个人成效与时间管理－讲师手册

欢迎参加,个人成效和时间管理培训,行政细节,上课时间:09:00,上午休息时间:10:0010:15,午餐:12:0013:00,下午休息时间:15:0015:15,下课时间:17:00,为了维持良好的学习环境，敬请将您的手机和BP机关闭或调至安静档。,根据哈佛大学关于知识留存的一项研究：,关于这本手册,只用口述,口述+视觉,口述+视觉+笔记,80%,60%,40%,15%,0-5%,60%,40-50%,80%,60-70%,首先,请和我们分享一下：,1)你的名字及你喜欢我们怎么称呼你,2）工作经历,3）简单介绍贵公司,4)你喜欢工作的那些方面,5)你不喜欢工作的那些方面,6)你对这次培训的期望,目标与介绍,质量,数量,业绩,技巧和知识,计划，时间管理，系统及工具,此次培训的目标,1.分析你们目前做得很好的地方,加强,2.分析你们目前做得不太好的地方,改善,改进个人工作的成效,目标与介绍,目標,加強知識及技巧,完成个人管理所有環節,創造一套时间管理工具,提高自我管理能力,完成工作任务,头脑热身,把图案分成4个相同面积和形状的部分,头脑热身,把图案分成5个相同面积和形状的部分,学习的过程,目标与介绍,传达概念,案例学习,小组作业及讨论,笔记,参与及分享,个人作业及练习,模拟演练,继续进行.,影响工作成效的因素,影响成效的因素,公司外部因素,信息技术的发展,原材料供应,天灾人祸,政府的政策,市场透明度,激烈的竞争,公司内部因素,产品/服务,部门间配合,设备维修,人员,影响成效的因素,人员因素,生产人员的态度,足够的行动,提供合适的服务,针对内部客户,知识与技巧,影响成效的因素,继续进行.,RAC模式,绩效的分析,我们应该考虑两种分析：现况分析:目前情况动向分析:将来的去向准则必须基于公司政策而定，并让员工清楚了解。我们需要一套统一的准则。利用相关的工具来监控绩效，使它能配合公司政策。只分析结果是“危险”的。,每个星期有168个小时，其中56个小时在睡眠中度过，21个小时在吃饭和休息中度过，剩下的91个小时则由你来决定做什么每天13个小时。,T1T2T3T4T5,活动的数量,这是一位员工要达到他目标而付出的活动。我们必须衡量那些直接影响“结果”的活动。,活动的方向,这是员工必须花费在不同活动以达到目标的时间。我们根据以下来衡量：产品优先性对象优先性在工作过程中的主要任务,活动的质量,这是一位员工把他的活动转变成为绩效的能力我们会用不同的比率方式来衡量活动的质量员工在与客户面对面时其活动的质量,活动的分析,当我们衡量活动时共有三个考虑因素。活动应该分为三个主要的领域：数量方向质量记住：今日的成果是来自以前的活动。因为绩效是活动的成果，所以我们应该对活动和绩效一样重视。,能力的分析,三项能力的主要因素影响努力：知识和技巧天份激励应该只衡量那些我们可以影响的准则，而不是那些我们不能够影响的私人因素。衡量和发展员工的能力是一项重要的任务。,取得业绩的模式,业绩,外部因素,内部因素,行动,数量,方向,质量,知识+技巧,天份,激励/态度,能力,继续进行.,工作作风,我必須完成什么？,1.我的工作的特殊性是什么？如果我的工作沒有做到，那什么就無法達成？3.我的老板對我的期望為何？4.我工作的優先次序為何？,对计划的态度,1.0-1.4你对制定计划抱很大的反感，说不定你以前的所有工作都因此而遭到失败。1.5-2.4你反对制定计划，在以往的工作中就难以按计划行事。2.5-3.5你对制定计划既不反感也不积极，但也希望因计划而或益。3.6-4.5你对制定计划抱积极态度，并因制定计划而收益匪浅，但在制定计划方面仍存在一些问题。4.6-5.0你对制定计划抱非常积极的态度，你的所有业绩都来自于完善的计划。,8分钟计划节省一小时,每天8分钟的准备，并且按计划执行，就可以每天挪出一小时的时间来作重要的事情。,时间计划为您带哪些好处？,1、达成目标更好、更迅速地达成个人与职业的目标2、节省时间节省并赢得时间以便处理真正重要的任务及目标（领导任务，同事，创造力，家庭，休闲时间）3、整体观对所有的计划、任务之整体观4、减少忙碌与压力，对日常工作更有前瞻性,最重要的计划原则是书面化,1、整体观只存在脑子里的时间计划没有整理观（看不见，记不得）而容易弄错2、工作减轻书面计划就是减轻记忆负担3、自我激励制定书面的计划在工作上有自我激励的心理作用。朝向目标，处理日常事处，而且坚持遵循日程表行事。,4、专心藉此，减少分心（专心）而执着，比无计划的人更快地完成手头上的工作。5、检讨透过每日工作检讨，不会遗漏那些尚末处理之事（移转全登录至其它的日子）。6、成就透过每日计划，可以更准确预估您的时间需要与干扰时间；为预期外的事，留出合理的缓行时间，如此，您可达到更高的成就。7、资料档案分别收集的书面时间计划表就是您的资料档案。在某些状况下，可以当作您积极作为或非积极作为的记录。,SMARTObjective,Specific具体的Measurable可以衡量的Achievable可以達到的Related有相關性的Time-Frame時間限制的,花费20%的时间产生80%的成效,80：20-规则（Pareto-原则）时间成效20%80%80%20%,设定目标：对20：80%成就因果关系的优先顺序,在职业及个人生活中，可根据20:80%成就因果关系，就设定目标，在拟定计划及达成目标的行动间，选出并执行最优先的事项。,工作行為,把你的分數加起來再除以10。1.0到1.4你是一個明顯的A型1.5到2.4你有強烈的A型行為傾向2.5到3.5你是非A非B型3.6到4.5你有B型的強烈傾向4.6到5.0你的工作行為是明顯的B型,A型竞争的攻击的成果數據動作快,工作作風,B型冷靜的放鬆的品質取向好好先生動作慢,工作作風,A型潛在的問題,1.工作控制不良2.缺少授權3.對優先次序的不確定4.時間計劃有偏差5.犧牲品質的可能6.與人相處的問題,A型行動重點,1.建立實際的目標2.加強授權3.改善優先次序和時間計劃4.維持適當的品質5.投資時間與人交流,B型潛在的問題,1.受壓力才計劃2.不實際的品質標準3.不清楚的授權4.鬆懈的團隊控制5.放棄數量的可能,B型行動重點,1.設立緊湊的目標2.計劃較高的輸出3.建立實際的數量標準4.較明確的授權5.較嚴密的團隊控制,較理想的工作作風,1.控制的A型2.投資時間在人際關係3.追求品質,继续进行.,管理你每天的时间,个人练习,我们将通过一个练习和一套自测题来了解什么是时间管理。请先完成个人小练习，在后面我们将以它作为讲解实例。,在这些项目中，有些是互相冲突的，有些则富有弹性。如何制订一份合理实用的计划表呢？在制订时间表以前，请：1把要做的事情全部看一遍2确定每件事情的重要等级3根据重要程度把事情重新排序,时间表可以参照下页的格式：时间星期二星期三星期四星期五星期六每天上班时间为8点-18点（含往来交通时间，中午有1小时休息）08.0008.3009.0009.3010.0010.3011.0011.3012.00。18.0018.3019.00。22.0022.3023.00,请把你的回答写在下面：哪些事情被放弃不做？为什么？哪件事情有最高的优先级？为什么？你会高兴地执行这个计划吗？为什么？,时间管理,时间管理是：控制自已的时间与工作，而不是让它们控制自已。,有效的时间管理系统包含以下五个步骤：1明确你的价值观2确定你的目标3对你的目标按优先级排序4明确你的任务5对任务按优先级排序,时间管理系统,价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的最基本的因素。健康看牙医，洗澡，等等家庭给家里打电话，等等友谊买礼物，回信，参加聚餐，拜访朋友，等等爱情准备烛光晚餐，等等工作简报，电视节目，会议，整理材料，考试，等等金钱夜间兼职的面试，等等兴趣看演唱会，等等重看一遍你对这些事件的排序，可以清楚地看出你把哪一项放在首位，把哪些放在无关紧要的地方。这就是你的价值观。,价值观,目标是我们的需求和愿望我们想得到什么。它们直接源于我们的价值观。例如，任务表中有一对矛盾：星期二和星期三晚上，在公司开会、兼职面试、看演唱会三者之间只能挑选两样，舍弃一样。它们分别代表什么？对它们如何排序，完全取决于你的价值观和目标。,目标,任务的类型请在脑海中想象一棵大树，树根是你的价值观，树干是你的目标，树的主枝是你的主要任务，树的细枝和叶子是你的次要任务。你所做的一切应源于你的价值观，它是树根。拿出一张白纸，画出一棵树，如下：在树根处写上你认为最重要的价值，在树干处写上你的目标，在几个主枝中写上你的主要任务，在叶子和细枝旁写上各种次要任务，完成这幅图。,只处理一件事情明确的优先顺序,成功的经理人可以处理很多完全不一样的事情，但是他们在一段特定的时间内，只专心致力一件事情上。所以他们总是执着地按照计划，每次处理一件事情。先决条件是要设定明确的优先顺序，然后遵守不渝。,设定优先顺序的优点,（1）重要性首先只作重要或必需的任务（2）紧急程度必要时，也可依紧急程度处理（3）专注每次只专注在一件事务上（4）节约时间在既定的时间，更有效地处理事情,设定优先顺序的优点,（5）达成目标在某些状况下，依然圆满地达成既定目标（6）授权将所有可以由他人处理之事，授权出去（7）每日成果在计划周期结束时（如：一个工作天），至少解决了最重要的事情（8）提高能力对于与您或您个人能力考评有关的任务不会置之不理,重要工作，今天必須完成重要工作，可以稍后再作可以授權，但寧願自己做預期外的工作,ABCX,工作類型,核心時間,生產效率,時間,核心時間,6810121416182022242468,能力曲线,+50%,能力100%,-50%,时间,生理能量状态的偏差,能力高峰在早上能力的高峰在早上，整天都不会再达到这个水准午后的能力谷底下午接着是从所周知的午后谷底，有人用咖啡来对抗它，可是却因此被拉长了。入夜前的次高潮过了入夜时分的次高潮，能力曲线持续下降，然后在子夜过后数小时，到达它的绝对最低点。,个别差异及共通性,个人每日韵律,能力高峰期：任务A能力低弥期：任务C次高期：任务B,我们每个人都必须调整适应这种个人能力的起伏。重要的是要找出您个人的每日韵律，您可以在上午能力高峰期，处理复杂而重要的事（任务A）；在能力低弥期，您不须违反您的生理韵律而工作，试着放松，利用这段时间作社交接触或例行工作（任务C）。下午稍晚，能力曲线回升后，你可以再做些较重要的事情（任务B）。,个人每日韵律,最佳休息值：工作一小时后最多休息十分钟,根据医学研究显示，最佳休息值大约在工作一小时后，休息十分钟。因为在最初的十分钟内，休息效果最理想，过后就有下降的趋势,1.规律而短暂的休息因为，您应该在你的日计划中安排规律而短暂的休息。2.活动新鲜空气若您尝试放松自己，注意活动与新鲜空气的流通，可以显著提高休息的再生效果。,锯齿效应,能力损失28%的时间如果在工作持续受到干扰或被打断，就呈现所谓的锯齿效应：即使只是在工作上短暂分心，要再从被打断的地方开始，就必须再花时间重新进入状况。把这些能力损失总加起来，最多可达28%的时间因此而浪费了。,因持续干扰中断工作引起能力的降低因为越来越长的助跑时间越来越弱的注意力,100%,时间,干扰,能力,核心時間1.是作優先處理事件的時間2.使將優先秩序顛倒的寸機會降到最低3.讓我們可以擬定開始時刻的進度4.讓我們可以安排事情的處理先後次序5.有助控制打擾,請勿打擾,危險,练习：记录你的模式准备合适的工具，如笔、空白时间表（最好以一刻钟或半小时为一刻）、计时器，详细记录自己的活动情况，坚持一周。如果全天记录有困难，可以分段记录，比如今天记录整个上午的情况，明天记录下午和晚上的情况，后天记录上午和中午的情况，等等，然后把它们综合起来。记录中要包括以下几点：活动的开始时间、结束时间、地点、自我感觉效率、是否按计划完成（或者：是否是计划安排的事情）、中途中断的次数、原因和长短。,下面是一份记录的空白样表：_年_月_日星期_项目地点效率自评计划中断说明6:307:007:308:008:309:009:3010:0010:3011:0011:3012:0012:3013:00,緊急性,緊急性是指完成某項工作的時間限制。,重要性,如果某些事情與最關鍵的工作範圍有關，而且是在工作單位必須由我們執行。,重要、緊急,重要、但不緊急,緊急、但不重要,我們沒時間考慮什么是既不重要也不緊急的事。亳無疑問，最重要的與最緊急的應該先做。我們面對的問題是，緊急的事是如何控制了我們每天的生活，限制了我們做計劃的機會。,為更好好地安排每天的工作，以上圖示也可以按下方重組：,A=C=,B=X=,不重要、也不緊急,ABC分析,实际应用ABC分析法在实际运用上，您最好是12A(1)每天只计划1-2项A-任务(大约3小时)23B(2)再计划2-3项B-任务(大约1小时)其余C(3)其余保留C-任务(大约45分钟),艾森豪规则,重要性,紧急性,留些缓行时间,（1）时间计划的基本原则：40%会出岔（2）时间分配三部曲a.约60%给预定计划（日计划表）b.约20%给预料之外的事务（干扰，时间空贼）c.约20%给突发事件与社交活动（创造性时间）（3）谨慎原则只规划50%,工作形态,宁静时刻：任务A在上午，较少干扰时段中，安排你的宁静时刻，处理你最重要的事（任务A）,2.干扰时刻：任务C在较多干扰时段中，要有常被打扰的心理准备，处理比较不重要的事（任务C）,工作形态,帮助你提高时间管理效率的习惯1积极积级意味着采取主动，而不是坐等别人先行动，然而消极地回应。2通盘考虑从你想达到的目标反推出要做的事情，然后详细计划。3按顺序做事对任务进行分类，舍弃不需要的任务，然后把剩下的任务排序，以便优先处理紧急和重要的任务。4提前准备保持主动的要诀是事先计划，例如每月制订一份计划表，在上面标出重要的日期和繁忙的时间，据此来安排其他的事情。,为一年写时间规划1.首先安排固定项目2.根据你的生物钟安排时间3.把较大的任务分割成易于控制的小块4.充分利用零碎时间5.为每件事情设定明确的起止时间6.留出充分的休息和娱乐时间7.留出机动时间，不要把所有的时间都填满,继续进行.,克服时间管理的障碍,时间管理的障碍,1.目標及优先次序不清2.電話干擾3.個人組織能力差4.毋須及無效的會議5.“明日復明日”的心態6.突然的訪客7.危機管理8.缺乏權利下放9.在同一時刻內處理太多事情,10.不好意思說“不”11.做事有頭無尾12.不做重点閱讀13.“太多”社交活動,把所有的分數加起來再除以10。1.0到1.4你有嚴重的拖延傾向而且你的績效正受到嚴重的障礙1.5到2.4你有強烈的拖延傾向而且績效在於你的能力之下2.5到3.5你非常清楚你易於拖延的傾向，而且你可能正努力的控制這種傾向，並依你的潜力而表现3.6到4.5你的拖延程度低而且你的績效不弱4.6到5.0你完全不拖延而且你的工作績效很高,拖延,自我懷疑者過度的交際者次序顛倒者做白日夢者計劃者,拖延者的類型,拖延的範圍,1.不愉快的任務2.與人有關的任務3.大型方案/任務4.小任務5.不熟悉/有風險的工作6.公共任務,运用“起始时间”,最优先处理工作,避免過度交際,拖延行動重點,所有人都有拖延习惯,清楚了解自己常拖延的工作,现在就要开始,文件只經手一次,对工作质量要求，要在開始時决定,2,3,4,8,1,5,6,7,問題,電話打擾開會老板等等.,電話使用,與電話相關的問題1.不在2.回電3.無可奉告4.請稍等5.講瑣事6.別人沒時間7.秘書無權決定,個人組織,電話使用,優先次序較后的電話1.先堆起來-當天快結束時才打2.絕不稍等，重打3.試着讓秘書處理，若不然，讓他們回電4.限期談話時間5.不必堅持打優先次序在后的電話,個人組織,1.計劃本日的主要任務和核心時間2.處理重要的文件往來-與你的秘書就當日行事取得認同3.核心時間-45分鐘4.任務分派再確定-與同事訂約會計劃5.午餐時工作6.次重要任務/會議7.核心時間8.優先次序較后的電話9.簽文件10.長期計劃11.檢查明天的事12.回家！,每日個人的組織安排,糟糕的开始=糟糕的一天,几乎总是同样的问题：睡眠不足，急忙又紧张，没有好好地吃餐，就冲进公司有了那么一个开始，这天可就容易出错。清晨给自已一点时间。,美好的开始美好的一天,（1）舒舒服服地醒来（2）与家人共进美好的早餐（3）惬意地梳洗保养（4）悠然自得，不慌不忙地驱车上班,为了使新的一天能有积极的态度，您要注意三项原则,（1）每天做些让您自已快乐的事（2）每天做些感觉更接近个人目标的事（3）每天做些平衡工作压力的事（运动、家庭、嗜好等）,在进入工作以前，您该从容地对当天做好准备,1、检查该日计划再一次根据重要性与紧急性检查您该日计划（前一天作好的）中既定的任务与目标2、任务A的准备对当天的重点工作（任务A）做好必要的准备工作，并收集资料。3、回家前在离开办公室以前，您该从容地结束这一天，并在回家途中路上，为晚上及休闲时光调整心理4、检讨该日计划由目标达成的角度检讨该日计划之执行成果,在进入工作以前，您该从容地对当天做好准备,5、转录末完成之事检查那些事情无法完成而必须转登录到下一天的计划中6、第二天的计划整理第二天的日计划，省得您睡前整晚为了考虑明天会发生什么事而不安7、当日评价用积极的生活观点来看，您这一天的生活品质与价值如何8、下班后情绪调整考虑您要怎样度过这个晚上。很多人晚上由办公室回家，都没花脑筋想过，如何散播喜悦与如何营造一个美好晚上的基本条件。,授權,1.及早授權2.指示清晰3.安排跟进4.保留安全時間5.整個工作6.放手,支配下屬自己做比較快懷疑拘小細節殉道者,授權有偏差,低等工作忙得團團轉,a)最好告诉你的属下为什么你选择向他授权负责这项工作。这能够给予属下信心，并清楚地知道工作的分工安排。b)确保双方对工作目标达成共识，并确认被授权人有能力完成这项工作。c)理清工作的优先次序，并让被授权人明白该项任务与他的其他工作的关系，让他认识到其重要性。d)明确交代可用的资源，比如人力资源、时间、财权、设备等。e)双方制定一个时间安排，包括起始时间、总结回顾时间和完成工作的时间。并请记住将此列入你个人的时间日程安排。f)双方须考虑总结回顾的程序，并就此达成一致-记住，必须明确规定是什么、什么时候、如何做和在哪里做。,授权的准则,一旦授权，不宜干涉及时总结，按照共同认可的程序总结经验，吸取教训表扬公开，批评私下。,授权的准则,个人管理,我们应该怎样布置我们的办公环境才能面临这一挑战？我们今天和明天的办公室应该是怎样的呢？我们应该选用怎样的办公系统？这些问题不但与我们的个人管理有关，而且直接影响如何有效地面对当前的信息社会：书桌管理案头工作干扰存档,个人管理,书桌管理为什么你的桌面混乱不堪呢？你很难在一张纸上列出你所要干的事。你的桌面没有一个文档。你不用文件盘。你因为怕忘，所以喜欢把各项工作放在眼前。一张空荡荡的办公桌并不意味着空荡荡的大脑！,为了合理安排你的办公桌，请考虑以下因素：,你,手能够着的区域,你的办公桌,经常性工作区域,手够不着的区域,经常性工作区域包括：工作台面抽屉电脑文件档电话文具,这个区域是你安置日常工作设备的地方，如果你坐在桌边，面对你的办公桌，那么上述东西是你抬手可及的。,可及区域你的外延工作区域包括：收件格出件格重要文档（重要客户档案）日历字典电脑磁盘这个区域虽然并非伸手可及，但只要伸长胳膊就能够着。不可及区域包括你的存档、库存资料：书架文件柜宣传资料我们必须站起来才能到达这个区域。最好是在我们坐在办公桌前看不见的地方，否则只会起干扰作用。,你的“待办”格里有多少文件？“待办”是什么意思？难道这不意味着优柔寡断吗？,收件,出件,待办,文档,案头工作你用什么样的流程系统来处理和安排你的案头工作？最常见用的包括：,办公桌管理系统,老板HEA项目客户建议C个人阅读,跟进文档,12345678.31,每当收到一份文件，都可以做出两种决定：现在就处理，因为这份文件既重要又紧急(A)。2.待会儿再处理(B)。注上处理日期或采取行动的日期。我们可以用一个“跟进”文件档，这样我们就可以把文件分别放入一个月31天中所指定的那天。,案头管理I)清理你的书桌。除了目前手头正在做的工作，不应该有任何别的东西滞留在桌面。ii)用一个收件盘。iii)将收件按以下类别归类：重要而紧急的（今天核心时间处理的）重要但不紧急的（注上处理日期，放入“跟进”文档）授权废纸篓iv)限制信息流量，避免复印没必要的文件。v)建立个人文档系统。除了有一个“跟进”文档外，还应该有一个管理文档，其中包括一些重要的分类。,干扰老板应该和管理层就其主要的认识和程序取得合作和达成一致。来访者最好让来访者意识到，要想见到一方法是事先和你约好。电话和传真秘书们难以应付想通过电话和我们交谈的人，有一部分原因是因为他们回答电话的方法有问题。要避免说“抱歉，他不在”，或“他不在座位上”这类的话，因为对方的下一个问题肯定是“那他在那里？”这就会引发一场长时间的、没必要的扯淡。传真并不意味着一定是紧急的，传真的内容才能决定这件事是否紧急。将传真放在中心位置，处理传真就像处理任何其他文件一样，并只能通过收件盘或信箱分发处理。,存档建立一个简单的文档系统要考虑以下原则：1.什么东西需要存档？原则上说，只是对将来有用的东西才值得存档。其他的就应该扔掉。正常情况下，你不必保留会议备忘录、杂志、感谢条、留言等。你可以把这些存入“跟进”文档中31天的某一天，并注明在哪一天扔掉。2.分类当建立分类系统时，应考虑四方面因素：I)储存类：这些可以被称作不常用文件，比如史料、年度资料等。这些资料很少被用到，但需要作为文档来储存，以备有用。II)来件类：这些是需要及时处理的文件，分类系统应该确保能够快速正确地对这类文件归档和处理。这类文件包括重要客户文件。III)提示类：这类文件应该直接放入“跟进”文档指定的那些天内，因为这些文件直接与那一天的活动有关，需要及时跟进，比如销售拜访、发出定单、召开会议等。IV)确立重点类：经常与桌面文档有关，用来表明使用频率。3.储存用来起提示作用和安排优先次序的“跟进”文档和桌面管理系统都可以放置在桌面抬手可及的区域内。随时要处理的文件可以放置在伸胳膊够不着的区域，不常用的文件最好储存在文件柜里。,存档4.什么时候存档使用频率取决于有多少文件需要存档。存档时间当然应该在每天的下午，因为存档不需要思想高度集中。最好你能每周做一次存档工作，在你的日记上写上哪一天做存档工作。5.设计文档盒式存档：用来存放很重要的资料，例如公司的宣传资料等。吊式存档：对存放客户档案和其他随时要处理的文档最合适。把最后进入的文件放在最上层，如果必要的话，在文档系统左边的表面贴上分类目录。夹式存档：对存放“定单”和“常用文件”，比如帐单等有用。记住，你应该亲自做文档，不要忘记安全、便于保存和更新等因素。,买一本日记1、灵活性你所买的日记最好是可以加页。灵活性通常指的是活页夹。活页夹必须是标准号码的。2、总体性每周，每月和年度计划安排是必不可少的。3、大小最好能买一本足够大的日记本，使你能在上面做出全天的日程安排，包括你所有的任务和工作。最佳尺寸选择为标准的A5，