商务交接礼仪范文.doc

商务交接礼仪范文 在商务交往之中商务伙伴之间合作的成功是值得有关各方庆幸与庆贺的一桩大事实事求是地说在激烈的竞争环境之中、泾渭分明的利益关系之下以及变幻叵测的商界风云之内商务伙伴之间的合作的确来之不易因此它备受有关各方的高度重视举行热烈而隆重的交接仪式就是在商务往来中通常用以庆贺商务伙伴们彼此之间合作成功的一种常见的活动形式交接仪式在商界一般是指施工单位依照合同将已经建设、安装完成的工程项目或大型设备例如厂房、商厦、宾馆、办公楼、机场、码口、车站、或飞机、轮船、火车、机械、物资等等经验收合格后正式移交给使用单位之时所专门举行的庆祝典礼举行交接仪式的重要意义在于它既是商务伙伴们对于所进行过的成功合作的庆贺是对给予过自己关怀、支持、帮助和理解的社会各界的答谢又是接收单位与施工、安装单位巧妙地利用时机为双方各自提高知名度和美誉度而进行的一种公共宣传活动交接的礼仪一般是指在举行交接仪式时所须遵守的有关规范通常它具体包括交接仪式的准备、交接仪式的程序、交接仪式的参加等三个方面的主要内容以下就分别对其加以介绍首先要作好交接仪式的准备准备交接仪式主要要关注下列三件事：即来宾的邀约、现场的布置、物品的预备等等来宾的邀请一般应由交接仪式的东道主施工、安装单位负责在具体拟定来宾名单时施工、安装单位亦应主动征求自己的合作伙伴接收单位的意见接收单位对于施工、安装单位所草拟的名单不宜过于挑剔不过可以对此酌情提出自己的一些合理建议在一般情况下参加交接仪式的人数自然越多越好如果参加者太少难免会使仪式显得冷冷清清但是在宏观上确定参加者的总人数时必须兼顾场地条件与接待能力切忌贪多勿得从原则上来讲交接仪式的出席人员应当包括：施工、安装单位的有关人员接收单位的有关人员、上级主管部门的有关人员当地政府的有关人员行业组织、社会团体的有关人员各界知名人士、新闻界人士以及协作单位的有关人员等等在上述人员之中除施工、安装单位与接收单位的有关人员之外对于其他所有的人员均应提前送达或寄达正式的书面邀请以示对对方的尊重之意邀请上级主管部门、当地政府、行业组织的有关人员时虽不必勉强对方但却必须努力争取并表现得心诚意切因为利用举行交接仪式这一良机使施工、安装单位、接收单位与上级主管部门、当地政府、行业组织进行多方接触不仅可以宣传自己的工作成绩而且也有肋于有关各方之间进一步地实现相互理解和相互沟通来源；中联网 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除此之外主办交接仪式的单位还需为交接仪式的现场准备一些用以烘托喜庆气氛的物品并应为来宾略备一份薄礼在交接仪式的现场可临时搭建一处主席台必要时应在其上铺设一块红地毯至少也要预备足量的桌椅在主席台上方应悬挂一条红色巨型横幅上书交接仪式的具体名称如“某某工程交接仪式”或“热烈庆祝某某工程正式交付使用”在举行交接仪式的现场四周尤其是在正门入口之处、干道两侧、交接物四周可酌情悬挂一定数量的彩带、彩旗、彩球并放置一些色泽艳丽、花朵硕大的盆花用以美化环境若来宾所赠送的祝贺性花篮较多可依照约定俗成的顺序如“先来后到”、“不排名次”等等将其呈一列摆放在主席台正前方或是分成两行摆放在现场入口处门外的两侧在此两处同时摆放也是可以的不过若是来宾所赠的花篮甚少则不必将其公开陈列在外在交接仪式上用以赠送给来宾的礼品应突出其纪念性、宣传性被交接的工程项目、大型设备的微缩模型或以其为主角的画册、明信片、纪念章、领带针、钥匙扣等等皆为上佳之选其次要拟好交接仪式的程序交接仪式的程序具体批蝗是交接仪式进行的各个步骤不同内容的交接仪式其具体程序往往各有不同主办单位在拟定交接仪式的具体程序时必须注意两个方面的重要问题其一必须在大的方面参照惯例执行尽量不要标新立异另搞一套其二必须实事求是、量力而行在具体的细节方面不必事事贪大求全从总体上来讲几乎所有的交接仪式都少不了下述五项基本程序：第一项主持人宣布交接仪式正式开始此刻全体与会者应当进行较长时间的鼓掌以热烈的掌声来表达对于东道主的祝贺之意在此之前主持人应邀请有关各方人士在主席台上就座并以适当的方式暗示全体人员保持安静第二项奏国歌并演奏东道主单位的标志性歌曲此前全体与会者必须肃立该项程序有时亦可略去不过若能安排这一程序往往会使交接仪式显得更为庄严而隆重第三项由施工、安装单位与接收单位正式进行有关工程项目或大型设备的交接具体的作法主要是由施工、安装单位的代表将有关工程项目、大型设备的验收文件、一览表或者钥匙等等象征性物品正式递交给接收单位的代表此时双方应面带微笑双手递交、接收有关物品在此之后还应热烈握手至此标志着有关的工程项目或大型设备已经被正式地移交给了接收单位假如条件允许在该项程序进行的过程之中可在现场演奏或播放节奏欢快的喜庆性歌曲 若非涉密或暂且不宜广而告之在举行交接仪式时东道主既要争取多邀请新闻界的人士参加又要为其尽可能地提供一切便利对于不邀而致的新闻界人士亦应尽量来者不拒至于邀请海外的媒体人员参加交接仪式的问题则必须认真遵守有关的外事规则与外事纪律事先履行必要的报批手续举行交接仪式的现场亦称交接仪式的会场在对其进行选择时通常应视交接仪式的重要程度、全体出席者的具体人数、交接仪式的具体程序与内容以及是否要求对其进行保密等几个方面的因素而定根据常规一般可将交接仪式的举行地点安排在已经建设、安装完成并已验收合格的工程项目或大型设备所在地的现场有时亦可将其酌情安排在东道主单位本部的会议厅或者由施工、安装单位与接收单位双方共同认可的其他场所将交接仪式安排在业已建设、安装完成并已验收合格的工程项目或大型设备所在地的现场举行最大的长处是可使全体出席仪式的人员身临其境获得对被交付使用的工程项目或大型设备的直观而形象的了解掌握较为充分的第一手资料倘若在交接仪式举行之后安排来宾进行参观则更为方便可行不过若是在现场举行交接仪式往往进行准备的工作量较大在此百废待兴之地忙里忙外绝非轻而易举之事另外由于将被交付的工程项目或大型设备归接收单位所有故此东道主事先要征得对方的首肯事后还需取得对方的配合将交接仪式安排在东道主单位本部的会议厅举行可免除大量的接待工作会场的布置也十分便利特别是在将被交付的工程项目、大型设备不宜为外人参观或者暂时不方便外人参观的情况下以东道主单位本部的会议厅作为举行交接仪式的现场不失为一种较好的选择此种选择的主要缺陷是：东道主单位往往需要付出更多的人力、财力、物力全体来宾对于将被交付的工程项目或大型设备缺乏身临其境的直观感受如果将被交付的工程项目或大型设备的现场条件欠佳或是出于东道主单位的本部不在当地以及将要出席仪式的人员较多等其他原因经施工、安装单位提议并经接收单位同意之后交接仪式亦可在其他场所举行诸如宾馆的多功能厅、外单位出租的礼堂或大厅等处都可用来举行交接仪式在其他场所举行交接仪式尽管开支较高但可省去大量的安排、布置工作而且还可以提升仪式的档次在交接仪式上有不少需要使用的物品应由东道主一方提前进行准备首先必不可少的是作为交接象征之物的有关物品它们主要有：验收文件、一览表、钥匙等等验收文件此处是指已经公证的由交接双方正式签署的接收证明性文件一览表是指交付给接收单位的全部物资、设备或其他物品的名称、数量明细表钥匙则是指用来开启被交接的建筑物或机械设备的钥匙在一般情况下因其具有象征性意味故预备一把即可 换而言之验收工作与交接仪式由于性质不同故应有所区分分别而论正式的验收工作应当安排在交接仪式举行之前进行而交接仪式则必须安排在验收工作全部过错成之后举行这主要是因为交接仪式一旦举行之后有关的工程项目或大型设备既被正式交付给接收单位此后它们倘若出现了质量问题当然就不如在验收过程之中解决起来那么容易最后要留意在交接仪式上表现得体在参加交接仪式时不论是东道主一方还是来宾一方都存在一个表现是否得体的问题假如有人在仪式上表现失当往往就会使之黯然失色有时甚至还会因此而影响到有关各方的相互关系对东道主一方而言需要注意的主要问题有：一是要注意仪表修洁东道主一方参加交接仪式的人员不仅应当是“精兵强将”、“有功之臣”而且应当使之能够代表本单位的形象为此必须要求他们妆容规范、服饰得体、举止有方二是要注意保持风度在交接仪式举行期间不允许东道主一方的人员东游西逛、交头接耳、打打闹闹在为发言者鼓掌时不允许厚此薄彼当来宾为自己道喜时喜形于色无可厚非但切勿嚣张放肆、得意忘形三是要注意待人友好不管自己是否专门负责接待、陪同或解说工作东道主一方的全体人员都应当自觉地树立起主人翁意识一旦来宾提出问题或需要帮助时都要鼎力相助不允许一问三不知、借故推脱、拒绝帮忙甚至胡言乱语、大说风凉话即使自己力不能及也要向对方说明原因并且及时向有关方面进行反映对于来宾一方而言在应邀出席交接仪式时主要应当重视如下四个方面的问题：其一应当致以祝贺接到正式邀请后被邀请者即应尽早以单位或个人的名义发出贺电或贺信向东道主表示热烈祝贺有时被邀请者在出席交接仪式时将贺电或贺信面交东道主也是可行的不仅如此被邀请者在参加仪式时还须郑重其事地与东道主一方的主要负责人一一握手再次口头道贺其二应当略备贺礼为表示祝贺之意可向东道主一方赠送一些贺礼如花篮、牌匾、贺幛等等时下以赠送花篮最为流行它一般需要在花店订制用各色鲜花插装而成并且应在其两侧悬挂特制的红色缎带右书“恭贺某某交接仪式隆重举行”左书本单位的画龙点睛式全称它可由花店代为先其送达亦可由来宾在抵达现场时面交主人其三应当预备贺词假若自己与东道主关系密切则还须提前预备一份书面贺词供被邀请代表来宾发言时之用其内容应当简明扼要主要是为了向东道主一方道喜祝贺其四应当准点到场若无特殊原因接到邀请后务必牢记在心届时正点抵达为主人捧场若不能出席则应尽早通知东道主以防在仪式举行时来宾甚少使主人因“门前冷落鞍马稀”而难堪 在有些情况下为了进一步营造出一种热烈而隆重的气氛这一程序亦可由上级主管部门或地方政府的负责人为有关的工程项目、大型设备的启用而剪彩所取代第四项各方代表发言按惯例在交接仪式上须由有关各方的代表进行发言他们依次应为：施工、安装单位的代表接收单位的代表来宾的代表等等这些发言一般均为礼节性的并以喜气洋洋为主要特征它们通常宜短忌长只需要点到为止的寥寥数语即可原则上来讲每个人的此类发言应以三分钟为限第五项宣告交接仪式正式结束随后安排全体来宾进行参观或观看文娱表演此时此刻全体与会者应再次进行较长时间的热烈鼓掌按照仪式礼仪的总体要求交接仪式同其他仪式一样在所耗费的时间上也是贵短不贵长的在正常情况下每一次交接仪式从头至尾所用的时间大体上不应当超过一个小时为了作到这一点就要求交接仪式在具体程序上讲究少而精正因为如此一些原本应当列入正式程序的内容例如进行参观、观看文娱表演等等均被视为正式仪式结束之后所进行的辅助性活动而另行安排如果方便的话正式仪式一旦结束东道主与接收单位即应邀请各方来宾一道参观有关的工程项目或大型设备东道主一方应为此专门安排好富有经验的陪同、解说人员使各方来宾通过现场参观可以进一步地深化对有关的工程项目或大型设备的认识若是出于某种主观原因不便邀请来宾进行现场参观也可以通过组织其参观有关的图片展览或向其发放宣传资料的方式来适当地满足来宾的好奇之心不论是布置图片展览还是印制宣传资料在不泄密的前提条件下均应尽可能地使之内容翔实资料充足图文并茂通常它们应当包括有关工程项目或大型设备的建设背景主要功能具体规格基本数据开工与竣工的日期施工、安装、设计、接收的单位的概况与国内外同类项