时间管理与工作统筹技巧.ppt

,时间管理与工作统筹技巧,锡恩彭晶2009年4月15日晚山东淄博,喜欢加班不是好员工！,WHY?,我们的问题在哪里？时间陷井情不自禁事必躬亲过分客套例行公事犹豫不决漫不经心碌碌无为,国外学者对某跨国公司总部人员的跟踪调查显示：管理人员平均每8分钟被打扰一次；业务系统的管理人员平均每周花在会议上的时间不少于10小时；行政管理人员每周会议20小时。心理学家指出：恢复思路平均时间为分钟,日本学者关于时间浪费的调查“人们一般每8分钟会收到1次打扰，每小时大约7次，即每天5060次。平均每次打扰大约是5分钟，总共每天大约4小时，也就是50%。其中约3小时的打扰是没有意义或者极少有价值的。同时，人被打扰后重拾原来的思路至少需要3分钟，每天就是2.5小时。”根据以上的统计数据，可以发现，每天因打扰而产生的时间损失约为5.5小时，按8小时工作制算，这占了工作时间的68.7%。,时间管理的陷阱,猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里不好意思拒绝别人“反正时间还早”拖延会议病文件满桌病事必躬亲,1、猪八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里,没时间做计划工作是程序化，规律化，根本没必要做计划计划常常被打断不喜欢被计划束缚“船到桥头自然直”,2、不好意思拒绝别人,接受请托比拒绝更容易拒绝请托会触怒请托从而导致请托者报复我想做一个广受爱戴的人我不懂得如何拒绝,3、“反正时间还早”拖延,帕金森定律工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。时间管理隐含着你可以为一项工作安排过多的时间，如果你给自己安排了充裕的时间从事一项活动，你会放慢你的节奏以使用掉所有分配的时间。,4、会议病,基于合群的愿望而聚会倾谈为符合传统为推卸责任没有勇气，逃避指出个别员工之错误无效的会议不断重复,5、文件满桌病,安全感犹豫的个性半途而废的工作习惯个人的喜好,时间管理是什么?,时间管理就是自我管理自我管理即是改变习慣，以令自己更富绩效，更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很对地做完,叫做效能时间管理就是事前的規划或长期的计划,时间管理的基本认识,知道该做什么事,并把时间花在重要的事情上时间无法管理,事情/任务才是管理的对象浪费的时间远比有效利用的时间多善用管理工具提升时间利用效率,应该记住的20条实用方法准备之一：长期准备（4）购买工具书/增加知识储备/提高能力训练你的快速阅读能力把常用的文件/文具放好养成存放思想档案和作记录的习惯,凡事预则立，不预则废。,应该记住的20条实用方法准备之二：临时准备（5）明天的工作前晚进行优先级排序将相关的工作列在一起把工作计划放到随时可见的地方每天早晨比规定时间起早十分钟做好正式工作前的准备工作,应该记住的20条实用方法要培养的好习惯（7）利用各种装备如电话/信件等节省时间把最困难的事放在效率最高的时候利用零碎时间处理例行性事务午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料报刊放在晚上看每晚沉思片刻/回顾与总结,应该记住的20条实用方法与外部产生联系时的应变能力（4）站着接待一向健谈的来访者从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者管理电话：主动拨号/与被动接听如遇琐事缠身能快速摆脱,办公桌上的“5S”运动,整理废纸篓的作用文件存档系统“各就各位”的摆置集中精力做一件事不要总是重复处理同一文件不要为了表面的整洁而塞入一处下班前的清理5S：整理整顿清扫清洁修养,工作优先级综合分析四象限坐标图,重要度,紧迫性,A重要而且紧迫,紧迫但不重要,D不重要不紧迫,重要但不紧迫,分清工作的轻重缓急,四象限法解析,（水型的事务）忙碌琐碎的事处理文件等函件电话浪费性时间逃避性活动,（细沙型的事务）造成干扰的访问、电话信件、报告某些会议许多迫在眉睫的急事符合别人期望的事,（石块型的事务）准备工作预防措施、价值观的澄清计划人际关系的建立真正的再创造能力增进自己的能力,（碎石型的事务）重要紧急状况迫切问题限期完成的会议或工作,紧急不紧急,重要,不重要,每天要花10分钟作计划要有书面的待办单、日计划、周计划和月度计划每周都将你的工作排出优先顺序能在高效的时间里做完你的重要工作有明确的生活和工作目标,必须养成习惯！,时间管理的改进途径,方法之一：有计划地工作,建立包括目标、标准、最后期限、优先顺序等一套计划体系。在刚开始时作计划。严于律己，经常激励和要求别人监督和检查。把所有的工作按照紧迫性、重要性等进行划分，制订自己的优先工作次序。每天的计划都有一定的预留时间来处理变化或危机、偶然事件等。,目标能唤起你最高尚的才能,自己的切合实际的书面的可衡量的有时限的平衡和谐的,S-SpecificM-MeasurableA-AchievableR-RelevantTTimeBased,目标明确化可衡量的可达成的符合实际的有时间限制的,目标的SMART原则：,计划-善用计划的五个问題,我的工作目标是什么为了达成成目标我需要做什么順序与重要性是什么我需要多少时间我该如何分配与使用我的时间,计划-周计划,检查前一周未完成的事将每月重要的任务放入周计划掌握重要的事情先做提醒自己拒绝琐事的诱惑每日审视周计划的进度,计划-日任务清单,回顾昨天未完成的事件将今天要完成的事列下來排列优先順序(A、B、C及1、2、3)检视每日进度(进度给予符号注记)写下每日重要任务的备忘录,把每天要做的事列一份清单，确定优先顺序，从最重要的事情做起，每天都这么做！世界最大的钢铁制造公司伯利恒钢铁公司管理顾问李爱菲,Practice:展开你的计划,一日之计在昨天下班前一周之计在于周日一月之计在于月底,【分享】个人工作时间管理模板,完整版压缩包,方法之二：减少无序行动,时刻对自己的工作和任务进行反思，整理和形成一套有效的、有条理的思维方式。工作和任务肯定有轻重和缓急之分，与你的目标挂钩确定重要工作及每日的工作优先顺序。,方法之三：避免贪大求全,不要追求尽善尽美，只追求达到目标，完成职责。成就感是建立在要实现的目标上的，不能脱离你的目标。让上司认可是在完成你的职责内的工作基础上的，能干是在对你分内事项的处理中体现出来的。对别人的请求和要求，不属自己的分内之事要敢于说“不”。,方法之四：避免拖延,严格要求自己，规定任务完成的期限。排除工作过程中的干扰，保持优先次序的稳定性。不要只做熟悉的事务性工作。与同事、上司、下属探讨改进工作方法，辨清各自职责，不推诿和相互扯皮。,方法之五：学会说“不”,有