秘书实务总结

1 / 45 秘书实务总结 秘书实务课程学习总结报告 秘书实务是文秘专业的专业必修课程，是研究秘书工作方法与应用方式的课程， 通过本课程的教学，使我们能够掌握秘书工作的性质特点、功能作用、基本要求、工作方法、工作规律、秘书基本素质等基本知识和基本原理，为今后从事秘书工作 奠定良好的理论基础，也通过该课程获得了一定的实践经验。 因此，该课程是文秘专业的核心课程，课程内容对秘书专业学生学习其他课程具有重要的指导意义。 一、课程总结 理论学习 经过整个学期对秘书实务课程的学习，我对秘书工作有了更深的认识与了解。特别是对于各种秘书工作方法的学习，使我明白了很多秘书工作的理论知识。没有理论指导的实践是盲目的，通过这学期的理论学习，一定会对我们以后的实践进行正确指导。在这里谈一下自己的学习心得。 2 / 45 我觉得本学期秘书实务的理论知识重点集中在五个方面：文书、接待、会议、时间管理、礼仪。这五个方面里，我觉得通过理论学习收获最大的而且重要度最 高的是礼仪。因为对于一个秘书来讲，礼仪更为重要，要成为一名好的优秀的合格的秘书人员，必须要有很好的商务礼仪为基础。 秘书是某个社会组织中专为领导处理各种人际关系的辅助者，社会交往活动是其主要工作内容之一 ,秘书工作的特点是跟 人 打交道 .无论是他的服务对象一一领导 ,还是在为领导服务的过程中，要形成的各种关系，处理好各种不同关系是秘(来自 : 海 达范文网 :秘书实务总结 )书工作艺术的体现，恰当地运用礼仪来理顺关系 ,对秘书工作总体效益的提高大有帮助。 本学期我们通过课上学习了个人得体的着装、合理的搭配、优雅的举止等礼仪知识，同时还看了关于礼仪的视频，通过学习礼仪与其 他的理论知识使我们受益匪浅。 实践操作 3 / 45 秘书实务的课程已经告一段落，这学期我们已经学到作为文秘人员对于该具备的写作素质、演讲技能、团队合作能力都有训练。在课上老师也给我们提供了一些场景模拟的机会，对于提高文秘教育专业学生对本专业的认识，强化自身专业实践能力有着很大的作用。通过本学期我们的这些的实践机会，我们收获了很多实践经验。同时结合两年多来对文秘专业秘书学、应用写作等其他课程的学习，我对文秘的专业操作有了一些认识： 1、文字功底很重要。此种提法，对于文秘专业的学生来说，并不为过。虽然本学期学习的是秘书实务，而且我认为在本学期的理论学习中在礼仪学习方面收获最大。但总体来说一个秘书必须有相当厚的文字功底。作为文秘专业的学生，要有 “ 好文笔、好书法、好口才 ” 。 不仅要对各种文体要了如指掌，还要格式排版应用熟练，这是最基本也是最高的要求。要想达到这些要求，就要多练习。老师在这学期的课上 有时让我们写感想，有时让起草一篇文书，都是在对我们进行训练。 2、切勿忽视人际关系处理的重要性。送往迎来、打造通达的人际关系网络 才能为领导工作创造良好的人际氛围。在课程实践的学习中，我们通过观看视频以及秘书考试的一4 / 45 些案例可以很简单的体会到处理人际关系、沟通的重要性。 3、一 个合格的秘书做什么事都要有充足的准备。充分的准备是成功的一半。我们常说 “ 良好的开始是成功的一半 ”. 。但是，不要忽视了良好的开始是以充分的准备做基础的。对一件事不仅要从思想上重视，还要身体力行才有可能收到预想的效果。这学期我们学的会议、接待和时间管理都是需要我们提前对事情做好准备。或许提前的准备不会面面俱到，将所有突发事件纳入在内，但是至少可以有效预 防突发事件的发生。 同时，在实践操作这一层面的学习中我发现了自身的一些不足： 1、缺乏踏实、严谨的学习态度。可能也是由于课程设置基本上是模拟性质的，所以自己就没有全身心的投入到训练中去。无论是课上的互动还是其他实践活动，在 此期间所暴露出的自身浮躁、不够踏实的问题是不能忽视的。一定程度上还存在 “ 做错事怕挨批 干脆能不做就不做 ” 的错误思想。对于不起眼的演练，没有动脑想办法怎样将其做的更好。上5 / 45 课期间对于如何排版才会使视觉效果更好、接打电话时怎样挂断才会更有礼貌等细节问题没有静下心来认真考虑，得过且过。没有充分利用实践机会。 2、缺乏完善、全面的专业知识 。作为一个文秘专业的学生，由于自己平时没有努力学习专业知识，导致了 我的专业知识掌握不完善，文字应用水平亟待提高 。 文秘人员应该掌握的一些数据和文体常识，如果只知道大概而没有研学透彻，写材料的时候定会感到力不从心，许多词汇写不出来。很多时候需要看其他同学怎么写那一过程或者查阅资料才写出来。作为文秘专业的学生，这是很不应该的。 3、缺乏沟通、交流的主动意识。无论是理论学习还是实践操作，我觉得自己学习缺乏主动性，遇到问题总是等老师或小秘书指示，而不积极通过提高自身 能力来解决问题。由于上课听课不够认真，对于老师安排任务的许多细节不明确。在执行任务时蛮干而且不与同学交流，导致经常出现偏差。虽然不碍大局，但影响整体效果。 最后一节课进行面试时，由于没和其他组的成员进行沟通，导致一开始面试人员错误，幸好后来及时做了调整才弥补了错误。通过这件事我更加意识到了沟通的重要性。 6 / 45 教学实习 本学期我们进行了为期一月的专业实习，通过此次实习和秘书实务等课程相联系，我有了很多收获。 在实习之前，我制定了相应的实习计划，并注重在实习阶段对所学的文秘理论知识进行进一步的巩固和提高，以期达到实践理论知识，了解日常的工作实践的目的，并收到了良好的效果， 主要实习情况如下所述： 我所实习的单位是植保学院办公室，主要是一些文职工作，例如联系老师、向其他单位或同学发通知、送文件、财务报销等工作。学院办公室是一个比较综合的部门，工作范围大，任务也比较繁杂。在一个月的实习期中，我主要的侧重点是文秘工作。文秘工作是办公室的主体工作，领导要想下达通知或是找文件，离不开秘书人员的协助。另外，秘书也能发挥他们了解全面情况，掌握多方面信息的优势，辅助领导决策，提供 合理的建议。秘书工作头绪多，任务重，比较复杂。 此次实践中我发现办公室文秘工作表面上看来中规中矩，略显枯燥，实际上却是处处都充满了挑战。文秘工作对行文的规范性和文字功夫的要求非常高，这与我以前在学校中写文7 / 45 章的要求相差很大，因此在工作中所遇到的困难要比我想象中多很多。另外，社会经验和工作经验的缺乏，也为我尽快适应工作带来了许多困难。由于我还没毕业，与社会接触较少，在待人接物、言谈举止、处理问题等方 面都还有很多内容需要不断学习，充实提高。与此同时，这些问题对我来说也是一笔的财富，我相信在刚刚参加工作时所遇到的问题会为我今后的工作积累下宝贵的经验。具体说来，有这样几点不足之处： 1、工作欠主动，有时候不知道什么时候该做什么。甚至有时要在老师和一起实习同学的提醒下才发现该做什么工作，但是这样却已经比较迟了。 2、工作缺乏认真的态度。如在工作的过程中与同学聊天，闲暇时就和同学聊 QQ 或者上网看新闻，有时看办公室活儿少就出去逛一圈。虽然这并不是一些大不了的事，但是却能证明我的工作态度不够认真。 3、知识经验积累太少，导致文秘工作准备不全面。在办公室的实习，老师让起草一份文 件时很平常的事。但是某些时候我却无法顺利的记起应用写作上学到的知识。而无法学以致用却让我焦急不已。最终还是请教老师并参考以前的文件8 / 45 写出了文稿。那几次事件让我对我的专业知识以及实践知识结合的必要性有了很深的认识。 4、电脑知识不过硬。印象最深的一次是老师让我重新做一份植保学院学生通讯录，结果我自动分页和固定题头都不会操作，最后还是请教的办公室老师。这件事让我认识到了熟练使用 office 软件的重要性 ，作为一个文秘人员，必须了解 office 的各个功能，不能只会最基本的功能。 对这次专业实习，我发现在今后的学习与实践中，我将在以下几下方面继续努力： 1、在今后的实践中，要在学习适应的基础上，加强工作的主动性，积极主动地进行一些实质性的工作。 2、在实践乃至日常生活中要极力摆脱自身之前的不足，包括谈吐、仪表、为人处事的方式方法等，使自己能够尽快适应文秘工作。要记得专业知识，但是不要一味的依赖专业理论知识，需要学习的东西还有很多很多。 3、要处在一种奋斗状态，认真学习文学知识和文秘工作，要把文秘专业知识知识同文秘工作，尤其是办公室实践工作9 / 45 结合起来。学以致用，求知若 渴。 二、对秘书职业的认识 通过对课程的学习及实习，我发现秘书工作从内容到形式、手段都和我以前想的很大的不同。文秘工作不仅需要文字功底和基本技能，还要求要求决定秘书工作者必须具有强烈的事业心与高度责任感较高的业务素质与职业道德素养。要想成为高素质的文秘人才，专业学生就必须不断更新观念 、掌握新理念以适应日新月异的不断发展的 第一章 秘书实务概述 第一节 秘书与秘书实务 国际秘书节是每年四月的最后一个完整的星期的周三。 XX 年 ,亚商在线首次将 “ 秘书节 ” 引进中国。 一、秘书工作的内容 一般秘书的工作内容，在我国政府机关与企事业单位，一般秘书的工作内容概括起来就是既要执行政务，又要处理事务。秘书三办：办事、办文、办会 定义：秘书是在授权范围内，辅助领导实施综合管理和处理日常事务的专业人员。 10 / 45 二、秘书的职业 特征 两性三化 1.服务的直接性 2.服务的稳定性 3.知识化 4.年轻化 5.女性化 三、秘书工作的要求 “ 三个服务 ” 1. 为领导服务。 2.为职能部门服务。 3.为员工服务。 -现代秘书 四、秘书工作的特征 ：辅助性、综合性、服务性、机要性 五、秘书工作的作用：助手作用、参谋作用、协调作用、枢纽作用、公共关系作用 第二节 秘书的素养 一、秘书的知识结构 知识结构，是指人们所学的知识在头脑中的有机联结与组合，也是一个人知识层次的构成的情况。知识结构是一个开放的、不断更新的体系，即对内可以自我调 节、对外可以不断适应的体系。 秘书所应具备四方面知识的纵横结合，结构可用罗马字母 “” 来表示。秘书的知识结 构应当具备专与博的兼容性 .基础知识、专业知识、行业知识和相关知识 二、秘书的能力 写作能力、口头表达能力、听知能力、11 / 45 阅读概括能力、社交活动能力、协调能力、观察分析能力、应变能力、使用先进办公器械的能力、预测能力 三、秘书的职业道德 -“ 忠诚保密 ” 我国秘书职业道德 的基本传统 以 “ 忠、信、义 ” 为灵魂，中国传统的秘书在具体职业行为中就常常表现为甘为幕后，甘当无名英雄，把辅佐对象的事业当作自己的事业。 “ 鞠躬尽瘁，死而后已 ” ，成为他们职业生涯的真实写照。 现代秘书职业道德的基本内容 ： 1.忠于职守，爱岗敬业 2.恪守信用，严守机密 职业秘书保守秘密既是一个职业伦理和职业道德范畴的问题，同时也是一个遵纪守法的问题。 3.遵纪守法，廉洁 奉公 四、秘书的心理素质 秘书的心理 1.广泛的兴趣 2.坚韧的意志 3.稳定的情绪 4.缜密的思维 5.非凡的记忆 秘书的心理障碍 1.自卑心理 2.高傲心理 3.盲从心理 秘书心理素质的培育 1.气质与职业：胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质。 2.气质与性格 : 3.秘书的性格：开朗 敏捷 稳健 坚毅 幽默 自制 五、秘书的智商 IQ 和情商 EQ 秘书的智商 秘书的情商，情商是指人在 情绪、情感、意志、受挫力等方面的心理品质。 自我意识 自我激励 情绪控制 人际交往 对挫折的承受力 12 / 45 IQ 决定录用 EQ 决定提升 六、秘书的职场形象 仪容、仪表、仪态及服饰礼仪知识 1.仪容，即人的容貌，是个人仪表的重要组成部分，它由发式、面容以及人体所有 未被服饰掩盖的肌肤等构成。 2.表情：面部表情，是人内心的思想感情在面部的外化。 目光 面部表情的核心。 微笑，最美的神态世界语 3.仪态：仪态是对人举止行为的统称，包括站姿、坐姿、走姿、蹲姿、手势、气质和风度等。 4.服 饰 一、办公室管理的作用 ：办公室 是指挥部 办公室是工作室 办公室是 “ 窗口 ” 二、办公室环境管理 办公环境的含义 是指一定的组织机构的秘书部门工作所处的自然环境。包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空 气环境、健康与安全环境。 办公环境的管理原则：方便 舒适整洁 和谐统一 安全 13 / 45 办公室的布局与布置 1.布局 封闭式布局：封闭式布局一种较为传统的办公室布局，是把组织内部各职能部门独立安排在一个个小房间内，组成一个个小办公室。 开放式布局：就是将一个大工作间 “ 切分 ” 成多个相对独立的工作单元，把组织内部各职能部门的所有工作人员按照工作程序安排在各工作单元中开展工作。 各工作单元的流程要求尽量呈 “I”“L”“O” ，不要呈 “Z”“M”“X” 。 接待室、会议室 2.办公环境布置 布置要点：营造一个安静的工作环境；保证良好的采光、照明条件；合理安排座位； 力求整齐、清洁。 布置的原则 主管的办公区域需保留适当的访客空间，主管的工作区域位于部属座位之后方，以 便于控制和监督。 采用一个大间办公室，使用同一大小的桌子。 档案柜应与其他柜子的高度一致，以增进美观，采用直线对称的布置。 将通常有许多客户来访的部门，置于入口处。 光线由工作人员的左侧射入 办公椅应14 / 45 有靠背，并尽量选 用能调节方位的旋转椅。 全体职员的座位应面对同一方向布置 保持公共空间和私人空间的独立 档案柜、书架等，依靠 “ 墙体效益 ” ，既节省空间，又使办公室更加整齐、美观。 常用的文件与档案，应置于使用者附近。 最常用的办公物品应放在伸手可及的地方。 计算机等办公自动化设备，应有其独立的空间，既要方便使用又不影响别人工作。 办公室环境管理 1.办公室视觉环境管理 办公室内的覆盖物： 有效地使用颜色 颜色应协调一致 照明 ： 光线的量 光线的质 光的设计 2.办公室听觉环境管理：听觉环境：指办公室所处的有益或有害声音。 3.办公室空气环境管理：温度湿度 空气流通 空气的净化 4.办公室保健与安全环境管理： 保健： 第二章 办公室管理 安全管理 树立安全意识 识别办公室安全隐患 办公建筑隐患：主要指地、墙、天花板及门、窗等，如地板缺乏必要的防滑措施，离开办公室前忘记关窗、锁门等。 15 / 45 办公室物理环境方面的隐患：如光线不足或刺眼，温度、湿度调节欠佳，噪音控制不当等。 办公家具方面的隐患：如办公家具和设备等摆放不当，阻挡通道；家具和设备有突出的棱角；橱柜等端堆放太多东西有倾斜倾向等。 办公设备及操作中的隐患：如电线磨损裸露，拖曳电话线或电线，电脑显示器摆放 不当的反光，复印机的辐射，违规操作等。 工作中疏忽大意的人为隐患：如站在转椅上举放物品，女士的长头发卷进有关的机器设备，复印后将保密原件遗留在复印机玻璃板上，在办公室里抽烟，不能识 别有关的安全标识等。 消防隐患：如乱扔烟头，灭火设备已损坏或过时，灭火器上堆放物品，火灾警报失灵等。 进行安全检查 包括办公环境和办公设备两部分：要区分 “ 隐患记录及处理表 ” 和 “ 设备故障表 ” 的使用，前者记16 / 45 录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分，后者是记录办 公设备运行中出现的故障。 安全管理重点：防盗、防火、防止意外伤害 第二节 接打电话的原则与要求： 表达规范、正确 礼貌热情，语气清晰和婉 语言简洁、高效 注意时间 保密 接打电话的技巧：要仔细倾听对方的讲话。 对方声音不清晰时，应该善意提醒。转 接电话，要分清情况，恰当处理。避免在电话中争论或有不佳的情绪反应；如果谈话所涉及的事情比较复杂，应该重复关键部分，力求准确无误。 二、邮件处理 邮件处理的涵义：处理邮件是指在邮件、信函的收进和发出17 / 45 过程中所要进行的一系列工作。 邮件分为：通过邮政系统传递的邮件，如各类信函、电报、报刊、包裹等；电子信 函，如电传、传真、 E-MAIL 等。 邮政业务 1.信函业务：国内信函、明信片、国内印刷品、国内保价信函、国际信函、国际印刷品、国际保价函件。 2.邮政包裹业务：国内包裹、国际包裹、 3.特快专递： 信函、文件资料、物品。 三、现代通讯事务 ：传真机 电传机 电脑网络通讯 第三节 一、秘密与保密 秘密 1.秘密：与 公开相对而言的，就是个人或集团在一定的时间和范围内，为保护自身的安全和利益，需要加以隐蔽、保护、限制、不让外界客体知悉的事项的总称。 构成秘密的三个基本要素：隐蔽性、莫测性和时间性。 2.秘密的类型 按范围分：国家秘密、组织秘密、个人秘密等； 按内容分：政治秘密、军事秘密、经济秘密、科技秘密、商业秘密、人事秘密； 按秘密的产生分：原始秘密、再生秘密； 按秘密的形态分：有形秘密、无形秘密 ； 18 / 45 按秘密的等级分：国内级、内部级、 秘密级、机密级、绝密级等。 保密 1.保密：就是保守党和国家的秘密，防止失密、泄密、窃密。这是国家工作人员的义务和职责。 就是知悉无形秘密 或掌管有形秘密的人员保守、保护这些秘密，不向无关人员泄露或失密。 2.保密与秘密的区别 秘密和保密是两个既有联系，又有区别的概念。秘密指的是事物，保密指的是行为。 秘密是保密的对象和客体，保密是秘密的条件和保证。秘密具有隐蔽性、莫测性、 时间性等特点，保密具有封闭性、排他性 、利益性和相对性的特征。 3.保密工作的意义和作用 关系到国家的安危 关系到经济、科技、文化教育事业的发展 关系到领导工作的成败 关系到社会的安定团结 4.密级 国家秘密，根据对国家安全和利益的密切程度，分为三级： 19 / 45 绝密、机密、秘密。 泄密 1.泄密：凡是把秘密泄露给不应知道的人员称为泄密。窃密与保密是一对矛盾。窃密术，对搜集情报是机会、 是条件，对保密工作则是挑战、是漏洞。减少工作中的漏 洞，避免工作中的失误，让 “ 密 ” 无路可 “ 泄 ” 。 2.泄密的途径 传媒泄密 人员泄密 电子通讯 管理制度没有严格执行 保密意识淡薄 出卖国家秘密 3.人员泄密心理动因探析 欲望驱使：金钱欲、出国欲、地位欲、显露欲 情感冲动：重义泄密、讨好泄密、酒后失控泄密、好胜泄密 注意力分散泄密 第四节 一、历代印章的品类 官印、私印、花押、鸟虫书印、吉语印、闲章、斋馆印、肖形印、收藏鉴赏印 二、公章的性质和种类 20 / 45 机关企事业或社会团体的印章，是这个机构、组织作为一个法人地位、权力的标志和凭证，具有法律效力。 1.法定性 2.权威性 3.效用性 公章的种类 1.单位正式印章、套印章、钢印、领导人签名章、其他印章：如会议专用章、收发章、办事章、校对章、封条章、财务专用章等。 秘书监管的印章：单位公章、领导人签名章、秘书工作专用印章如收发章、办事章、校对章、封条章等。 公章的样式 ： 由质料、形状、印文、图案、尺寸等组成。 1.公章的质料 古代：帝王为玉，官印依品级高低渐次为金、银、铜；近代角质、木质；现代橡胶、塑料、钢；近年原子、渗透。 2.公章的形状：古代官印正方；现代机关、单位为正圆形；其他公务有长方、三角、椭圆；领导人和法人代表的印章一般为方形。 3.印文和印文的排列：使用规范汉字，字形为宋体，自左而右环形排列；领导人签名章依个人习惯而定；民族自治机 关的公章应并列刊有汉字和当地民族文字。 4.公章的图案：县以上政府机关、法院、检查院、驻外使馆的公章中心部位刊有国徽；党的各级机关印章刊有党徽；企事业单位公章刊有五角星图案。 21 / 45 5.公章的尺寸和规格：国务院公章，直径厘米；地、市、州、县机关为厘米；其他机关、部门、企事业单位一律为厘米。 公章的刻制 凡机关、单位的公章，一律不得私自刻制。刻制公章有两种情况：一种是由上级主 管机关刻制颁发；一种是由本单位法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记 后，由专门刻制厂刻制。 三、公章的保管和使用 公章的启用 公章刻制后不可随意启用，必须选定启用日期，提前向有关单位发出正式启用通知，附上 “ 印模 ” 。还应填写 “ 印模卡 ” ，一式两份，一份留存，一份交上级机关备查。办妥手续之后，到了规定日期，方可启用生效。 公章的保管 公章由单位主管指定专人保管并使用。公章应放置在机要室或办公室的装锁的抽屉或保险箱内，钥匙不可挂在抽屉或保险箱上，应由保管人员随身携带， 也不可委托他人代管。 公章的使用 盖用单位公章，必须由单位主要负责人或主要22 / 45 负责人授权的专人审核签名批准，并要将盖有文件名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项详细填写。 四、电子签名和电子印章 1.电子签名：电子签名是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人 身份并表明签名人认可其中内容的数据。而数据电文是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者储存的信息。 2.电子印章 ：电子印章是按照传统印章印文复制的计算机二进制印章电子图像文件，即套印电子印模，是数字化的传统实物印章的印文图案。 五、介绍信 介绍信的保管 正式介绍信通常 为专门印制并有编号，如联系一般事务也有以单位信笺代替者。 介绍信一般和公章由同一人保管并使用，与公章须同等重视。不可缺页或丢失。 第五节 一、值班工作的组织形式：办公室值班、值班室和总值班室、首长值班电话 23 / 45 二、值班工作的基本任务：来访接待、通讯联络、安全保卫 三、突发事件的处理 一是指本系统、本组织、本单位发生了比较重大的突发事故和突发事件，需要紧急处理，采取果断措施；一是防患于未然，或把突发事件消灭在萌芽状态，设立自己的信息情报网络，建立预警系统，共同制定应对方发、措施、步骤并做好统一安排。或进行讲解或模拟训练。以做好应对突发事件的精神、物质和行为准备。 突发事件的类型 1.自然灾害 地震、洪水、海啸、风暴、自然林火灾、虫灾。 2.人为灾难 交通事故、人身伤害、医疗事故、公共卫生事故、生产事故、经济事件、政治事件。 突发事件的处理 1.基本原则：加强组织领导，坚持实行统一指挥，分级、分部门负责。 2.值班人员处理突发事件的基本要求： 详细了解事件发生的时间、地点、经过、人员伤亡情况和损失情况，及时报告领导和上级。及时处理突发 事件，妥善处理善后工作。写出事件的处理经过，报领导审阅后归档备查。 3.秘书处理突发事件的基本过程 思想准备和心理准备通讯准备问清详细情况 采取应急措施 及时向领导、上司和上级汇报请示 根据领导指示及时处理 24 / 45 四、值班工作的制度与要求 ：交接班制度 请假制度 安全、保密制度 第三章 秘书的接待工作 1 接待工作的特性、意义与原则 一、接待 :是一种招待和交际活动，是人类社会关系和社会交往实践的产物。接待工作是为来宾服务、为领导服务、为机关服务的工作，属于事务工作的范畴。广义上的公务接待，指除了私人接待之外所有组织和单位的接待活动。 二、接待工作的作用 ：服务保障 交际结缘 形象展示 促进经济发展 实训总结 为了进一步了解秘书职岗的特点和要求，不断拓宽和更新知识结构，强化职业道德和职岗意识，培养自身的 工作能力，提高业务技能，将理论知识付诸于实践，积累实际工作经验，为将来走上工作岗位和胜任秘书工作打下坚实的基础，根据学校的安排，我们进行了为期三周的秘书岗位技能实训。通25 / 45 过三个周的实训和学习，我知道了目前自己的不足，那就是缺乏相应的知识与经验，对所学的专业知识不能够很好地运用于实践操作，同时，我也得到了很多收获。 在这次实训中，我第一次体会到作为一名秘书工作是什么样子的，也发现了很多不曾注意到的细 节，在实训过程中，我对作为一名秘书应该注意的实践和理论也有了更多的了解。把职业能力训练与职业素质的训导有机结合起来。我会以作为一名工作者的身份在这几个方面要求自己，严格自我，向自己的专业靠近。同时这也让我提前体会到作为一名秘书，决不能破坏企业的规矩，不管是谁，随喊随到，随时地主动寻找事情做。 在短暂的实训过程中，让我深深的感觉到自己在实际运用中的专业知识的匮乏，刚开始的一段时间里，对一些东西感到无从下手，茫然，不知所措，这让我感到非常的难过。以前总以为自己学的不错，一旦接触到实际，才发现自己知道的是多么少， 这时才真正领悟到 “ 学无止境 ”的含义。 我们实训的内容主要有办公室工作案例分析、人力资源管理、公共危机管理、文书撰制、商务谈判、办公自动化、秘书礼仪。通过这轮的实训，我懂得了秘书工作所必须要具有的谨慎性，所有的工作必须要做到秩序井然，需要注意的细节也有很多很多。 26 / 45 秘书工作是办公室的主体工作，秘书人员一方面处理着大量的日常事务工作，使得领导能集中精力考虑大问题。另外，还能发挥他们了解全面情况，掌握 多方面信息的优势，辅助领导决策，提供合理的建议。秘书工作头绪多，任务重，但必须抓好以下几个方面： 第一，主动做好领导之间、部门之间的协调工作，帮助领导有计划、有步骤、有重点的抓好各项工作，做到忙而不乱。并从过去偏重办文办事，转变到既办文办事，又出谋划策。 第二、开展调查研究，了解基层 群众的学习、思想、工作、生活情况，及时向领导反映，并提出合理的建议。对一些急需解决的问题，应及时与有关部门协 商解决。 第三、检查督促各种行政法规和本单位的各项决议、制度、办法 、规定的执行，验证决策是否科学合理，是否符合实际。发现问题要及时向领导反映，防止并纠正偏差。 第四、组织起草本单位的工作计划、报告、总结、规划、决议和规章制度，对需上报、下发的文稿进行政策、文字上的27 / 45 把关。 第五、对上级机关的来文和下设部门的报告，要及时转给有关领导，根据领导的批示，具 体落实承办单位和负责人，并负责催办，如期上报办理结果。 文秘人员除了需要具备以上工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养。因此，文秘人员要自觉、全面地加强这四个方面的修养，努力把自己造就成为德才兼备，既合格又称职的工作人员。并注重掌握以下原则。 1、要有充分的政策依据和事实依据。秘书人员办文办事，绝大部分都是针对现实状况的，或是为了解决某个问题，或是指导某项工作。因此，必须以党和国家的政策和客观事实为依据，坚持实事求是的原则。实事求是是我党的思想路线和传统作风，是秘书部门一切工作的准则，也是秘书人员必须具备的品质。如果有些领导交办的事不符合党和国家的方针政策，秘书人员应有勇气提出意见，请领导重新考虑，以保证正确贯彻上级的指示精神，把工作做好。 2、要有准确性。准确，是对工作质量的要求。文秘管理的28 / 45 准确性是指正确体现政策，正确表达领导意图，正确地办文办事，言行有分寸，文字能达意。它在一定程度上保证领导工作的准备性。文秘管理的准确性，涉及的方面很多，简要地说，就是：办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎。而要做到这些，必须态度认真，作风过细，不能疏忽大意，不能马虎潦草。比如说办理公文，就要保证文件的质量，用词要准确，材料要真实，抄写要认真，校对要仔细，力求每一个环节都不发生差错。否则就会贻误工作，甚至酿成难以弥补的损失。 3、要雷厉风行。这是对工作效率的要求。任何目标的实现，都离不开两个因素，一是准确，二是时限。其中任何一个失误，都会使事情办不成或办不好。时限就是尽可能缩短周期，减少中间环节。秘书人员办文办事必须具有很强的时效意识，要迅速行动，不可拖拖拉拉，要制定科学的工作制度，理顺关系，分工 明确，充分发挥工作人员的重要性和创造性。要简化办事程序，减少不必要的行文和礼节，提高工作效率。要利用电脑等现代技术改变工作手段，实行办公自动化，例如用电脑传递信息、检索资料、编辑文稿等。 29 / 45 4、严守纪律，保守机密。文秘管理要制发文件，处理文件和管理文件。在各种文件中，大部分具有不同程度的保密性，而且各级秘书人员经常接近领 导，看一些重要文件，参加一些重要会议，所以，秘书人员在公共场合活动时要注意内外有别，把握分寸，对什么应该说什么不应该说要心中有数。 这一次秘书实训是对我们将来的工作环境的模拟，它和我们以后需要接触的东西有几分相似。从中我们可以感受将来的工作氛围，体会一下办公生活。我感觉作为以为秘书，我们真的需要学会很多东西，虽然谈不上样样精通，但最起码每个方面都要有所涉足。 这一次的的实训教会了我如何与他人合作，对待问题时要做到全面话，要对组员的建议做到统筹归纳。大家是一个团队，缺一不可，工作的分配一定要做好，不然分配不均的话，会导致效率下降，会使整个团队的进度陷入瘫痪。从中也更懂得，作为以为秘书，我们必须具有一定的专业技能，而在此基础之上，我们要拥有较高的职业素质和精神涵养，让我们自己越来越具有专业性。 秘 书 岗 位 技 能 实 训 总 结 30 / 45 姓名：代安娜 学号： 2016081542 班级 :文秘 1102 班 秘书实训总结 实训项目一：接待工作的训练 实训的第一天我们的实训的是接待工作，我们第一组选择了接待合作公司领导来访和一位推销员想见总经理两道题。随后，全组人就开始讨论起来。 经过激烈的讨论之后我们编好了剧情，也确定了每个人的角色。我在这次接待工作的模拟情景剧中扮演总经理的秘书，需要接待一位想见总经理的推销员。对于没有实践经历的我们，还认为这是一个简单的题目，觉得对待一个推销员能够礼貌的回绝他就够了。 当我们信心满满的等待着老师的打分时，没想到老师会指出那么多失误的地方，严格意义上来说我们组的情景剧 二根本不能及格。对待这样一位没有预约的推销员应该先了解他所要推销的产品，并且询问相关部门是否需要，如果需要带他去见经理，如果不需要那么就礼貌的回绝他。而不应该直接决绝他。 31 / 45 接待工作是秘书工作的重点之一，秘书在接待工作中会遇到不同职业不同社会地位的人。这就需要我们在运用专业秘书知识的同时要根据实际情况灵活运用。 第一次的实训项目被老师指出那么多的失误，我的自信心受到了不小的打击。也深刻的体会到秘书工作并不是原本想象中的那么好做。不是根据领导的意思做，服从领导的旨意就行。秘书需要有自己的独立判断能力，独立应对问题的能力。这些能力都是在书本上所不能锻炼出来的，所以从另一个角度来说，现在老师指出的失误越多， 那么我们在日后的工作岗位上所犯的失误就越少。 实训项目二：沟通工作的训练 经过第一次秘书接待工作的训练后，我们小组商量后认为选题很重要，于是选了叙述较多的题目。因为感觉叙述越多，我们在编剧时要自己加入的内容越少，这样出错就越少。相应得分就会高一点。 我们组选择了处理两位领导意见不合而产生矛盾的题目和32 / 45 通知各部门开会的题目。 在第一题中总经理在秘书在经理与副经理意见不合时附合了副总经理而惹得总经理大怒，办公事主任从中协调。 第二题是秘书通知各部门主任开会，为了使整个剧情显得更真实，丰富。我们特地设置了打电话通知时有的主任在电话旁，有的主任不在电话旁。 原本以为这次的剧情比第一次丰富，秘书的行为更加规范，我们组这次的分数可以超过第一次的 85 分。没想到这次老师只给了 80 分。因为在协调工作中，我们说话时的措辞以及语气掌握的都不好。 在第二项实训完以后，我们开始有点不知所措。开始感觉到自己把握不住秘书工作的要领是什么，也开始感觉到书本上的知识我们并没有很好的运用在实践中。在总结这次的失误后我开始明白，真正影响我们分数的不是选题，和编剧的好坏。而是我们对秘书基础知识掌握的不牢固。正所谓 “ 孰能生巧 ” ，我们平时只是在考试前突击背书，在实训和将来的工作岗位上又怎么能做到将我们所学到的知识灵活的运用到实践上呢？ 33 / 45 我开始不去纠结与分数的高低，而是去寻找自身的不足之处，我想实训的目的就是训练我们把知识与实践相结合的能力以及在实践中发现自己的不足并找出原因。 实训项目三：会议组织的能力训练 在这项训练中我们选择的题目是组织一场 45 人的会议。在这个情景演练中我们作为总公司，要开一场中性会议。将会有分公司的 45 名代表参加。 这次会议组织的演练是我们组花费心血最多的演练。因为我们想不断的超越自己，以及超越第二组 90 分得高分。在这次编剧时我们力争每一个细节都完美。完成这幕剧时已经接近凌晨两点钟了。 这个我们全组人费劲心血的情景剧，在正式表演后老师给出了 0 分的成绩。因为严重的跑题，把重心点会议几乎省略，而将次要的会前准备和接待工作上。 这个分数的确让人难以接受，让全组人的心情降到的冰点。虽然现在想想很好笑。也许当时被第二组 90 的高分严重的34 / 45 刺激到了，以至于我们煞费苦心的的细节上做文章，力求赢在细节上。这种做法的结局就是直接从做。 在随后从做中，我们在会议中加了很多内容，也在后来老师的点评中学到了应该怎么安排会议。 四总结 这次的为期一周秘书实务实训结束了，虽然实训期间每天都过着忙忙碌碌的生活，但是我们在李老师的带领下学习到了如何做 好 接待工作，如何处理好沟通协调工作以及怎样组织会议。 通过这次实训我也发现到了自己主要有以下几个方面的不足： 1. 书本知识掌握不牢固； 2. 不能将课本知识与实践很好的结合起来 3. 思想容易被固定化，以至于许多细节考虑不周全 35 / 45 4. 在处理实务中过于急躁 秘书实务实训小结 一、 实训项目名 称：秘书实务实训 二、 实训时期： 2016 年 11 月 7 日 2016 年 11 月 11 日 三、 指导老师： 李兰英、葛红岩 四、 同组人： 江源、施志浩、曹舒倩、李晓莹、赵梦婷、王峥嵘、王博威、周雯、刘畅、乌日娜 五、 本项目实训目的： 36 / 45 通过案例形式密切联系实际，潜移默化地进行综合素质、职业素质教育，增强我们综合运用所学的 知识去解决实际问题的能力。 六、 实训内容： 实训的第一天，老师对我们进行了秘书 实训安排的告知，之后由我们自行分配小组的抽签决定所要模拟的秘书接待案例，分配角色。下午我们进行编剧，排练。第二天上午老师对我们进行了考核，指出不足之处同时抽取第三天上午所要模拟的案例并在当天下午编剧，排练。第三天上午，我们进行了第二天下午所抽取的案例的演练，老师进行指导，下午要考秘书中级的同学听了讲座，而没有报考的同学则在寝室做老师布置的题目。第四天我们再一次的进行了模拟演练，老师进行考核。第五天上午我们听了各组组长的总结以及老师对我们的评价，同时前几天没有通过老师考核的组留下来继续补考。一周的秘书实训让我 们都感到很充实，学到很多！ 实训课题一 一日午休，小王在一叠文件上睡着了。 37 / 45 一名男子急匆匆地来访：我要找你们的董事长谈谈。 小 王：您好。请您现在沙发上 稍做休息。来，请喝茶。请问您这次来找我们董事长有什么 事情吗？ 男 子：我是 XX 公司的项目经理，我姓江。我们公司与贵公司合作的项目工地上出了些题， 我希望与你们王董面谈。 小 王：好的，请您稍等片刻。 小 王：赵主任，您好。 XX 公司的江经理说与我公司合作的一个项目工地上出了些问题 他希望能与王总面谈。 赵主任：好的，这个项目我了解的。王董很重视这个合作项目，你把电话转接给王总吧。 小 王：好的，赵主 任。 小 王：往东，您好。 XX 公司的江经理称我公司与 XX 公司的一个合作项目工地上出了一 些问题，希望与您面谈。 38 / 45 王 董：是关于什么事项的呢？ 小 王：我让江经理和您说吧。 男 子：王董您好，我是 XX 公司的项目经理，我公司与贵公司合作的一块工地上缺了一大 批货物，希望您速来解决。 王 董：不好意思，我 现在在香港出差，稍后与您联系。 小 王：王董。 王 董：我现在在香港出差有公务，不能接待他。你帮忙招呼一下他，我会再联系他。 小 王：好的，我了解了，王董再见。 王 董：嗯，好的。再见。 小 王：不好意思，领导没办法接待您，您先请回吧。 39 / 45 赵主任：刚刚有位客户向我投诉，说你在接待时睡觉，有这回事吗？睡觉会影响我公司的形 象。不仅如此，你还让客户长时间得等待，没有做好董事与客户之间的沟通情况。 你应该双方进行调解，正确处理好客户与董事之间的沟通。你应该好好学习如何做 好秘书的接待工作。 实训课题四 总经理：江源 副总经理：王博威 王秘书：周雪珺 办公室主任：赵梦婷 总经理办公室内 总经理：请进！哦，王副总，有什么事找我么