《公文写作与处理》PPT课件.ppt

公文写作与处理,市政府办公厅吴为为,巴中市放假通知：“中秋节”变“端午节”,“关于2008年中秋节放假安排的通知”“各县(区)人民政府，市级各部门，市经济开发区商贸园、工业园管委会：根据四川省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于2008年部分节假日安排通知的通知安排，2008年中秋节放假三天节假日期间，各地各部门要妥善安排好值班和安全、保卫等工作，遇有重大突发事件发生，要按规定及时报告并妥善处置，确保人民群众度过一个祥和平安的端午节。”错了两个字，4个人被问责，3个人丢了官。9月12日，巴中市多个市级部门都向工作人员宣读了这份问责通报。,锦江区法院判决书：原告变被告,2010年，锦江区法院在一份判决书中出现三处明显错误，其中把原告与被告都搞反了，这件事引发了网络的非议。春城书记对此作出了重要批示。批示的大意是：这种马大哈现象有一定的普遍性，今年两办要牵头认真整治一下这种在岗不敬业的马大哈作风。,2011年46月报送市政府公文质量测评情况,典型问题1、行文关系错误。2、逻辑关系混乱。3、表述不规范或有误；（职务表述不规范；单位简称表述不规范；表述与事实不符；前后表述不统一；引用文件有误；时间表示有误等）4、文种使用错误。5、错字、别字、多字、漏字等情况时有出现。6、未按要求标注信息公开类别。7、规范性文件未设置有效期。8、公文格式不规范。9、数据表述出现差错。,第一部分：公文写作与处理基础知识一、公文的概念、特点和作用,（一）公文的概念公文是党政机关、社会团体、企事业单位按照特定的体式，经过一定处理程序制成的书面文字材料，是处理和记载公务活动的一种重要工具。,（二）公文的特点,1、作者的法定性。所谓法定的作者，是指依法成立并能以自己的名义行使法定的职能、权利和承担相应任务、义务的机关或组织。党政机关、社会团体、企事业单位等，都是依据党章、宪法、法律、法规和规章等成立而合法存在的。他们都是法定的作者。2、特殊的工具性。公文是各级党政机关、社会团体、企事业单位传达贯彻党和国家的方针政策、实施领导与管理、办理各项公务的重要工具。,3、法定的权威性。公文的权威性和合法效力，来自它的制成机关的权威和合法地位，是由制成机关的法定职权决定的。只有在制发公文机关的职权范围内，它所制成的公文才具有权威和效力。如果制文机关超越了自身的职权范围而制发的公文，是不生效的，即不具任何强制性和约束力。4、体式的特定性。公文不仅有特定的种类，还有特定的格式。公文体式的规范化，有利于加强对公文的科学管理，维护公文的权威性，有利于机关处理公务，保证公文的特定效力。5、严格的程序性。公文制发必须履行法定程序与审批手续才合法有效。,（三）公文的作用,1、明法传令作用国家机关以公文的形式发布政令、法规、规章。对于维护正常的社会秩序、工作秩序，安定社会生活，保障人民的合法权益都有着极其重要的作用。2、领导指导作用。党和国家的各级领导机关经常通过它所制发的公文来传达工作部署、意见和决策，对下面各条战线，各个地区的工作进行具体领导与指导。,3、联系沟通作用。一个机关的工作活动，必然会经常的、大量的与上下左右的机关发生工作联系。例如向上级机关请示问题，报告情况；向下级机关答复问题以及向平级机关、不相隶属机关联系、商洽工作等，都需要通过公文进行联系。4、宣传教育作用。党和国家各项方针政策的贯彻执行，各项工作任务的完成，首先要通过宣传教育统一思想，提高认识，增强广大干部和群众的积极性和自觉性。其中许多公文不仅是进行宣传教育工作的重要依据，也是很好的教材。,5、凭据记载作用。每一份公文的形成和产生，都反映了制文机关的工作活动，是机关处理有关工作的依据，具有非常明显的凭证作用和记载作用。公文的这一作用，不仅显示在现实工作中，而且当其失去现实执行效用，转化为档案后，许多公文仍具有历史凭据和记载作用。,二、公文的种类,（一）公文的分类1、从公文的来源分：（1）收来文件，简称收文。由外机关制成。（2）对外文件，简称发文。由本机关制成。2、从公文的秘密等级分：密级公文：（1）秘密级；(2)机密级（3)绝密级内部公文：介于保密性与公开性之间公开性公文：,3、从公文的行文方向分：（1)下行文。指上级机关向所属的下级机关的发文。(2)上行文。指下级机关向所属的上级机关报送的公文。(3）平行文。指平行机关或不相隶属机关之间来往的行文。4、从公文的使用范围分：（1）通用公文。指在党、政、军机关、社会团体、企事业单位等组织普遍使用的公文。我们通常指的公文或机关公文，主要是指这部分公文。（2）专用公文。指在一定的工作部门或业务范围的工作活动中，根特殊需要使用的文书。例如：经济文书、司法文书、外交文书、会计文书等。,（二）通用公文的种类1、行政机关公文种类，共15种，分别是：（1）决议；（2）决定；（3）命令（令）；（4）公报；（5）公告；（6）通告；（7）意见；（8）通知;（9）通报；（10）报告；（11）请示；（12）批复；（13）议案；（14）函；（15）纪要。,各文种的使用有严格的统一规定，不能随心所欲，马虎乱用，否则将造成行文混乱，给机关工作带来损失。在制发公文时，到底应该使用什么文种，应注意三点：一是本机关的职能权限；二是本机关与公文主送机关之间的行文关系；三是发文的具体目的与要求。（确有必要，讲究实效，注重针对性和可操作性）,三、公文的行文关系,（一）机关与机关之间的工作关系大体可划分为以下四类：1、隶属关系在同一系统中（主要指“块块”），上下级机关之间存在领导和被领导的关系。2、事属关系（又称业务指导关系）在同一业务系统中（主要指“条条”），上下级机关之间在业务工作中存在指导和被指导的关系。3、不相隶属关系不同系统机关之间的关系。4、平行关系职级相同、相似的机关之间的关系。,（二）行文方式根据行文制度的规定，机关之间的行文方式可分为三类：1、下行文的行文方式。（1）逐级行文采取逐级下达或只对直属的下一级机关的行文方式。（2）多级行文较高级的机关根据工作需要，采取同时下发给下级几级机关的行文方式。（3）直贯到底行文只对下级某一机关或直达基层机关和人民群众的行文方式。,2、上行文的行文方式。（1）逐级行文下级机关向直属的上一级机关的行文方式。这是上行文最基本、最常用的行文方式。除特殊情况外，下级机关均应向所属的上一级机关报告或请示工作，不得越级行文。（2）越级行文在特殊情况下，下级机关可以越过自己的直接上级机关向更高级的机关直至向中央行文的方式。3、平行文的行文方式。不相隶属机关之间、平行机关之间均采取平行行文方式。,（三）行文规则总的原则：行文关注根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。尤其是请示性公文。,上行文原则,1、原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。2、党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或授权；属于部门职权范围内的事项应当直接保送上级主管部门。3、下级的请示事项，如需以本级机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。4、请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。5、除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。6、受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。,下行文原则,1、主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。2、党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以有政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。3、党委、政府的部门在各自职权范围内可向下级党委、政府的相关部门行文。4、涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。5、上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。,联合行文原则1、同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职责范围内的工作，不得联合行文。2、属于部门职权范围的事务，由部门自行行文或联合行文。联合行文应明确主办部门。同一系统的平行机关联合行文，应将主办机关排列在前；不同系统的平行机关联合行文，应将党的机关排列在前。3、部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。,第二部分：公文的格式,一、公文的格式为保证公文的完整性、准确性和有效性，以及方便文书处理工作，中共中央办公厅和国务院分别制发了中国共产党机关公文处理条例和国家行政机关公文处理办法，对党政机关公文的格式作了具体规定，必须严格遵守，不得自行其是。按照国务院办公厅秘书局对公文格式的规定，将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。,（一）眉首。公文首页红色反线（长156mm）以上各要素统称眉首。1、发文机关标识（版头名称）。三种样式：机关全称或规范化简称+文件机关全称+（文种）下行文、平行文发文机关标识上边缘至上页边62mm的距离。上行文发文标识上边缘至上页边117mm的距离。如果多家机关联合行文，首页必须保证显示正文，必要时可缩挤眉首部分。,2、发文字号。由机关代字、年号、顺序号组成。年号要用全称，用六角括号括入，不能使用圆括号或方括号。发文字号的作用是便于对公文的分办、查询、引用和保存归档。机关代字以尽量简化为好。发文字号的位置：下行文、平行文在红色反线上方居中排列；上行文在红色反线左上方，左空一字排列。3号仿宋体字。,3、签发人。上行文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，右空一字。联合行文，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人从第二行依次顺排，至红色反线距4mm。签发人3字用3号仿宋字，全角冒号，签发人姓名用3号楷体字。4、秘密等级和保密期限。3号黑体字，顶格标识在版心右上角。如有保密期限，秘密等级和保密期限用五角星隔开。秘密等级从高到低为“绝密”、“机密”和“秘密”。,5、紧急程度。3号黑体字，顶格标识在版心右上角。如有秘密等级，紧急程度标识在第2行。紧急程度分为“特急”、“急件”两级。电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。6、份数序号（简称份号）。所谓份号，是对同一份公文的逐份编号。办法规定，对带有密级的公文必须编制份号。其他公文，根据需要确定。其位置在版心左上角。例如：.01或01，位数不作规定。,（二）主体。1、公文标题。红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排列；回行时，注意词意完整，排列对称，间距恰当。（1）完整标题。三部分组成：发文机关+事由+文种例：XX市人民政府关于做好城乡综合治理工作的通知（2）省略式标题：省去发文机关。例：关于购买三辆执法车辆的请示省去事由。例：XX市城建局通告省去发文机关、事由，即以文种作标题。一般不用。例：命令、通知、公告、通告（3）转发式标题,2、主送机关（上款、抬头）。即对所收受的公文进行主要办理、执行和知晓的机关。有多个主送机关的公文称普发性公文；只有一个主送机关的公文称专发性公文。其位置在标题下空一行，左侧顶格用3号仿宋字标识，回行时仍顶格；最后一个机关名称后用全角冒号。标识主送机关可用全称、规范化简称或同类型机关统称。3、公文正文。主送机关下一行，每自然段左空2字，回行顶格。用3号仿宋体字。小标题可用3号黑体字或3号楷体字。,4、附件。公文如有附件，在正文下空一行，左空2字，用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。如有两份以上附件，每份附件标注番号（如“附件：1XXXXX”），附件名称后不加标点符号。附件序号的名称要与附件名称一致。附件应与正文一起装订。如不能一起装订的，要在附件左上角标明正文发文字号并同时标识“附件”（或带序号）。,5、发文机关署名。署发文机关全称或规范化简称。6、成文日期。成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。成文日期必须年、月、日齐全。国家行政机关公文的成文日期用汉字小写数码；党的机关用阿拉伯数码。单一发文机关的公文成文日期标识在末页的右下方，右空4字。,7、印章。（1）、单一发文印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。加盖印章应上距正文一行之内，端正居中下压成文日期。盖印的方式有两种：一种是下套方式，另一种是中套方式。下套方式：适用于带有国徽、下弧没有文字的印章。即以印章的下弧压在成文日期上即可。中套方式：适用于行政机关部门的印章或专用印章。即以印章的中心线压在成文日期上，也就是骑年盖月。,（2）联合行文印章联合行文需盖两个印章时，应将成文日期居中拉开，左右各空7字；主办机关在前，两个印章均压成文日期，相距3mm。加盖3个印章时，列为一排，不压成文日期，成文日期的位置与单一机关公文相同。4个以上印章应两行以上排列，每行最多3个。加盖两个以上印章时，应列出发文机关名称（可简称），并各自用印章压盖。党的机关所制发的普发性公文，不加盖印章同样有效，但须标识发文机关名称；国家行政机关的公文，一律要加盖印章才有效。8、附注。,（三）版记。1、主题词。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。2、信息公开类别主动公开、依申请公开、不予公开信息公开类别用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；类别用3号小标宋体字3、抄送机关。所谓抄送机关，是指收受的这份公文不由该机关主办，但须协同办理或知晓这份公文的机关。抄送机关的位置在信息公开类别下一行；左右各空一字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后用全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个机关用句号。抄送机关上下各置一条反线。4、印发机关和印发日期。位于抄送机关下反线之下（无抄送机关在主题词下）占一行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发机关一般为办公厅（室）或文秘部门。,（四）公文用纸及印制标准。国家行政机关采用国际标准A4型（210mm297mm）国家行政机关公文页面印制的规格是：版心尺寸为156mm225mm，每页纸排印22行，每行28字。,A4型公文用纸页边及版心尺寸,第三部分：几种常用公文的正文写作,一、通知通知的用途很广泛，在公文使用中占有相当大的比例，应当熟练掌握写作通知的基本技能。（一）用途：1、批转下级机关，转发上级机关、不相隶属机关和平级机关公文。2、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。3、任免人员。,（二）分类：1、批示性通知。领导机关在发布某些行政法规和规章时，或者在批转下级机关公文时，或者在转发上级机关、平级机关和不相隶属机关的公文时，常加上本机关的意见或评价，以通知的形式下发给所属的下级机关“遵照执行”，“认真贯彻执行”，“研究执行”或“参照执行”等。这类通知属批示性通知。例如：成都市人民政府办公厅转发省政府办公厅关于加强汶川特大地震灾后恢复重建工作的通知的通知印发：本机关制作的文件转发：上级机关或下级机关的文件,2、指示性通知（工作部署性通知）。上级机关对下级机关的某项工作有所指示，有所安排，而根据公文内容又不宜用“命令”或“指示”时，使用这种通知。这类通知带有指导性和指示性，要求下级机关贯彻执行，政策性很强，因此要求写得符合实际，切实可行，文字要通顺达意，准确精炼，使下级机关一看就知道要求他们解决什么问题，为什么解决这些问题，采取什么措施解决这些问题。例如：成都市人民政府办公厅关于做好2011年全市应急管理工作的通知。,3、事项性通知。在上级机关的有关事宜需要下级机关知道或办理时，可以使用这种通知。有时也可以在平级机关之间使用，但不需执行和办理。如机构成立、合并、请下级机关报送有关材料等，都可用这种通知。这种通知，要把通知事项写清楚、具体、实实在在，让收文机关一看就明白情况和动态。例文：中共成都市委办公厅成都市政府办公厅关于印发成都市天府新区建设委员会及其办公室主要职责的通知,4、会议通知。上级机关要召开比较重要的会议，提前向下级机关发出的书面通知，就是会议通知。会议通知要把会议名称、会议内容、会议时间与地点、参会人员、报到时间以及注意事项等一一交待清楚。写作顺序可根据写作的具体情况而定，但必须将事项讲明白，不能丢三落四，含混不清，以免给参加会议人员带来不必要的麻烦，影响会议的正常进行。,5、任免通知。上级机关在任免下级机关的领导人或上级机关有关任免事项需要下级机关知道时，所发的通知，称任免通知。这类通知写法简单，一般只要写清楚任免的依据，任免的时间、机关以及被任免人员的姓名和职务即可。有的需要注明“享受某某待遇”，“另行分配工作”等。,（三）结构：1、标题一般应为全结构，有的可简化。对特殊情况的通知标题，可在“通知”前加上特殊内容，如“紧急通知”、“重要通知”、“补充通知”等。2、不能缺主送机关。3、结尾可用“特此通知”、“请查照办理”等特殊用语，表示效力和要求，或不用。,（四）写作要点：1、通知正文一般由三部分组成：（1）开头部分，写明发通知的原因和目的。（2）主体部分，写明通知的事项和内容。这部分既可用条文式写法，也可一气呵成，根据具体情况而定。（3）结尾。可以用特殊用语作结，也可不用。有的用一小段文字提出号召、希望、要求等，以此作结。2、无论是哪种类型的通知，都要求正文写得明确具体，条理清楚，文字畅达。（五）行文：下行、平行。,二、通报（一）用途：表彰先进，批评错误，传达重要情况。（二）分类：1、表彰性通报-表扬好人好事和先进典型。例如：成都市人民政府关于表彰20082010年度爱国卫生工作先进集体和先进个人的通报,2、批评性通报-批评错误和通报事故。3、情况性通报-传达重要精神或者情况。例如：成都市人民政府办公厅关于2011年46月报送市政府公文和文稿质量测评情况的通报,（三）结构：1、标题一般为全结构，有的可简化。2、正文一般为四部分组成，视情况形成自然段。3、结尾可用特定用语，或不用。,（四）写作要点：1、表彰性通报和批评性通报的正文内容，一般包括四部分：（1）主要事实。简要交待事情的背景、起因、经过、情节、表现。取材要有典型性、代表性，要抓住事物的本质，集中说明通报的主题，详略得当，切不可“记流水帐”。表彰性通报要突出模范事迹；批评性通报要指出主要错误事实。总之，应生动感人，使读者看到活生生的事例。（2）分析事例的教育意义。表彰性通报，需要分析先进事迹的主要精神和意义；批评性通报，需要分析产生错误的主观、客观原因和教训。（3）作出决定。给予当事人奖励或者处分。（4）结尾。表彰性通报一般要提出号召和具体要求；批评性通报一般要指出今后防止和杜绝类似事件发生的主要措施和要求等。,2、情况性通报正文的内容一般包括两部分：（1）开头部分说明情况。（2）后部分提出应该注意的问题和要求。3、写作通报时，要注意四点：（1）要适时。通报时间性强，应抓住时机，及时撰写。如果时过境迁，就可能失去指导和教育意义。（2）要典型。通报内容必须是经过选择的典型事件。表彰的事例要有感召力和鼓舞作用；批评错误的通报要有警诫作用。（3）要实事求是。对材料要反复核实，切不可夸大或歪曲事实、推论或者虚构情节。否则会适得其反，失去推动和指导作用。（4）简炼平实。文笔要简炼、生动、平实无华。（五）行文：下行。,三、报告（一）用途：1、向上级机关汇报工作，反映情况，陈述意见，提出建议。2、答复上级机关的询问和交办事项的处理结果。3、向上级机关报送文件、物件。,（二）分类：1、工作报告-用于总结工作经验，汇报工作进展情况或提出今后工作意见的报告。2、情况报告-用于反映情况，陈述意见，说明理由的报告。3、答复报告-用于答复上级机关询问的报告。4、报送报告-用于向上级机关报送文件或物件时使用的报告。以上四类报告，是按内容来分的。其实这些报告，都可算作工作报告，分类也只是相对而言。常用的报告，主要有工作报告和情况报告。,（三）结构：1、标题一般都省去发文机关，只写事由和文种。2、如果是特殊的报告，如“紧急报告”、“检讨报告”、“事故报告”等，可在标题中注明，以引起收文机关注意，便于按要求及时处理。3、结尾有特定用语。,（四）写作要点：1、报告的正文一般由三部分组成（三段式结构）。（1）开头部分。简要说明报告的原因和目的。做到集中概括，开门见山，切忌转弯抹角，不着边际。如主体部分是条文式，用“现将有关情况报告如下”之类的承启用语领起报告的具体内容。（2）主体部分。写报告的具体事项、做法和效果等。多采用条文式的方法写作。注意目的性、针对性、简明性。,（3）结尾。常用“特此报告”语。以上特定结语均不对上级机关带有要求性。如需上级机关批转的工作建议性报告，一般用“以上报告如无不妥，请批转XXX遵照执行或参照执行或研究执行”等作结语。2、报告的内容要重点突击，条理清楚，不作详细叙述。3、情况、问题要真实准确，事实、数据要可靠无误。（五）行文：上行。,四、请示（一）用途：向上级机关请求指示、批准。（二）结构：1、标题一般由发文机关、事由和文种构成。2、结尾有要求性的特定用语。,（三）写作要点：1、请示的正文，一般分三部分（三段式结构）（1）开头部分。写明请示问题的原因和理由。（2）主体部分。提出请示事项，并提出对问题的看法或处理意见。（3）结尾。以表明目的的请求语作结。一般用“特此请示”结语。如属批转性请示，则用“如无不妥，请批转XX遵照执行”作结。2、请示内容只能一文一事，切忌一文数事，以免机关之间、部门之间涉事牵扯，误时误事。3、请示事项中如有涉及其他机关或有关部门的工作问题，应预先征询这些机关或部门的意见，并在请示正文中将征得的意见予以说明。,（四）行文：上行。请示只能有一个主送机关。即使受双重领导的机关也只能主送一个主管请示事项的上级机关，不能多头主送，以防止受文机关之间推诿、扯皮。如需有关的其他上级机关了解，可以抄报。但一般不能平抄，绝不可下发。（五）报告与请示的异同。报告与请示，同属上行文，有相似之处，更有明显的区别，不能混同使用。如果把“请示”写成“报告”或“请示报告”都是不正确的。,请示与报告的相同点和不同点,相同点：1、格式相同（1）基本结构相同。（2）只有一个主送机关。（3）结尾有特定用语。2、行文方向相同，都属上行文。不同点：1、行文时间不同：请示必须在工作前行文。除建议性报告在工作前行文外，其他报告都在工作后或工作中行文。2、行文目的不同：请示需上级机关审核批复。报告只需上级机关了解情况，掌握动向，无须答复。3、行文范围不同：请示只能上报，一般不平抄，决不可下发。报告除上报外，有的可平抄、下发。,五、批复（一）用途：答复下级机关的请示事项。（二）结构：1、标题为全结构。一般不用省略式标题。2、正文中的情况、理由部分可略，因原请示中已有。3、结尾有特定用语，也可不用。,（三）写作要点：1、正文开头，要引叙来文机关代称、来文时间、来文标题和来文字号，有的也可只引叙其中某两部分或三部分，以此作为批复的依据和原因。2、正文主体，即批复的内容，应当针对来文提出的问题和要求，逐一明确答复同意或不同意，不能模棱两可。如果不同意，应简单说明理由。如果部分同意，部分不同意，则应对不同意的部分简要说明理由或提出具体处理办法。3、结尾用“特此批复”、“此复”等作结语，也可不用。,4、注意问题：（1）标题要准确，答复事项要符合政策、法规。（2）正文要有“引叙”，批复内容应力求简明、扼要，注意排中律。（3）迅速及时。按办文时限尽快回复，一时答复不了的问题，要按办文规定向请示机关说明原因，不得随意压案。（四）行文：下行。批复只能主送请示机关。必要时，可抄送有关单位。,六、函函，包括公函和便函，这里专指公函。（一）用途：1、机关之间商洽工作。多用于平行机关或不相隶属机关。2、机关之间询问和答复问题。上行、下行、平行都可以，但主要适用于平行机关和不相隶属机关。对于上行所询问的事项和下行所答复的事项，仅限于事务性或事项性问题，如属重要事项，应用请示和批复。3、请求批准和答复审批事项。只适用于平行机关和不相隶属机关。,（二）分类：1、从函的格式分：（1）公函，或称函。其格式完整，有公文版头，发文字号，标题等，并盖机关印章，属正式公文（2）便函。不属于正式公文，无完整的公文格式，其作者既可以是法定的机关，也可以是机关内部的职能部门。2、从函的行文方向分：（1）发函主动向其他机关发出的函。（2）复函针对来函答复相应商请发出的函。,（三）结构：1、标题可全结构，也可省略发文机关。2、正文三段式结构。如果内容简短，可一气呵成，不必分段。3、结尾一般都有表明目的和要求的特定用语，也可不用。,（四）写作要点：1、公函篇幅短小，一般不分段，但正文仍是三段式结构。（1）开头说明发函的原因；如属复函要引叙来函单位代称、日期、标题和文号，也可引叙其中某些部分，作为复函的依据。（2）中间说明联系、商洽的问题和意见；复函要针对来函提出的问题和要求，一一答复对方。（3）结尾以特定用语作结。要求对方答复的发函用“请复函”、“即请复函”等；不要求对方答复的发函用“特此函告”、“特此函达”等；复函用“特此函复”等语。2、公函在机关之间一般不具有指挥和指示作用，但上级机关下发的公函在业务上有指导作用。3、写作要专一集中，简短通畅，无须过多议论，应直陈其事。4、语言要朴实、礼貌、尊重对方。同时也要革除过于卑谦的客套话，例如“钧部”、“敝局”、“鄙人”等一类称呼。（五）行文：平行。有时也可下行、上行。,七、纪要（会议纪要）,（一）纪要的涵义、特点及分类纪要（会议纪要）用于记载、传达会议主要精神和议定事项。纪要（会议纪要）具有内容的记实性、表述的纪要性特点。,（二）会议纪要的基本结构与写作要求1、标题。（1）有“会议名称+纪要”组成。（2）由“事由+纪要”组成。2、正文。简要说明会议组织情况和会议主要成果。（1）办公会议纪要。分2个部分：第一部分为会议组织情况（时间、地点、出席人员、主持人、列席人员、缺席人员、记录人等）；第二部分为会议议定事项。写明研究的工作、作出的决定、布置的任务、将采取的措施等。如议