Excel基本功能与技巧培训.ppt

1、EXCEL基础2、工作表数据输入3、工作表日常操作4、数据格式化5、数据透视表,ECXEL基本功能与技巧培训,Excel与数据处理,第一章EXCEL基础,1.1Excel操作基础,1、Excel界面,功能区,工作表区,1.1Excel操作基础,功能区的主要控件Excel2007用功能区取代了早期版本中的菜单、工具栏和大部分任务窗格，包括按钮、库和对话框内容。,1.1Excel操作基础,工作表区的主要对象,1.2.1工作薄与工作表的关系,工作薄与工作表的关系,1.2.2创建新工作薄,1、工作薄与模板模板模板即模型、样板，是一种已经建立好的特殊工作薄，已在其中的工作表中设计好了许多功能，如单元格中的字体、字型，工作表的样式和功能（如财务计算，学生成绩统计，会议安排等。工作薄创建Excel总是根据模板创建工作薄，创建的工作薄具有与模板结构、内容和功能。在没有指定建立工作薄模板的情况下，Excel会据默认模板建立工作薄，这种工作薄在默认情况下只有Sheet1、Sheet2和Sheet3三个工作表。,1.2.2创建新工作薄,2、新建默认的空工作薄，三种方法启动Excel，Excel就会自动建立一个名为Boolk1.xlsx;在已启动Excel的情况下，按Ctrl+N；单击功能区左上角的Office按钮，然后从弹出的文件菜单中选择“新建”；,1.2.2创建新工作薄,3、根据旧工作薄建立工作薄（1）单击Office按钮，从弹出的文件菜单中选择“新建”。Excel将弹出“新建工作薄”对话框。（2）单击“根据已有内容新建”，然后在弹出的“根据现有工作薄新建”对话框找到并选择已有工作薄的名称，单击该对话框中的“新建”按钮。,1.2.2创建新工作薄,4、根据模板建立工作薄Excel2007模板类型已安装的模板：安装Excel时安装在本地计算机中的模板；我的模板：用户自已创建的模板；在线模板：微软公司网站上的在线工作薄模板，在用这类模板创建新工作薄时，Excel会自动从微软的网站中下载相关模板到用户的本地计算机中，并用它创建新工作薄。当然，前提是用户计算机与Internet网络相连接（即Online，在线）。,1.2.2创建新工作薄,5、在线模板的建立方法(1)确定计算机已连接上了Internet网络(2)单击“Office按钮”新建MicrosoftOfficeOnline.将连接到微软的在线模板网站。(3)从微软网站的在线模板网站中选择需要的模板，就会从网站中将选择的模板下载到本机中，同时将应用。,1.3.1文件格式与兼容性,1、Excel2007的文件格式MicrosoftOffice2007引入了一种基于XML的新文件格式：MicrosoftOfficeOpenXMLFormats，适用于2007版的Word、Excel和PowerPoint。OfficeXMLFormats有许多优点：其一，文件自动压缩。某些情况下文档最多可缩小75%其二，OfficeXMLFormats格式以模块形式组织文件结构，是如果文件中的某个组件（如图表）受到损坏，文件仍然能够打开其三，更强的安全性。OfficeXMLFormats格式支持以保密方式共享文档，可避免用文档检查器工具获取信息。其四，更好的业务数据集成性和互操作性。在Office中创建的信息容易被其他业务应用程序所采用，只需一个ZIP工具和XML编辑器就可打开和编辑Office文件。,1.3.2文件格式与兼容性,2、Excel2007的文件扩展名和文件兼容性,1.4公式和单元格引用,、公式的概念Excel的公式由运算符、数值、字符串、变量和函数组成。公式必须以等号“=”开头，即在Excel的单元格中，凡是以等号开头的输入数据都被认为是公式。在等号的后面可以跟数值、运算符、变量或函数，在公式中还可以使用括号。例如：=10+4*6/2+(2+1)*50就是公式，可以在任何单元格中输入此公式Excel会把公式的计算结果显示在相应的单元格中,1.4公式,2、运算符在xcel公式中可以使用运算符。,1.4公式,3、说明括号的运算级别最高，在Excel的公式中只能使用小括号，无中括号和大括号。小括号可以嵌套使用，当有多重小括号时，最内层的表达式优先运算。同等级别的运算符从左到右依次进行。“;“零”;则当在此单元格中输入负数时，输入的负数就不会被显示出来（被隐藏了）。,4.4格式化数据,在格式码中指定的字符被用来作为占位符或格式指示符。0作为一个占位符，它在没有任何数字被显示的位置上显示一个0。符号“_)”跟在一个正数的格式后面，以保证这个正数右边会留下一个空格，空格的宽度与圆括号“）”的宽度一样宽。正数、负数和0靠单元格的右边线对齐。,4.4格式化数据,自定义格式码的例子,4.4格式化数据,Excel常用格式码的含义,4.5格式化日期,1、概述在Excel中，日期和时间实际上是以序列数字的形式存储，以日期形式显示的。所以当一个单元格的格式被设置为日期格式后，即使在其中输入纯粹的数字，该数字也会被显示为一个日期。,4.5格式化日期,2、日期的格式码,4.6条件格式,关于条件格式对于不同的数据，可按不同的条件设置其显示格式。例如，把学生成绩表中所有不及格成绩显示为红色，可以非常轻松地看出其中不及格的成绩情况；对于企业的销售表，把其中利润较小的或无利润的数据设置为黄色，而将利润最大的数据设置为绿色，可以使人在查看这些数据时一目了然。,4.6条件格式,1、条件格式的意义对于不同的数据，可按不同的条件设置其显示格式。比如在一个学生成绩表中，把所有不及格的成绩显示为红色，就能够很容易找到有不及格科目的学生。下面是条件格式运用的一个例子：当单元格的数值大于200时，用黑色显示；当小于100时用红色显示；100200之间的数据用蓝色显示。此自定义条件的格式码如下：黑色=200#,#;红色=100#,#;蓝色#,#,4.6.1Excel2007条件格式概述,条件格式指基于某种条件更改单元格区域中数据的表现形式，如果条件成立就基于该条件设置单元格区域的格式（如设置单元格的背景、用图形符号表示数据），如果条件不成立就不设置单元格区域的格式。Excel2007的条件格式Excel2007对条件格式进行了较大的改进，对条件格式的任务分得更细，涉及的内容更多，也更具实用性。Excel2007的条件格式更容易达到以下效果：突出显示所关注的单元格或单元格区域；强调异常值；使用数据条、颜色刻度和图标集来直观地显示数据。,4.6.1Excel2007条件格式概述,Excel2007条件格式的内容,4.6.1Excel2007条件格式概述,Excel2007条件格式中的几个概念（1）突出显示单元格规则对单元格区域设置一定的条件，将按指定的现则突出显示该区域中满足条件的单元格内容，默认的规则用某种色彩填充单元格背景。例如，如果单元格的值大于、小于或等于某个指定值，就将单元格的背景填充为绿色，突出显示该单元格中的值。（2）项目选取规则对选中单元格区域中小于或大于某个给定阈值的单元格实施条件格式。单击此规则中的“值最大的10项”、“值最大的10%项”、“高于平均值”等条件，Excel都会显示出一个条件设置对话框，可通过它设置单元格中的条件格式。,4.6.1Excel2007条件格式概述,Excel2007条件格式中的几个概念（3）数据条数据条以彩色条型图直观地显示单元格数据。数据条的长度代表单元格中的数值。数据条越长，表示值越高，数据条越短，表示值越低。（4）色阶色阶用颜色的深浅表示数据的分布和变化，包括双色阶和三色阶。双色刻度使用两种颜色的深浅程度比较某个区域的单元格。颜色的深浅表示值的高低。（5）图标集使用图标集可以对数据进行注释，并可以按阈值将数据分为三到五个类别。每个图标代表一个值的范围，其形状或颜色表示的是当前单元格中的值相对于使用了条件格式的单元格区域中的值的比例。,4.6.2条件格式规则,条件格式规则Excel2007中的条件格式是根据一组规则来实施完成的，这组规则称为条件格式规则。条件格式规则类型基于各自值设置所有单元格的格式只为包含以下内容的单元格设置格式”仅对排名靠前或靠后的数值设置格式仅对高于或低于平均值的数值设置格式仅对唯一值或重复值设置格式使用公式确定要设置格式的单元格,单击“开始”选项卡中的“条件格式”按钮，从弹出的菜单中选择“新建规则”,4.6.3自定义条件格式,自定义条件格式默认的条件格式能够解决大多数问题，但有些时候并不如愿，例如默认的图标集用三种图标表示不同比例的数据：前33%、中33%和后33%各用一种图表表示，如果希望的比例为前15%、中45%后40%各用一种图标表示。就需要更改条件格式的规则，这可以通过自定义条件格式完成。,4.6.3自定义条件格式,自定义条件格式的建立过程,（1）选择要建立条件格式的区域，单击“开始”“样式”组“条件格式”“新建规则”命令。弹出图示“新建格式规则”对话框。,（2）在“格式样式”列表中选择条件格式类型,（3）在“类型（T）”的列表中选择“百分点值”，然后在“值”下面的文框中输入值的范围，如图所示。,4.6.4条件格式规则的管理,1、条件格式的限制在Excel2007中，条件格式最多可以包含六十四个条件。2、条件格式的优先级当对相同的单元格或区域设置了多重条件后，有可能引起条件规则的冲突。例如，一个规则将单元格字体颜色设置为红色，而另一个规则将单元格字体颜色设置为绿色。因为这两个规则冲突，所以只应用一个规则。但到底应用哪个规则呢，要根据各条件规则的优先级来确定3、条件格式规则管理条件规则的优先级可通过“条件格式规则管理器”对话框进行设置和管理，通过此对话框，还可以在工作簿中创建、编辑、删除和查看所有条件格式规则。,4.6.4条件格式规则的管理,1、本题应用了图标集、色阶、数据条等多重条件,2、单击“开始”“样式”组“条件格式”旁边的箭头“管理规则”。Excel将弹出“条件格式规则管理器”对话框,3、选择“新建规则”或以建立新的规则；选择“编辑规则”可对条件格式进行修改,5、单击上、下箭头可以提高或降低当前稳定中条件格式规则的优先级,4、条件格式规则：这些规则都是应用于同一单元格或区域的，排在前面的优先级高；排在后面的优级低，可以通过“删除规则”右边的上下箭头移动规则，更改优先级,Excel与数据处理,第五章数据透视表,作用：组织和汇总数据；通过以不同的视角显示数据来进行比较、揭示和分析，从而将数据转化成有意义的信息。,确定希望分析的数据，并确定如何组织它。单一的表格实际上不能满足您的要求，数据透视表可提供数据的各种不同视图，能及时解决您的问题，并可以根据需要进行自定义。,5.1数据透视表,选择“数据”菜单