部门代拟公文稿应把握的几个要点.doc

部门代拟公文稿应把握的几个要点 当前部门或单位为党委、政府发文机关代拟公文稿的质量总的来说是比较高的行文也比较规范但还存在五个方面的不足：一是为局部利益说话缺乏全局观念；二是态度不够严谨反映客观实际欠全面、准确；三是观点不够鲜明条理不够清晰主题不够突出；四是遣词造句不够准确、语言不够精练：五是文种、格式欠规范要克服上述不足应注意把 握好以下几道关口： 把好政策关 1要符合党和国家的路线方针政策和法律法规这是代拟公文稿应当遵守的第一项基本要求也是同党中央在政治上保持高度一致的问题党国家的路线方针政策和法律法规是代拟公文稿的依据和准绳制发公文的具体目的虽然各有不同但从根本上说都是为了贯彻落实党和国家的路线方针政策；如果制发的公文不符合党和国家的路线方针政策就达不到贯彻落实的目的反而对贯彻落实造成干扰和破坏 2要符合上级机关的有关精神下级服从上级全党服从中央各部门或单位代拟的公文稿都必须符合各自上级机关的有关指示而不能脱离更不能违背上级机关的指示一般来说上级机关比本机关更为熟悉党和国家的方针政策更能把握全局同时它也比较熟悉本机关的情况因而它的指示对本机关具有较强的针对性 3要同现行有关公文相衔接在同一个问题上各有关公文可以从不同侧面作出某些规定但它们之间应当相互配合而不能相互矛盾当根据新情况需要对现行公文的有关规定作出某些改变时新制发的公文应对此以适当形式有所交待或以其他方式予以说明使人们了解新规定与原规定的不同之处并非两者相互矛盾而是为适应新情况所作出的决定特别是随着我国加入世贸组织所有的公文都要与世贸组织规则相适应不能与之相悖 4要完整准确地体现发文机关的意图发文机关的意图是指制发这件公文的机关的意图即发文机关领导集体的意图就党委办公室制发的文件而言公文体现的意图就是党委领导的集体意图；一个或几个领导对公文的审定签发所代表的意图不仅是领导个人的“决定”更主要的是代表领导集体的意志和决定因此部门或单位在代拟公文稿的时候公文起草人员不能把本部门或单位领导的“想法”和自己的意见当成发文机关的意图而要“跳出”本部门或单位的框框站在公文制发机关的立场换位思考树立全局观念才能真正进入角色使代拟的公文稿在发文目的和公文的主要内容上都能很好地体现发文机关的意图 5要全面准确地反映客观实际情况代拟公文稿必须坚持实事求是的原则如实反映客观实际情况不能顾此失彼以偏概全只报喜不报忧只见树木不见森林；不能只谈表面现象忽视实质性的内容和规律性的情况 6提出的政策和措施要切实可行不仅只考虑需要还必须考虑可能；不能单凭主观愿望和想当然办事必须经过周密调查、精确核算和充分论证 把好文种关 部门在代拟公文稿时可采用“四看”的办法来辨别文种使用是否恰当： 一看公文事由根据事由选定文种是最基本的常识最常用的方法想让上级解决什么问题就应写“请示”；向上级汇报某个阶段、某个方面的工作就应写“报告”；答复下级的请示就应写“批复”等等 二看公文出台环节党政机关公务繁多为使各项工作迅速而卓有成效地开展起来领导机关必须下发“红头文件”每份文件以个文种出台取决于主要领导采取什么决策形式例如县委开展“党员联户带创”活动成效显著经验很好市委准备推广下发这样的文件公文起草人员就应根据领导采取的领导方法和决策形式来确定文种若领导想急于推厂立刻发文可以用“决定”；若领导工作慎重召开市委全会或常委会讨论可以用“决议”；若领导授意组织部门拿出意见或先行试点待点上取得经验后再全面推广可以用“通知”转发组织部门的意见或试点经验 三看受文对象我国是礼仪之帮在公文使用上特别注意文种以表示对上级或同级的尊重若文种使用不当不仅有失礼仪还可能影响关系例如市将于今年下半年召开党代会到时就应根据与会人员的不同身份和地位采用不同的通知方法对代表和列席人员可以直接发通知”对特邀人员以及中央、省属驻市机构则应发“函”若请上级领导出席或派人出席日则应用“请示”三个文种都起通知作用如果使用文种得体对方就会满意；否则就会引起反感 四看反映事物的时间公文是一种载体它的使用必然会涉及某项事物、事件、工作由于反映的时间有先有后使用文种应当有别才能使行文收到良好效果例如1998年市遭受了特大洪涝灭害灾害发生后市委或市政府授意民政部门立即写出“报告”向上级反映灾情；当抗灾需要上级给予物力、财力支援时就写“请示”；当抗灾结束时就再次写“报告”上报抗灾活动情况及成效通过一系列的公文活动把受灾和抗灾的有关情况如实反映到上级机关收到了较好的效果 把好语言关 具体来说主要有四点： 一要准确公文的题目必须能表达全文的主要态容文内大小标题、字字句句都要准确无误 二要庄重从字词的选择到句式及修辞的考虑都要根据公文的严肃性、权威性来确定以体现公文庄重得体要坚持一种惯用格式约定俗成不得违反 三要简明公文用语必须句稳词妥朴实平正简洁精练鲜明生动清楚明了选字用词要反复推敲锤炼能用一个字讲清的决不用两个字做到多一个字不可、少一个字不行恰到好处 四要规范公文内引用的人名、地名、时间、数字、引文等必须符合规范 把好时限关 公文具有较强的时限性这是与文学作品不同的显著标志一部好的文学作品可以使用几年、十几年甚至上百年而公文的时限性很强要求很急例如需召开会议传达贯彻上级某项重大工作部署就必须及时发出会议“通知”大会“报告”和有关文件必须于会前完成简报必须在会期发出；贯彻政策中遇到的难题必须及时“请示”；发生重大事件要及时“报告”等等如果超过时限错过机会就会误事甚至影响整个工作部署可见时限性是把好部门代拟公文稿质量关的一道难关 把好“时限关”首要的是平时多写多练努力实践提高应变能力其次是注意积累资料熟悉情况做到胸有全局手有典型笔下有神特别要注意搞一些分门别类的“半成品”一旦急需稍作加工即可变为“成品”其三要吃苦耐劳、无私奉献的精神遇到赶急的情况要加班加点夜以继日连续作战直至完成任务为止 把好格式关 主要是应把握三个方面的格式： 1文面格式公文的文面格式分为三个部分即文头(眉首)部分、主体部分、文尾(版记)部分文头部分包括版头(报头)、份号、密级、发往地址、紧急程度(等级)、发文字号(部委号)、签发人、收发报序号8项、占页面l3左右：主体部分包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围8项；文尾部分包括主题词、抄送机关、印制版记3项在公文最后一页下端最后一个要素置于最后一行 2用纸格式公文用纸幅面规格采用16开型(长260毫米宽184毫米)也可采用国际标准a4型(长297毫米宽210毫米)在党政机关中应与自己的上级机关保持一致以利于公文的使用、装订等用纸格式一经确定必须长期固定使用 3排印、装订格式用16开型纸印刷公文党的机关的公文一般每页排20行根据整篇公文排印工作需要也可排19行或21、22行每行25个字；行政机关的公文每页排19行每行25个字公文装订与公文排印应一致并考虑人们的阅读习惯公文在左侧装订骑马订或平订或胶粘 把好保密关 部门或单位的文秘人员在代拟公文稿的过程中可能要接触大量的“机密”、“秘密因此一定要严格按照保密法的要求强化保密意识增强保密自觉性养成保密习惯绝不可粗心大意