公司办公用品采购管理办法.doc

.长沙市城投基础设施建设项目管理有限公司办公用品采购管理办法一、目的为加强办公用品的用品管理，规范办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、盘存、交接程序，提高利用效率，厉行节约，避免浪费，特制定办公用用品采购管理办法。二. 办公物品购买原则按照统一限量，控制用品规格以及节约经费开支的原则，办公用品的采购，由办公室统一负责。办公室根据办公用品使用类别，消耗水平以及库存情况，确定采购数量，编制采购计划，经批准后，组织采购。 三、办公用品的分类1、办公用品按使用性质分为固定资产、低值易耗品和低值耐用品三类。1.1固定资产主要指：办公桌椅、沙发、文件柜、电脑、打印机、传真机、饮水机、投影仪、相机、电风扇、碎纸机、空调、保险柜等价值较高的物品。1.2低值易耗品：签字笔、圆珠笔、铅笔、胶水、胶带、双耳夹、橡皮、记事本、打印纸、订书针、记号笔、双面胶、笔芯、起钉器、抽杆夹、回形针、大头针、尺子、涂改液、油性笔、复写纸、名片册、传真纸、便签纸、标贴、档案袋（盒）、纸杯、信封、笔筒、文件册、檀香、艾条、垃圾袋、卷纸、抽纸、洗手液等价值较低的日常用品。1.3耐用品：美工刀、直尺、订书机、打孔器、文件夹、文件架、印泥、计算器、剪刀、U盘、电话机、扫帚、撮箕、垃圾桶、灯管、灯泡、电池、录音笔、插线板、键盘、激光笔、鼠标、烧水壶、挂钟、路由器、收纳箱、安全帽等使用期限比较长的物品。四、办公用品计划的制定1、各部门根据本部门物品消耗和使用情况，每季度编制一次办公用品需求计划表，经部门主管审批后于当月25日下班前报至综合办，逾期视为无需求。原则上办公用品的领用额度为：10元 人/月（含复印纸、电脑用纸）。2、综合办统一汇总、整理各部门的采购申请，统一汇总后于当月底前报董事长审核，形成采购计划。五、办公用品计划申请、审批流程1. 低值易耗品、耐用品审批流程如下：各部门根据本部门物品消耗和使用情况，每季度编制一次办公用品需求计划表，填写办公用品申请单部门主管审核（签字）分管副总审批（签字）综合部汇总审批总经理审批董事长审批综合部派专人购置、发放建立办公用品领用台帐，记载办公用品领用情况。2. 固定资产审批流程如下：各部门填写项目公司签呈表部门主管审核（签字）分管副总审批（签字）总经理审批董事长审批综合部派专人购置、发放建立办公用品领用台帐，记载办公用品领用情况。3、临时急需的物品（计划外）：申请部门填写临时采购申请单（并在备注栏内注明急需采购的原因）部门主管审核 分管副总、总经理、董事长批准。六、办公用品的采购及结算1、综合办根据制定的采购计划实施定时集中采购，并于每月5日前完成采购。2、在实施采购时应本着节省成本、价廉物美、急需先办的原则，不得营私舞弊或牟取私利。3、综合办将确认无误后的单据按当月计划进行报销、付款。七、办公用品的入库管理1、办公用品到货后，综合办指定专人进行验收，验收合格后根据供货清单签收，并做好入库登记。2、办公用品入库后，综合办需根据供货清单登记入账。3、综合办申报计划前查看库存，根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以保证正常办公需要的及时满足，提高供给效率。八、办公用品的保管1、备用的办公用品由综合办统一保管，防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。2、对于固定资产实行保管责任制。实行使用人、领取人、保管责任人三合一的办法，对保管责任进行归属。3、对因个人工作失误、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，将根据个人的过错程度，由责任人承担相应损失。九、办公用品的领用1、办公用品的固定领用时间为每月8日（遇节假日顺延），实行部门领用制，各部门指定专人领用物品。2、领用人应当在综合办的办公用品个人领用台账的记录上签字。涉及固定资产的，使用人亲自签字领取，以明确保管责任。3、综合办有权对单次申请数量过大、种类过多、频率过高及无需发放的申请作出适当的调减和驳回。4、已领取电话机、计算器、订书机、剪刀等耐用品的，原则上不再发放。如重复申请应说明原因或凭损坏原物以旧换新，杜绝虚报、冒领。如人为损坏或遗失，由个人负责赔偿。十、办公用品的交接与回收员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品交接或收回时，应当遵守交接回收程序。移交人需逐项列出物品清单，接交人应仔细点验，综合办根据移交清单进行核实，如有损坏或遗失，责任人应予以赔偿。十一、附则本办法由综合办负责解释。本办法自批准之日起执行。十二、附件1、 办公用品申请计划表2、办公用品个人领用台账3、采购申请单 项目公司 年 月份办公用品申请计划表部门： 董事长：序号物品名称规格型号单位采购数量单价实际金额备注123456789101112131415161718192021222324252627282930申报人： 部门负责人： 分管副总经理： 总经理：办公用品领用登记表序号物品名称单位请领数量领用部门领用人领取时间备注临 时 采 购 申 请 单 年 月 日 领导签字：申请部门领导留存主 管 领 导部 门 领 导申 请 部 门物资名称型号或规格单位数量金额原因备注备注：请申请部门严格把关，减少不必要的物资库存，节约资