总公司档案管理办法.doc

总公司档案管理办法 总公司档案管理暂行规定 第一章总则 第一条为加强公司档案管理提高档案利用效率根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、企业档案管理规定结合企业实际制定本规定 第二章档案管理 第二条公司档案实行集中与分级管理相结合的原则档案室在总经理办公室领导下负责全公司主体档案的管理并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查 第三条档案室履行下列职责： （一）贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度； （二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作； （三）指导各部门和所属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作； （四）监督、指导本企业所属机构的档案工作 第四条各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理按各种档案归档时间定期交档案室集中管理 第五条档案工作人员应当忠于职守遵纪守法具有相应的档案专业知识和业务能力 第三章档案的归档 第六条归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料 一、本企业内部形成的文件材料； 二、本企业所属单位和派出机构（包括境外机构）应报本企业的文件材料； 三、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料； 四、本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料； 五、本企业参与的合作项目合作单位按要求应向本企业提交的文件材料； 六、本单位执行、办理的外来文件材料 第七条归档的时间: 一、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档 二、工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档周期长的可分阶段、单项归档 三、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记安装调试后归档 四、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档 五、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档保管一年后向档案部门移交 六、电子文件逻辑归档实时进行物理归档应与纸质文件归档时间一致 七、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档 第八条下列文件材料应随时归档： 一、变更、修改、补充的文件材料； 二、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料； 三、企业产权变动过程中形成的文件材料； 四、其他临时活动中形成的文件材料 第四章档案的鉴定 第九条每年应对档案进行一次清理从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别确定各类档案的保管期限（文书、财务、科技档案见具体办法附表） 公司档案保管期限分永久、长期、短期三种介于两种保管期限的保管期限从长 第五章档案的销毁 第十条档案销毁的具体工作由档案室管理室承办对已失效的档案认真鉴定编制销毁清册立卷归档永久保存 第十一条送交档案形成部门（分公司）对拟销毁案卷的清册进行初审经处（分公司）级负责人签字同意后连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准 第十二条销毁时要有档案人员二人以上并由主管部门派人监销共同在销毁清册上签字 第六章档案的保密安全 第十三条档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度认真做好保密工作 档案管理人员必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登记手续认真审查审批权限是否符合规定的要求 第十四条借出的档案材料务必定期归还借出使用期间不许转借他人不许带入公共场所 第十五条任何人不许将档案内容泄露给无关人员如有泄露和公布档案内容者应视情节轻重按档案法要求严肃处理 第十六条档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时一定要以档案材料原始记载为依据不得弄虚作假出假证；涉及企业机密的档案材料必须经总经理同意后再作决定严防泄密 第十七条档案室禁止吸烟严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库房,明显处要有安全防火设备 第十八条非档案管理人员未经批准不准进入 第十九条档案人员下班必须对档案室进行检查锁好门窗、档案柜切断电源后方可离开 第七章档案的利用 第二十条凡需利用档案者均须填写文件查阅单依据调阅权限和档案密级经各级领导签批后方能凭单阅档 第二十一条案卷一般仅供在档案室阅看利用档案人员必须爱护档案不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等 第二十二条查阅文书、人事、财务、科技档案分别由总经理办公室、人事、党委、财务、技术、设计等主管部门负责人签批抄摘档案内容须主管部门同意才能带出档案室如需复印档案资料应有主管部门批准并在查阅单中注明复印内容由总经理办公室安排 第二十三条本单位借阅档案应由本部门负责人签字外单位借阅档案应持有单位介绍信主管部门签署意见后经总公司主管领导或总经理、党委书记批准 第二十四条借阅期限不得超过15天到期归还；如需再借应办理续借手续 第二十五条借阅档案应严格履行手续办理借阅登记当面点交清楚归还时严格检查并在借用登记予以注销借阅者要爱护档案确保档案的完整性不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁借阅档案交还时须当面查看清楚如发现遗失或损坏应及时报告主管领导 第二十六条