信息化实施管理制度.doc

1 山东山东 XXXXXXXXXX 有限公司有限公司 信息化信息化项目管理制度项目管理制度 编写人员: 信息化项目执行组 编写日期: 2012 年 12 月 25 日 更新日期: 文档编号: 文档版本: 1.0 编制人： 项目经理： 审批人: 2 目 录 前言.3 目的 .3 范围及适用性 .3 解释权与生效时间 .3 第一章 项目组织管理 .4 1.1 项目组织及职责.4 第二章 项目考核与激励办法 .4 2.1 考核体系.4 2.2 职责与流程 .7 2.3 责任考核 .7 第三章 项目任务计划管理.9 3.1 内容 .9 3.2 每周工作计划 .9 3.3 项目计划的变更 .9 3.4 相关附件 .10 第四章 项目文档管理 .10 4.1 文档管理员 .10 4.2 文档命名规范 .10 4.3 文档管理流程 .12 4.4 文档服务器管理 .13 4.5 相关附件 .14 第五章 项目控制与报告 .15 5.1 控制与报告管理标准流程 .15 5.2 风险和争议管理 .16 5.3 变更控制 .17 5.4 项目进程控制 .18 第六章 项目质量管理 .18 6.1 质量管理标准流程 .18 6.2 方案审计 .18 6.3 项目审计 .19 6.4 测试管理 .19 第七章 项目沟通管理 .20 7.1 项目会议 .20 7.2 问题管理 .20 7.3 相关文档 .21 7.4 未尽事宜 .21 3 前言前言 目的目的 本项目管理制度主要针对山东 XXXXX 有限公司的信息化（ERP 和 PDM）系统 实施人员和相关人员，将作为项目实施的基本章程。 范围及适用性范围及适用性 本项目管理制度对以下的实施管理方面加以明确： 项目组织 项目考核与激励 项目任务计划管理 项目文档管理 项目控制和报告 项目质量管理 项目沟通管理 本项目管理制度适用于山东 XXXXX 有限公司的信息化（ERP 和 PDM）项目实 施的全过程，项目组成员应严格按照本管理制度的要求展开相应的工作。 解释权与生效时间解释权与生效时间 本项目管理制度解释权归山东 XXXXX 有限公司的信息化（ERP 和 PDM）项目 组。 本项目管理制度生效时间：2019-11-19 4 第一章第一章 项目组织管理项目组织管理 1.11.1 项目组织项目组织 见附件 1：信息化项目组织图、成员职责、信息化种子人员名单 第二章第二章 项目考核与激励办法项目考核与激励办法 2.12.1 考核体系考核体系 序号 考核 项目 考核 内容 考核标准考核值考核对象 1 迟到、早退20 元/次 2 项目活动参与 缺勤100 元/人.天 3 未按要求保证人员数量 100 元/人 4 项目资源保证 未按要求保证人员时间 100 元/人.天 对部门对部门负责负责 人人考核考核 5 未按时提供要求数据10 元/项.天 6 提供数据错误10 元/个 7 项目 工作 质量 数据准确 录入数据错误 10 元/个 8 影响项目作业进度计划 13 天，但不影响其它 计划项目的。 100 元/天 9 影响项目作业进度计划 3 天以上，但不影响其 它计划项目的 150 元/天 部门负责人 承担 120 元/ 天，项目执 行小组组长 责任 30 元/ 天 10 影响项目阶段性进程200 元/天.项 部门负责人 承担 160 元/ 天；项目执 行小组组长 承担 40 元/ 天 11 项目计划 进度 按时完成项目计 划任务 影响项目总体上线计划 进程 按项目管理责 任制考核 按项目管理 责任制考核 5 12 造成本单位项目工作局 部返工 30 元/项 13 造成本单位项目工作大 量返工 50 元/项 部门负责人 承担 40 元/ 天；项目执 行小组组长 承担 10 元/ 天 14 项目计划 完成质量 达到项目 质量要求 造成项目工作上线不成 功或未按期上线 按项目管理责 任制 按项目管理 责任制 15 因自身原因影响其它相 关项目工作计划进度 13 天 100 元/天 16 因自身原因影响其它相 关项目工作计划进度 3 天以上 150 元/天 部门负责人 承担 120 元/ 天，项目执 行小组组长 责任 30 元/ 天 17 项目配合 保证相关单位项 目工作 因自身原因影响其它项 目工作的返工或增加工 作量 200 元/项 部门负责人 承担 160 元/ 天；项目执 行小组组长 承担 40 元/ 天 18 拖延执行100 元/项.天 19 执行力 严格执行项目实 施中形成的项目 规定、决定 不执行 按项目管理责 任制 按项目管理 责任制 注：未标明考核对象拦的考核对象为：注：未标明考核对象拦的考核对象为：全体人员。全体人员。 考核办法、奖金金额和分配比例考核办法、奖金金额和分配比例 根据关键节点合理分配，预算奖励资金的 70%固定考核发放（培训阶段 10%、 数据准备阶段 40%、上线阶段 20%） ，30%由执行小组执行小组根据参与人员的日常表现每 月进行分配。 一、日常出勤：项目加班按 12 元/小时进行奖励。 二、按阶段进行奖励： 6 1.培训阶段考核 1.1 培训考试按每次的考试试卷成绩排列名次，总计奖金：3500 元。 一等奖 1 名：500 元/人；二等奖 2 名：400 元/人；三等奖 3 名：300 元/ 人；鼓励奖若干名：100 元。 1.2 考试成绩低于 60 分者，给予一次补考机会，但不列入奖励范围，如继续 考核不合格，负激励 300 元，再不合格，激励翻倍。 2.基本数据准备、输入、查核、修正阶段考核 2.1 成立专门的数据小组，由新学生组成，总人数 9 人； 2.2 评核方式：数据输入准确率高、速度快、按规定时间完成； 2.3 评核监督：鼎捷软件公司顾问、信息化执行小组成员； 2.4 奖金分配比例：5000 元 一等奖 1 名：1000 元/人；二等奖 2 名：800 元/人；三等奖 3 名：500 元/人；鼓励奖若干名：300 元 3. 模拟上线和正式上线阶段考核 3.1 按上线参与部门分配奖金； 3.2 评核方式：按模拟上线和正式上线的运行情况评核； 3.3 评核监督：鼎捷软件公司顾问、信息化执行小组成员 3.4 奖金分配比例：20000 元 一等奖 1 名：5000 元/部；二等奖 2 名：3000 元/部；三等奖 3 名：2000 元/部；鼓励奖若干名：1000 元 7 2.22.2 职责与流程职责与流程 决策小组副决策小组副组长组长负责对执行执行小组组长小组组长进行考核。 执行执行小组组长小组组长负责对执行小组副组长执行小组副组长及专业组组长（部门负责人）专业组组长（部门负责人）的日常考核。 专业组组长（部门负责人）专业组组长（部门负责人）负责对其组员（部门人员）组员（部门人员）进行考核。 在实施工作同步开展的过程中，组长组长或组员组员完全有可能受到两个以上负责人的 考核，所有考核结果都对该组长组长或组员组员有效。 考核争议结果提交考核委员会仲裁，考核委员会决策小组成员组成。 日常考核日常考核要求要求 综合部文档管理员综合部文档管理员负责记录项目实施过程中各相关人员的项目工作质量和项 目计划完成情况，对与考核内容相关的各项工作的执行、完成情况进行检查。 并依据检查记录，对照考核标准，要实行每周评价考核、汇总。每周一完成上 周的日常考评工作。经执行小组组长执行小组组长审核后公布评价考核结果。 文档管理员文档管理员每月 5 日完成各项考评情况的月度汇总，填写信息化项目日常 管理考核汇总表 ，经执行小组组长执行小组组长审核决策小组副组长决策小组副组长审批后公布评价考核结 果。 人事部根据考核结果直接从被考核人员的工资中扣除。激励资金根据公司 即时激励制度执行。 2.32.3 责任考核责任考核 为提高信息化项目管理的主动性和有效性，保证信息化项目的成功实施， 特制订本责任制。 1、责任对象 与信息化项目相关的项目组成员、实施组成员及相关部门领导、员工。 2、职责 8 项目专业组项目专业组（部门）（部门）对管辖范围内信息化项目实施全面负责，并下级人员 的工作进行检查、监督、考核。对所负责的部分的工作质量负责。 3、项目专业组（部门）责任 保证项目实施所需资源（人力、物力、数据、时间等） ； 全力参与、支持项目实施所需的业务流程优化和组织变革； 保证分管模块的项目实施按计划进行； 保证所涉及模块的项目数据与操作的正确性； 严格执行项目有关规定和决定。 4、项目责任考核办法 信息化项目实施过程中，对未履行项目责任，出现以下情况者，将对责任 人给予处罚。 1) 影响项目总体上线计划； 2) 异常情况造成项目费用增加； 3) 造成项目较大工作量返工； 4) 造成项目失败。 项目责任考核最高处罚金额可达到个人年收入的 20%，直至给予行政处罚。 项目责任考核由信息化项目决策小组信息化项目决策小组与执行执行小组组长小组组长根据问题严重程度提 出考核意见，鼎捷软件公司的项目经理确认，公司总经理批准执行。 有关事项说明 1) 项目总体上线计划进度以项目计划所确定的上线时间为考核点； 2) 异常情况造成项目费用增加指因未履行项目责任造成公司为项目需 额外支出的费用； 3) 项目较大工作量返工指因未履行项目责任造成的 5 人天以上的返 工； 4) 项目失败指系统上线后无法正常运行。 5、奖励与补贴 公司在信息化项目实施中有 15-20 万元预算奖励资金，用于奖励在信息化 9 项目实施中，奖励工作表现和实际贡献优秀的员工。 第三章第三章 项目任务计划管理项目任务计划管理 3.13.1 内容内容 任务管理流程主要用于确定、监控和指导具体的实施工作，项目的总体计 划将在信息化项目上线甘特图中初步确定，包括时间、交付成果和里程碑。 因此，任务管理主要是明确总体计划下的阶段性工作安排、人员和完成时 间等，主要以每周工作计划表每周工作计划表的方式进行管理。 根据项目进度的要求，制定切实可行的工作计划，规定每个成员的任务， 检查任务完成的情况和质量，是项目顺利实施的重要保证。 工作计划管理应包括以下几点： 编制周工作计划。 项目工作小结，说明未完成原因及改进建议。 工作量统计、质量检查。 3.23.2 每周工作计划每周工作计划 项目工作计划必须按周来制定，其编制依据是总体计划和上阶段的实施进 展状态。工作任务的描述必须清晰、任务分配必须落实到明确的责任人。 每周的项目例会上必须讨论分析各责任人工作计划的完成情况,并一致确定 下周的详细工作计划和下下周的初步计划。 项目工作计划由项目项目执行小组执行小组制定。 为保证项目计划的高度沟通，在进入系统模拟阶段后，形成每日早例会制每日早例会制 度度，在每个工作日开始的半个小时内进行，重点明确当日的工作安排。 10 3.33.3 项目计划的变更项目计划的变更 项目计划的变更原则上只允许进度提前，其比较的基准是项目总体计划和 周计划。 对于未按计划完成工作的项目组人员，将按照本制度的考核规定执行。并 在周计划中分析差异和提出改进措施。 3.43.4 相关附件相关附件 附件二：山东 XXXXX 有限公司信息化项目上线甘特图（待定） 第四章第四章 项目文档管理项目文档管理 4.14.1 文档管理员文档管理员 1、 文档管理员文档管理员负责文档管理规范的制定及文件权限表的制定，负责归档文件， 并保证文档管理规范的贯彻执行。 2、 对于项目相关文档，项目组人员必须及时提交归档，否则文档管理员有权 向其索要。 3、 文档管理员应每周对文档归档情况进行检查，保证项目文档完整。 4、 文档管理员每周对项目组人员是否按时、准确归档进行考评，此评分影响 该项目组人员的最终考评。 5、 任何人若要归档文件必须严格遵从文件命名规范，否则文档管理员有权将 文档退回，令其修改文件名称，直至符合命名规范才允许归档。 11 4.24.2 文档命名规范文档命名规范 1、规范 属性-主题- 版本(X.X) - 日期(YYMMDD) 例如：信息化业务流程-采购下单-1.0-050820,表明此文件属于信息化 业务流程类文档，此文档的主题是采购下单，表示此为采购下单的信息化业 务流程，此文档的版本是第一版，再后面横杠后标示的是该文档创建于 2005 年 8 月 20 日。 2、解释 日期：格式为（年月日） ，形如 050820 属性：根据文件类别有 17 个可选择项目，他们是 日会议纪要：见会议纪要模版 周会议纪要：见会议纪要模板 其他会议纪要：见会议纪要模板 周项目计划：记载周计划的文档 现状调研流程: 记载现状业务流程文档 信息化业务流程：记载信息化业务流程文档 会议通知: 见会议通知模版 问题列表: 记载项目过程中遇到问题的文档，见问题列表模版 电脑管理: 记载软硬件及网络构成技术文档 培训课件: 记载所有参加培训人员的课件及文档 宣传材料: 记载所有宣传性文档 参考资料: 包括其它企业案例、有关理论文档等 项目汇报: 项目汇报相关文件 项目管理: 项目管理的相关文件 操作手册：记载所有最终用户的操作手册及作业指导书 项目模板: 项目管理中提供的文件模板，见本节相关附件 阶段成果：规定的提交成果 12 主题：表示文章的主题词 版本：用 X.X 表示 4.34.3 文档管理流程文档管理流程 1、 阶段性成果文档管理流程 2、 过程文档管理流程 项目组编制文档 双方项目经理初审 提交有关领导审批或审计 客户方项目经理审批 实施方项目经理审批 客户方文档管理员上传到相关目录 客户方文档管理员填写相关表格 客户方项目经理存档（纸件） 客户方文档管理员上传到相关目录 客户方文档管理员填写相关表格 实施过程文档 各模块顾问审查 实施方项目经理审批 13 4.44.4 文档服务器管理文档服务器管理 1、 文档服务器管理员文档服务器管理员负责对存储文档的文件的维护，负责文件目录的创建及 权限设置。 2、 文件服务器目录结构 阶段文档：同各阶段的实施密切相关的技术文档，在各阶段提交或者交付 给项目组的实施成果文档；由于各阶段实施工作内容的差异，因此在项目准备、 上线计划、系统实现、最后准备、上线支持这五个文件夹内，将会随着项目的 进展新添其他子文件夹。 项目管理：同实施全过程密切相关的管理性文档，具体指制度文档以及由 制度文档派生的其他文档。 02 项目管理 03 培训文档 04 参考文档 ERP /PDM 01 阶段文档01a 项目准备 01b 上线计划 01c 系统实现 01d 最后准备 01e 上线支持 02a 制度文档 02b 会议文档 02c 计划文档 03a 模块相关 03b 其他文档 04a 实施方文档 04b 客户方文档 04c 合同文档 14 培训文档：实施方咨询顾问提供的公开课程文档及与培训文档相关的附件。 参考文档：实施双方相互提供的参考资料。 3、 权限管理 4.54.5 相关附件相关附件 文件模板一览表： 序号序号模板名称模板名称 1 早会记录模板 2 周会记录模板 3 其他会议记录模板 4 阶段会议记录模板 5 流程描述模板 6 流程说明模板 7 变更报告模板 8 测试报告模板 文件夹 部门 阶段 文档 项目管理 文档 培训 文档 合同 文档 其他参考 文档 技术部 工艺部 浇注事业部 市场部 采购部 制造部 质检部 财务部 综合部 15 9 报表需求定义模板 10 岗位职责设计模板 11 接口需求定义模板 12 风险和争议报告模板 13 问题报告模板 14 会议通知模板 15 阶段成果确认报告模板 16 进度报告模板 17 周工作计划模板 18 培训计划模板 19 配置文档模板 20 报表开发文档模板 21 WORD 版成果文档模板 22 PPT 版成果文档模板 23 用户操作手册模板 24 静态数据收集模板 25 动态数据收集模板 26 集成测试数据模板 27 文件归档模板 28 文件收集模板 第五章第五章 项目控制与报告项目控制与报告 5.15.1 控制与报告管理标准流程控制与报告管理标准流程 项目控制和报告流程用于确定项目实施范围和方法、变更管理和风险控制 等，并按照项目总体计划进行实施状态的对外报告。主要包括： 16 风险和争议管理流程 变更控制流程 问题管理流程 进程控制流程 5.25.2 风险和争议管理风险和争议管理 可能影响到项目成功的风险因素应在项目实施开始前做充分的估计。本风 险和争议管理流程将适用于任何在实施过程中产生的风险和争议，并采用日志 管理在项目进度会议上予以讨论。 在实施过程中，有些风险因素的缓解超越了项目组的能力范围，以下的流 程确定了如何记录这些问题及其相应的措施。 1. 详细记录风险和争议问题 每一个项目组成员都可以/有责任提出争议问题和揭示潜在的实施风险，并 及时填报风险和争议报告 ； 项目经理应及时对提出的问题进行调研并确定后续措施以避免风险和争议 影响项目的进程。对于超越项目执行组权限之外的任何问题，应及时上报项目 总监。 2. 问题解决与风险防范 对较为复杂的问题，问题的解决过程应予以详细的记录； 对有可选方案的问题，必须对各种情况进行讨论和记录，以便质量控制和 检查； 在解决措施中应对可能的实施进度和成本的影响进行充分的估计； 项目经理应讨论并形成推荐解决方案； 所有的对策或推荐方案应在项目进度会议上审阅并形成变更申请或转换为 问题报告等； 如果需要作为变更控制的，则风险报告将作为变更报告的附件资料； 如果问题的解决不影响服务合同范围的，项目经理可以直接签署解决方案； 17 如果变更的内容超越了合同规定的范围，则应填写问题报告和变更报告， 交实施方公司咨询总监和质量管理部门，经审核批准后由双方项目经理签署生 效。 如果没有按合同实施，也属于变更，需要山东 XXXXX 有限公司公司领导、 项目经理批准。 如果不采取任何措施的，必须说明详细的理由。 5.35.3 变更控制变更控制 1. 变更控制流程主要明确： 任何的对项目合同和本管理计划中已确定的范围、时间和成本的调整和背 离，均须遵循本流程； 当签署同意变更申请，也表示同意对相关的成本、范围或实施进度的调整； 变更申请的审批权限为双方的项目经理。 2. 申请变更 变更请求可以由实施方咨询顾问或山东 XXXXX 有限公司项目组成员提出； 双方项目组的相关责任人应根据变更请求： 及时填报变更报告并由项目经理指定人员进行调研； 项目经理登记变更控制表； 就可能的变更及影响进行讨论、或就不予变更的影响进行分析； 提出推荐的变更方案； 变更报告原件归档保存； 项目组协商是否进行变更并获得签字授权，如果变更申请未被核准，项目 经理必须同实施方项目经理讨论并记录异议。 3. 监控变更 只有当变更申请被核准后，后续的工作才能开始； 项目经理必须按变更申请调整项目进度计划并在项目进度会议上加以说明； 18 当相关的变更工作完成后，项目经理必须签署以表示变更请求及其相关工 作 已被完成。 5.45.4 项目进程控制项目进程控制 项目的进程控制主要通过例会制度来保证。 每周的周六应召开一次周会，在每周的项目例会上，应分析上周计划的执 行情况，并对照原计划进行差异分析，落实实现原进度的措施，并对造成计划 拖延的责任人依据本管理制度的规定进行考核。 阶段性的项目进度检查会议由项目经理及项目组核心成员组成，主要讨论 总体的项目进展、后续的工作进程和任务分配等并形成会议纪要。阶段会议由 实施方项目经理根据实际项目进度召集。双方的项目经理应提交项目进程报 告至项目总经理。 第六章第六章 项目质量管理项目质量管理 6.16.1 质量管理标准流程质量管理标准流程 本章节主要明确项目进程的质量管理（项目审计）和交付成果的质量管理 （文档检查）流程、以及系统的测试管理工作标准等。 6.26.2 方案审计方案审计 方案审计是以计划的内容为基础，以目标和方法为依据、对所作的各种技 术方案进行评估，并提交评估报告。所有提交审查的记录都将保存作为审计线 索。一般包括： 会计核算、财务管理、物料管理、生产计划管理等方面的功能方案检查； 整个项目中要用到和已用到的操作系统技术、数据库及其工具技术、客 19 户化相关技术等方面的审计； 整个项目中各功能模块内外数据流向和业务流程，检查整个业务流程和 财务数据流程是否实现了闭环作业等。 文档检查将纳入项目总体计划安排之中，由实施方咨询实施部门负责独立 的评估并最终提交评估报告至双方项目经理和项目指导委员会。原则上文档检 查主要在业务蓝图设计、集成测试和上线切换阶段执行。 6.36.3 项目审计项目审计 1项目质量审计内容包括： 项目计划及项目管理审计 实施方法论审计 项目风险及健康性审计 2. 项目质量审计分为三个层次： 项目质量控制小组：主要定期或不定期针对项目进度、项目计划、文档 完备性、项目日志、客户满意度等进行审计。由实施方质量管理部负责 独立的评估工作并最终提交评估和改进建议方案至双方项目经理和项目 指导委员会。原则上本项工作安排在业务蓝图设计、上线准备、项目完 成阶段执行，并纳入总体实施计划中。 双方项目小组：主要定期或不定期针对项目阶段性重要成果、里程碑、 关键方案等组织讨论、阶段性验收； 项目经理及推进小组：定期或不定期进行项目风险和问题的评估。 6.46.4 测试管理测试管理 所有的测试工作应在测试计划阶段制定明确的测试策略、测试范围和测试 步骤等，提交项目经理批准后进行。 所有的测试过程和结果应及时形成测试报告并经由测试人员签署意见后汇 20 总到项目经理审阅。 测试过程中产生的问题，应及时填报相应的问题报告以便跟踪问题的解决。 第七章第七章 项目沟通管理项目沟通管理 7.17.1 项目会议项目会议 项目成员之间的沟通主要通