excel文档编写技巧.ppt

1,应用excel的技巧,大纲,一、使用心得,二、个人的使用技巧小结,三、工具手册,四、进阶,五、高级技巧展示,3,个人使用心得,Excel的数据统计处理功能异常强大，一句话：没有做不到，只有想不到。非常适合做动态的记录性工作。文档的编写质量是由编写者对文档质量需求决定的，掌握技巧并非决定性因素。编写者的需求是使用技巧的动力。好的Excel文档=完备、真实、录入方便的原始数据+合理的自动的数据统计+清晰的便于阅读的结论技巧的使用必须考虑效率，将华丽的技巧使用在特定的某篇文档中没有必要，建议仅对模版类文档加大技巧使用的投入；接下来我们要学习的是如何让原始的数据方便的录入，如何让原始数据自动的统计并自动输出阅读愉快的结论。,大纲,一、使用心得,二、个人的使用技巧小结,三、工具手册,四、进阶,五、高级技巧展示,二、个人的使用技巧小结,1、建表,大纲,2、数据处理,3、形成结论、输出报表,6,建表的要求,简洁明了，便于复制、粘贴、满足数据处理的格式要求。所有技巧都要围绕这个要求来服务。Excel原始数据建表阶段：不到万不得已，禁止使用合并单元格，原因：因为合并单元格在数据处理时不支持部分操作；合并会丢失数据；单元格不同会无法排序；很多统计函数要求单元格的大小要统一；出现了合并单元格后，建表效率大大下降不同单元格之间不能复制；建议在原始数据表格中，不要出现合并单元格；可使用单元格填充颜色和边框颜色设置来实现合并的效果；,请注意,7,建表阶段的常用技巧,组和分级显示对象添加的技巧冻结窗口数据有效性进阶建立分类下拉列表带公式的单元格的复制筛选/组合后的复制控件的使用注释(图片),二、个人的使用技巧小结,1、建表,大纲,2、数据处理,3、形成结论、输出报表,9,数据处理阶段的常用技巧,不同单元格按照不同条件显示不同颜色视觉告警，适合对异常数据的自动提示整行/列的条件格式隐藏非法数据通过条件格式来隐藏非法数据最快捷数字求和单条件求和sumif多条件求和sumproduct、sum(if()*(),区域)两种统计一个区域中不同值的单元格个数带公式单元格的复制绝对引用符$排序rank默认降序排列查找表归一化利器/条件筛选lookup数与一列或行比较，提取匹配数严重不推荐vlookup数与一个表格比较，提取匹配数,二、个人的使用技巧小结,1、建表,大纲,2、数据处理,3、形成结论、输出报表,11,输出报表的技巧,复合饼图折线图复合饼图非常适合数据成分显示excel本身只能实现一个子饼图的复合饼图而且两个饼图的数据必须是同一类型且不重叠的建议直接采用饼图拼接，可实现无约束的复合饼图折线图非常适合数据随时间的变化趋势如：四角测试时的器件温度点、财务收支走势、股市图等数据透视表MicrosoftPivotTable?报表就是答案。不必写入复杂的公式，您可以使用向导创建一个交互式表格来自动提取、组织和汇总您的数据。然后，您可以使用该报表分析数据并进行比较、检测样式和关系并分析趋势。,12,输出报表的技巧,工作表保护查找表、自动统计项、统计规则、版本信息等不需要手动编辑的信息建议都保护一下，防止不小心修改，导致最终结果的错误。给excel减肥,大纲,一、使用心得,二、个人的使用技巧小结,三、工具手册,四、进阶,五、高级技巧展示,14,工具手册,Excel常用快捷键.doc格式刷：按住Alt键，然后依次按字母H、F、P。Excel2003函数手册.doc,大纲,一、使用心得,二、个人的使用技巧小结,三、工具手册,四、进阶,五、高级技巧展示,16,宏的使用,展示,17,进阶,Excel与VBA程序设计与其他软件的接口，实现自动的数据录入，整理，报表的输出。Excel鲜为人知的35招秘技,大纲,一、使用心得,二、个人的使用技巧小结,三、工具手册,四、进阶,五、高级技巧展示,19,高级技巧展示,强力推荐个人开支记账表.xls2009年工作记事本.xls一首EXCEL格式的MV虽然科技在不断发展，但还是有人会更在意比较传统的东西，这也出现了某些人将这些东西用到极致。在英国SonyBMG的工作人员为澳大利亚老牌摇滚团体AC/DC的BlackIce制作了一首MV，特别之处在于是用Excel所完成的，据说其目的是希望是