实用英语信的格式.ppt

PracticalEnglishWritings实用应用文写作,TheStructureandLayoutofaLetter,TheStructureofaLetter英文书信通常有7个部分组成，即信头、日期、封内地址、称呼、正文、结尾敬语以及签名。除此之外。还有一些需根据实际需要而增加的部分，例如参考标号、经办人姓名、事由标题、认辨记号、附件、抄送以及附言等，这些部分可能出现在不同类型的信函中。,1）HeadingorLetterhead(信头)信头对于任何信件来说都是重要的组成部分，商业信函和官方公函尤其如此。一般社交信函的信头包括发信人的姓名、地址、邮政编码、电话号码、电传及传真号码以及e-mail地址等，置于信笺右上角。大多数商业信函和官方公函的信头一般采用社交信函的信头，多数是专业设计的，且是已事先印制好的信头（printedheading）,进行联系时最好使用印有本公司或单位信头的信笺，,这样做出于三个目的：美观（appearance）、高效(efficiency)、标准化(standardization)。信笺上没有印上本公司或单位信头时，则需要将上述内容打在信笺中上方或上方。2）ReferenceNumber(参考编号)参考编号常用在商业信函中。一家公司在致函另一家公司时，会使用参考编号，便于归类存档。参考编号在缩行式打印的信函中常放在低于信头一至两格处，与写信日期同行；在齐头式打印的信函中常置于写信日期之上，也可置于左下角低于署名两行处。,Yourref.:345SCB/bxcOurref.:532ZXY/mzs注1.345为存档编号，SCB为署名人首写字母，bxc为打字员姓名首写字母。注2.532为存档编号，ZXY为署名人首写字母，mzs为打字员姓名首写字母。3）Date(日期)每封信必须标明日期，日期常写在信头下方2行处，一般置于信笺的右上角，但当信函采用全齐头式时则置于左上方.,May4(th),1998-美国式4(th)May,1998-英国式写日期时务必注意以下各点：（1）年份必须用阿拉伯数字写全，不能用02代替2002。（2）月份要用英文拼写，可全拼也可采用标准的简写。May,June,July不能简写。（3）日期可用基数词(cardinalnumbers)也可用序数词(ordinalnumbers)。但最好用基数词,（4）在年份前面必须用逗号隔开，但在月份和日期之间不能用逗号隔开。May20,2003（5）写信日期（Date）不能全部用数字表示，如5/4/2003，这样写容易引起误解。4）InsideAddress(封内地址)封内地址是收信人的姓名或商行名，与信封地址相同，一般在写信日期以下2-4行靠左书写。封内地址内容及顺序如下：,（1）收信人姓名（或商行名）；（2）收信人头衔、职务或职称；（3）公司（或所属单位、组织、学校）名称；（4）邮政地址（mailing/postaladdress）和街道地址（streetaddress）,即门牌和路名；（5）城市、邮编、省名或州名、国名。注意:国外的邮编一般在州之后,国内的可以在城市之后也可以在省/州之后.如:Mr.FloydGriffith,DirectorofCustomerRelationsACElectric50,DevonshireStreetLondonWINIFSEngland,封内地址可采用齐头式（blockstyle），也可采用缩进式（indentedstyle）,齐头式较为普遍，但采用缩进式时，信函的其他部分也必须都采用缩进式。缩进式Mrs.MiriamSchwarts1280ColemanAvenueOmaha,Nebraska,68014U.S.A.如果信函时写给公司而不是个人的话，则应先写公司名称，后写公司地址，门牌等。如：,Messrs.VernonGregory&Co.,Ltd.72FlintStreetSYDNEYAustralia注：Messrs.是Mr.的复数，仅用于公司行号，而该公司行号的名称是由人的姓名所组成。如：Messrs.G.P.Glover&Co.Messrs.Brown,Clarke&Father,但Messrs.不用于下列情况：公司行号中没有人的姓名，即非人称行号，如UtilityFurnitureCo.以定冠词The开头的公司行号，如TheUnitedImportCo.Ltd.公司行号中包含有礼节尊称，SirWilliamDobson&Sons.写给个人的信函。如果不知道收信人姓名时，信函常寄给与讨论的问题有关的部门。该部门头衔一般被认为可以处理有关问题。如：,TheManagerBarminsterBankLtdLondonEC25BPEngland5)AttentionLine(经办人)商务和官方信函虽然写给公司或政府机构，但常常由某个成员收阅并办理信中事务。若写上经办人姓名，可以加快信函的处理。经办人姓名一般置于封内地址和称呼之间，可左齐，缩行，也可居中。可全部大写，也可有大小写并下划线。Attention后可用冒号或破折号，也可不用标点。例如：,ATTENTION:MR.LAWRENCEWAGNER,EXPORTMANAGERATTENTIONINTERNATIONALDEPARTMENTAttention-Mr.LawrenceWagner,RegionalVicePresidentAttentionofMarketingManagerFortheattentionofMarketingManagerAttentionMr.LawrenceWagner,6)Salutation(称呼)称呼的具体形式取决于写信人与收信人之间的关系：写信人与收信人非常熟悉，在非正式信函中可直呼其名。半公半私信函可称呼为Dear,以示热情、友好。“Dear”后面还加上尊称，如：DearMr.DearMrs.MydearDearDr.DearProfessorDearPresident,(3)官方公函常用DearSir或Sir。商务信函的称呼通常白用的形式是DearSirs,Gentlemen,DearMadam或DearMesdames。(最好写给某个部门或者部门经理:DearManagerofCustomerRelations,)不管采用何种形式，称呼总是单独出现在一行。若无经办人姓名，称呼紧跟在封内地址下2-4行，左齐，后面常用逗号或冒号。7）SubjectLineorCaption(事由标题)在商业信函中常用“事由标题”，一则让收信人尽快了解信函的主要内容，二则便于归档。下列两种情况下尤其要使用“事由标题”项。,当对方来函已使用了事由标题项。当信函内容比较复杂时。“事由标题”项常介于称呼和正文之间，可全部大写，也可有大小写并下划线，可左齐，可缩行，也可居中，常用subject或用Re引导。例如：DearSirs,Subject:AlternationtoWarehouse,8)TheBodyoftheLetter(信函正文)要求：安排恰当、层次清楚、观点明确、态度诚恳。信函正文包括引言、中心部分和结尾。引言为信函的第一句话或第一段。一般英文书信没有固定的引言，但人们常用一些客套话作为引言，如果提及对方来函的日期、编号及主题，以便使对方一看便知道来函是回复先前哪一封信的；或对对方来表示谢意；假如是首次致函对方，也可用引言作相应的自我介绍，并标明写信的主要目的。如：,YourkindletterofNovember12tharrivedthisafternoon.ThankyouverymuchforyourletterofMay15andthegiftyousentmeonChristmasEve.WithgreatdelightIlearnfromyourletterofthisSaturdaythatImverymuchpleasedtoinformyouthatmyvisittoyourcompanyhasbeenapproved.,InreplytoyourletterofJuly12YouwererecommendedtoourcompanybytheBOC,andwewishto信函的中心部分是正文的主要内容，或提供信息，或说明情况，或请求解决问题。结尾部分用来总结信函内容，表达谢意与祝愿，请求合作与帮助，或期待回复等。注意：避免使用分词引导的结尾语，如Lookingforwardtoyourfavorablereply.常用的结尾语有：,Weareawaitingyourgoodnews.Welookforwardtoyourreplyatyourearliestconvenience.Pleaseremembermetoyourfamily.Shouldtherebeanythingelsewecandoforyou,pleaseletusknow.Welookforwardtoyourconfirmationatyourearliestconvenience.如果信函的正文很长，需要续页时，则需要注意以下细节：,不能只将结尾敬语及以下各行移于续页，至少要将信的正文最后一段的最后两行移于续页，最后一个词不要使用连词符号“-”,须将整词留在上页或移于续页。续页纸张的质量、颜色、大小应与前页纸相同。续页上部注明页码、收信人姓名及写信日期。其格式如下：Mr.Johnson,July5,2003Page2,Dr.Johnson-2-June2,2003Page2InternationalTradingCo.Ltd.May8,2002InternationalTradingCo.Ltd.July8,2003Page2,9)TheComplimentaryClose(结尾敬语)结尾敬语仅仅是一种用于结束信函的礼仪方式，结尾敬语必须与称呼配套。如：,非正式结尾敬语用于彼此认识的人，或者希望消除拘谨时也可采用。正式的结尾语是作为一种标准的惯例而使用的。结尾敬语通常置于信函正文以下2-4行处。在缩行式信函中，结尾敬语大约位于信函中间，一般与日期对齐，形成视觉对称感，但在全齐头式信函中，结尾敬语左齐。结尾敬语中，只有第一个单词首写字母大写，结尾敬语后加逗号。,10)TheSignature(签名)每一封信函都必须手写签名，为防止签名潦草，难以辨认，常在签名下打印署名人的姓名。假如称呼中使用了收信人的名字（firstname),写信人也必须使用自己的名字来签名，然后再在下面打上全名。如：Verysincerelyyours,(Signature)HenryBrown,写信如果是女性，并且与收信人素不相识，一般在打印的署名前用括号注上Miss,Mrs.或者Ms字样，以便对方回信时选用适合的称呼。签名与结尾敬语对齐。,11)Enclosure(附件)出信函外还有其他资料（如广告册子、影印件、发票、单据等）也封入信封内，可以签名下方二行处使用附件栏，格式左齐。表达方式如下：,Enclosures3Encl.3cataloguesEnc.1invoiceEncls:asstated,2.Thelayoutofaletter(信函的格式)英语中有几种不同却可以接受的信函格式。四种信函格式分别是缩进式、齐头式、混合式、及半齐头式。IndentedStyle(缩进式)传统的缩进式的特点：信头、封内地址在换行时，下一行要比上一行往右缩进2-3个字母的位置；每一个段落开始一行，一般都从左边空白边缘往右缩进3-8个字母的位置；也可与称呼的最后一个字母对齐，各段第一行往右缩进时应相互对齐；,(3)两个段落之间一般不隔行，但也可隔1-2行；(4)结尾敬语可正好居中，也可置于中间偏右，缩进式不太便于打印，因此现代英语信函中不常用。2）FullorExtremeBlockStyle(全齐头式)全齐头式的特点是信的每一行都左齐，信头、发文编号、日期、封内名称和地址、