《公文处理实务》PPT课件.ppt

公文处理实务(二),甄会敏,中共朝阳县委党校,公文处理：是收文机关按照法定程序，及时贯彻文件精神，完成文件部署的工作任务，解决文件提出的问题，是文件及时得到合乎要求的全部处理的过程。,中共朝阳县委党校,国家行政机关公文处理办法第七条规定：“各级行政机关的办公厅（室）是公文处理的管理机构，主管本机关并负责指导下级机关的公文处理工作。”,中共朝阳县委党校,课程安排:一、公文办理的程序和要求二、公文处理中存在的问题,中共朝阳县委党校,一、公文办理的程序和要求(一)收文办理(二)发文办理,中共朝阳县委党校,(一)收文办理局长办公室：局长：小王，现在局里事务较多，你们工作都挺忙的，为了让办公室工作更有条理，局里打算再招聘一位文员，让她做一些基本的文书处理事务。你准备一下，这个周末与人事科李科长一起去人才市场招聘一位，具体要求到时候李科长对你讲，你负责业务面试就行了。,中共朝阳县委党校,火热的人才招聘会办公室王主任与李科长收了一堆简历，经过认真筛选，挑了三份，王主任开始面试甲、乙、丙三人。下面是她们的对话：（请大家仔细看图片，思考一下这三个人究竟应该招聘哪一个？）,中共朝阳县委党校,甲第一个进入：王：你好，请坐！甲：你好，谢谢！王：我们局里想招聘一位办公室文员，主要做文书处理方面的工作，下面请你谈谈这样几个问题好吗？甲：好的。王：请看题板后再回答吧！,中共朝阳县委党校,题板收文办理程序：请应聘者回答前三项的具体操作要领。,签收,登记,审核,拟办,批办,承办,催办,中共朝阳县委党校,甲：签收时，要清点份数，看看对方是否投对了；不是本单位的要退回。登记时，有三种方式：簿册式、卡片式、联单式，常用的是簿册式。审核时，重点主要是对下级机关来文的审核。（甲回答完毕退出，乙进入。同样的题板，只是问题不同。）,中共朝阳县委党校,题板收文办理程序：请应聘者回答第四项和第五项的具体操作要领。,签收,登记,审核,拟办,批办,承办,催办,中共朝阳县委党校,乙:拟办是指对所有来文提出初步处理意见供领导参考。拟办需要秘书有一定的政策水平和专业知识。批办时领导要快些，可用电话告诉秘书批办意见，要贯彻上级文件精神，要直接告知承办部门。（乙回答完毕也退出，丙又进入。还是同样的题板，只是问题不同。）,中共朝阳县委党校,题板收文办理程序：请应聘者回答最后两项的具体操作要领。,签收,登记,审核,拟办,批办,承办,催办,中共朝阳县委党校,丙：承办时一定要快，要学会分清轻重缓急，要有结果。催办时，所有的文书都要催办，一般以打电话为主要形式，发现拖延者给予相应处分。,中共朝阳县委党校,评析甲签收时，要清点份数，看看对方是否投对了；不是本单位的要退回。基本正确。注解：公文签收一般由办公室文秘人员负责，签收的目的是为了明确公文交接双方的责任，意味着公文已经送达。,中共朝阳县委党校,签收要做到四查清：（1）查清信封或封筒上的收文机关名称，是否确属本机关的收文，以防错投错收；（2）查清文件号码与递送人在签收登记上所登的号码是否一致；（3）查清文件封口是否破损，包装是否牢固，如果发现有散包、破封、密封条被拆等情况，应及时追查原因；（4）查清文件的登记件数与实有件数是否相符，防止漏签。,中共朝阳县委党校,登记时，有三种方式：簿册式、卡片式、联单式，常用的是簿册式。正确。注解：收到应当登记的文件，要对文件的来源、编号、主要内容、处理意见、去向等情况进行记录。登记的范围：上级机关文件、平级机关商洽问题并需要回复的文件、下级机关文件。登记的形式：簿册式、卡片式、联单式,中共朝阳县委党校,审核时，重点主要是对下级机关来文的审核。正确。注解：国家行政机关公文处理办法第三十一条：收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的内容主要包括：来文是否应由本机关办理、来文是否符合行文规则、文件内容是否符合国家法律规定、来文涉及其他部门的事项是否已协商、会签。,中共朝阳县委党校,评析乙拟办是指对所有来文提出初步处理意见供领导参考。拟办需要秘书有一定的政策水平和专业知识。部分错误。注解：收文中，并非全部文件都要提出拟办意见。阅件只需要领导和部门了解掌握，不需要批办，直接把它呈送给有关领导参阅就可以了。只有办件，包括转办件和催办件，才需要提出拟办意见。,中共朝阳县委党校,提出拟办意见的范围：（1）上级机关主送本单位并需要落实的文件；（2）本级机关职能部门呈送的请示性文件；（3）下级机关上报的需要答复处理的请示性文件；（4）平行机关或不相隶属的机关主送本单位需要办复的商洽性文件；（5）其他重要文件。,中共朝阳县委党校,拟办应注意:（1）认真研读公文的内容和发文机关的要求，真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况，以便有针对性的提出切实可行的拟办意见。（2）要清楚地掌握有关政策和规定，力求使拟办意见既符合实际情况，又符合政策规定。（3）拟办意见要周到，要综合考虑各方面的因素和影响，但意见不是具体的承办计划或方案，文字要简明、得体。（4）如果同时提出两个或两个以上方案时，应讲究它们的排列次序，一般应将倾向性意见放在前面，以提高效果。（5）意见应工整、清晰地写在文件处理单相应的栏目中，并签注拟办人姓名与日期。（6）当公文所涉及的问题较易处理，对领导者采纳自己的方案有一定的把握时，也可直接草拟复文文稿供审核定夺，以加速办理过程。,中共朝阳县委党校,批办时领导要快些，可用电话告诉秘书批办意见，要贯彻上级文件精神，要直接告知承办部门。不正确。注解：批办是在拟办基础上进行的，一般由领导或负责人批办。有的机关也可采取拟办和批办相结合，直接批办。,中共朝阳县委党校,批办应注意：（1）批办的意见要直接、明确、简明扼要，一定要提出处理该份文件所述问题的原则和方法；（2）指明承办部门或具体承办人，规定承办的时限；（3）凡需要两个单位或者人员共同承办的，必须指出主办单位和主办人，便于承办单位和承办人员具体执行；（4）批办意见必须写在“文件处理单”中的批办栏内，批办人要在批办意见之后署名并注明批办日期。,中共朝阳县委党校,批办的要求：（1）不得越权批办公文。（2）严格控制批办范围，不经批办同样能得到有效办理的公文，已批办过统一的处置意见的公文，他人已有合法、明确而有效批办意见的公文，均不再批办，由有关部门直接处理。（3）批办过程中，如发现公文所涉及的问题是自己无权或确实无法处置的，可将批办改为拟办。（4）采取有效措施监督批办意见的执行结果。,中共朝阳县委党校,评析丙承办时一定要快，要学会分清轻重缓急，要有结果。基本正确。注解：承办是指有关部门或有关人员根据领导的批示或交办机关意见对文件进行具体办理的工作程序。承办要有时限，要求秘书工作要迅速、高效。承办要认真领会批办意见和精神，要做到件件有着落，事事有结果。,中共朝阳县委党校,公文承办有两方面意思：（1）从业务部门来说，承办是指对具体工作问题的执行和处理，像上级的有关政策，要组织学习和贯彻落实；平级机关来函商办的业务问题，要进行调查和办理。（2）从公文处理工作来说，主要是指根据拟办和批办的意见办理复文，指那些必须回复的来文。承办的基本要求:（1）要严格按照领导批示意见办理;（2）加强协商，努力协调各方面关系;（3）要按时办结.,中共朝阳县委党校,催办时，所有的文书都要催办，一般以打电话为主要形式，发现拖延者给予相应处分。不正确。注解：不是所有的文件都要催办，只是上级交办的和明显有时限要求的才催办。要做到紧急公文跟踪催办、重要公文重点催办、一般公文定期催办。若有拖延问题要及时汇报。催办方法：电话催办、发函催办、登门催办、约请承办部门来人汇报。,中共朝阳县委党校,(二)发文办理国家行政机关公文处理办法第二十四条：发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括：草拟、审核、送批、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、归档等程序。,中共朝阳县委党校,审核,签发,复核,用印,登记,分发,发文办理程序:,中共朝阳县委党校,草拟,缮印,归档,秘书办公室：王主任：（对那位刚招聘进来的小张）小张，最近正值业务旺季，局里人手紧缺，所以经常要加班。按照局长的意思，加班费如何计算，他让我们先拿出个初步意见来，待他同意后下个通知。所以你先起草一下这个通知，注意一定要按国家相关法律法规来写。小张：好的，我马上就写。,中共朝阳县委党校,第二天：王主任：小张，昨天让你写的通知草稿怎么样了？小张：哦，早完成了，昨晚我就放到局长办公室了。王主任：放局长那儿去了？这么快？小张：有什么不对吗？不是说局长看过同意就发吗？王主任：那你的底稿还有吧？拿来我先看一下。小张：你也要看？对不起，我不知道。哦，这还有一份，你看吧。（王主任看草稿）,中共朝阳县委党校,局关于加班费计算方法的通知各位同仁：鉴于目前局里业务红火，大家加班劳累，比较辛苦，但这是没办法的事，不可能再招较多员工，只好大家咬紧牙关，共渡难关。当然，不会让大家白忙活，局里一定会根据国家相关法律法规发放加班费的。下面将有关事项通知如下：一、发放对象：局内所有员工。二、发放时段：八小时以外。三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事口头或书面证明。办公室二oo五年六月二日,中共朝阳县委党校,实训题（一）小张发文程序有问题吗？按照你的理解，说说她应当如何做。（二）这份通知有问题吗？若有，请作修改。,中共朝阳县委党校,实训题参考答案：小张所写草稿不经王主任审核就直接送到局长处是不对的，她违背了办公室的发文办理程序。下面我们就具体介绍一下发文办理程序：,中共朝阳县委党校,1.草拟草拟是秘书人员拟出文书草稿的过程。此项过程为：领导交拟领会领导意图收集组织材料构思讨论修改送领导审阅注解：小张少了“讨论修改”这一步。,中共朝阳县委党校,草拟公文的要求：符合国家的法律、法规及上级机关的指示精神，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。全面、准确地反映客观实际情况，提出的要求、措施切实可行。开门见山，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清晰，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅简短。正确使用格式、文种。公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和主送机关的行文关系确定。（5）对涉及其他部门职权范围内的事项，应当与有关部门协商，取得一致意见后方可行文，并请相关部门负责人会签.（6）联合发文时，公文一般由主办单位起草。（7）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引用标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日，而不应写03年等。（8）结构层次序数。第一层为“一”、第二层为“（一）”第三层为“1”、第4层为“（1）”。（9）应当使用国家法定计量单位。（10）公文中的数字，除成文日期，词组，惯用语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,中共朝阳县委党校,局关于加班费计算方法的通知各位同仁：鉴于局里业务繁忙，人手紧张，各部门加班工作比较频繁，敬请大家在完成工作任务的前提下注意休息。局里将根据国家相关法律法规发放加班费。下面将有关事项通知如下：一、发放对象：局里所有加班员工。二、发放时段：法定工作时间（八小时）以外。三、发放的标准：个人每小时平均工资的三倍。四、注意事项：加班员工要有部门领导签字和最少一位同事书面证明。办公室二oo五年六月二日,中共朝阳县委党校,2、审核国家行政机关公文处理办法第二十七条：公文送负责人签发前，应当由办公厅（室）进行审核。在送领导审阅之前，对草拟好的文书要进行审查，这项工作由办公室负责。注解：题中小张没有经办公室审核，就直接把草稿送到局长办公室是不对的。审核的重点:是否确实需要行文行文方式是否妥当是否符合行文规则和拟制公文的有关要求公文格式是否符合本办法的规定等。,中共朝阳县委党校,公文审核应该做到六查：一查矛盾抵触；二查政策界限；三查措施落实；四查程序手续；五查文字表达；六是查公文格式。,中共朝阳县委党校,3、签发签发是发文机关领导人对文稿进行最后审定、签署印发，是机关领导人履行职权、承担责任的体现。国家行政机关公文处理办法第二十八条规定：以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。,中共朝阳县委党校,领导签发公文应注意：（1）签发人对文件在政治、政策、指导思想等主要方面负有完全的责任，必须对文稿从内容到文字进行严格的审核和修改，确保准确无误。（2）签发意见明确、具体。（3）有些文件可以签在文件的落款处，就是在本人职务名称后空两格写姓名，然后直接把这个文件发出去。（4）不能用画圈代替签发意见。（5）修改、签发文稿时，字迹要清楚，签发位置应在规定的范围内。（6）不是特别紧急的情况，领导不要接收和签发未经办公部门核稿并提出送审意见的“倒流”文稿。,中共朝阳县委党校,4、复核复核的重点：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。,中共朝阳县委党校,校对工作的具体要求是：（1）根据定稿进行校对，改正清样上的错别字，去掉多余，填补缺漏，改正接排、字体和字号等方面的差错。（2）检查版式、标题和图表有无偏斜，数码是否连贯，行距、字距是否匀称，文眉边角是否排对，版面是否美观。（3）核对引文及人名、地名、工具、技术名称、数字是否有误。（4）检查版式是否符合公文规定的格式，有无需要调整和改版之处。,中共朝阳县委党校,5、缮印经过签发、审核、校对程序后，对定稿的公文进行缮印。缮印的形式：缮写、打印、复印、胶印等。,中共朝阳县委党校,6、用印指在制成的公文上加盖印章。用印时要注意：（1）检查原稿上有无领导签字，有领导签字并确认符合规定的，才能在制成的公文上加盖机关印章。（2）加盖印章的公文份数要与原稿标明的印刷份数相同。（3）用印位置应在落款正中央，上不压正文，印章下沿要稍稍压盖在落款年、月之上（骑年压月）。（4）印章必须端正、清晰，切勿歪斜或颠倒。（5）以机关领导名义行文时，应在本人职务名称后空二字签署姓名或加盖个人名章。,中共朝阳县委党校,7、登记文件签发之后，直到发出，其中各环节必须进行登记，以备查找。8、分发包括分装和发出两个环节。,中共朝阳县委党校,9、归档分为立卷和归档两部分。（1）立卷是指把已经办理完毕的公文，根据其相互联系、特征和保存价值分类组成案卷的整理过程。立卷的方法有很多，像按作者的特征立卷、按问题的特征立卷、按时间的特征立卷、按名称的特征立卷、按地区的特征立卷等等。,中共朝阳县委党校,（2）归档就是将立卷后的案卷定期向机关档案部门移交的过程。归档范围：根据机关档案工作条例第十一条规定，凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），经文书部门或业务部门整理、立卷后，应定期向档案部门移交。,中共朝阳县委党校,归档要求：（1）应归档的文件材料齐全、完整；（2）文件和电报按其内容的联系，合并整理、立卷；（3）归档文件材料，应保持他们之间的历史联系，区分保存价值，以便保管和利用。,中共朝阳县委党校,二、公文处理中存在的问题（一）标题不规范1、标题不全2、乱用文种3、隶属不清4、标题不精5、滥用符号,中共朝阳县委党校,1、标题不全（1）随意省略发文机关误例:关于2004年党支部工作要点的报告（2）随意省略事由误例:朝阳市人民政府决定.朝阳市水务局关于大凌河改造的请示.朝阳市人民政府关于粮食问题的通知（3）随意省略文种误例:朝阳市环保局关于召开全市水土保持工作会议的有关事宜,中共朝阳县委党校,2、乱用文种（1）请示报告不分主要表现在:1)报告写成请示2)请示写成报告3)请示报告并用例如:,中共朝阳县委党校,请示与报告的区别：1）从公文处理上讲，报告属阅件，请示属办件；报告一般不需要办理、回复，而请示则应办理、批复，要有明确回音。2）从功能上讲，报告主要是向上级机关汇报情况，反映问题，提出建议，供上级机关决策参考；请示则是请求上级机关给予指示、解决困难、答复问题。3）从内容上讲，报告的内容比较广泛，涉及的面可大可小，篇幅可长可短，形式也比较多样；请示则不同，内容比较单一，要求必须一文一事，基本上结构就事由、请示事项两部分，篇幅一般都不长。4）在行文格式上，报告比请示较少限制。,中共朝阳县委党校,（2）函呈不分主要表现在:一是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题不用“函”而错用“请示”或“报告”；二是向无隶属关系的有关主管部门请求批准不用“函”而滥用“请示”和“报告”；三是答复上级的询问不用“报告”而误用“函”；四是向上级机关请求指示不用“指示”而误用“函”。,中共朝阳县委党校,函的行文要点：第一，函是平行公文。第二，“函”作为文种使用，最重要的不是内容，而是其受文单位。第三，函的形式多样，不拘一格。第四，用函请求批准事项、征询答复问题、商洽工作的时候，受文单位研究同意的事项、答复问题要使用复函；请求批准单位的“函”结束语应使用“请复函”的字样。,中共朝阳县委党校,（3）乱用“两告一通”即:公告、通告、通知公告是用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的。公告的发布机关仅限于国家最高行政机关或权力机关及其工作部门，省、自治区、直辖市的行政机关。省以下的行政机关一般不使用公告，其它行政机关、社会团体、基层单位也不能制发公告。例如:,中共朝阳县委党校,3、隶属不清这类问题常出现在转文性通知当中。根据被转文件发文机关的不同，转文性通知可分为三类，即批转、转发、印发。规范：转发上级批转下级印发本级,中共朝阳县委党校,误例:（1）朝阳县人民政府关于印发朝阳市人民政府关于加强基层民兵工作的意见的通知更正：“印发”改为“转发”（2）中共双塔区委办公室关于批转朝阳市委书记在会议上讲话的通知更正：“批转”改为“印发”,中共朝阳县委党校,4、标题不精主要体现在两个方面:(1)使用长句误例:局关于认真做好汛期水库防汛和淤地坝防汛工作及进行汛前安全大检查的通知正确:局关于认真做好各类水利工程防汛工作的通知,中共朝阳县委党校,(2)用词重叠误例:1)局关于申请解决淤地坝工程建设前期费的请示误例:2)朝阳县人民政府关于转发朝阳市人民政府关于转发辽宁省人民政府关于转发国务院关于坚决制止占用基本农田进行植树等行为的紧急通知的通知的通知的通知解决用词重叠问题的方法:一是省略重复词语；二是简化被转发文件的发文机关；三是文号替代标题；四是删去中间层次。,中共朝阳县委党校,5、滥用符号国家行政机关公文处理办法第三章公文格式第十条第六款中明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。误例:（1）中共区党委办公室关于印发书记在会议上讲话的通知（2）局关于加强水利工作为“三化”服务的意见正确:(1)中共区党委办公室关于印发书记在会议上讲话的通知(2)局关于加强水利工作为工业化和城镇化及农牧业产业化服务的意见,中共朝阳县委党校,(二)违反行文规则1、报送不规范2、滥发文件3、行文关系混乱,中共朝阳县委党校,1、报送不规范主要表现在：（1）非领导同志交代直报的文件，违规直接报送领导个人。（2）倒行文。2、滥发文件主要表现在：（1）所发公文属可发可不发之列;（2）所发公文只是照抄照转上级的公文。,中共朝阳县委党校,3、行文关系混乱主要表现在：（1）应该党政分开行文的未分开行文；（2）部门行文“升格”为领导机关行文；（3）越级行文；（4）部门内设机构对外行文。,中共朝阳县委党校,(三)公文格式不规范1、版头使用中的常见问题2、发文字号中的常见问题3、签发人标注中的常见问题4、主送机关中的常见问题5、附件标识中的问题6、发文机关标识中的问题7、成文日期标识中的常见问题8、主题词标识中的常见问题,中共朝阳县委党校,1、版头使用中的常见问题（1）版头混用。（2）使用非标准版头。（3）使用没有版头的白纸印发文件。,中共朝阳县委党校,2、发文字号中的常见问题（1）年号不全。如：将“2007”省略为“07”。（2）括弧不对。发文年度应用六角括弧“”括入。错用成圆括弧“（）”、方括弧“”、方头括弧“【】”。（3）位置不当。将发文年度位置提前到了机关代字前面。如：将“发2007号”错为“2007发号”。（4）序号累赘。发文顺序号中多加了“0”变成“0”。（5）一文多字号。联合发文时并用了几个单位的发文字号。（6）一字号多文。用同一发文字号制作两份不同的文件。（7）跳号。没有按自然数的顺序依次排列，中间出现跳号现象。,中共朝阳县委党校,（8）字第搭配不当。正确的是“字”在年号之前，不用“第”；前面用“字”，后面用“第”；前面无“字”，后面就不应有“第”。常见的错误是：有“字”无“第”或有“第”无“字”。但“字”、“第”均省去是正确用法，如：委2007号。（9）自制发文字号。未按规定要求编制发文字号。误例：,中共朝阳县委党校,3、签发人标注中的常见问题（1）上行文未标注签发人姓名。公文处理规定要求上行文必须标注签发人姓名。（2）下行文标注了签发人姓名。下行文不要标