毕业设计（论文）-房地产企业档案信息化建设的存在问题及对策.doc

洛阳理工学院毕业设计（论文）房地产企业档案信息化建设的存在问题及对策摘 要随着网络化和信息化的高速发展，实现档案现代化管理，及时为房地产企业经营管理提供优质的档案信息服务，是新经济形势下房地产企业档案管理的必由之路。面对信息化档案管理中存在的房地产档案信息化标准落后、房地产档案信息化存在制约因素、房地产档案信息技术不高、房地产档案信息化建设资金短缺的问题和信息化、投资、知识产权的风险，做好信息化硬件、软件、数字化队伍数和字化资源的基础建设，坚持以以标准化管理为主，制度管理为辅和首先考虑采用国际标准，其次是国家、行业及地方标准的标准化两个原则，解决房地产档案信息化存在的问题，提高信息化档案建设的风险意识，加快房地产企业档案信息化建设。关键词：房地产企业，档案，信息化，建设 On the Problems and Countermeasures of Archives Information Construction of Real Estate EnterpriseABSTRACTWith the rapid development of networking and information technology, realize the modernization of archives management, in time for the real estate business archives information management to provide quality service, it is the only way of archives management of real estate enterprises under the new economic situation. Facing the problem of information archives management in the exists of real estate archives information standard backward, and real estate archives information exists restricting factors, and real estate archives information technology does not high, and real estate archives information construction funds shortage and the risk of information, and investment, and intellectual property, doing the Foundation construction of information hardware, and software, and digital team number and Word of resources, adhere to the two principles of standardization management mainly, System Management supplement and first consider used international standards, second is national, and industry and the local standard of standardization, solution the problem of the real estate archives information exists, improving the risk consciousness of the information archives construction, speed up the information construction of real estate Enterprises archives. KEY WORDS: real estate enterprises，archives，information，construction5目录前言1第1章 房地产企业档案信息化建设的概述21.1 房地产企业档案信息化建设的基础建设21.1.1 硬件基础建设21.1.2 软件基础建设21.1.3 数字化队伍建设31.1.4 数字化资源建设41.2 房地产企业档案信息化的标准化建设41.2.1 标准化建设的重要性41.2.2 标准化建设的两个原则4第2章 房地产档案信息化存在的问题和风险62.1 房地产档案信息化存在的问题62.1.1 房地产档案信息化标准落后62.1.2 房地产档案信息化存在制约因素62.1.3 房地产档案信息技术不高72.1.4 房地产档案信息化建设资金短缺72.2 房地产企业档案信息化建设的风险72.2.1 信息化风险72.2.2 投资风险82.2.3 知识产权风险8第3章 加快房地产企业档案信息化建设的措施93.1高度重视房地产档案标准化和现代化建设93.2建设内容全面和功能强太的数据库系统93.3加大行业联动协作和促进档案信息共享93.4大力推进房地产档案信息技术创新103.5加大房地产档案信息化工作投入103.6树立房地产档案风险意识113.7加强档案风险教育113.8增强房地产档案的风险评估11结论12谢 辞13参考文献14前言在网络化、信息化高速发展的今天，以计算机技术为核心的档案数字化管理受到了越来越多的关注，许多政府机关与企事业单位已投入大量的人力物力，积极推进档案数字化建设。充分挖掘档案信息资源的价值，实现档案现代化管理，及时为房地产企业经营管理提供优质的档案信息服务，是新经济形势下房地产企业档案管理的必由之路。目前，房地产企业的档案数字化建设处于成长阶段，还存在诸多问题，主要表现在：一是企业员工档案意识淡薄，档案难以收集，档案管理力度不大，软硬件设施不健全，无法实现档案数字化；二是企业考虑成本因素，实行档案数字化外包，承包商在数字化过程中只考虑进度，而对细节问题重视不够，数据录入错误、扫描页数缺漏等，使数字化的档案无法利用；三是没有建立统筹管理机制，集团与分公司各自为政，没有实现跨区域资源共享；四是没有必要的检索、统计、分析工具，电子档案的利用途径单一，利用效率不高，利用效果不明显；五是配套措施不健全，缺少信息储存、网络防火墙、数字加密、应急电源等必需设备，给电子档案的安全构成了严重的威胁；六是技术支持力度不够。许多企业档案管理人员缺乏计算机技能，而又无法及时得到技术人员的支持，遇到问题无法及时解决，造成投资巨大的数字化档案管理系统成为“空中楼阁”。 第1章 房地产企业档案信息化建设的概述1.1 房地产企业档案信息化建设的基础建设1.1.1 硬件基础建设档案数字化建设需要根据房地产企业发展规划，及房地产档案自身的多样性、复杂性、利用的频繁性的特点，配置高性能的服务器及大容量的服务器，建立畅通无阻的网络环境。对于跨区域办公的集团公司，要考虑远程网络连接的解决方案；对档案收集与管理部门，配置电脑、影像扫描设备、备份设备等，做好硬件基础建设。1.1.2 软件基础建设如果说硬件是档案数字化建设的骨架，那么软件就是档案数字化建设的灵魂。因此，选择优秀的档案数字化管理系统，将成为档案数字化成败的关键。档案数字化系统应具备如下特性：1与企业OA系统无缝连接，实现文档一体化管理。随着信息化程度加深，办公自动化系统已成为房地产企业员工工作所依赖的平台，也成为档案形成收集的主要平台。实现与OA系统集成，提升员工档案管理意识，有效收集管理档案信息，从档案的形成源头做起，保证档案的准确性与有效性，应是档案信息化管理系统的重要组成部分。2强大的图像处理工具与成熟的数字化加工流程。根据房地产档案管理的特点，开发强大的扫描与图像处理工具，高效高质量进行图像处理。如对扫描图片进行后期处理及压缩处理，要求去除燥点、黑边等无用信息，进行纠偏、版面居中处理等，对一些污损档案的扫描件进行有效地处理，提高电子档案的清晰度和美观度。实现数字化加工流程化作业，实现扫描、图像处理、编目、质检、数据挂接等有序化操作，保证数字化资源的准确性。3高效的档案利用查询平台。建立房地产企业网上档案信息服务平台，完善数字档案馆建设，是进行电子档案的保管和提供档案信息服务的最佳手段。现在，房地产企业的各种生产、经营、管理活动都离不开信息的传递和交流，房地产企业各分公司及各部门之间的信息沟通交流越来越依赖于计算机与网络。有效的档案信息服务平台将为企业各种信息的传输和利用提供一条畅通无阻的通道，为档案信息资源的科学保管、开发利用、交流与共享创造良好契机。结合计算机技术，如XML技术、OCR技术、全文检索技术、中间件技术等，实现高效、高性能、方便快捷的档案查询利用，才能为企业提供优质的信息服务，才能提升数字化档案的真正价值。4严谨的安全控制系统。由于电子档案具有易改性等特点，因此在建设档案信息化系统时应充分考虑信息安全。利用数字证书技术、图像加密技术、图像安全浏览技术、传输安全控制技术、水印技术、用户鉴权管理等等，最大限度控制信息安全。5档案数字资源由集团统一管理，各分公司互通有无，实现资源共享。目前，房地产企业基本上都是以项目为单位，跨区域以项目公司进行管理。因此，必须建设数字化档案馆，使档案收集、整理、保密规范化，加强对分公司及项目档案管理培训，提高员工档案管理意识，使档案在企业经营发展中发挥其重大作用；建立档案网上信息化服务平台，使档案服务无时限、无地域限制。1.1.3 数字化队伍建设人才问题是关系到档案馆数字化建设成败的另一关键。档案馆数字化建设的过程是与新知识、新技术的普及密不可分的。实现房地产档案现代化管理，离不开高素质的管理人才，人才资源是实现房地产档案管理现代化的前提，是开发利用房地产档案的基本条件。在数字化档案馆的建设过程中，要求档案管理队伍中不但有既掌握档案专业知识，又熟悉房地产产权、产籍管理基本知识的档案专业管理人才，而且需具备系统开发或维护、数字化加工与管理、标准化建设、数据库运行管理、信息资讯发布等方面能力的计算机人才。作为一个房地产企业档案管理团队，不能闭关自守，要与其他单位之间开展业务交流，不断提高整体业务能力，探索新的管理方法，使房地产档案管理适应新形势的需要。要不断培养档案数字化建设专业人才，使其对档案管理、档案数字化建设的发展方向、工作目标和观念有统一的看法和认识。只有这样，不同的人员才能在不同的工作岗位上劲往一处使，面对问题各抒己见，在对新问题、新现象的讨论和思考中更新观念，提高意识，与时俱进，对工作目标提出合理、有建设性的建议和意见。1.1.4 数字化资源建设通过高速扫描仪形成的电子档案影像资料是数字化档案形成的基础，数据的真实性、有效性是电子档案利用的前提条件。档案数字化时，必须对相关内容进行仔细的质量检查。例如，录入的数据是否正确、扫描图像是否清晰、图像与著录内容是否相对应、与实际是否相符等等。只有这样，才能为房地产档案的开发利用打下坚实的基础。但是，由于房地产档案的动态性及历史档案资料数量巨大等因素，档案数字化资源建设并非一蹴而就，而是一个长期的过程，需要房地产企业领导层对档案数字化建设有前瞻性，分阶段、分步骤来完成。1.2 房地产企业档案信息化的标准化建设1.2.1 标准化建设的重要性中华人民共和国标准化管理条例指出：“标准化是组织现代化生产的重要手段，是科学管理的重要组成部分，在社会主义建设中推行标准化，是国家的一项重要技术经济政策。”这充分阐明了标准化的地位和作用。现在各种类型的档案馆对数字档案馆的建设都还处在试验和探索阶段，采用的方式方法也不尽相同，因此在档案馆数字化建设中，标准化规范体系的确立就显得尤为重要，它是档案馆数字化建设高质量的峰实基础。1.2.2 标准化建设的两个原则以标准化管理为主，制度管理为辅。标准化适合于技术工作领域的规范化管理，可操作性强，有利于不同部门之间的协调。制度通常以法规形式出现，约束力强，但管理范围有限，在标准化管理的基础上，配合制度可以形成档案馆数字化工作所需的严密的规范化管理体系。在实际工作中，在有标准可依的情况下，以遵循标准为最有力的工具；当缺乏相关标准的指引时，数字化制度的制定和执行将是规范工作、积累经验的重要法门。首先考虑采用国际标准，其次是国家、行业及地方标准。由于档案信息的范围和种类处于不断扩展和变化之中，因此在档案馆数字化阶段就应优先采用适用范围尽可能广泛的标准，尽量做到一次到位。面向计算机、网络、信息平台、文件格式等的处理，应直接采用国际和国家标准；面向综合性信息的处理优先采用国家标准；面向档案信息的处理以借鉴为主进行补充，由此形成标准化的规范体系。第2章 房地产档案信息化存在的问题和风险2.1 房地产档案信息化存在的问题2.1.1 房地产档案信息化标准落后房地产业是一个关联度高、政策性强、涉及面广的行业，加之地域差异大，各地的管理体制、机制不尽相同，这给我国房地产档案标准化、规范化建设增加了难度。日前，各地房地产档案的收集、整理一般是根据各自需要而进行，变动频率大，缺乏规范性，连续性，给档案信息化及高效利用留下了较多隐患。由于没有统一的规范和标准，现行房地产档案存在四个方面的不足：一是门类不齐。只注意产权产籍档案数字化工作，忽视了房产历史档案、公房档案、安全档案、拆迁档案等门类档案的数字化。二是内容不全。房地产档案部是由各业务部门在办理相关业务时收集形成的，存在遗漏甚至丢失档案资料的情况，导致档案信息不全面、不详实。三是质量不高。电子档案质量的高低取决于原始档案的质量，有的实体档案字迹不清、资料破损有的因业务人员收集了大量不应归档的资料，导致数据库负扭过重，造成浪费资源。四是数据不精。房地产档案记录了大量的房屋基础数据，但由于过去采集要求不高，技术手段不够先进，造成部分数据不准确或缺省，给档案数据统计、分析、利用带来了一定的困难。由于信息化标准落后，信息化软件通用性不强，导致各地重复研发信息软件，浪费了人量人力、物力，阻碍了信息化建设的健康快速发展。这些问题都需要制定标准化的档案管理归档来加以规范和解决。2.1.2 房地产档案信息化存在制约因素推进房地产档案信息化建设存在两大矛盾，一是网络安全与资源共享的矛盾，二是档案保密与信息公开的矛盾，当然还有部门利益的影响，这些因素在一定程度上制约着档案信息化系统的建设。2.1.3 房地产档案信息技术不高档案管理水平和信息技术高低是房地产档案信息化的关键。技术的高低直接影响系统软件的选用，一直以来业务管理应用软件多而乱，不能很好地适应档案管理的需要，一些地方甚至更换了多个版本的软件，进行了多次档案的重复录人，造成了档案丢失、损环等现象。由于房地产档案软件实用性不强，应用受到局限，导致纵向不能延伸到相关业务管理，横向不能在异地同步识别、使用、开放房地产档案，难以实现信息共亨和联网。2.1.4 房地产档案信息化建设资金短缺房地产档案信息化是一项长期且庞大的系统工程，需要投人较多的资金。由于房地产档案部门经费不足，根奉无力投资信息化建设，只能依靠地方财政拨款进行投入，而各地对这一事物重视程度不一样，缺乏长期计划，投入悬殊较人，这也是制约档案信息化发展的重要原因。2.2 房地产企业档案信息化建设的风险2.2.1 信息化风险科学技术的进步, 给房地产档案的管理带来了新的技术手段,给房地产档案管理的信息化建设和管理提供了可靠的保证。网络、计算机和信息系统是档案管理现代化的基础,同时也是信息安全风险存在的地方。黑客攻击、病毒蔓延、信息窃取、技术落后、制度不健全、管理不规范、措施不到位、治理不及时是产生不安全因素的根源。网络的畅通、系统的稳定、数据的安全,面临着客观侵害行为的风险和主观漏洞的风险。在信息化的管理过程中, 大量数字信息都储存在硬件设备中,设备的安全性会给信息安全和完整性带来威胁。如电脑、硬盘、光盘设备如果保管不当,就有可能发生损坏及老化等现象,从而导致大量数据的损坏,造成失。存储设备都有一定的保存年限,需要不断的拷贝和更新,更新不及时,也可能造成损失。信息化的操作要求技术性比较强, 一旦操作失误就有可能带来损失, 比如设备的损坏、错误的格式化、删除操作、错误运行程序等都有可能破坏电子数据。当电子化的档案信息通过互联网或内联网进行传输的时候,就会遇到传输风险,如网络黑客的入侵和攻击、计算机感染病毒和木马、遭遇非法窃取档案信息等,如果没能很好地防范,就有可能造成严重损失。2.2.2 投资风险为了应对突发的事故, 进行异地档案备份,需要投入大量的人力和物力,投资与回报如何达到平衡,投资控制在什么样的幅度值得探讨。同时,信息化管理不同于传统的手工操作管理,它是建立在计算机网络技术基础上的现代化管理,进行信息化建设,特别是初期建设需要投入大量资金用于购置计算机、复印机、打印机、扫描仪等硬件设备,购买应用软件、咨询技术专家、培训员工及日常管理等,都要花费不少资金。为应对突发的事故和信息化建设,大量资金的投入无疑存在投资风险。2.2.3 知识产权风险档案信息化建设的最终目标是实现档案数字信息在网络中达到资源共享,这个共享引发知识产权的风险。同时,由于我国关于网络信息方面的法律、法规、标准、制度并不完善,也使得档案数字信息在充分发挥其凭证作用和参考作用的过程中存在很大风险。如在现实中,科技成果都拥有知识产权,具有专有性,而网络上应受到知识产权保护的信息则是公开的、公用的,而产权人往往要求信息非公开化,这就造成一个矛盾,也给档案部门在公开信息的时候带来知识产权上的风险。8洛阳理工学院毕业设计（论文）第3章 加快房地产企业档案信息化建设的措施 3.1高度重视房地产档案标准化和现代化建设这是提高档案管理整体水平、推进档案信息化工作的前提和基础。要抓紧制订房地产档案信息管理的业务规范和技术标准。主要包括信息采集标准化，信息存储标准化，信息管理标准化信息网络标准化及管理软件标准化五个方面。通过严格规定房地产档案业务分类、基本数据采集、主要技术参数、技术方法等基本要求，全面提高档案采集的质量和档案信息的可读性、可用性，可持续性。同时要强化房地产档案标准化的实施，进一步增强房地产档案管理职能、职责。在体制上逐步实行统一、高效管理；在业务上严格规范，提高专业化水平；在管理上力求归集与利用相结合，最大限度的发挥档案信息的效益。3.2建设内容全面和功能强太的数据库系统房地产档案信息化的核心是档案信息数据库的建设。根据房地产行业的特点，房地产档案数据库宜设立基础库和专业库，通过房产图定位的测量号或其它信息字段进行链接，使房屋信息一一对应，做到信息互通互补。基础库为专业库提供房地产基本信息，减少专业库信息收集的工作量；专业库为基础库提供专业信息补充，丰富基础库信息内容。鉴于档案数据库的核心作用，档案部门要建立严格的档案采集，录入、立卷等制度，防止遗漏、误录档案信息，力求数据准确、全面、规范，确保档案数据库科学、适用、安全。3.3加大行业联动协作和促进档案信息共享档案部门要站在行业发展、服务社会的角度，推进档案信息化工作，完善档案服务机制。重点研究部门壁垒的制约因素，加大横向沟通和内部协作，主动与技术部门研究网络安全的解决办法与业务部门商量共享信息查询的操作程序，从政策和技术上探讨信息公开的具体措施。发达地区将房屋租赁信息与社会治安、户籍管理、工商打假，计划生育等信息互动，建立了庞大的信息网络，这一经验在房地产档案信息化建设过程中值得借鉴。3.4大力推进房地产档案信息技术创新房地产档案信息化是一个循序渐进、不断完善的过程，信息系统也是从单管理逐渐向综合管理转变。因此，房地产档案信息化要着眼长远，制订规划、分步实施。所运用的信息技术要符合房地产行业实际，要充分考虑纵向和横向子系统的链接，在技术应用上、数据兼容要留有余地，保证开发的软件具有通用性、实用性和连续性，避免系统重复建设造成资源的浪费以及档案资料的损失。同时要考虑档案数据链接的成本，在充分解决系统安全问题的前提下可采用公网(互联网)传输数据，减少因租用数字电路而增加的费用，做到节约、安全、高效。3.5加大房地产档案信息化工作投入一方面要加大资金投入。要多渠道筹集资金，解决资金投人困难。一是将档案信息化经费纳入房地产部门甚至政府财政专项预算，每年安排一定的资金用于信息化软硬件建设；二是信息化受益单位要负责部分建设经费和维护经费，支持信息化建设；三是档案部门每年从收益中安排适当维护和技术更新经费，保证系统正常运转。另一方面要加大人才投入。目前，房地产部门推进档案信息化建设的关键是人才，既懂计算机技术叉懂档案管理业务和专业知识的复合型人才缺乏，制约了房地产档案信息化工作的进度。要加大这方面人才的培养和引进力度，为房地产档案信息化建设提供坚实的技术保障。3.6树立房地产档案风险意识当前, 房地产档案的风险问题尚没有得到足够的重视。主要表现在档案部门管理领导和工作人员对房地产档案的风险认识不足,缺乏应对房地产档案的风险管理措施。要应对房地产档案的各类风险,就必须树立正确的风险意识。信息化管理作为一种全新的管理方式,正处在初步实践的阶段,必然会存在各种风险,为此,我们既要有风险意识,积极宣传教育,又要有防范意识,采取有效措施,积极应对。房地产档案管理应对不可抗力风险意识非常差,目前需要大力宣传。风险意识的淡薄会在很大程度上导致房地产档案管理上的盲目, 只顾当前效益, 缺乏前瞻性,给房地档案建设带来隐患。当突发的风险出现时,由于对房地产档案管理的风险认识不够,缺乏应对突发风险的管理措施,带来的后果可能是灾难性的,损失将无法挽回。3.7加强档案风险教育由于认识的偏见和房地产档案管理岗位对人才的吸引力不够,从事档案管理的人员综合素质相对其他部门而言,存在不小的差距。档案管理人员普遍对房地产档案的风险认识不够。对档案管理人员进行教育培训,提高他们对房地产档案的风险认识,对规避房地产档案风险有良好的效果。教育培训能够提高档案建设参建人员和管理人员对档案风险的认识,确保房地产档案建设的安全开展和顺利进行。3.8增强房地产档案的风险评估风险评估是应对风险的前提。风险评估就是对房地产档案在使用和管理过程中可能出现的风险进行预测,给定某一风险的概率。风险评估就是风险量化,通过比较风险的大小,来决定是否需要采取相应的应对措施。具体的风险的评估可以结合实际情况, 聘请相关的评估专家来进行11结论就现代管理科学而言，房地产市场管理同时也是一种服务是一种由我们管理部门提供给社会层面的服务。当前，社会层面越来越需要更为全面、便捷、自主的房地产市场信息服务，也越来越渴望通过房地产市场管理信息系统来获取房地产咨询服务和房地产政策指导，因此，我们只有及时、主动、积极地向新型管理服务职能转变，才能够顺应社会的呼唤、满足公众的需求。总之，房地产档案管理部门要解放思想，更新观念，变被动为主动，积极为利用者提供优质的服务。大力宣传房地产档案数字化的重要性，使企