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公文主题词应当规范化 公文主题词应当规范化 使用计算机实施文书档案一体化管理要求公文主题词必须规范化它是机关文书立卷、档案著录的基础是机关文档一体化、标准化、自动化的重要内容之一直接关系到文书与档案管理现代化的进程 目前由于对公文主题词的标引尚缺乏统一的规范化管理文、档主题词表要求不一随意性和盲目性较大加之有些行文者责任心不强导致公文主题词标注不全、不准甚至有不标注的现象给文书立卷、档案著录带来不便阻碍了办公效率的提高减缓了计算机管理应用于文档工作的进程 一、公文主题词规范化的作用 规范公文主题词对文档一体化科学管理起着重要作用 （一）公文主题词在文书立卷中的作用过去行文时不标注主题词文书立卷往往靠传统的方式按文件标题分类由于有的文件标题对问题概括不够准确或概念不规范文书在筛选酌定类别、拟写案卷标题过程中费时费力不利于规范管理而规范的主题词用于文献标引和检索能具体反映文件的中心内容在文书立卷分类和拟写案卷标题时以主题词相关词语为依据很容易确定不同类别标题的内容即使是从事文书工作时间短业务不是很熟的人也能做好文书立卷的分类和拟制案卷标题工作公文主题词在文书立卷中对提高工作效率及质量实现机关办公自动化将起到积极的推动作用 （二）公文主题词在档案著录中的作用档案著录标引工作费力、难度最大的环节无非是主题词的选择完成一张著录卡片一般需要38个主题词刚开始著录的人员著录一张卡片对主题词的选择需要520分钟的时间（个别难度大的需要的时间更长）这是目前著录工作进展缓慢的主要原因而依据公文规范的主题词著录标引是解决这个问题最有效的方法因为公文主题词的规范性为档案著录中主题词的选择提供了正确可靠的依据任何人只要掌握著录格式明确著录项目即可轻而易举地照录题词完成著录工作可以提高著录速度48倍质量也能够得到保证 二、公文主题词规范化的对策 （一）公文主题词表要统一标准“没有规矩不成方圆”要做好公文主题词的选择必须有统一标准的主题词表文、档主题词表要统一就是公文主题词表要与档案著录主题词表相一致中央与地方统一执行一个标准的主题词表杜绝随意和盲目确定主题词 （二）公文主题词的确定要严格把关公文主题词的确定是一项具体、细致的工作来不得半点马虎领导要重视这项工作应该反复强调督促检查严格把关对公文的主题词选择不准、不完整、不标准的要及时纠正绝不姑息迁就将问题解决于平时工作中严把公文主题词的选择关 （三）标引公文主题词的人员素质要高公文主题词来源于文件高度概括了文件的内容特征充分反映了文件的主题思想而选择公文主题词则是一项技术性、知识性很强的工作不仅要准确还要简短、扼要、醒目这就要求公文的起草者要掌握公文主题词知识有较
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