DR2001B---文件控制程序.doc

佛山艾诗凯奇电气有限公司程序文件文件控制程序DR2001B编制： 日期：审核： 日期： 批准： 日期：生效日期： 受控印章共6页，第1页文件控制程序DR2001B 共6页，第 2页 1. 目的 本程序规定了质量管理体系文件的控制方法和过程，以确保质量管理体系文件起作用的场合能获得适用文件的有关版本。2. 范围 适用于广东德豪润达电气股份有限公司(以下简称“公司”)的质量管理体系文件的控制。非受控文件可参照执行。3. 职责品质中心稽核部负责公司总部管理类文件的管制和质量手册、程序文件的归口管理。 3.1 直属一厂品管部负责直属一厂管理类文件的管制。3.2 公司总部技术品质中心总师办、直属一厂技术部、品管部、动力工模部负责 各自部门技术文件的控制和管理。4. 定义4.1 技术类文件指包括生产工艺文件，设备（监视和测量装置）操作规程，由技术部门编制的质量标准类文件，产品检验、试验规范类文件、设计开发输入输出，设计开发策划、评审、验证、确认及技术更改文件。4.2 管理类文件不包括质量手册和程序文件在内的管理规范类、系统类文件和外来文件。4.3 文件管理职能部门 指品质中心稽核部、技术品质中心总师办、技术部、品管部、动力工模部等文件控制部门。5. 程序5.1 工作流程描述5.1.1 文件的审核和批准5.1.1.1 质量手册由品质中心稽核部编写，管理者代表审核，总裁批准。5.1.1.2 程序文件由主要职能部门指定人员编写，部门经（或副经）理或总（副总）工程师审核，管理者代表批准。5.1.1.3 管理类三层文件和技术类文件由主要职能部门的主要职责人员编写，指定相关人员审核，部门经（或副经）理或总（副总）工程师批准。5.1.1.4 外来文件由使用部门指定人员审核，部门经（或副经）理或总（副总）工程师批准。5.1.1.5 除非有特殊要求，文件的正文编辑以宋体小四号字为准。文件控制程序DR2001B 共6页，第 3 页 5.1.2 文件的标识和发行登记5.1.2.1 文件的编码5.1.2.1.1 技术类文件在编制完成以后，由相关文件管理职能部门进行编码。编码格式按DR3018B技术文件分类及编写编码规定。5.1.2.1.2 质量手册、程序文件和管理类文件在编制完成之后，由相关文件管理职能部门按下述方法进行编码。 a. 质量手册、程序文件、管理类文件和质量记录的编码格式： DR 版本号 顺序号 文件类别代码 公司代码 b. 文件类别代码 质量手册 1 程序文件 2 管理文件 3 质量记录 4c. 部门代号一览表： 部门代号一览表代号部门名称代号部门名称代号部门名称代号部门名称01总裁室02常务副总裁室03副总裁室04管理者代表05采购控制中心06技术部07人力资源本部08品管部09测试中心10采购部d. 文件版本识别用大写英文字母表顺序表示文件版次顺序，即第一版用A表示，第二版用B表示，以此类推。文件控制程序 DR2001B 共6页， 第4页 5.1.2.2 文件在编制完成和加以文件编码以及版本识别之后，由编制部门组织按5.1.1的方法进行审批。质量手册、程序文件及管理类文件的审批格式见附录8.2 。5.1.2.3 文件的发行登记5.1.2.3.1 文件在经审批之后，由相关文件管理职能部门组织发行。发行前由文件管理职能部门填制“文件发布及回收记录表”，由文件的审核人员和批准人员对文件的发布范围进行核准。5.1.2.3.2 文件的发布范围确定之后，相关文件管理职能部门对即将发布的文件进行复制和标识。对文件进行标识时，在指定的地方加盖 “受控文本”印戳，并在“分发号”处注明文件的受控号。受控号按“部门代号一览表”的代号标识。“受控文本”印戳样式见附录8.1。5.1.2.3.3 文件在由相关文件管理职能部门发布时，由接收部门人员签收。同时如果有文件的作废版本存在，相关文件管理职能部门必须进行回收，并且在“文件发布及回收记录表”中进行登记。如果作废文件由于丢失的原因不能回收，则由相关文件管理职能部门发文声明。5.1.2.3.4 作废文件在集中回收之后，相关文件管理职能部门第一时间在作废文件上加“作废”印戳。如果保留作法律用途或供学习参考用途的作废文本，相关文件管理职能部门在其上面加盖“保留文本”印戳。“作废”印戳和“保留文本”印戳样式见附录8.1。5.1.2.3.5 文件发布之后，相关文件管理职能部门将文件正本进行留存，登记“文件总览表”；同时，各文件接收部门在签收文件之后，应登记“ 部门文件一览表”。5.1.2.3.6 提供给顾客、第三方认证机构或其它相关方的质量管理体系文件属非受控文件。发行前由发行文件管理部门在适宜的位置加盖“非受控文本”章。“非受控文本” 印戳样式见附录8.1。5.1.3 公司总部与直属一厂各文件管理职能部门文件互相发布5.1.3.1 如果存在公司总部与直属一厂各文件管理职能部门文件互相发布时，由 相关文件管理职能部门,将适宜文件的有效版本发布给对方文件管理职能部门，同时提供一份仅经文件编制部门审批,未经受控标识的文件副本。技术品质中心的设计开发输出和其它技术文件的任何更改，参照技术类文件更改实施细则执行。5.1.3.2 对方文件管理职能部门按照文件的性质,协同有关职能部门确定文件的受控范围,经审批后进行文件发布。文件发布时按5.1.2.3执行。5.1.4 文件的保存5.1.4.1 文件在保存期间，由各文件管理职能部门和文件使用部门在必要时建立文件文件控制程序DR2001B 共6页，第 5 页 管制档案，进行标识、编目和索引。5.1.4.2 文件使用部门在使用文件时，对文件进行防护，以确保文件的清晰、易于识别，防止涂改和丢失。5.1.4.3 技术类文件的保存方法按设计文件管理制度执行。5.1.5 文件的更新和更改5.1.5.1 文件的更新5.1.5.1.1 当文件破损严重或遗失时，文件使用部门编制“文件申请单”经相关文件管理职能部门签署同意并进行文件发布。发布时在原“文件发布及回收记录表”的“备注”栏中进行登记。按5.1.2开始执行。5.1.5.1.2 当文件申请审批完成之后，由文件管理职能部门进行标识和分发登记。5.1.5.2 管理类文件的更改5.1.5.2.1 文件的更改方式有划线更改、换页更改和换版更改三种方式。5.1.5.2.1.1 划线更改、 换页更改和换版更改5.1.5.2.1.1.1 当在换页更改和换版更改前时，由原文件编制人员将错误的内容划上横线，在相应错误内容下注明正确的内容并署上名字（或印章），然后由原审核人或批准人任一人核准并署上名字即可。5.1.5.2.1.1.2 当换页更改和换版更改时，由原文件编审部门编制“文件申请单”向相关文件管理职能部门文件主管人员提出更改申请。经签署同意后,由原编审部门核准。5.1.5.2.1.1.3 文件申请更改完成后，由原编审部门组织对需要修改的文件进行编制、审核和批准。按5.1.2执行。5.1.5.2.1.1.4 换页更改时，由文件使用部门在相应文件的“文件更改履历表”（见附录3）上注明更改的页次和更改次数。 例如：A版文件第10页作了第3次更改，则在表中注明“页次10”和在相对应的下面注明“状态A3” 。 换版更改时，由原编审部门变更文件编码，并在相应文件的“文件更改履历表”上注明更改的版次。按5.1.2.1.2执行。5.1.5.2.2 文件在换页或换版更改后，进行文件的标识和发行登记。按5.1.2开始执行。5.1.5.3 技术类文件的更改 技术类文件的更改按照技术类文件更改实施细则执行。6. 相关文件6.1 DR3001B 技术类文件更改实施细则6.2 DR3002B 设计文件管理制度文件控制程序DR2001B 共6页，第 6 页 6.3 DR3018B 技术文件分类及编写编码规定7. 质量记录7.1 D