公务员礼仪修养之语言礼仪规范4.doc

公务员礼仪修养之语言礼仪规范4 （二）收文程序 收到公文后基层公务员一定要按程序对其进行处理 1.登记各级行政机关在收到公文后务必要对所收公文进行登记各种公文一般可按“上级文件”、“下级文件”、“需承办文件”、“一般性文件”4个类型分类登记登记内容包括收文序号、收文日期、来文单位、来文标题、密级、领导批示与承办情况、归卷号及备注等收文登记时字迹要清晰工整平件、密件要明确区分急缓程度要严格分清登记的基本要求是准确、详实 2.拟办、批办拟办即基层公务员在收到来文后提出初步的办理方案或建议供领导参考拟办意见应简明扼要并可随同附上与来文有关的材料交领导参看 批办即机关领导对需要办理的公文进行批示提出执行、办理的原则与方法并签署姓名与日期批办要及时、迅速批示的意见要明确、具体 3.承办承办即基层公务员根据领导批示意见对公文的具体执行办理承办时应当统筹规划、妥善安排要分清来文的主次缓急有步骤有计划地办理优先办理重要的公文一般而言特急件应随收随办当时或当天办结；急件也应随收随办；限时处理的公文当以规定时间为限不得拖延；其他一般公文也应尽快办理 4.催办催办即对公文办理的督促与检查主要是指在收到公文后对本机关各承办部门的公文处理工作进行监督与检查各级行政机关应建立健全机关公文催办系统和催办的登记、分层逐级汇报制度以落实催办工作 信函礼仪 信函是书信的正式称呼在人际交往中信函是一种应用极为广泛的书面交流形式对于广大基层公务员而言信函在实际工作中扮演着举足轻重的角色因此每一位基层公务员都必须熟练掌握信函的书写和使用规范 尽管公务信函和私人信函都属于信函的一种但由于适用范围和使用目的大相径庭两者在书写和办理上存在很多不同之处本节拟就公务信函的格式和内容、回复和保存等方面需要严格遵守的规范要求作出具体阐述并举例说明特殊公务信函的书写方法 一、内容与格式 信函的最大功效和目的在于传递信息因此其内容必须完整无缺其表述必须准确清楚如果信函的内容不够完整表述不够规范甚至词不达意就难以准确有效地传递信息进而延误公务的开展而且耗费读信者不必要的时间和精力 而要使信函的内容完整无缺表述准确清楚关键一点就在于要严格遵守信函的书写格式信函的格式如同信函的骨架贯穿信函始末支撑起所有的内容没有完整而准确的信函格式信函就像是散了架的机器没有任何功效和意义 公务信函的格式与私人信函大致相同具体而言可分为笺文格式和封文格式两方面 （一）笺文格式 笺文即写于信笺上的书信内容笺文一般由抬头、启词、正文、祝词、落款以及附言等几部分组成 1.抬头它是对收件人的称呼于信笺首行顶格书写并且单独成行基层公务员在书写公务信函的抬头时通常适用的称呼有如下几类：一是以姓氏加上称谓词作称呼例如“黄先生”、“耿同志”等这类称呼显得较为自然；二是以姓氏加上职衔作为称呼例如“赵科长”、“林主任”等这类称呼多用于关系一般的交往双方之间；三是以字号相称文人雅士多有字号平辈之间采用字号称呼是较为正规、讲究的做法 称呼之前可加一些适当的形容词如“尊敬的”、“敬爱的”等；称呼之后亦可加一些适当的提称词提称词多用于以书面语言写成的信函中使用提称词应注意使之与称谓配合使用例如对尊长应用“尊鉴”对平辈应用“惠鉴”对晚辈应用“青鉴”对女性应用“涉鉴”等等 2.启词启词是正文之前的开场白既可表示客气寒暄也可提示写信原因启词应于抬头之下另行空两格书写一般应单独成段 公务信函的启词应力求篇幅简短不可过于啰嗦采用“您好”一类的简略启词可使之成为正文首句而不必单独成段 3.正文正文是书信的主体部分是写信者叙述的正事所在为方便阅读正文可酌情分段每段句首空两格转行后顶格书写 正文虽是公务信函的“主心骨”但亦应力求简明扼要以简单的语言说全、说清书信的主旨切忌啰啰嗦嗦、拖沓冗长甚至词不达意、文不对题 正文的语言要求平实朴素但不失礼貌优雅语言的朴实是基层公务员“人民公仆”形象的内在要求；语言的优雅则不仅体现着一个人的修养而且也体现着对交往对象的尊重如果语言过于粗俗、枯燥不仅会使自己在交往对象眼中的形象受损而且还会被怀疑不尊重对方 4.祝词祝词即写信者在笺文结尾向收信者所表达的祝愿、钦敬、勉慰之语祝词一般包括两部分内容一是应酬语即笺文结尾特以一两句话结束正文的语句应酬语应当简洁而自然有时亦可同时再用一些敬语以示谦恭如“草此”、“肃此”、“敬此”等二是问候祝福语即出于礼貌而对收信人所作的不可缺少的祝颂或问候如“敬颂春安”、“即颂大安”、“祝您成功”等书写时应字斟句酌具体对象具体对待 祝词的书写格式要求较严如果祝词较多可单独成行空两格后书写也可将祝词分成两部分书写其法有二：一是将“敬颂”、“敬请”一类词单独成行前空四格而将“春祺”、“大安”一类词另行顶格书写；二是将“敬请”、“敬颂”一类词置于正文末句之后不另行书写则将“大安”、“春祺”一类词另起一行顶格书写 5.落款落款包括署名和日期两部分署名应位于祝词之后另起一行的右方若有写信者领导或同事的附问或写信者对收信者领导或同事的致意则应另起一行书写或直接写于署名之后 一般而言日期应具体到年月日有时可只写月日日期可写于署名之后只空一格；亦可另起一行写于署名的正下方 6.附言附言是