关于烟汽应用计算机信息技术加强企业管理的调.doc

关于烟汽应用计算机信息技术加强企业管理的调 企业管理是一个老话题但管理如何细化制度如何硬化手段如何强化长期以来却没有解决好烟台汽车制造厂几年来通过运用计算机网络和统一的财务软件积极探索企业内部资金流、物流和信息流的一体化管理活化了资金加强了监控促进了企业管理的深化、细化和硬化其经验值得借鉴 一、一个困难的企业为什么花钱运用计算机信息技术来加强管理 烟台汽车制造厂是一个拥有2600名职工、32亿元资产的中型企业主要生产轻型汽车、农用运输车和拖拉机1993年以来该厂产品销售收入虽然逐年增加但经济效益却大幅下滑生产经营日趋困难面对日益激烈竞争的市场环境企业感到原有经验式的管理模式、落后的管理手段和不透明的信息反馈机制已非常不适应新的形势迫切需要应用现代计算机网络和统一的财务软件进行管理创新 一是成本的核算与控制迫切要求企业利用计算机进行管理由于汽车产品结构复杂、零部件繁多在产品开发过程中以往靠会计人员手工劳动连续几天几夜工作也只能算出大概的综合成本难以及时准确地制定出有市场竞争力的产品价格企业曾多次出现新产品投产后才发现新产品的设计成本过高价格无法为市场接受而被迫停产的情况 二是资金的核算与管理迫切要求企业利用计算机进行控制该厂销售环节占用的资金余额上亿元大多以发出商品的形态存放在全国各地的430多个经销商处企业难以及时、准确掌握各销售点上的存货变动情况账物不符、账账不符的问题时有发生应收账款居高不下坏账风险难以防范1995年该厂曾组织十多名会计人员历时一年与各经销商核对发出商品和应收账款发现企业本身的账簿记录差错1100多笔仅发出商品的潜亏损失即达数百万元之多在储备资金的管理中传统的手工操作只能提供库存材料、备件的账面价值总量但具体材料、备件的存放时间、库存数量却不掌握致使存货超储、积压、损坏等情况非常严重企业盘点时曾发现仓库中的三角带可满足企业10余年的生产需要 三是薄弱的基础管理迫切要求企业利用计算机技术来强化从企业内部看基础数据缺乏材料消耗定额、工时消耗定额不准谈不上实施精细生产挖潜降耗也无法对生产车间、销售部门、采购部门和仓储部门实施科学的考核特别是财务信息滞后于物流信息和市场变化信息再加上数据常常失真决策者难以及时了解掌握企业财务状况的变动情况和内部各种资源的配置情况迅速对市场变化做出反应 四是企业各项规章制度迫切需要利用计算机手段进行硬化过去规章制度只是挂在墙上写在本中缺乏强有力的手段来保证制度的有效执行有章不循、有章难循的弊端难以克服道德风险无法控制科学规范的管理程序难以硬化 二、如何运用计算机网络和软件对企业管理进行深化、细化 1996年以来该厂针对采购、仓储、生产、销售等环节信息不明、账目不清等突出问题以财务管理为中心以成本控制为重点联合山东浪潮国强软件公司本着先易后难的原则先后投资两百余万元开发了“烟台汽车制造厂现代企业管理信息系统”该系统基于一台主服务器在各个车间、仓库及生产、供应、销售、财务等各有关处室设立了46个工作站将各子系统通过财务管理子系统紧密地联系在一起做到了“信息集成、过程集成、功能集成”实现了财务系统与销售、供应、生产等系统的数据共享为企业提高财务资金管理水平提供了强有力的手段财务管理子系统建立了统一的计算机平台变多级核算为一级核算一张原始凭证（销货发票、购货发票、入库单、领料单等）一次录入仓库、车间、厂部的业务核算、统计核算、会计核算、凭证的制作、打印、各明细账、总账的登记全部由计算机一次自动完成可以灵活地查询、统计和打印账表 销售管理子系统与金税系统连接利用金税系统录入和打印销售发票后自动转入销售管理子系统自动编制销售凭证自动登记财务的产品销售、发出商品、应收账款、应交税金等账簿同时可进行账龄分析和坏账估计实现了销售业务管理与核算一体化 采购管理子系统对采购订单、采购到货以及入库状况进行全过程管理为采购部门和财务部门提供准确及时的信息；自动完成对各种应付账款的登记、冲销以及应付账款动态变化状况另外该子系统还可以进行材料采购成本的考核与监督非合同供应商、超过合同的采购价软件系统可以自动警告要求审核 仓储管理子系统通过对各种存货的收、发、存业务进行核算及时准确地掌握每件存货的耗用情况把各类存货成本归集到各成本项目和成本对象上为企业的成本核算提供基础数据并动态反映存货资金的增减变动情况 生产计划子系统根据生产计划和上月末实际库存情况软件系统能按照装配物料清单计算物料的毛需求和净需求自动运算出零部件采购计划、自制件的生产计划将设计、工艺、生产制造并行交叉进行管理实现了各种物流、业务流自始至终连贯起来的全过程管理 成本核算子系统能够完成产品或零部件标准成本的制定计算入库产成品或自制半成品的标准成本和标准成本差异能够从价格成本差异和用量成本差异方面进行控制为企业分析生产成本变动的原因提供了详细资料为实施标准成本法和责任成本法提供了可能 基础数据子系统可为生产计划系统提供工艺过程信息、产品结构信息为成本控制提供工时定额和材料消耗定额标准信息并能够通过装配物料清单自动读取采购发票的最新单价瞬间计算出产品的材料成本为产品投产决策提供第一手数据资料产品开发人员能够随时计算出新产品的设计成本为企业开发适销对路的产品提供了有力的支持手段 三、取得的成效 1提高了对薄弱环节的监控管理能力 从采购环节看现在能够准确地掌握某一时段的采购品种、总量、该品种的上年采购单价、采购成本、当期采购单价等从而能及时准确地计算出采购成本的降低额和降低率计算出各部门的材料采购节约情况并依此进行奖惩这就使采购管理得到强化仅1999年就节约采购成本900多万元 从仓储环节看系统可对各种库存零部件进行层层分解一个汽车总成所包含的零部件可分解到7级直至螺钉材料的编码、型号、规格、名称也都能在系统中得到明细的反映不但可以从总额上反映储备资金占用情况而且可以分品种统计每一种物料的超储备占用时间和超储备占用金额并对原材料超储备占用实行自动报警从而为控制存货成本、提高存货周转率、减少不合理的资金占用提供了可能从销售环节看通过该系统可随时查询存于各经销商处发出商品的型号、数量、时间、去向等详细资料避免了发出商品长期被人占用或存放带来的损失还可准确反映应收账款的账龄结构有效地控制了应收账款的规模减少了呆坏账损失同时通过计算机直接处理原始凭证使应收账款的错账率几乎为零解决了长期以来令财务人员头痛的往来账串户错账问题 从成本控制环节看系统方便快捷地提供了产品成本构成的详细数据将标准成本控制与责任成本考核相结合用标准成本与实际成本差异进行比较作为对车间考核的依据把成本控制真正落实到车间、班组和个人使经济责任制考核有所依据实现了由成本核算向成本控制的转变 2减少了资金占用 现在该厂可以全面掌握库存产品和发出商品的型号、数量存放时间这就为及时盘活存量资产避免库存商品长期存放的损失创造了条件几年来仓储部门适时处理积压商品车1245辆回收货款2900万元；销售部门通过账龄分析对应收账款的情况了如指掌催收货款有理有据使全国430个经销商的应收账款账龄基本控制在3个月之内极大地降低了坏账风险；采购部门根据计算机自动报警系统的适时提示积极清退生产上不需要的发动机、前后桥等十几种零部件存货减少资金占用达5532万元 3提高了财务管理工作的质量和水平 通过使用财务与业务一体化的管理软件从根本上解决了长期困扰企业的部门与财务、仓库与财务、仓库与车间、车间与财务信息沟通不畅、账账不符、账证不符、账物不符的信息孤岛问题架起了财务信息与物流信息的桥梁现在上至厂长、下至一般管理人员都可在自己的办公室内根据自己的权限随时调阅所需的信息以往的重要信息集中于少数关键岗位与个人的信息不对称问题也随之迎刃而解计算机管理软件的应用不仅大大提高了会计工作的效率而且延伸了会计工作的领域使核算会计向管理会计迈出了一大步 4促进了管理制度的硬化 通过使用统一的软件将企业的各项规章制度硬化到计算机程序中使生产经营行为得到了规范现在不按制度规定的程序办计算机就无法运行即便是企业领导人也必须在自己的权限之内严格遵守法定程序组织生产经营活动以往那种有章不循的情况在计算机铁面无私的程序前基本得到杜绝大大减少了人为因素的干扰 四、几点启示 1企业管理细化、深化要有新手段 企业管理工作做深、做细必须有大量的基础数据作支撑成本核算不准、消耗定额不清规章制度就难落实考核就无依据但靠手工来加工、整理、传递生产经营过程中的各种信息不仅速度慢、效率低而且也不准确因此要解决管理上“手短”的问题只有借助于计算机手段从根本上改变传统、落后的管理方式才能适应市场经济条件下组织社会化大生产的客观要求随着计算机信息技术的成熟、微机的普及、操作技能的简单化以及企业管理人员观念的转变企业运用计算机网络和统一的财务软件全面加强和改善管理的时机已经成熟 2管理的创新与提高决不仅仅是买新的计算机与软件 引入计算机技术改善企业管理不仅仅是买几台新的计算机、联上网、装上新的软件而是企业管理理念、内部财务管理体制、资金运作方式、生产组织形式等诸多方面的重大变革因此上到企业领导班子、下到全体员工都要更新观念提高素质勇于接受、采用新的管理手段才能充分发挥计算机和管理软件的作用实现管理创新 3通过应用计算机程序可以提高资金监管的规范化水平 目前企业现有的各项管理和监督制度不可谓不全规章条例也不少但在实际执行中往往打了不少折扣烟台汽车厂的做法表明运用计算机网络和财务软件可从两方面提高监管水平一是把企业的各种规章制度尽量变成计算机的应用管理程序从而把规章制度硬化二是适时掌握企业经营中的资金与物流信息从而可把事后的监管变为事中的监管 4加强企业管理要以财务管理为主线 财务信息是企业各