Excel在财会管理中的应用基础第1章.ppt

第1章Excel在财会管理中的应用基础,本章学习目标本章主要讲解Excel2000的基础知识，通过本章的学习，应掌握如下内容：各种数据的输入工作表的格式设置公式的输入与编辑函数的使用,第1章Excel在财会管理中的应用基础,1.1数据编辑12公式和语法13函数的应用,前言：,MicrosoftExcel是MicrosoftOffices系列中的一员，是一个功能强大的电子表格处理程序，具有数据处理功能、图表图形功能、英特网开发功能以及丰富的函数和宏命令。我们可以通过它方便地记录和分析数据、编辑数学公式、绘制图表和编辑文本等,Excel界面介绍,1、程序标题栏2、主菜单栏3、标准工具栏4、格式工具栏5、控制按钮6、名称框7、式对话框8、滚动条（垂直滚动条、水平滚动条）9、状态栏10、工作表标签11、工作表格区,Excel的信息表示结构,1、单元格：单元格是Excel中最小单位，作为最小的整体进行操作，在单元格里可以输入字符串、数据和日期等信息。2、区域：是一组被选中的单元格，可以彼此相邻，也可彼此分离。对一个区域的操作将影响区域中的每一个单元格。3、工作表：启动Excel时所看到的屏幕画面就是工作表，每个工作表都有256列和65536行组成。把鼠标光标移动到工作表标签区，单击某个工作表名，屏幕就显示这张工作表。4、工作簿：是指Excel环境中用来储存并处理工作数据的文件。它可以拥有多张不同类型的表格（如工作表、图表）。一个工作簿最多可以有255张工作表。,1.1数据编辑,1.1.1数据输入1.1.2工作表的格式设置,1.1.1数据输入,输入文本输入数字输入日期和时间输入公式同时在多个单元格中输入相同数据同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据提高输入速度,1输入文本,文本包含汉字、英文字母、具有文本性质的数字、空格以及其他键盘能键入的符号。默认情况下，文本沿单元格左侧对齐。每个单元格最多可包含32000个字符。,1.输入文本,如果需要将一个数字作为文本来处理，只要在输入数据时先输入一个单撇号（），Excel就会把该数字作为文本处理，将它沿单元格左侧对齐。如果要在单元格中输入硬回车，可按ALT+ENTER键。如果要迅速以上方单元格的内容填充活动单元格，可按CTRL+D键；如果要以左侧单元格的内容填充活动单元格，可按CTRL+R键。,2输入数字,在默认情况下，输入数字时，Excel会将该数据沿单元格右侧对齐。在输入分数时，为避免将输入的分数视作日期，需要在分数前键入0（零），再键入一空格。在输入负数时，在负数前键入减号(-)，或将其置于括号()中。Excel2000只保留15位的数字精度。,3输入日期和时间,Excel将日期和时间视为数字处理。如果要在同一单元格中同时键入时期和时间，需要在其间用空格分隔。如果要输入十二小时制的时间，需在时间后键入一个空格，然后键入AM或PM。时间和日期可以相加、相减，并可以包含到其他运算中。如果要在公式中使用时期或时间，需要用带引号的文本形式输入日期或时间值。如果要输入系统当前日期，可按CTRL+；(分号)。如果要输入系统当前时间，可按CTRL+SHIFT+：(冒号)。,4输入公式,Excel2000最大的功能在于计算，只要输入正确的计算公式之后，就会立即在活动单元格中显示其计算结果。如果单元格中的数据有变动，系统也会自动调整计算结果，使用户随时能够观察到正确的结果。有关公式设置的内容将在下一节中具体介绍。,公式和语法,公式是工作表中的数值进行计算的等式。公式要以等号（）开始。例如，在下面的公式中，结果等于2乘3再加5。=5+2*3公式也可以包括下列所有内容或其中之一：函数、引用、运算符和常量,关于公式中的函数,函数是一些预定义的公式，通过使用一些称为参数的特定数值来按特定的顺序或结构执行计算。函数可用于执行简单或复杂的计算。例如，ROUND函数可将10.543中的数字四舍五入。=Round(10.543,2),函数的结构,1）结构。函数的结构以等号(=)开始，后面紧跟函数名称和左括号，然后以逗号分隔输入参数，最后是右括号。2）函数名称。如果要查看可用函数的列表，可单击一个单元格并按Shift+F3。3）参数。参数可以是数字、文本、逻辑值（例如TRUE或FALSE）、数组（数组：用于建立可生成多个结果或可对在行和列中排列的一组参数进行运算的单个公式。数组区域共用一个公式；数组常量是用作参数的一组常量。）、错误值（例如#N/A）或单元格引用（单元格引用：用于表示单元格在工作表上所处位置的坐标集。例如，显示在第B列和第3行交叉处的单元格，其引用形式为“B3”。）。指定的参数都必须为有效参数值。参数也可以是常量、公式或其他函数。4）参数工具提示。在键入函数时，会出现一个带有语法和参数的工具提示。例如，键入=ROUND(时，工具提示就会出现。工具提示只在使用内置函数时出现。,嵌套函数,在某些情况下，您可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。例如，下面的公式使用了嵌套的AVERAGE函数并将结果与值50进行了比较。=If(Average(A1:A5)50,Sum(B1:B5),0)公式可包含多达七级的嵌套函数。当函数B在函数A中用作参数时，函数B则为第二级函数。例如，AVERAGE函数和SUM函数都是第二级函数，因为它们都是IF函数的参数。在AVERAGE函数中嵌套的函数则为第三级函数，以此类推。,运算符,运算符对公式中的元素进行特定类型的运算。MicrosoftExcel包含四种类型的运算符：算术运算符、比较运算符、文本运算符和引用运算符。,1、算术运算符,若要完成基本的数学运算，如加法、减法和乘法，连接数字和产生数字结果等，使用以下算术运算符：算术运算符含义,算术运算符含义,2、比较运算符,可以使用下列运算符比较两个值。当用运算符比较两个值时，结果是一个逻辑值，不是TRUE就是FALSE。比较运算符含义,比较运算符含义,3、文本连接运算符,使用和号(-0;。隐藏的数值只会出现在编辑栏或正在编辑的单元格中，而不会打印。,4在整个工作表中显示或隐藏单元格数据,（3）隐藏单元格中的所有值选择要隐藏数值的单元格。打开“格式”菜单选择“单元格”命令，然后单击“数字”选项卡。单击“分类”列表中的“自定义”选项。在“类型”框中，选择已有代码，并按Backspace键。在“类型”框中键入代码“;”（三个分号）。,5复制选定单元格或单元格区域的格式,选择含有要复制格式的单元格或单元格区域。单击“格式”工具栏上的“格式刷”按钮。选择要设置新格式的单元格或单元格区域。如果用户要将选定单元格或区域中的格式复制到多个位置，可以双击“格式刷”按钮。当完成复制格式时，再次单击该按钮。,6对单元格设置边框,（1）利用“边框”按钮设置单元格的边框选择要添加边框的所有单元格。如果要应用最近使用过的边框样式，直接单击“格式”工具栏上的“边框”按钮。如果要应用其他的边框样式，可单击“边框”按钮旁的箭头，然后单击选项板上所提供的其他边框样式。,6对单元格设置边框,（2）利用“单元格格式”对话框选择要设置边框的单元格或单元格区域。打开“格式”菜单选择“单元格”命令，在打开的“单元格格式”对话框中单击“边框”选项卡在“样式”列表框中选择需要的线条样式。如果需要设置颜色，可单击“颜色”列表框右边的下拉箭头，从下拉选项中选择所需的颜色。在“预置”框中单击指示边框位置的按钮，如“外边框”、“上边框”等，也可以直接单击预览窗口中相应的单元格边框。单击“确定”按钮。,7突出显示符合指定条件的单元格设置条件格式,选择要设置格式的单元格或单元格区域。打开“格式”菜单选择“条件格式”命令。如果要将选定单元格中的值作为格式条件，单击“单元格数值”选项，接着选定比较词组，然后在相应的框中输入数值。输入的数值可以是常数，也可以是公式。单击“格式”按钮。选择要应用的字体样式、字体颜色等。如果要加入其他条件，单击“添加”按钮，然后重复步骤到。用户最多可以指定三个条件。单击“确定”按钮。,7突出显示符合指定条件的单元格更改、添加和删除条件格式,选择含有要更改或删除的条件格式的单元格或单元格区域。打开“格式”菜单选择“条件格式”命令。如果要更改格式，可单击相应条件的“格式”按钮。如果要在“单元格格式”对话框中重新选择格式，可单击“清除”按钮后重新设置。要添加一个新的条件，可单击“添加”。要删除一个或多个条件，可单击“删除”，然后选中要删除条件的复选框。,12公式和语法,121构造公式122在公式中引用单元格,121构造公式,1输入公式2构造公式3公式中的运算符,1输入公式,（1）单击将要在其中输入公式的单元格。（2）键入（等号）。（3）输入公式内容。（4）按Enter键。,2构造公式,公式中元素的结构或次序决定了最终的计算结果。Excel中的公式遵循一个特定的语法或次序：最前面是等号（=），后面是参与计算的元素（运算数），这些参与计算的元素又是通过运算符隔开的。每个运算数可以是不改变的数值（常量数值）、单元格或引用单元格区域、标志、名称、或工作表函数。Excel从等号开始（=）从左到右执行计算（根据运算符优先次序）。可以使用括号组合运算来控制计算的顺序，括号括起来的部分将先执行计算。,3公式中的运算符,（1）算术运算符：完成基本的数学运算。（2）比较操作符：比较运算符用于比较两个值。当用操作符比较两个值时，结果是一个逻辑值，不是TRUE就是FALSE。（3）文本运算符：使用和号（&）可以将文本连接起来。,3公式中的运算符,（4）引用操作符：引用运算符的作用是确定在公式中需要参与运算的数据在工作表中所处的位置，可以使用三个运算符：冒号、逗号和空格。：（冒号）：区域运算符，对两个单元格之间，包括两个单元格在内的所有单元格参与运算。，（逗号）：联合运算符，可将多个引用合并为一个引用。空格：交叉运算符，它是将同时属于两个引用的单元格区域进行引用，即两个单元格引用相重叠的区域。,122在公式中引用单元格,1相对引用和绝对引用的区别2相对引用与绝对引用之间的切换3三维引用,1相对引用和绝对引用的区别,包括绝对引用单元格的公式，无论将其复制到什么位置，总是引用特定的单元格。如果需要绝对引用某一单元格或单元格区域，需要在单元格列或行标志前加一美元符号。在输入公式时，用户如果是通过单击单元格的方法来确定公式中所包括的单元格，这时的单元格引用就是相对引用。如果用户将该公式进行复制操作，那么，随公式位置的改变，其引用的单元格也会相应发生变化。相对引用单元格无需在单元格行或列标志前加$符号。,2相对引用与绝对引用之间的切换,如果创建了一个公式并希望将相对引用更改为绝对引用（反之亦然），有一种简便的方法，可先选定包含该公式的单元格，然后在编辑栏中选择要更改的引用并按F4键。每次按F4键时，Excel会在以下组合间切换：绝对列与绝对行（例如，$A$1）；相对列与绝对行(A$1)；绝对列与相对行($A1)以及相对列与相对行(A1)，当切换到用户所需的引用时，按回车键确认即可。,3三维引用,三维引用包含单元格或区域引用，前面加上工作表名称的范围，其格式一般为“工作表标签！单元格引用”。如果需要使用三维引用来引用多个工作表上的同一单元格或区域，可按以下步骤进行操作：（1）单击需要输入公式的单元格。（2）输入（等号），如果需要使用函数，再输入函数名称，接着再键入左圆括号。（3）单击需要引用的第一个工作表标签。（4）按住Shift键，单击需要引用的最后一个工作表标签。（5）选定需要引用的单元格或单元格区域。（6）完成公式，按回车键键确认。,13函数的应用,131函数的基本构成132Excel2000提供的函数1.3.3公式和函数运算常见错误及分析,131函数的基本构成,1函数的结构2函数的嵌套,1函数的结构,函数的结构以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号分隔的参数和右圆括号。如果函数是以公式的形式出现，需在函数名称前面输入等号（=）。函数处理数据的方式与公式处理数据的方式是相同的，函数通过引用参数接收数据，并返回结果。大多数情况下返回的是计算的结果，也可以返回文本、引用、逻辑值、数值或工作表的信息。在函数中使用参数可以是数字、文本、逻辑值或单元格引用。给定的参数必须能产生有效的值。参数也可以是常量、公式或其它函数。,1函数的结构,在创建包含函数的公式时，如果用户不清楚该函数的基本语法，可使用公式选项板的帮助输入正确的函数，操作步骤为：（1）单击需要输入函数的单元格。（2）单击编辑栏中“编辑公式”按钮。（3）单击“函数”下拉列表框右端的下拉箭头。（4）单击选定需要添加到公式中的函数。如果函数没有出现在列表中，可单击“其它函数”查看其它函数列表。当选定某一函数后，会打开公式选项板。（5）输入参数。如果用户不清楚函数中各参数的含义，可通过单击各参数右侧的文本后查阅公式选项板下方的提示。（6）完成输入公式后，按Enter键。,2函数的嵌套,在某些情况下，用户可能需要将某函数作为另一函数的参数使用。这就是函数的嵌套。当嵌套函数作为参数使用时，它返回的数值类型必须与参数使用的数值类型相同。否则，Excel将显示#VALUE!错误值。公式中最多可以包含七级嵌套函数。当函数B作为函数A的参数时，函数B称为第二级函数。,132Excel2000提供的函数,1数学函数2文本函数3子字符串函数4逻辑函数5查找和引用函数6财务函数,1.3.3公式和函数运算常见错误及分析,1#出现此错误的原因是因为公式产生结果太长，超出了单元格的宽度，单元格容纳不下。只要适当增加单元格的宽度就可解决此问题。2#NIV/0出现此错误的原因是用户在除法运算中，将除数设为0，或者是在公式中所引用的单元格为空白单元格或是包含0值的单元格。解决的办法是修改除数，使其不为0，或是修改单元格引用，以使所引用的单元格指向不为0值的单元格。,1.3.3公式和函数运算常见错误及分析,3#N/A此信息表示在函数和公式中没有可用的数值可以引用。当公式中引用某单元格数据时，如该单元格暂时没有数据，就会出现该错误信息。解决的办法是仔细检查函数或公式中引用的单元格，确认已在其中正确地输入了数据。4#NAME?如果用户在操作中删除了公式中所使用的以名称表示的单元格，或者使用了不存