”的浏览按钮，打开如（图 4-1-18）所 示窗口，该窗口显示了所选模板类型的模板文件，单击一条记录即可选中模 板，再选择“模板绑定”方式； 重复步骤 2、3 可以继续为子目录设置不同类型模板。 4右键菜单点击“保存”按钮。 （图 4-1-17） 下表是对页面相关字段的说明： 名称名称字段说明字段说明 模板类型 共有七种模板类型可供选择，分别为：html 显示模板、html 编辑模板、word 显 示模板、word 编辑模板、excel 编辑模板、wps 文字显示模板、wps 文字编辑模 板； 模板选择选择相应模板类型的模板文件； 默认 当有多个同种模板类型存在，且绑定类型均为“可选择”时，可在同类型的模 板中选择且仅能选择一个默认值； 模板绑定 “可选择”：表示该目录下的文档可在多个相同模板类型的模板中选择使用； “正常文档绑定”：表示编辑或显示某种类型文档时一定使用该模板，同种类 型的模板只能有一个选择正常文档绑定；“临时文档绑定”：表示编辑或 显示某种类型文档时可以使用其他模板； 内容设置 只有“word 显示模板”和“WPS 文字显示模板”能进行内容设置，内容设置 用于显示模板标签与文档属性页的字段关联； 删除删除已选模板； （图 4-1-18） 【说明】在（图 4-1-18）所示窗口中显示的模板是在章节 4.3 模板设置中添加的，具体操 作方法见该章节。 word 显示模板高级应用显示模板高级应用 1在（图 4-1-16）所示页面中，点击“添加”按钮，增加一条记录； 2在“模板类型”下拉列表框中选择“word 显示模板” ，选择一个 word 显示 模板文件，再选择“模板绑定”方式； 3右键菜单点击“保存”按钮； 4点击“内容设置”链接，打开如（图 4-1-19）所示页面，在这里我们可以设 置文档内容显示时自动提取文档属性页上的字段值。 （图 4-1-19） 下表是对页面相关字段的说明： 名称名称字段说明字段说明 模板标签来自于创建 Word 显示模板时定义的标签； 文档属性页字段 即文档页面的字段信息，如：文档标题、文档编号、文档所有者、 部门、主目录等； 5点击模板标签对应的文档属性页按钮，弹出如（图 4-1-20）所示文档属 性字段信息，这里列出了所有的文档属性字段，单击字段即可选中； 重复步骤 5 可以为多个模板标签设置关联的文档属性页字段。 （图 4-1-20） 【说明】选择模板标签“Content”与文档属性页的“主文档”对应， “主题词”与“文档 标题”对应等。 6右键菜单中点击“保存”按钮即可完成 word 显示模板的内容设置。 4.1.3.6 文档属性页文档属性页 文档属性页设置用于自定义文档属性页面的显示效果。 文档属性页设置：文档属性页设置： 1在（图 4-1-1）所示页面的目录树中点击需要设置文档属性页的子目录，点 击“文档属性页”标签页，打开如