XX信息系统编码管理办法.doc

.XXX有限公司信息系统编码管理办法第一章 总则第1条 目的为规范公司信息系统编码管理，明确编码的申请及审批流程，充分满足公司改革与发展对信息系统的需求，特制定本管理办法。第2条 适用范围本管理办法适用于安信集团及所属机构的所有物品、资料等的系统编码的管理与维护。第3条 职责1. ERP管理部：负责信息系统编码及编码规则的整体维护和管理，ERP管理部人员负责新增编码的审核及系统录入工作。2. 产品编码管理部(小组)：负责总部采购的成品及原材料的编码申请的审核工作，并负责具体编码规则的管理与维护。3. 公司工厂：生产管理部负责公司产品的编码申请；制造部门：负责半成品的编码申请。4. 采购部门：负责采购物品（原料、辅料、成品及其他商品）的编码申请及供应商资料的维护，其中市场推广部负责外购文宣物料等的编码维护及录入。5. 财务部门：负责根据销售部门收集和提供的销售客户信息进行编码并录入ERP。6. 人力资源部：负责对所有员工信息及编码的监督和管理。第二章 编码规则第4条 编码原则：为了更好的管理系统编码，必须制定合理、科学的编码管理体系，新增系统编码应该遵循以下原则。1. 唯一性：同一物品只能对应一个编码，同一编码只能代表一个物料，绝不能出现一个物料多个编码，或一个编码多个物料的情况。2. 可使用性：编码的长度不宜过长或过短，否则不易编制或识别。3. 规则性：编码应当是按照一定的编码规则编制。4. 可读性：可根据物料编码识别出该物料的类别等信息。5. 通用性：同一编码原则应能涵盖所有同类物料，新增加的品种也能够适用。6. 扩展性：编码原则的制定应能考虑公司5-10年内物料的变化趋势。并且要对不同的情况留有一定的余地。7. 效率性：编码原则不仅要考虑使用者是否可以较容易地解读，方便记忆和识别，还应当考虑是否有助于提高日常操作的效率。8. 兼容性：本公司的物料编码应当考虑与主要客户、重要供应商的编码的兼容性。可根据需要建立物料编码对照表方便比照查询。9. 综合性：编码原则应考虑与产品（BOM单）、生产、采购、仓库管理、物料控制、财务、使用软件系统等相关方面的配合使用问题。第5条 编码规则编制要求1. 结构、性能（功能）、规格等完全相同或有微小差别但用途完全相同的物料，只能采用同一个物料编码。2. 各类物品编码规则中应明确字符形式、字符位数、字符含义等，并进行规范性的描述；3. 新增的零部件、原材料种类等的编码代号应与成品的相应编码一致。4. 新增工艺标识时，不能与系统中已有工艺标识重复，避免出现同一标识所指不同意义的情况。5. 新增工艺标识中不允许使用“*”、“/”、“（）”等符号6. 对于产品推广等特别编码需求，由编码申请部门提报产品编码管理部（小组）协调处理。7. 各“编码规范”维护部门应严格按编码原则编制和调整，并及时报ERP管理部审核备案。第6条 具体编码规则由ERP管理部负责公司所有ERP系统编码规范的维护和管理，监督编码规范的执行情况并负责协调有关事宜。具体以ERP管理部规整的最新“编码规范”执行。1. ERP产成品编码规范2. ERP原材料编码规范3. 纸箱编码对应表4. 客户编码规范5. 半成品编码规范6. 供应商编码规范7. ERP五金备件编码规范8. ERP办公劳保编码规范9. ERP辅助材料编码规范。第三章 编码流程第7条 编码申请一般流程1. 各部门根据需要填制新编码增加申请表，须按申请表要求完整、详细、准确填写（或打印）；2. 申请部门主管审核(1) 总部各部门及工厂编码申请需二级主管以上人员审批(2) 分支机构由分总以上人员审批3. 产品编码管理部（小组）或ERP管理部复核4. 根据需要由产品编码管理部（小组）协调相关部门调整“编码规范”（补充或调整编码代号）5. 基础资料维护人员-根据编码原则编写，如申请内容不满足编码原则的，跟申请人沟通，并找产品管理部等相关部门确认。6. 编码确定后，由基础资料维护人员及时将编码信息录入ERP系统。7. 由同一部门审核、编码及录入系统的（如客商编码等）可不按上述申请流程执行，但仍应严格按编码规范执行，并对编码结果负责，部门主管应做好监督管理工作。第8条 编码流程注意事项1. 外加工产品签订合同的同时，若系统中无此编码，需提前申请，并保证提供的产品信息与成品入库时标签的信息一致。另外，外购产品的规格尽量与我司已有规格保持一致，避免出现过多地新增规格编码的情况，增加了管理费用。2. 工程销售人员在合同签订时尽量按照常规材种名称，如工程合同方指定要求某材种名称与公司标准称谓不符的，编码部门对同一材种仍采用同一编码标识，不新增材种编码。由ERP管理部制作更新常见材种明细表，供各部门人员销售时参照。3. 客商资料维护，确保客商代号不重复，全名与发票等一致。4. 根据需要对基础资料的命名及编码规范进行调整的，由ERP管理部负责通知相关部门，待各部门签字确认后在做ERP系统调整。5. 各