公司采购环节内部会计控制方式问题的分析

广州大学松田学院2011届毕业论文（设计）广州大学毕业论文（设计）题 目（中）公司采购环节内部会计控制方式问题的分析 （英）Analysis of internal accounting control way of company purchasing process学生姓名 黄同学 专业班级06法律研究4班导师姓名 肖老师 二一一年四月毕业论文原创性声明本人郑重声明：所呈交的毕业论文是本人在导师的指导下独立进行研究所取得的研究成果。除了文中特别加以标注引用的内容外，本毕业论文不包括任何其他个人或集体已经发表或撰写的成果作品。本人完全意识到本声明的法律后果由本人承担。作者签名：黄丽兰2011 年 3 月2 日毕业论文版权使用授权书本毕业论文作者完全了解学校有关保障、使用毕业论文的规定，同意学校保留并向有关毕业论文管理部门或机构送交毕业论文的复印件和电子版，允许毕业论文被查阅和借阅。本人授权优秀毕业论文评选机构将本毕业论文的全部或部分内容编入有关数据进行检索，可以采用影印、缩印或扫描等复制手段保存和汇编本毕业论文。本毕业论文属于 1、保密 囗，在10年解密后适用本授权书2、不保密囗。（请在以上相应方框内打“”）作者签名：黄丽兰2011 年 3 月 2 日导师签名：20 年 月 日 目 录摘 要. 第1章 引言.11 .1 本文研究背景与目的.11 .2 本文研究思路及方法.1第2章 采购环节内部会计控制相关理论研究.32 .1 内部会计控制的内涵.32 .2 内部会计控制的主要方法.42 .3 采购环节内部会计控制相关规范.6第3章 RD公司现有采购付款环节分析.73 .1 RD公司采购与付款的内部会计控制现状.73 .2 RD公司采购与付款的内部会计控制存在的主要问题.73.2.1 缺乏采购计划. 73.2.2 岗位分工不合理.83.2.3 审批环节安排不合理. 83.2.4订单不规范. 83.2.5 对采购员权利监督不够.93.2.6 缺乏对供应商的管理.93.2.7 缺乏采购考核指标. 103 .3 RD公司采购与付款的内部会计控制的问题成因分析. 103.3.1 控制环境差.103.3.2 公司内部会计控制意识薄弱.113.3.3 公司内部会计的审计制度不够健全. 113.3.4 缺乏风险评估机制.113.3.5 信息沟通不畅.11第4章 RD公司的采购优化措施.124 .1 采购控制优化的目标.124.1.1 保证所有的采购业务均经过合理授权和按正常的程序进行.124.1.2 保证采购质量.124.1.3 保证信息畅通.124.1.4 有效监督.124 .2 采购内部会计控制优化的内容.134.2.1 采购计划的控制.134.2.2 实行职务分离控制. 134.2.3采购审批控制. 144.2.4 订货控制.154.2.5加强内部审计. 154.2.6 加强对供应商的管理.164.2.7 加强采购的绩效评估.174.2.8加强电子信息技术控制. 18第5章 结论.19参考文献.20致 谢.21广州大学松田学院2011届毕业论文摘 要内部会计控制是现代公司必不可少的一种有效管理手段，它可规避公司经营风险，提高公司经济效益，保护公司财产物资的安全，确保会计信息的真实完整和财务活动的合法性。随着经济全球化发展，各公司间的竞争越来越激烈，成本控制是公司竞争力的重要组成部分，而加强对采购成本的控制是成本控制的重要一环，因此，公司应努力加强采购与付款业务的内部会计控制，增强公司竞争力。本文拟结合内部会计控制的相关理论，以RD公司为例，通过对RD公司采购环节的现状分析，发现其内部会计控制存在的问题及问题成因分析，根据设置的优化目标，提出了对采购计划、采购岗位分工、采购审批、订货、供应商与采购人员绩效评估、会计信息系统的运用方面的优化措施,以加强公司采购与付款业务内部会计控制。关键词： 采购，内部会计控制，监督Abstract: Internal accounting control is an essential and effective method to manage modern company, because it can avoid the risk of investment, enhance more benefit to the company and protect the property of the company. In addition, Internal accounting control can ensure the reality of accounting information and the legality of financial activity. As the development of economic globalization, the competition among the companies become more and more drastic and so cost control become an important part in competing with other company, while enhance procurement cost controlling playing an important role in cost control. Therefore, the company should develop their advantage in competing by strive to enhancing internal accounting control in purchasing and paying business. This article combines the theory of internal accounting control and takes RD Company as an example to figure out the problems as well as the reasons for the mistakes in internal accounting control by analyzing the situation in purchasing part. According to the optimization objective, we put forward some promoting measures in respect to procurement plan, division of labor, examine and approve, order goods, the performance evaluation of supplier and purchasing staff, the application of accounting information system. Therefore, we can enhance internal accounting control about purchasing and paying business by following the above measures.Keywords: Procurement, internal accounting control, SupervisionII广州大学松田学院2011届毕业论文（设计）第1章 引言1 .1 本文研究背景与目的RD公司是一家专业从事五金电镀加工的电镀厂,已经营了10多年，规模为200人左右,主要业务是电镀金属眼镜、首饰等,以盐酸、硫酸、氨水、过氧化氢等为原料。以工业硫酸、聚合氯化铝、聚丙烯胺等为治理三废用料。主要有挂工、电镀、喷色、磨光等部门。随着国家经济体制改革的不断深化，市场经济的发展，电镀行业经过了“六五”调整及“七五”技术改造，及实行生产许可证制度，使电镀品种、质量、劳动生产率都有了相应的发展和提高，环保工作也起到了足够的重视，行业面貌发生根本面貌。但也面临着公司任务不饱满、成本提高等原因，经济效益严重滑坡的现象。特别是，我们知道电镀行业属于污染行业之一，公司用于三废治理的的资金是相当高的，已有一些乡镇及私营公司在竞争中被淘汰。RD公司也不例外，也面临着经济效益降低的问题。纠其原因，除了市场竞争加剧、国家政策影响等外部因素外，公司经营成本逐年递增也是一个重要因素。其中，近三年来，公司采购费用占主营业务成本的比例分别为57、58、60%。鉴于产品的成熟性，技术升级的可能性很小，想扭转利润下滑的趋势，一个重要的方面，应加强成本控制。要想降低公司的成本，应考虑到加强采购的控制。加强公司采购环节的内部会计控制，可降低采购成本，即降低生产成本，可达到提高公司利润的效果，同时，增强公司的竞争力。本文将借助相关的内部会计控制相关知识分析RD公司采购环节存在的漏洞，并在此基础上提出解决这些问题的措施，希望对RD公司采购环节的内部会计控制的建设与执行具有参考作用。1.2 本文研究思路及方法本文首先指出本文的研究背景、目的以及所采用的思路和方法。接着，对相关理论进行介绍，然后按发现问题、分析问题和解决问题的思路进行写作。具体为以下三个部分：第一部分：内部会计控制概念及其主要方法研究，还介绍了采购与付款内部会计控制基本规范相关内容。第二部分：案例介绍与分析。陈述RD公司采购环节内部会计控制现状，分析其存在的问题及存在这些问题的原因。第三部分：优化方案。通过案例分析，根据设定的目标，对如何优化公司采购与付款业务的内部会计控制，提出可行性方案。最后部分为结论。本论文理论联系实际，运用内部会计控制相关理论知识解决RD公司采购与付款内部会计控制存在的问题。第2章 采购环节内部会计控制相关理论研究内部控制分会计控制和管理控制，即内部会计控制是内部控制的一方面，主要目的在于保护公司资产，检查会计数据的正确性和可靠性。而内部会计控制的内容涵盖了公司财务会计管理的全过程，采购与付款控制只是其中的一方面。本文将从内部会计控制的定义，到内部会计控制的方法，再到采购与付款内部会计控制的相关理论进行介绍。2 .1 内部会计控制的内涵内部控制是现代公司管理架构的构成部分,是公司持续发展的制度保证。实践表明，现代公司的一切活动，都无法游离于内部控制之外。所谓“得控则强，失控则弱，无控则乱”。而内部会计控制是整个公司内部控制系统中的一个十分重要的、不可缺少的子系统，即内部会计控制是公司内部控制的核心。加强采购内部会计控制、优化采购流程，不仅可以规范公司行为，保证会计资料的真实、完整，符合国家法律法规，还可以堵塞漏洞，并防止与及时发现、纠正错误及舞弊行为，保护公司资产的安全、完整，更重要的是可提高公司的竞争力。长期以来，人们对内部会计控制有不同的认识，提出了不同的观点。例如1958最早提出内部会计控制定义的美国会计师协会下属审计程序委员会，将内部控制分为会计控制和管理控制。又如刘玉延的内部会计控制规范强调内部会计控制是解决当前一些单位内部管理松弛、控制弱化的重要举措，是从源头上治理腐败的一项制度安排，是适应我国加入WTO的客观要求，是新形势下加强单位内部会计监督的里程碑1。我国内部会计控制规范基本规范（试行）认为：内部会计控制是指单位为了提高会计信息质量，保护资产的安全、完整，确保有关法律、法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序2。下面将介绍内部会计控制的主要方法。2 .2 内部会计控制的主要方法按照我国财务部的有关规定，公司内部会计控制有以下八个方面：不相容职务分离控制、授权批准控制、会计系统控制、预算控制、财产保全控制、风险控制、内部报告控制、电子信息技术控制。（一）不相容职务分离控制 不相容职务相互分离控制，强调实施岗位分离，不相容的岗位不能由同一个人或同一部门所担任或控制。公司应当严格按照不相容职务相分离的原则，合理设置会计及相关工作岗位，明确职责权限，形成相互制衡机制。不相容职务间应实行如下分离：授权审批职务与执行业务职务相分离执行业务职务与监督审核职务相分离执行业务职业与会计记录职务相分离财产保管职务与会计记录职务相分离执行业务职务与财产保管职务相分离（二）授权批准控制授权批准控制是公司明确规定涉及会计及相关工作的授权批准的范围、权限、责任等内容，公司内部的各级管理层应在授权范围内行使职权和承担责任，经办人员也应在授权范围内办理业务。1.授权批准方式（1）一般授权一般授权是对办理常规经济业务的权利、条件和有关责任者的规定，其时效性较长。（2）特殊授权与一般授权不同，特殊授权只涉及特定的经济业务处理的具体条件及有关具体人员。2.授权审批体系无论采用哪一种授权批准方式，公司都必须建立授权批准体系。其中包括：（1）授权批准的范围公司所有的经营活动应当纳入授权批准的范围，以便于全面预算与全面控制。（2）授权层次公司应根据经济活动的重要性和金额大小确定不同的授权批准层次，有利于保证各管理层和有关人员有权有责。（3）授权责任 被授权者应能够明确在履行权利时应对哪些方面负责，避免授权责任不清、一旦出现问题又难咎其责的情况发生。（4）授权批准程序公司应规定每一类经济业务的审批程序，以便按程序办理审批，避免越级审批和违规审批的情况发生。（三）会计系统控制会计系统控制是公司依据会计法和国家统一的会计制度，制定适合本公司的会计制度，明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告的处理程序，建立和完善会计档案保管和会计工作交接办法，实行会计人员岗位责任制，充分发挥会计的监督职能。（四）预算控制预算控制要求公司应加强预算编制、执行、分析、考核等环节的管理，明确预算项目，建立预算标准，规范预算的编制、审定、下达和执行程序，及时分析和控制预算差异，采取改进措施，确保预算的执行。（五）财产保全控制财产保全控制是限制未经授权的人员对财产的直接接触，采取定期盘点、财产记录、账实核对、财产保管等措施，确保各种财产的安全完整。（六）风险控制风险控制要求公司应针对各个风险控制点，建立有效的风险管理系统，通过风险预警、风险识别、风险评估、风险分析、风险报告等措施，对财务风险和经营风险进行全面防范和控制。（七）内部报告控制内部会计控制是指公司应建立和完善内部报告制度，全面反映经济活动情况，及时提供业务活动中的重要信息，增强内部管理的实效性和针对性。（八）电子信息技术控制电子信息技术控制是指公司运用电子信息技术手段建立内部会计控制系统，减少和消除人为操纵因素，确保内部会计控制的有效实施3。2 .3采购环节内部会计控制相关规范对采购环节的控制研究，一般是对“采购与付款循环”进行研究。采购与付款业务是各单位尤其是公司经常发生的经济业务。采购是公司生产经营活动过程的首要环节，是公司进行生产经营的基础，付款业务涉及到货币资金的支出，比较容易出现错误或舞弊现象，因此加强对采购与付款的管理和控制，是内部会计控制的重要内容之一。根据根据中华人民共和国会计法和内部会计控制规范基本规范（试行）等法律法规，规定了内部会计控制规范采购与付款（试行），该规范是根据我国具体国情制定的，对我国公司管理具有实际的指导意义。该规范共分7章，包括总则、岗位分工与授权批准、请购与审批控制、采购与验收控制、付款控制、监督检查和附则。该规范共29条，主要对该规范制定的依据、适用范围、采购与付款业务各个控制点的具体规范等的介绍。这些规范对采购业务工作作出了界定，对公司采购业务的内控具有一定的指导性作用，下面将以RD公司为例，介绍内部会计控制理论在公司中的运用。第3章 RD公司现有采购付款环节分析31 RD公司采购与付款的内部会计控制现状 RD公司采购部由两人组成，一个是负责原料及治理三废用料的购买（A人员），一个是负责除以上物料外公司其他物资的购买（B人员），如日常用品和车间辅助材料等的购买。A采购员根据原料及治理三废用料的库存量的多少，提出申请，经行政经理审批后，由A采购员进行购买。这一采购流程，从内控的层面看，明显存在诸多漏洞,差不多由A采购员负责公司原料及治理三废用料购买的全过程。日常用品和车间辅助材料等的购买，主要由各部门提出申请，经部门负责人批准，经行政经理还有总经理批准，交由B采购员统一编制公司购物料申请单，并购买，由各个需要部门验收。财务部由两人组成，一人负责核实采购业务，一人负责付款审批、付款执行与记录采购业务。从公司的采购现状看，公司的采购成本增加、采购物资流失、诸多应付账款未付等，都与采购的内控有关。32 RD公司采购与付款内部会计控制存在的主要问题分析RD公司2010年11月份财务报表，主营业务收入总共429万元，其中采购费用为236万元，应付账款143万元，应收账款208万元。以上数据表明，公司的资金运用紧张，严重加大了公司现金流量断裂风险，影响公司的生产经营效果。这表明公司缺乏内控，特别是营运资金的管理控制方面，公司应加强内部会计控制，提高公司抵御风险的能力，提高公司竞争力。通过分析以上数据，结合RD公司采购环节内部会计控制的现状，其存在以下几个方面的问题。3.2.1缺乏采购计划采购计划是整个采购工作的起点，而目前RD公司的原料采购工作缺乏计划性。以公司仓储原料为例，依靠仓库管理人员人工判断存货的充足率，从而决定采购与否以及采购数量。这种不科学的管理方法会导致仓库存货过多，而占用大量资金，大大增加了库存成本。当存货不足时，又会影响使用部门的工作，降低工作效率。3.2.2 岗位分工不合理 不相容职务之间的分离是建立和实施内部会计控制的基本原则，也是内部会计控制的核心要素。公司应建立不相容职务的分离，而RD公司原料和治理三废用料的购买，除审批外，从请购、询价、确定供应商、订购、保管，都由同一人员负责，从人情方面行事，觉得同事间应该相互信任，不应对其控制太多，但这至少包括询价与确定供应商分离、采购与验收分离等，这样的采购流程缺乏透明部，容易导致采购员收受回扣、盗取公司资产等。还有付款的审核人与付款的执行人职务应相分离。记录应付账款的会计人员不能同时担任付款职务。但DR公司的采购付款的审批人与付款的执行人由统一会计人员负责。这容易导致公司资金外流，以及不利于对应付账款的管理，因个人主观意识行事，容易导致偏差，长期的应付账款，容易导致供应商的不满，降低其积极性。3.2.3审批环节安排不合理RD公司不同物资的采购审批制度不合理，其中的原料及治理三废用料的购买缺乏相关的审批，而日常物资等的采购审批环节却过多。使用部门的请购单，经部门负责人批准后，还得经行政经理批准，总经理批准，这个程序，审批环节过多，导致采购效率低下，因为行政经理跟总经理时常外出办事，不能做到及时审批单据，这样就会影响到公司的正常生产，而影响公司的利益。然后采购员统一编制公司国内购物料申请表，申请表一式四份（采购部、财务部、香港公司、仓管部各执一份），需要香港总公司批准人批准，不过，这项规定是形同虚设的，因为不可能把单据拿到香港总部审批后，再去购买物品，这样太浪费人力物力，增加采购成本。3.2.4订单不规范RD公司目前的订单操作是不规范的，除了是新的供应商，须签订购货合同外，对之前的供应商，一般采用电话的方式，由采购员直接向供应商下订单。这种操作方式的效率是很高，但也存在诸多风险，如验收部门对货物的质量难以把握，容易与供应商发生争执。3.2.5对采购员权利监督不够RD公司目前的采购内部会计控制，没有起到对采购员权利的有效监督，无论是原料与治理三废用料的购买，还是零星物品的购买，都是由采购员一人决定了询价的过程以及结果，并最终确定供应商，其操作过程不但缺乏透明度，还没有采购部以外的监督。3.2.6缺乏对供应商的管理其实，这是现在公司许多管理者的通病，为短期利益，只考虑供应商供货价格而忽视其他因素。RD公司也不例外，在与供应商进行交易的活动上，把重点放在价格的谈判上，强调“三方比价,通过比较供应商的价格，从中选择价格最低的供应商，而忽视产品质量、交货期限等的重要因素，这些因素，往往到事后才关注，如货到验收其质量等。这样采购员就要经常与供应商议价、还价等，如挂工部需要的铜线，这是长期需要的，而且需要量较多，价格相对较高，应与供应商建立良好的合作关系，不仅能更好的保持生产顺利进行，长期合作，往往能取得价格上的优惠及质量保证。而在类似的物品采购上，公司目前还没这种意识，在许多辅助物品，但又长期使用的物品，都是需要之时，与诸多供应商议价后购买。本人认为，与供应商间存在问题，主要有以下2点：(一)信息不畅通。在与供应商沟通过程中，各自为自身利益，对自身信息都有所隐瞒。如采购部，为从多个竞争性的供应商中选择一个最佳的供应商，往往对自身信息有所保留，以免供应商知道的信息越多，筹码越大。而供应商也会在竞争中隐瞒一些信息，以求在竞争中胜出。这样的结果，就会导致采购、供应双方无法进行有效的沟通，造成信息不对称。（二）缺乏对供应商的考核。对供应商的供货质量、交货期无规范的记录与统计，缺乏对供货商供货能力的后续评价体系，对其无惩罚和奖励措施，不利于公司对采购物料的质量控制。质量和交货期限，应是采购员除考虑价格外，应考虑的其他两个因素，但按目前的采购模式，只能对这两者进行事后控制。3.2.7缺乏采购考核指标 RD公司缺乏对采购人员的考核，既没有专业的人力资源部考核，也没有相关的考核制度。还是以人情定格，认为采购员会为公司的利益着想，会在各方面做好，如价格控制上、订货及时性、供货速度质量等，都会从公司利益出发，做到最好。其次，公司把采购部当作是一个次要部门，其实这样，既没有起到对采购的控制，对采购员工的忽视，也大大降低他们的积极性。33 RD公司采购与付款的内部会计控制的问题成因分析公司采购作业存在问题，说明公司的内部会计控制薄弱。RD公司成立时间相对较短，管理人员内控意识薄弱，关系人情多，以及对采购环节的忽视等致使公司对采购未进行有效的内部会计控制。若这个问题还不引起重视，对在艰难前进的电镀厂来说，更是雪上加霜。综合公司的历史、规模、管理者态度等，我认为出现上述问题的原因如下：3.3.1控制环境差（一）公司总部远在香港，基本对大陆这边的分公司放任不管，那么大陆这边的管理者，权利就相对自由，为达到总公司下达的目标，片面追求效率和好大喜功的心态，使他们无视管理问题，无法做到效率与规范并举，容忍很多看似不拘小节的非正规作业；（二）管理层的授权模式不太符合内控的相关要求，常使用简单的行政命令;（三）内部过于重视关系人情，没有明确的问责机制，不能产生内部控制的动力。有些高级管理人员，认为加强公司的内部控制，就会束缚自己的手脚，容易破环内部和谐的氛围。 （四）人力资源政策方面，绩效评估体系差，员工的工作绩效就是指其经过考核的工作、表现及其结果。没有明确的考核指标，无法发现并纠正员工在知识或技能方面的不足。公司也没有安排在岗员工的再培训，社会在前进，人也应该不断吸收新知识，学习新技能，才能应对市场发展带来的各种风险。公司管理层的薪酬也是较固定的，没有根据业绩考评，合理的去改变各职员的工资，这难以激发员工的积极性。3.3.2公司内部会计控制意识薄弱RD公司同我国多数公司一样，其管理层对建立和健全内部会计控制系统不够重视，即使建立了内部会计控制制度，但却流于形式，内容并不全面，这种做法是思想意识薄弱造成的，内部会计控制制度应该是一个系统化的工程，需要众多内部要素共同发挥作用。要建立这样一个完善的内部会计控制体系，必须从思想观念的转变开始。3.3.3 公司内部会计控制的审计制度不够健全公司内部会计控制制度建设也是一个工程，除了公司的活动措施，还需要对其进行监督和纠正。对公司内部会计控制的监管和纠正主要是依靠公司内部审计，内部审计的良好发挥可以起到完善公司内部会计控制的作用。公司董事会远在香港，很少实地审计，应有的监督控制作用基本失效，RD公司也没有设置部门和行使审计职能的人员，缺乏对采购控制的审计和监督，导致采购内部管理失去规范和控制，增加了造成腐败问题的风险，增加了公司的采购成本和经济损失。3.3.4缺乏风险评估机制RD公司没有专门针对运营风险进行评估，风险意识普遍缺乏，应变能力和抗风险能力差，表现在对采购作业中的品质风险、交期风险、成本风险防御能力很弱。公司风险评估和预测手段的缺乏，管理层只能凭借主观意识行事，无法很好的应对不断变化的社会经济的考验。没有良好的计划体系，必然造成极大的浪费和高成本。3.3.5信息沟通不畅工厂内部信息沟通不畅，导致有时采购回来的东西，规格型号与使用部门要求的不同，或者请购缺乏计划，没有充分考虑库存水平，这样，必然造成时间跟经济上的无谓浪费。甚至容易引起争执，相互推诿责任。综上所述，RD公司采购存在着重大的内部控制风险，应对其进行改善。第4章 RD公司的采购优化措施4.1采购控制优化的目标内部会计控制的目标是内部会计控制存在的根本，也是建立考核和评价内部会计控制的指导性参照物。根据内部会计控制规范采购与付款（试行），采购与付款内部会计控制的目标有：采购预算或计划科学合理并严格执行；恰当选择供应商，保证采购活动经济合理；保证采购与付款业务合规合法；保证采购物资的安全完整；保证相关的会计核算资料真实准确。由此可看，现代组织中的内部会计控制，已不是传统意义上的查错、查舞弊，而是涉及到组织的各个层面，呈现多元化的趋势。由上可知，RD公司采购与付款的内部会计控制的改进目标为：4.1. 保证所有的采购业务均经过合理授权和按照正常的程序进行建立完善的采购授权审批制度和设立正常的采购程序，保证采购业务的顺利进行。4.1. 保证采购质量改变传统的价格最低的采购目标，在考虑价格的同时，也要考虑物品的质量，考虑公司的长期利益。4.1.3 保持信息畅通包括RD公司内部部门之间采购信息的通畅以及与供应商之间信息的通畅。4.1.4 有效监督建立便于操作、高效率的监督机制，防范采购过程中可能出现的道德风险。4.2 采购内部会计控制优化的内容根据内部会计控制的方法和采购与付款内部会计控制的相关规范，对RD公司采购与付款业务，提出以下优化措施：4.2.1 采购计划的控制RD公司没有对公司的物资采购进行有效的预算，都是在需要时，才提出购买，所以也就没有所谓的在预算的范围内进行采购，无法起到对采购物资多少的控制。首先，RD公司应当加强采购业务的预算管理，对于超预算和预算外的项目，具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再办理请购手续。为避免盲目采购，在采购预算的基础上，RD公司应按业务量，以产订购的要求，根据生产计划、材料采购周期、最佳库存等的因素制定出合理的采购计划。采购计划分月度采购计划和年度采购计划，编制好的采购计划经生产、采购、财务等部门的会审后，交总经理批准。4.2.2 实行职务分离控制根据RD公司采购与付款循环的岗位分工不合理，公司应当建立相应的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，以确保公司采购与付款业务的顺利进行。（一）RD公司原料和治理三废用料的购买，除审批外，从请购、询价、确定供应商、订购、验收保管，都由同一人员负责，其图如1.1。这是不合理的，需要对其进行改进，在不增加成本的情况下，其改进图为1.2。仍然是采购员A请购，行政经理审批，采购员A订购，但由总经理根据众多供应商的有关资料确定合作的供应商，由需要部门验收保管物资。这样就可以防范舞弊的发生，增强物资采购的内控。如将已验收商品的保管与采购的其他职责相分离，可以减少未经授权的采购和盗用商品的风险4。采购员A请购采购员A请购行政经理审批行政经理审批采购员A询价 采购员A询价 采购员A确定供应商 总经理确定供应商 采购员A订购 采购员A订购 采购员A验收保管 需要部门验收保管图1.1 图1.2（二）RD公司采购业务的付款审批人与付款的执行人职务由同一会计人员执行。而采购与付款不相容职务的分离控制明确规定，付款的申请、审批与执行应相互分离。RD公司财务部门有两个工作人员，可由会计员A核对采购业务，并批准付款。由会计员B根据审批的采购凭单付款。同时也要对付款的先后顺序进行管理，严格按约定或规定的日期付款，以与供应商建立友好的合作关系。4.2.3 采购审批控制 RD公司的采购审批制度不合理，除原料和治理三废用料外的其他物资的采购都使用同一采购控制流程。使用部门的请购单，经部门负责人批准后，还得经行政经理批准，总经理批准，这个程序，审批环节过多，导致采购效率低下，然后采购员统一编制公司国内购物料申请表，需要香港总公司批准人批准，不过，这项规定是形同虚设的，现实中也不可能实现，因为香港公司与大陆公司，一两个星期才交流一次，对于一些及时需要使用的物资将无法及时满足其需求，将大大影响公司的正常生产经营活动。如公司打磨部需要的吊机(磨打),缺少了它，就会影响正常的生产。所以，应根据不同的物资，制定不同的授权审批制度。如根据物资的类别和所需资金量的大小，实行分级管理，明确各有关部门、人员的权限。（一）公司的大额物资的采购应经部门负责人批准、行政经理批准、总经理批准，如图1.3。如公司固定资产的购买，一般采购数量小、价格高，所以也不会给总经理带来太多的工作量，经过这三层把关，可起到有效的控制，也就无须把申请表拿到香港总公司批准，降低采购成本。（二）公司一般物资采购经部门负责人批准、行政经理批准。一般采购相对来说，采购时间没那么紧迫，可由行政经理审批进行控制。（三）公司紧急物资的采购，由使用部门提出采购申请，由公司部门负责人签字核准，交采购员B购买。金额较大的，可交由厂长批准，如临时购买大于1000元的物资，由厂长核准，厂长工作时间基本都在公司，在时间上，可以满足紧急购买的要求。大额物资的采购 一般采购 紧急物资采购请购单经部门负责人批准 请购单经部门负责人批准 请购单经部门负责人批准 请购单经行政经理批准 请购单经行政经理批准 采购员B采购 请购单经总经理批准 采购员B采购 采购员B采购4.2.4 订货控制订货是整个进货过程的核心，通过订货的控制，就可以控制公司整个进货过程。RD公司在原料和治理三废用料的采购上，采购员通过电话方式直接向供应商下订单，这是不合理的，为加强控制、管理，采购部应采用书面形式编制订购单。采购员A根据物料库存提出请购物资后，对经过批准的请购单发出订购单。订购单应正确填写，包括商品品名、数量、价格、厂商名称、地址等，预先予以编号并签名。其正联应送交供应商，副联则送至公司内部验收部门、应付凭单部门和编制请购单的部门。所以，正确编制订购单，不仅有利于产品的验收，同时，也有利于消除不必要的纠纷。4.2.5加强内部审计审计是现代公司管理的重要手段，它是通过对公司管理状况的系统检查，评价管理绩效，借以提高管理效益。内部审计是内部会计控制的重要环节，公司健全的内部审计建设，能从根本上达到消除隐患、健全制度。而目前RD公司没有设立专门的审计部门，其审计制度几乎空白，对采购的审计几乎没有（没有一套科学规范的内部会计控制制度）。因管理层内部控制意识的缺乏，采购过程控制始终没有引起重视，缺乏对采购管理过程的关键控制点控制。这也是目前公司采购环节常有违规现象发生的原因。基于这，并结合RD公司的实际情况，RD公司应设立采购审查专员，该专员的工作是事中参与采购日常工作，由公司总经理任命，拥有对各部门进行审查的权利，直接对总经理负责。对采购业务发现问题，可直接与采购部门进行沟通，对其提出相关建议。该人员可通过实施符合性测试或实际性测试，检查采购与付款业务内部控制制度是否健全，各项规定是否得到有效执行。重点检查：采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况；采购与付款业务授权批准制度的执行情况；应付账款和预付账款的管理；有关单据、凭证和文件的使用和保管情况5。通过监督检查，发现公司内部会计控制的薄弱环节并向管理层提出纠正建议，不断完善公司采购与付款业务的内部控制制度。设立采购审查专员，相应会增加公司一定的支出，但它所产生的效益，会远大于这项支出，它有利于公司的整体利益和公司的可持续发展。4.2.6加强对供应商的管理 采购和供应链管理对于管理会计和供应链的效益很重要。因为采购选择供应商并与他们建立双方互惠共赢的关系。没有好的供应商和好的采购，供应链在市场上就失去竞争力6。因此，为了加强公司内部会计制度建设及公司的长远利益，应加强对供应商的管理。（一） 合格供应商的评审。RD公司应由总经理、行政经理、生产经理组成评审小组，对各供应商进行年度评审，并将评审结果建立合格供应商名单以及合格供应商档案。合格供应商的评审应考虑下列因素:1）价格。价格的高低直接影响采购成本的高低，价格过高，会增加采购成本，但也不能一味的追求最低价格。公司可将采购价格与市场的平均价格进行对比，不宜偏移市场价格过大。2）质量。没有好材料就无法生产出优质的商品，就无法取得客户的信赖，拥有更多的业务，因此，得关注采购物资的质量。质量的衡量可为： 采购某物资合格率采购某物资的合格数量该物资的采购总量 上述指标可衡量供应商的产品质量。3）交货期。交货期是考虑优良供应商的重要因素之一，采购的货物无法如期到达，将影响公司的正常生产。公司可派人了解供货方的设备状况、技术水平、供货能力等。同时，公司可通过准时交货率，来了解供应商的供货效率，设时段T内准时交货次数为Vz，总交货次数为Vt，则准时交货率为： J=Vz/Vt100 上述指标越高，说明供货方的供货能力越强7。4）信誉。了解供应商的信誉，选择信誉好的供应商进行合作。5）结算条件。货币资金在任何时候，对公司来说，都是很重要的，合理的利用资金，利于公司的发展。选择适当的结算条件可提高资金使用效率。RD公司应根据这5个因素，对供应商进行评定，并把评定的结果登记下来，作为以后年度评审的资料。可把有关信息反馈给供应商，特别是存在的不足之处，让他们对自己有一个了解，并及时改正不足之处。（二）供应商奖惩经过上述的评定，RD公司应给予不同绩效的供应商不同的奖惩措施。对于绩效优良的供应商，则获得优先交易的机会和优先支付款项，成为长期合作伙伴。对于评为较差的供应商，较少订单，若继续不提高绩效，评估成绩不合格，将停止与其交易。4.2.7加强采购的绩效评估RD公司缺乏对采购的绩效评估，导致公司管理层无法得到公司采购整体绩效的信息，难以对采购人员进行评价。通过采购绩效评估不仅可以清楚采购人员的工作表现，而且对采购绩效有了清晰的认识，可以发现现状与预订目标的差距，以及时改正，促进目标的实现。其采购作业的目标为“如期”、“如质”、“如量”。公司的采购除了维持正常的生产经营外，非常注重产销成本的降低。为更好的对采购作业进行绩效评估，以下列指标为衡量其的尺度。（一）价格绩效。价格绩效是公司最重视的衡量指标，通过价格指标，可以衡量采购人员的议价能力，可通过采购价差进行衡量，如把实际价格与标准成本相比较。若实际价格大于标准成本越大，说明采购员的价格绩效越低，即其议价能力越差。（二）品质绩效。采购的品质绩效可由验收记录来判断，衡量指标如下： 进料验收指标合格数量或拒收数量验收数量 根据上述公式，合格验收指标越低或拒收验收指标越高，说明采购人员的品质绩效越差，没有找到适合的供应商。（三）数量绩效。采购人员可能会为了降低采购价格，而进行大量采购，而可能导致存多，增加仓储费用，占用大量资金。可通过下面两个指标体现： 剩料处理损失指标取得该材料的成本处置剩料取得的收入 费用指标现有的存货利息费用正常存货时利息费用 上述两个指标越高，说明采购员的数量绩效越差。（四）时间绩效。时间绩效是用以衡量采购人员处理订单的效率以及供货方供货的及时性控制。紧急采购可能会增加成本，如增加紧急运输费、提前付款的利息费（财务费用）。延迟交货，可能会影响正常生产，进而影响客户订单，公司利润等。RD公司可制定采购员工绩效考核表，如从采购价格、质量、时间等方面考虑，由采购员自己按实际情况填写相关信息，月末交人事部，与目标绩效对比，得出差异进行评价