OUTLOOK邮件归档使用指引.docx

OUTLOOK邮件本地归档使用指引一、 存档说明因个人邮箱容量有限，当邮件总量超过一定的比例后，邮件服务器会发出“邮箱将满”的警告，邮件量继续增大甚至将无法继续发送和接收新邮件。邮件总量指所有邮件含附件的总大小，包括收件箱、发件箱、已删除邮件，因此有几点必须注意：1、尽量不要发送大附件邮件（一般10M以上就属于大附件，）大附件邮件不但发送和接收速度慢，还会造成同一文件空间的重复占用，应尽量通过即时通讯工具（如MSN、QQ）的文件传输功能或者共享文件夹的方式传送。2、养成定期清除过期非重要邮件的好习惯，这里要说明的是，邮件第一次删除，会进入“已删除邮件”文件夹中，此时邮件并没有真正删除，还是在继续占用邮箱总量，因此需要到“已删除邮件”中再此删除才会释放邮箱空间。3、除了通过良好的邮件使用习惯来避免邮箱超载外，一个比较行之有效、立竿见影的方法是通过Outlook中的邮件归档功能，来将指定日期前的旧邮件从邮件服务器上归档到本地硬盘。 注意：1、进行归档后，指定归档日期前的邮件将从服务器下载到本地保存，通过WEB方式访问邮箱的时候将无法读取到这部分邮件，要在工作机器外的其他地方访问归档邮件，必须将归档文件通过移动介质拷贝后，在其他机器通过附加的方式，通过Outlook来读取（具体操作后面将做讲解）。因此建议没有固定办公机器的同事不要进行此操作，以免造成不必要的麻烦。2、以下操作以Outlook 2010 版本演示截图，其他版本Outlook操作界面不尽相同，但操作过程基本类似。二、 查看邮箱大小1. Outlook客户端查看方法正常登录2010客户端后，从左侧导航栏上找到“邮箱XXX”，选中点击右键，点击数据文件属性。在出现的邮箱属性界面中，点击“文件夹大小”，如下图点击本地数据可查看保存在本地计算机上的数据大小，点击服务器数据，可查看保存在服务器上数据大小，并可以看到子文件夹的大小，如发件箱、收件箱、垃圾邮件等。2. WEB界面查看方法在IE界面登录进邮件系统后，将鼠标放在用户名处，即可显示邮箱大小，如下图三、 设置邮箱存档1. 建立存档文件夹在本地磁盘D:盘建立一个新文件夹，命名为“邮件存档”如已存在该文件夹可跳过此步。2. 邮件归存档（1） 打开Outlook（2） 点击“文件”“清理工具” （3） 选择“存档”（4） 弹出“存档”对话框（5） 选中需要存档的邮箱。假如只要存档某个邮箱下的某个文件夹，比如只想对“发件箱”做存档，那么只要选中此邮箱下的“发件箱”文件夹就OK。如下图：（6） 选择需要归档的日期，将对所有此日期前的邮件进行本地归档（7） 选择归档文件的地址、文件名这一步非常关键，建议不要用系统默认的存放地址，而是在非系统盘C盘的其他盘里新建一个自己的目录进行存放，比如可以新建一个”D:邮件归档”的目录，然后在这里将存放地址指向此文件夹，命名为mymailbackup.pst(自定义)。 不保存在默认位置而是新建文件夹来保存到其他盘下，这样可以避免突发的系统故障或者重装系统时忘记备份C盘数据而丢失以往邮件，切记！（8） 以上选项都选择完成后，点击“确定”，就开始往相应位置备份指定日期以前的邮件了，此时Outlook右下角会出现“正在存档”字样（如下图），此时不要急于关闭Outlook，待归档字样消失后，就是归档完成（当第一次归档或者需要归档的邮件较多时，此过程会稍显漫长，请不要关闭Outlook，耐心等待）。（9） 存档完成后，点击Outlook菜单栏上的“文件”，回到Outlook邮件界面，在您的邮箱下面将出现一个“存档”的文件夹3. 存档邮件的读取、备份和迁移1. 存档邮件的读取邮件归档完毕后，在左侧的列表里会有一个“存档文件夹”，展开后会发现它和邮箱有着相似的目录结构，在“存档文件夹”下的“收件箱”等文件夹里面存放的就是邮箱中相应文件夹的归档邮件，归档的邮件可以在里面查阅。2. 存档邮件的备份邮件归档之后的全部包含在存档目录下一个后缀为pst的文件中，比如归档文件存放地址设定的是D:邮件归档mymailbackup.pst，那么这个pst文件就包含了此邮箱归档的历史邮件，建议定期将此文件做好备份，存放到移动介质或者另一台机器中，以防意外丢失。3. 存档邮件的迁移当需要在另一台机器读取归档邮件的时候，只要将上述pst文件拷贝到任意位置，然后打开