企业采购与付款业务内部控制研究

三江学院毕业设计（论文）企业采购与付款业务内部控制研究 以贵品酒业为例摘要 贵品酒业一家酒香不怕巷子深的酒厂，在众多酒厂的洋河镇。一直保持着自己的传统工艺。至今仍屹立不倒。这其中不仅仅凝聚了广大贵品人民的辛勤努力。更重要的是拥有一条属于自己的采购与销售链条。在如今面对多样的市场环境及日逐拓展的业务所带来的风险隐患。如何规避，提高产品质量是企业发展的重中之重。就使得企业急需一套良好完整的采购与付款内部控制制度。来预先识别可以给企业带来的风险和隐患。然而，企业现有的规章制度，在制度的设计及执行上都存在着漏洞和缺陷。从而使内部控制不能发挥其因有的效果。纵观国内白酒行业越来越多的企业已经意识到内部控制制度完善的重要性。在这个变化多端的市场环境下，内部控制制度的建设已经成为各个企业潜在的竞争力。基于以上背景，本文以贵品酒业为例，分析其采购与付款内部控制现状及存在的问题，并结合内部控制相关理论提出针对性的优化建议及措施，旨在构建一个符合酒业行业特点，又符合企业经营实际状况的采购与付款内部控制，提高企业采购与付款内部控制水平，具有一定的价值和现实意义。关键词：贵品酒业、采购与付款、内部控制、管理制度 AbstractGui pin industry is not afraid of deep alley in the winery, many wineries in the town of the Yanghe River. Has maintained its own traditional crafts. Still standing still. This is not only the aggregation of the vast number of your products and the hard work of the people. More important is to have one of their own procurement and sales chain. In the face of a variety of market environment and the daily expansion of the business brought about by the risk of hidden dangers. How to avoid and improve product quality is the most important of enterprise development. Makes the enterprise need a set of good and complete purchase and payment internal control system. To identify the risks and risks which can bring to the enterprise in advance. However, the existing rules and regulations of the enterprise, in the design and implementation of the system, there are loopholes and defects. So that the internal control can not play its due to some effect. Throughout the domestic liquor industry more and more enterprises have been aware of the importance of internal control system. This be the most changeful market environment, the construction of the internal control system has become the potential competitiveness of each enterprise.目录第一章 理论概述1.1采购与付款的概念1.2 采购与付款的内部控制1.3 采购与付款内部控制的意义 第二章 企业采购与付款内部控制的现状及问题分析2.1贵品酒业简介2.2贵品酒业采购与付款内部控制现状2.2.1 采购与付款相关制度运行现状2.2.2 采购与付款的信息系统使用情况2.3 贵品酒业采购与付款内部控制的分析2.3.1 采购与付款内部环境建设不完善2.3.2 采购与付款的相关制度存在不足2.3.3 采购与付款信息沟通不顺畅2.3.4 管理者监管力度不够2.3.5 员工执行力度不强第三章 企业采购与付款内部控制的对策3.1 加强改善内部工作环境3.1.1 完善治理结构3.1.2 建立良好的人力资源政策3.2 完善管理制度3.2.1 完善信息与沟通机制3.2.2 加强监管人员管理制度3.3.3 加强员工执行力度结论致谢文献第一章 理论概述 1.1采购与付款的概述 作为企业最基本的业务之一，采购与付款对企业的生产经营起到了至关重要的作用。采购既是链接与外都企业交流研讨的纽带，又是企业生存与发展的起点。采购与付款也是企业最容易出现差错和舞弊的业务之一，任何的环节出现问题都可能使企业发生不可挽回的损失。官方的讲，采购，是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源， 以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。是指个人或单位在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为自己的资源， 为满足自身需要或保证生产、经营活动正常开展的一项经营活动。采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程。它关系着企业运行与发展的命脉，是企业中不可或缺的一部分。 1.2 采购与付款的内部控制 孟子中说过：不以规矩，不能成方圆。采购与付款的内部控制也一样，遵守制度，严阵以待，共创佳绩。采购与付款业务内部控制的基本制度中，有一条是“不相容职务的岗位分工制度”它包含有：确定供应商与询价、采购与验收、采购合同的审计与订立、采购、验收与相关会计记录、付款执行与付款审计；确定供应商与询价：当企业企业应由采购部门和相关部门共同参与询价程序并确定供应商;采购与验收：采购与验收的人员不能是同一人，比如说验收人员不能够同时是采购人员。采购合同的审计与订立：企业应由采购部门起草购货合同或者定下订单，并且经过有关部门的授权或者人员的审核查办。 采购、验收与相关会计记录：企业的各个部门应分开工作，为了保证工作的真实性，采购单上数量、价格、质量的合规性；采购的记录和会计核算的正确性，采购、验收与会计记录工作职务应当的分离工作,付款执行与付款的审批：同上几条类似，企业付款的审批人，付款的执行人，他们的职务应当分离，以确保工作的准确与真实。请购与审批：当企业物品采购时，应该由使用部门根据其所需要的进行提出申请,然后经过采购工作的专门负责人进行审核同意。这条制度在采购与付款的内部控制制度中尤为重要，可以很有效的让企业更加的正规化、规模化。为什么这样说呢，下面是我对采购与付款的内部控制的背景研究。 1.3 采购与付款内部控制的意义由以上内容可知，随着市场经济的急速发展，不稳定性也随之而来，企业中内部控制制度的完善，可以很有效的让企业的发展更快速稳定。企业的发展离不开经济的流通，采购与付款更是重要的，生产与经营需要一个合理的采购与付款的内部控制制度，它对一个企业运营来说是至关重要的.在企业的日常工作中，内部控制可以在经营管理中自我调节、不可缺少的机制。内部控制是否完善和健全已经是企业的成功的关键。它不仅能够让企业经营，还可以让它有效执行。它可以帮助企业提高真实可靠的财务信息。更有效的规避企业风险，维护企业资金安全。所以有效的促进企业经营。所以看来，内部控制研究对企业的发展是有很大的价值观和现实意义。企业拥有一套有效完整的采购与付款业务内部控制，那么就可以避免不规范的制度，企业购进材料可以得到保障。这样可以促使企业内部管理，完善内部控制制度。防止和及时纠正错误。保证企业的资金安全，为企业在市场发展的道路上打下坚实的基础。本文通过贵品酒业的采购与付款内部控制，结合贵品酒业的设计和分析及完善建议。学习其他企业充分利用内部资源，使得企业自身达到有效的经营效果。提高企业的竞争力。在复杂的市场上赢得一席之地。 第二章 企业采购与付款内部控制的现状及问题分析2.1贵品酒业简介贵品酒业有限公司位于苏北古镇洋河，地处江苏省宿迁市的宿城、宿豫、泗洪三县区交汇处，面临徐淮公路，背靠京杭运河，交通畅达，酒业兴旺，市场繁荣。据传，洋河白酒在唐代就已享盛名，尚可考证的历史已有四百多年，明末清初已闻名遐迩。当时曾有九个省的客商在此设立会馆，省内外七十多位商人客籍于此，竞酿美酒，使洋河镇的酿酒业更加兴隆繁盛。 始建于1990年，现有职工500人，科研技术人员38人。占地面积近20000，建筑面积12000，是一家专业从事白酒研发与生产的大型企业，企业一次性通过IS09001质量管理体系、IS014001环境管理体系、GBT28001职业健康安全管理体系、企业由PICC中国人民财产保险公司产品质量承保，产品销售网络遍布全国各地。近年来，公司保持持续、高速发展，现正处于新一轮的快速成长期,公司倾力打造绵柔型“蓝色世家”酒于二零零三年八月隆重推出，“蓝色世家”酒经数代人传承千年工艺，以优质高粱为原料，以大麦、小麦、豌豆制作的高温火曲为发酵剂, 辅以闻名遐迩的“美人泉”水,融入现代科学技术，精工酿制而成，具有“甜、绵、软、净、香”的独特风格，不上头，不口干。2.2贵品酒业采购与付款内部控制现状贵品酒业在日渐发展的同时，采购与付款的内部控制还有些不足，大致为：企业内部控制体制不健全；采购与付款信息沟通不顺畅；管理者监管力度不够等。就国家而言，我国企业为了提高会计信息的整体素质采取了内部控制制度。因为内部控制不仅使会计信息的质量得到了提高，还保护了资产的完整与安全，为了确保一些相关的规章制度，法律、法规的有效执行而实施和制定的安全控制系统。有效的内部控制则会让企业少走很多弯路。我国的内部控制体系是以内部会计控制的形式来规范的，基本形成了“以内部会计控制为主，兼顾与会计相关的其他控制为辅”的内部会计控制制度体系。内部会计控制制度体系初步形成于财政部发布的内部会计控制规范基本规范，它针对于当前会计及相关工作中最为薄弱的环节。而且对内部控制进行了一系列的规定，如它的目标、方法、原则、定义和内容等一些最基本的问题来规定。它是制定后续规范的基础与依据，这个规范的制定在内部会计控制制度体系的构建过程中具有里程碑式的意义。之后，我国又颁布了六个具体规范，体现了从采购与付款内部控制入手，突出会计核算和会计监督等环节，并向其他管理环节延伸的控制思路。 贵品酒业在这样的大框架下，采购与付款的内部控制虽然还有些不足，但是从制度源头上为企业采购与付款内部控制的建设提供了一定的保障，对企业的会计信息质量的改善起到了积极作用。但综观我国企业的内部控制现状却不乐观，在实施环节和监督反馈环节、内部控制制度的制定环节等都不近人意。贵品酒业的企业内部控制体制不健全，导致企业决策层对内部控制机制认知不足部分企业管理者由于对企业定位存在明显偏差，不具备起码的发展的视野，最终没有形成内部控制一个良好的氛围。风险机制不完善，再加上当前经济的不断快速发展，企业的业务往来存在着一定的复杂性，其经营环境也逐渐与外部环境直接挂钩。因此任何意义上的内部控制制度管理风险管理都存在或多或少的滞后性。故而对企业来说，就必然要构建与完善内部管理机制。 当然，内部控制的完善与建立是一个长期的工作，我国的内部控制处于一个发展起步阶段。所以对企业来说，企业遵循企业内部控制规范的基础上，在借鉴其他经验，并结合实际情况，相信企业会有很大的提高，带动企业资金发展，风险管理有了最新的突破。 2.2.1采购与付款相关制度运行情况 贵品酒业已经形成了自己的一套制度模式。企业采购与付款内部控制的相关制度较多，主要对管理人员和业务人员的规定，还有一些其他制度要求。部门会对相关制度不定期的进行修改和改进。使得企业促进发展。在制度运行中，企业在制度中给予了标准化、制度化。为员工的管理提高参考，改进以前的不足，制度符合自身的制度，部门员工按照制度各行其职。企业应加强制度执行与监督，制定一套有效的企业控制制度。 2.2.2采购与付款的信息系统使用情况随着科技的进步，社会的发展，传统的采购与付款业务流程已经远远不能满足现在信息化企业的要求与需要。贵品酒业也是一样，在迅速发展，庞大信息量的现在，采购与付款的信息系统的运用是必不可少的。现在的社会，不管是政治上，还是工作企业上都需要透明化，标准化。而这些在采购与付款上无疑是要打破传统的模式，运用现代先进的科学技术对采购与付款的业务流程进行新的编辑制造，建立更加完善，高效迅速的采购与付款流程。让企业的管理工作也更有效率。下面我针对采购与付款传统的与现代信息化的内部控制的局限性与优势进行分析比较。利用采购与付款的信息系统进行内控的优势快速且准确，采购与付款的信息系统进行内控可以很有效的弥补现有的人工控制的不稳定性用时长等缺陷，通过采购与付款的信息系统的建立,不仅信息平台得到了统一,也使业务和财务数据相对稳定和唯一性得到了保障。并且在统一的平台上的工作,还极大地提高了采购与付款业务的工作效率。更加严谨稳定，信息化的工作可以避免与克服很多人为因素造成的错误和干扰。更加容易控制与监督，并做到最大化的避免失误。若哪一环节出现错误，还可以快速的解决，因为信息化的管理将每一个采购与付款环节透明化，公开化。并不会发生徇私舞弊的事，这些都是采购与付款的信息系统进行内控的优势之一。 针对传统方式的采购与付款业务内部控制发展的局限性由于技术条件的限制因素,我国的大多数企业的采购与付款的相关业务主要是通过人工的操作来进行实施与采购与付款的内部控制。而在信息化飞速发展的今天，现代的企业，仅凭借着传统的操作方法没有办法满足采购与付款业务内部控制的需求，而且会有很多人为的主观的因素来影响，并不会将每一个采购与付款环节透明化，公开化。还易发生徇私舞弊的事。难以避免主观因素的影响是指：因为现代企业提倡“以人为本”的管理理念,因此无论是在制度的制定上和执行过程中都不能忽视人性的弱点。人本来就是具有很不确定因素的群体。在我国企业中,通过人工进行的采购与付款业务内部控制难以逾越以下问题,给企业的发展和操作留下风险隐患。人情的障碍:我国是传统的礼仪之邦，人情往来之间难免会有各种心理因素来干扰操作，如因为“不好意思，迈不开人情，放不下面子”这些因素而使工作分心的情况。有些人心理素质偏低，难免有些挫折，错误都会使心情低迷，在工作过程中亦分心，精神不集中，在采购与付款过程中发生失误，为企业带来损失。2.3 贵品酒业采购与付款内部控制的分析2.3.1 采购与付款内部环境建设不完善对于“防止会计的信息真实性，让会计的信息质量能够提高”这点上面，要从内而外的针对不同的部门的会计调查会计所提供的信息的真实性（在规章制度内有意的对信息的提供的失真性）进行整治。从2007年1月1日起，我国的公司上市后要进行新的会计准则，同时也支持其他不同的行业进行执行这一准则。在我国关于会计的法律法规有企业会计制度及金融企业会计制度，但是都已经停止实施。所以，对于我国内部的控制的一个主要思路就是：公司内的会计及和会计相关的得职业进行调和，从而达到一个互相制约、能过调和的一个局面。同时，新的会计准则也是对于企业内部的一个新的挑战。不过呢，会计的信息的失真性在世界国际上具有极大的危险，在国际大流的情况下需要从事会计的人做出更多专业的判断，但是也加大了它的风险性。后的会计准则需要会计人员进行更多的专业判断，这些选择空间本身就增大了会计信息行为性失真的风险。 2.3.2 采购与付款的相关制度存在不足现代社会中现有的很多公司的高层会针对于本公司的会计人员的一个使用上的不足，及对本公司的会计人员不关心，不在乎，漠不相关；没有现代化的一套完善的合理的管理体系。还有的公司的也会有一些管理体系，但是呢，这些公司的高层认为这些并不能达到他们的重视的程度，所以呢管理方面也是只是把控一些小的点不能够得到重视。在目前社会中较为常见的公司分口管理的制度下面一些公司的管理就会模块化的排列好所以很多的方面及其设想都不能实现，这样的话就会容易产生一些误区从而公司则建立不了一个完整的体系。2.3.3 采购与付款信息沟通不顺畅：因为会计的信息没有沟通顺畅及很多的原因，会导致公司的运营的工作不能够及时的处理，从而损失机会。购买和付钱的本公司的内部的掌控中等制度改革中，每一个公司的购买及付款都不可以是相同的一个人。所以这样的方式就能很好地预防购买及付款中的一些不良的贿赂，贪污的情况。2.3.4 管理者监管力度不够公司高层的管理能力不够方面主要是：越级管理的现象比较严重。因为体质的因素，中国比较多的那种一家独大的权力结构是构成很多方面人员的不好调制的因素，从而出现很多公司高层明明能力不强却喜欢对公司的一些重大决策进行指手画脚。所以才会出现越权的现象！同时这些也是容易影响公司运营的和大一个因素。这也是为什么公司高层会经常出现管理者监管力度不够的主要原因。从而会计的信息失真，会计人员的不可调控。2.3.5 员工执行力度不强 很多的相关工作人员学历没有达到相印的水平，知识面达不到，专业知识不丰富就缺乏一些判断力和辨别能力。不理解内部采购与付款信息所需要的知识等级，内部控制的实施执行起来很难，对企业的发展没有起到积极性的作用。然而还有一部分员工虽然达到了工作的专业的技术水平，甚至是更强的职业素质，但是会因为一些个人的原因，因为利益的驱使无视规章制度，无视工作的职业道德。讨好领导及同事，满足一己私欲，他们缺乏自我约束，自我主动承担责任。做事比较被动，对于他们的违规行为进行无视，甚至有的会加以帮助挪用资金，报假账，漏账，偷税等违法的行为都使企业的发展与生存受到影响。所以，员工的执行力度不强，就制约了企业的建设与内部控制，让采购与付款的内部控制制度成为一纸空谈。 第三章 企业采购与付款内部控制的对策3.1. 完善治理结构在很多企业的管理中，内部控制的一些基本的准则、职能、措施与方法基本得到了贯彻的实施，但是还会频烦出现内部人控制的现状，所以导致会计信息的不规划。所以我们要强化风险意识。我们对风险的重视程度是直接影响企业的生存能力、发展能力、市场竞争能力。在企业实际的经营管理中，风险管理与内部控制的关系并非是一点都不变的。然而在战略制定的阶段，内部控制服务存在于风险管理的需求，在战略实施阶段，风险管理主要体现于内部控制的过程。无论它们二者关系如何，对风险的积极管理是最重要的内部控制的趋势。员工的素质也参差不齐，员工压力小工资高。所以文化背景、内部工作环境不同不同，使得企业的专业性差与治理不够完善。所以实施良好地内部政策，可以更好的执行和贯彻内部控制的帮助。3.1.1完善采购与付款环境建设 建设良好的的控制环境1. 提高人员素质。人员素质可以从两个方面下手，一方面加强企业领导和管理人员的纪律和廉洁自律的教育，增强他们的约束能力与执行能力。做到廉洁自律、遵纪守法、秉公办事。例外一方面鼓励企业领导及管理人员的知识学习和提高工作的实际操作能力。注重培养学习能力和素质观念。2. 建设独立的审查部门。在企业设置一个独立的职能部门，对其他部门进行监督与检查。通过定期的检查与监督，看企业是否符合内部控制的要求。然后进行有效的评价与提供完善的内部控制建议。达到有效的提高企业的内部控制目标。3.1.2完善采购与付款内部控制制度企业内部控制的健全和有效的程度，事关决定企业的经营成功。任何一个企业想要突飞猛进健康成长实现企业的经营目标，那么就必须拥有一套完善的内部控制制度。企业结合自身控制的战略与发展和目标，制定出一套适合自己的内部控制制度，做到有效性和实用性。企业还要根据规章制度和自身的管理情况，不断的去改进不断的去完善。 3.1.3 建立良好的人力资源政策 建立良好地人力资源政策，主要是完善人力资源政策的目标实现。由于长期的不完善，使得贵品酒业不重视人才的挖掘。企业内部关系现象严重。所以企业需要纠正政策，建设一批高素质的队伍。企业应当从以下方面改进： 1.建立一套严格的招聘制度，前提招聘人员必须具备知识和专业背景，帮助员工提高技能，还要注重道德素质。树立一个正确的价值观和工资薪酬与绩效挂钩激励员工积极与遵守规章制度成正比。 2.企业建立竞争上岗制度，轮岗制度，培养员工的竞争力。 3.2 完善管理制度 完善管理制度充分发挥内部审计作用。要确保内部会计控制制度切实得到执行。同时要取得很好的效果，想取得良好的效果就必须加以正确的监督，企业中最主要的监督方式就是内部审计。最主要的是确立内部审计监督、还有检查内部会计工作中的独立性，并切实内部审计由事后监督职能向事前监督和事中监督职能的转变，监督职能具有日常性和过程性、控制性，并将监督要及时的反馈，还要积极的去协助企业进行对内部会计控制制度的监督制定。企业也可以考虑外部的监督力量对其进行会计监督与评价，达成有效的监督，以确保会计内部控制制度的有效实施。 3.2.1 完善信息与沟通机制 贵品酒业的信息系统多达30多个，因为各个系统供应商采用的技术不同、数据不同所以使信息建设难度变大。随着企业的业务流程，企业建设没有跟上管理的需求，系统很多环节已经落后。信息繁多所以存在信息丢失传递不准确。所以信息传递存在障碍，影响信息资源共享。所以加大了采购的管理难度，影响配置。信息的沟通和反馈是非常重要的，它使得企业员工履行各其职责。完善信息系统要做到各个分类： 一是信息类别，主要包含内部信息和外部信息。计算机处理信息和手工信息等。正式和非正式信息。 二是沟通的方式，包括电子邮箱、备忘录、视频、语音、电子系统等很多方式 三是信息的及时性、质量性、有效性。满足各个基层的要求。 四是信息系统。系统包括会计信息和业务信息。 一个良好的信息沟通系统不仅是沟通的渠道。更是企业风险管理和经营管理的重要作用。 3.2.2 加强监管人员力度与执行力度提高工作人员的道德素质和专业修养，是内部控制机制运行的前提。对内部审计人员的职业道德和职业技能教育培训也要加以重视。员工的执行力度决定着内部控制。员工自身缺乏实施意识、风险观念。缺乏市场竞争能力。只有使内部人员意识到自身职责的重要性内部控制体制才可以完善。掌握了内部审计方法才能真正起到对内部会计控制的监督作用。使得管理者监管人对企业内部控制的不重视，导致内部控制不能够及时的改进。所以出现了这些舞弊行为。因而企业内部控制长期得不到人力物力财力等的保证。所以监管人的力度必须加强。1. 制定一个考核制度，对企业内部控制进行执行检查和考核。由审查部门来具体检查工作。对违规制度的员工给予处分和经济处罚并记过。2. 建立企业风险管理文化 企业文化是企业内部遵循的价值观，它是企业的支柱。企业文化它影响着每一个员工随着风险控制的加强，监管人员和管理人员必须提高自身的风险意识，才可以有效的发挥其作用。企业应加强风险认识，将风险管理建立在企业文化中，融入经营活动中去。使得员工重视风险，树立人人有责，并且积极参与建设中去，建设风险管理文化，有利的让企业整体风险意识提高。 综合上述分析可以看到，建立和完善企业内部控制制度不是一朝一夕可以完成的，而是一个漫长而艰辛的过程。要确保内部控制作用与发挥，必须提供良好的内部与外部的良好的环境，这就需要从内部控制制度制定层面次和企业实际操作层面次做好以下几个工作。 宣传的企业文化，让企业内部控制作用有更大的发挥。就在于能否将它变成为企业内部的自发需要。在企业内部会计控制制度的制定环节中，还是执行环节，都能变成我要控制从而让企业达到内部控制的最佳效果。 另外，还要完善企业内部会计控制评价体系。企业还要对内部会计控制制度进行有效性的科学评价。发现使内部会计控制系统作用薄弱环节及变弱的原因，推进了企业内部控制制度的建设。企业积极探索有效的内部控制方法，使企业内部会计控制在企业的内部管理中发挥最佳的效果。 结论内部控制作为企业的一个重要组成部分，为实现企业目标做保障。随着现在酒业的激烈竞争发展，建立和完善内部控制已经是企业最重视的内容。采购与付款业务频繁，所以导致发生舞弊，所以是企业的重中之