会议规范细则.doc

.会议规范细则一、 目的为加强公司管理，更好地完成公司的统一目标，建立健全有序的工作秩序，提高工作效率和工作灵活性和规范工作行为，结合本公司实际情况，特制定本制度。二、 原则强调会前通知、会时签到、会中记录、会后落实四项要求。三、 适用范围本制度适用于上海显呗网络科技有限公司会议管理。四、 职责第一条 归口部门行政部负责监督该制度的执行。第二条 职责1、 行政部负责公司级例会的组织及相关工作，负责部门例会及各种专题会议的监督，负责管理保存所有会议纪要原件。2、 后勤部负责各种会议的安排、设备准备等。3、 公司各部门负责本部门例会及专题会的组织及相关工作。五、 管理规定第三条 会议分类1、 公司例会：原则上固定于每周一下午1点召开，根据会议内容确定参会人员。2、 部门会议：部门负责人可根据部门工作情况自行安排本部门会议。3、 专题会议：指由相关部门（或人员）组织的专项问题的会议，会议时间、地点、参会人员由召集部门确定。第四条 会议通知1、 会议召集部门需在会议召开前至少1个工作日通知行政部，由行政部拟定会议通知并通过今目标公告发放给各参会部门（人员）。2、 公司例会时间固定，不需另行通知。如出现会议时间调整，公司，由行政部通知各参会人员，并说明原因。3、 会议通知需明确会议时间、地点、内容和参会人员等。第五条 会议准备行政部负责会场安排、设备准备，需在会前半小时准备完毕。第六条 会时签到1、 会议参加者必须准时出席并在“会议签到表“（见附件1）上签到，不得迟到、早退、缺席，因故无法到会者，事先须向会议组织者请假并取得许可，或派代理人出席。2、 与会期间应关闭手机或调到振动状态，原则上不允许接听电话，重要电话务必离开会场接听。第七条 会中记录1、 以会议记录格式纸做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要（“会议纪要表“见附件2）。2、 会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性。3、 对会议已议决重要事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样。4、 会议原始记录应于会议当日、会议纪要及重要课题推进表最迟不迟于次日呈报会相关负责人审核签名。5、 下列情况，应整理会议纪要：l 公司各类临时行政会议l 须会后对会议精神贯彻进行跟进的会议l 其他主持人要求整理会议纪要的会议，会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定。第八条 会后落实会议决议、决策事项需会后跟进落实，统一由“项目跟进员”跟进，如若会议主持人另有指定项目跟进人员，听从会议主持人安排。会议跟进的依据以会议原始记录及会议纪要为准，会议的跟进落实按照项目执行进度表（见附件3）执行。1、 项目需进行内测的，请在规定内测时间当天或之前完成内部测试，如若累计超过3次及以上超时内测，需递交超时原因说明；累计超过6次及以上超时内测，除实有特殊原因外，需递交超时原因说明并与执委会领导面谈1次。2、 项目需在交付时间当天或之前完成交付，如若累计超过2次及以上超时交付，需递交超时原因说明并与相关项目负责人面谈1次；累计超过4次及以上超时交付，除实有特殊原因外，需递交超时原因说明并与执委会领导谈话1次。项目跟进员根据项目交付统计表（见附件4）进行交付超时统计，如若内测与交付两项合计与执委会领导谈话累计超过3次（不含3次）以上，将影响30%的绩效工资。并请项目跟进员将统计的数据交至人事部，人事部将根据实际情况于当月或次月进行绩效工资的核算发放。第九条 罚则1、 迟到、早退、缺席。所有参加会议的人员在会议规定召开前3分钟到场，规定会议时间内未到的，计为迟到；凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议召开结束前提前离开会场的，计为早退；凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。对迟到、早退、缺席的处罚如下：a) 对于迟到和早退分别累计5次及以上，须写书面报告说明原因；对再犯的，上交执委会进行处理。b) 对于无故缺席累计3次及以上的，须写书面报告说明原因并处以通报批评；对再犯的，上交执委会进行处理。c) 凡因通知原因造成应参加会议人员迟到或缺席的，以上处罚由传达人承担。2、 会议结束后由会议传达人清理会场，如若累计3次及以上未清理会场，处以通报批评处理。六、附 则1、 本制度由行政管理部负责解释，自下发之日起执行