洽商函的格式范文.doc

洽商函的格式范文 1、函的概念、特点 函是不隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题；或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文 函作为公文中唯一的一种平行文种其适用的范围相当广泛在行文方向上比较灵活不仅可以在平行机关之间、不相隶属的机关之间行文而且还可以向上级机关或者下级机关行文在适用的内容方面它除了主要用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题外还可以向有关有管部门请示批准事项；向上级机关询问具体事项也还可以用于上级机关答复下级机关的询问或请示批准事项以及上级催办下级机关有关事宜如要求下级机关函报报表、材料、统计数字等此外函有时还可用于上级机关对某件原发文件作较小的补充或更正不过这种情况并不多见 函具有以下几个特点： 沟通性函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题起着沟通作用充分显示着平行文种的功能这是其它公文所不具备的特点 灵活性表现在两个方面：一是行文关系灵活函是平行公文但是它除了平行行文外还可以向上行文或向下行文没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制二是格式灵活除了国家高级机关的重要函必须按照公文的格式、行文要求行文外其它一般函比较灵活自便可以按照公文的格式及行文要求办也可以不完全按照公文的格式及行文要求办；可以有文头版也可以没有文头版不编发文字号甚至可以不拟标题 单一性函的主体内容应该具备单一性的特点一份函只宜写一件事项 2、函的分类 函可以从不同角度分类： 按性质分可以分为公函和便函两种公函用于机关单位较为正式和公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理 按发函的目的分可以分为发函和复函两种发函即主动提出公务事项所发的函；复函则是回复对方询问所发的函 另外从内容和用途上还可以分为商洽事宜函、征求意见函、催办事宜函、请求批准函、答复事宜函、报送材料函等等 3、函的结构、内容和写法 由于函的类别较多从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性兹不一一列述这里主要介绍规范性公函的结构、内容和写法其他类别的函可以比照来写 公函由首部、正文和尾部三部分组成各部分的格式、项目内容和写法如下： 首部发文字号、主送机关等项目内容 标题公函的标题一般有两种形式一般由发文机关名称、事由和文种构成 发文字号由发文机关代字后加“函”字、年份和序号构成如“国办函1994103号” 主送机关即受文单位写明全称后面用冒号 正文这是公函的主体部分主要包括缘由、事项和结语三项内容 缘由概括交代发函的目的、根据、原因等内容然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关问题函复如下：”等过渡语转入下文 事项函的事项部分内容单一一函一事行文要直陈其事是相互商洽工作、询问和答复问题还是向有关主管部门请求批准要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚如果属于复函还要注意答复事项的针对性和明确性 有的公函事项涉及的内容比较多也可以分类列明 结语一般根据函询、函告、函商或函复的事项选择运用不同的结束语 尾部一般包括署名和成文时间两个项目内容 署名写上机关单位名称并加盖公章；成文时间写明年、月、日期 4、撰写函件应注意的问题 首先要注意行文简洁明确用语把握分寸特别是平行机关之间的行文一定要注意语气平和有礼貌不要倚势压人或强人所难也不必逢迎恭维谨小慎微至于复函要注意行文的针对性答复的明确性 其次函也有关于时效性的问题特别是复函更应该迅速、及时不少单位在处理函件时误以为它的时效性不很强于是就拖办或者缓办有的甚至不办这样势必会给工作造成一定损失