函的用途、类别、格式、写法及范文解析.doc

函的用途、类别、格式、写法及范文解析 (一)含义、功用和性质 “函”是“适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题请求批准和答复审批事项”的公文文体 这里的“函”指公函是商洽性公文又称询答性公文多用于平行或不相隶属机关之间作询问、答复、商洽、联系以至请求批准之用不具呈报与指示作用但又是郑重的公务所以才称“公函”是正式文件要单编发函号、按程序制发、归档；与日常事务中的“便函”像介绍信、慰问信、表扬信、批评信、贺信等不同与私人信函也不同 (二)类别 1商洽、询问、请求批准的 2知照性的即主动告知一件事不需要答复 3答复问题、回复请求的 前两种是主动发出的叫“发函”后一种是受动答复的叫“复函” (三)格式和写法 “函”的写法和书信大体相同因为是郑重的公务所以要有一定的格式用语要得体要讲礼貌不亢不卑不能用命令的口吻粗暴的语气 1函头：印有“名头”的发函纸单编发函号“发文字号”中加“函”字 2标题：写发函机关涉及事项文种要写明是函还是复函 3上款：受函机关或领导人 4正文：“发函”大体是开头提出问题说明事或针对、根据什么主体表示要求商洽什么告知什么请求什么即要对方做什么结尾要求何时答复及得体的礼貌用语如“请大力协助为盼”“望准予x是荷”“望能同意”；“请即函复”“盼复”“望早日函告”等等有附件要写明为送物品材料的附函主体上写了函尾可不再写“复函”开头说明针对的来函如“月日号来函收悉”有时有必要概括函的内容写进去主体写对来函所谈事项的态度主张结尾如同意可写希望不同意可提供另外的办法也要用礼貌语词 5下款：发函机关年月日公章 6函尾：抄送机关 (四)草拟公函应注意的问题 1中心明确不绕圈子 2因由清楚不讲空话 3讲究礼貌不来客套 (五)例文简析 例文1： 关于拟派同志赴香港培训的函 工委： 我部上海海运局海员医院于一九八五年订购了一台美产高效液相色谱仪现应卖方香港贝克曼仪器公司的邀请拟派上海海员医院药剂师赴香港接受为期一周的培训按订货合同规定自广州至香港往返旅费及在港培训期间的交通、宿、膳费用均由该公司提供 妥否请函示 附贝克曼仪器公司邀请信、签报一份(复印件) 部 一九八六年月日 简析： 例文l是商洽工作请求批准的“发函”因为不相隶属而又是主管单位所以用“函”正文只四句话前三句为一段说明原委及条件后一句另起很有礼貌地提出要求批准写“请函示”“请电示”皆可因为是不相隶属的关系下面是附件备查写得明白利落 例文2(见下页)： 国家档案局办公室、轻工业部办公厅关于推荐两种圆珠笔油墨用于书写文件的函 各省、自治区、直辖市党委和人民政府办公厅、各省、自治区、直辖市档案局、档案馆中央、国家机关办公厅(室)中央档案馆、中国第一、第二历史档案馆： 1983年5月30日国家档案局就两种圆珠笔油墨可以用于书写文件的问题向中央办公厅、国务院办公厅作了报告两厅领导批示同意现将报告转发给你们请研究并逐步推荐使用322(黑)、424(纯蓝)油墨灌注的笔芯以利今后档案的耐久保存其中用322黑油墨书写的文件更适合复印和缩微摄影 关于两种圆珠笔芯的生产安排、商标设计等事项轻工业部一轻局已于1983年12月9日函告有关单位现将一轻局的函一并发去供参考 附件：1国家档案局关于两种圆珠笔油墨可用于书写文件的报告；2轻工业部一轻局第22号函(略) 国家档案局办公室轻工业部办公厅 1984年元月24日 简析： 例文2是知照性发函主动告知事项而不必复函的标题三部、发函机关、事由和文种上款收函单位多个用笼统式写法配合具体单位正文主动告知关于两种圆珠笔油墨可用于书写文件事情的来龙去脉、推荐使用将报告批件转发去；接着两种圆珠笔芯的生产、商标等事项由生产主管部门函告有关单位将函一饼转去结论为“供参考”很得当把两份文件作为附件注明在函末最后是落款、单位和日期 例文3： 国务院办公厅关于悬挂国徽等问题给xx省人民政府办公厅的复函 xx省人民政府： 一九八年六月三日电悉关于县以上地方各级人民政府悬挂国徽和挂机关名称牌子问题答复如下： 一、县以上地方各级人民政府都悬挂中华人民共和国国徽 二、省、自治区、直辖市人民政府悬挂的国徽直径为八十公分；自治州、县、自治县、市、市辖区人民政府及地区行政公署悬挂的国徽直径为六十公分 三、县以上各级人民政府悬挂的国徽由国务院统一制发 四、国徽一般应悬挂于机关正门上方正中处 五、县以上地方各级人民政府的建制由于行政区划的改变等原因而发生改变时应将不需要的国徽缴回制发机关 六、县以上地方各级人民政府应在机关正门挂出写有机关法定名称的牌子行政公署挂的牌子上不冠省(自治区)的名称；自治州、县、自治县、市人民政府挂的牌子上不冠省(自治区、直辖区)的名称；市辖区人民政府挂的牌子上冠市的名称；民族自治地方人民政府挂的牌子上应书写汉文和当地通用的民族文字 牌子的大小根据建筑物的大小确定不作统一规定牌子为白底黑字可以竖写或横写由县以上地方各级人民政府自行制作 中华人民共和国国务院 一九八o年七月七日 简析： 例文3是“复函”正文开头写来电已悉概括指明请示询问的内容即针对答复的范围以“答复如下”引出答复的主体主体分六方面完备地说明了涉及事项的政策、规定前五条关于悬挂国徽的包括级政府悬挂级挂多大的由谁制发挂在何处和建制变动如何处置第六条答复政府牌子的写、挂、制作问题是标题上“等问题”的内容答复已完函文亦止 (通用公文部分选录自孙乃沅：干部写作讲义中央党校出版社1986年版与】997年版个别地方作了调整修订) 在机关应用文章的三类中除专用公文是在专门机关、领域中使用外一般机关里用的就是通用公文和日用公文而日常处理公务时不可能也不必要时时、事事正式发文、使用正式公文而更多的是使用处理日常事务、交流信息情报的简便的日用公文即“机关日常事务文书”要说明的一点是这里并不是指有以机关名义发的有以机关的办公厅、办公室名义发的等像“中发”与“中办发”“国发”与“国办发”等等它们都是正式公文；而是专指另外一类机关应用文体这一类应用文章在机关中使用频率高、作用广泛、手续简便在文字工作中占很大比重使用得当、写得好有助于提高效率、推动工作；粗制滥造、作表面文章往往会堆成文山成为费时无益的“肮脏的废纸”甚至成为官僚主义、不正之风的藏身之地现在