会议管理办法—制度

实用文档会议管理办法（试行）第一章 总则第一条 为规范公司会议管理，提高会议质量，使会议务实，沟通迅速，确保会议内容及议定事项落实到位，特制定本办法。第二条 本制度适用于公司规定的定期会议及各种专题会议。 第二章 组织与职责第三条 公司会议,归纳为四类：(一) 公司级会议：总经理办公会、党政联席会、党委会、公司职工代表大会以及各种专题会议，应报请总经理批准后，由相关部门负责组织召开。(二) 专业会议：系全公司性的技术、业务综合会（如经济活动分析会、生产技术会、生产调度会、安全工作会等），由分管副总经理批准，主管业务部门负责组织。(三) 部门工作会：各部门召开的工作会，由各部门负责人决定召开并负责组织。(四) 班组会议：由各支部或班组负责人决定并主持召开。第四条 上级或外单位在本公司召开的会议（如现场会、报告会、办公会、座谈会等）由办公室受理安排，有关业务部门协助做好会务工作。第三章 会议安排与工作程序第一节 会议安排第五条 例会的安排为避免会议过多或重复，公司正常性的会议一律纳入例会制，原则上按例行规定的时间、地点、内容组织召开。例行会议安排如下：(一) 行政技术会议：1.总经理办公会：研究、部署生产、经营、行政工作，讨论决定公司的重大问题。2.公司职工代表大会：总结全年工作情况、部署新的一年工作任务，表彰奖励先进集体、个人。3.经济活动分析会：汇报、分析公司计划执行情况和经济活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露问题，提出改进措施，提高公司经济效益。4.安全工作会：汇报、总结安全生产工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。5.技术工作会（含生产技术准备会）：汇报、总结当月技术和日常生产技术准备工作计划完成情况，布置下月技术工作任务，研究确定解决有关技术问题的措施方案。6.生产调度会：调度、平衡生产进度，研究解决各部门不能自行解决的重大问题。7.部门办公会：检查、总结、布置工作。9.支部、班组会：检查、总结、布置工作。10.班组班前会：对前一天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。(二) 各类代表大会：1.职工代表大会。2.党员代表大会、工会会员代表大会、团员代表大会。(三) 民主管理会议：公司民主生活会。第六条 其它会议的安排凡涉及多个部门负责人参加的会议，均须于会议召开前由召集单位经部门或分管副总经理批准后，方可召开。第二节 工作程序 第七条 会议组织者的责任(一) 会议发起人和主持人1.确定会议目的；2.确定会议议程及参会人员，审核会议通知；3.控制会议节奏与进度，把握会议重点不偏离主题；4.掌握会议时间；5.确保会议不受干扰，主动处理解决“干扰性”行为；6.会议结束前提出未完成事项，分配工作任务，要求责任明晰，完成期限明确具体；7.会议纪律的监督执行；8.会议决议或对策实施效果跟踪验证。(二) 通知人的责任1.拟订会议通知(内含会议议程)，发送至各参会部门或人员；2.会议因故取消或延迟，至少提前半小时通知相关人员。(三) 记录人1.组织参会人员签到；2.现场记录会议内容(文字记录)；3.会议纪要的整理、报批，并发送至指定人员；4.检查、协调和跟进会议执行状况；(四) 参会人员1.事前准备相关会议资料；2.遵守会议纪律；3.会后传达会议精神并进行工作安排、付诸行动；第八条 会议准备和要求 (一) 议题准备各类型会议召开前均要拟定会议议题，通知与会人员，各部门要围绕议题做好充分准备，需要通过会议向领导汇报和请示的问题，要有明确具体的方案或意见，避免会议时间过长。 (二) 会前协商会议议题，凡涉及其它多个部门的，事先要进行会商，取得一致意见，避免会议限于争执不休局面。 (三) 资料准备会议召开前需就会议议题收集、整理有关资料，必要时可列简要的书面提纲，并在会前提前半天以上送至与会人员，便于与会人员阅读并准备意见。 (四) 拟好会议议程会议举办方就会议的内容，拟定出会议议程，并按照会议议程展开会议。 (五) 落实会场会议召开前要提前落实会场（备好多媒体、坐位、座签、茶具茶水、水果等）。(六) 发言要点参加会议人员汇报工作、讨论问题，其发言要围绕会议议程和主要议题，简明扼要，条理清楚。(七) 与会人员要准时到会，不得无故缺席或中途退场。 第九条 会议纪要与督查(一) 会议记录人在会议结束后形成会议纪要，总经理办公会会议纪要报总经理批准后，发送至与会人员；各种专题会议报分管领导批准后，发送至与会人员，同时抄送总经理。(二) 会议决议执行人在收到会议纪要后，必须严格执行决议，逐项落实。决议落实人员负责检查相关人员落实决议或有关工作的完成情况，并向会议主管部门汇报。第十条 会议纪律规定(一) 与会人员准时到会，并在会议签到表(见附件一)上签到，否则按缺席处理;(二) 会议发言应言简意赅，紧扣议题;(三) 属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言;(四) 参会人员在会议期间不随意走动、交头接耳;(五) 会议召开期间，与会人员遇突发事件急须处理时，应通知会议负责人；(六) 需要提问时，首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言； (七) 参会人员因突发事件不能准时参加或缺席时，至少提前半小时通知会议负责人，或委托职务代理人参加；(八) 与会人员会议期间将手机关机或将手机调为振动，会议期间禁止接听电话，如有紧急事情处理，需到会场以外的地方接听；(九) 会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按公司保密制度的有关规定执行。第四章 附则第十一条 本办法由办公室负责解释。第十二条 本办法自颁布之日起施