如何做好会议主持.doc

如何做好会议主持 1.制会议的气氛 召开一个会议会议主持人应认真地肩负起最大的责任他应能很好地掌控到全局应能有效地观察到所有参会者及其反应决定整个会议气氛的基调会议主持人也许有一些个人的偏好但是无论如何不能把所有的会议都开成个人风格的会议会议主持者应当按照会议的性质、传达的内容来定位会议的风格会议主持者需要适时地区分参会者的不同风格控制会议的气氛 2.控制会议时间、推动会议的进程 作为会议的主持人如果能充分地准备完全能有效地控制会议的时间会议过程中尽量不要拖延；发现会议误入歧途或有一些拖延时会议主持者应立即以最快的速度调整到正常的议程中会议主持者给参会者提供一个讨论某项问题的环境或传达信息一定要按照会议的议程进行此外有很多专家在场时会议主持者一定要做到不卑不亢 3.协调发言 协调参会者的发言是会议主持者的另一项非常重要的工作只有协调好参会者的发言才能更好地将整个会议引向一个良好的进程这其中包括如何充分调动参会者的积极性让其主动、自觉地发言；或参会者积极性太高时适当地把握会议的进程 4.观察参会者的反应并给予及时的反馈 观察参会者的反应并给予一些及时的反馈是会议主持者的职责观察参会者的反应并给予反馈有助于整个会议的顺利进行同时还能很有成效地和参会者进行有效的沟通从而为高效率的会议奠定坚实的基础 5做讨论的总结 剔除小的、次要的问题进行讨论的总结是会议主持者的职责这样可以保证会议的成果引导会议的良性进展而不至于使会议最终没有任何效果或乱七八糟、没有任何的条理性 6.跟进会议的决定 做一个会议主持对于初、中级的经理而言会议要达到的目的以及最终的会议结果是很重要的一部分工作通过会议达成一些目标若只有希望而没有实际的行动也是没有意义的会议会议主持者应认真地对会议高度负责应及时地对整个会议的决策和结果进行跟踪以达到预期的目标 此外为了让会议有效除了前面提到的会议准备会议主持者还应进行会前的最后的准备否则失败的准备等于准备了失败会前最后的准备包括：一定要最后核实一下曾经准备过的资料；会议的地点以及情况；确认参与者；器材的等各种准备情况 会议现场的控制 做好会议的准备之后会议主持者可以开始会议在会议过程中每个人都希望会议能顺利地进行但是也经常会有一些意想不到的问题会出现这就需要会议主持者有效地控制会议的现场 1.无人回应 会议进行过程中当会议主持者提出一些问题时存在没有任何人回答的可能在这种情况下会议主持者应该办呢没有人应答的场面会对整个会议目标最终的达成产生负面影响因为得不到反馈会议主持者就一定要想办法鼓励参会者说出自己的意见和建议 当遇到这一问题时会议主持人就应该使用一些技巧来鼓励参会者的发言最简单的办法就是点出参会者的名字这样冷场的局面就很容易打破此外会议主持者还可以通过运用眼神来鼓励参会者发言 实际上会议主持者点到一个人名字时这个人会特别集中精力、特别认真地去思考问题而且往往在第一个参会者发言之后其他参会者就会开始活跃起来踊跃地发言实际上这跟人与人之间的破冰有关会议主持者应打破沉默的坚冰开好会议的头不将沉默带到会议的过程中 2.个别参会者不停地大发议论 与冷场相反个别参会者有时不停地高谈阔论也会造成尴尬的局面会议的大部分时间被个别的同事独自占去了会议俨然成了他的个人专场作为会议的主持人又应该办呢 直接打断回避这个问题进行下面的议题作为会议主持人有推进会议议程的职责于是很多会议主持者就会直截了当地打断回避问题直接转到下面的议题实际上这种做法是错误的这是主持人不能控制局面的典型表现回避这个问题会造成不好的结果如果议题还没有讨论只有一个人在没完没了的发言而会议主持者就当作讨论完了这是主持者不能掌控局面的一个最典型的表现 让员工充分发表意见并试图参与讨论基于民主的想法很多会议主持者会采用“让员工们充分发表意见并试图参与讨论”的方法来解决个别参会者大发议论的问题这种做法也是错误的如果每提出一个问题都如此进行会议将占据工作的全部时间因为如果员工提出一个问题就进行讨论参与者将轮流成为主持人那么所有的时间就被讨论这些细枝末节的问题所占去了 打断并要求大家先集中问题再有针对性地解决最后一个方法是“打断并且要求大家先集中问题”如果问题是共性的那么有针对性的解决；如果问题不是共性的则可以略过与员工在会后单独地解决解决主要问题是提高会议效率的好方法在有人不停地大发议论时会议主持者要打断征求大家的意见然后继续推动会议的议程此外会议主持者还可以通过限制发言时间的办法制止个别人不停地大发议论 3.进行小范围的讨论 在经理或主管的心目中可能会有个别重点员工该重点员工可能是经理培养发展的对象也可能是能带来最好业绩的员工通常在这种情况下一旦他们提出问题主管或经理在作为会议主持时就愿意多跟他们进行沟通结果可能就会使其他的员工感觉受到冷落那么会议主持者应该如何有效地避免这种情况的发生呢 对参会者提出的问题置之不理进行下面的议题对参会者提出的问题置之不理是会议主持者最容易也直接想到的办法但是这种做法是错误的鼓励参会者提出问题是会议主持者的职责如果对参会者提出的问题置之不理不仅会直接打击参会者的积极性更重要的是对于解决问题毫无帮助因为会议主持者没有确定该问题是否属于共性的问题就直接放弃了对于会议目标的达成会有负面的影响很容易造成损失 建议其他员工也就此发表意见大家都参与讨论建议其它员工也就此发表意见参与讨论是主管从个人角度判断该参会者提出的问题属于共性问题因此建议其他员工也就此发表意见的一种做法实际上其他参会者不一定了解该问题的前因后果因此不一定能有效地提出多少意见和建议有调查数字显示由于个别员工提出个性问题而致使会议跑题的现象大约占整个会议的50%而有83%的人会对会议跑题感到苦恼由此可见这是一个十分严重的问题因此这是一种错误的做法如果每提出一个问题都如此进行会议将占据了工作的全部时间 重复参会者提出的问题并参其他参会者确认此问题有无共性这是会议主持者正确的做法既然会议主持者鼓励参会者提出问题那么就要正视所提出的问题向参会者确认其所提出的问题并与其他参与者共同确认该问题的可探讨性此外如果会议主持人企图以更大的声音压倒小会的声音只会得到适得其反的不良结果弄得自己疲惫不堪 取得满意的会议效果 掌握了会议主持的技巧并有效地控制会议现场后处理好突发事件会议主持者可以带领参会者成功地完成一个完整的会议过程但并不等同于实现了会议的最终目标会议是否有绩效、能否真正地产生效果取决于会议主持者对于会议结果的及时跟踪管理者要取得满意的会议效果需要制订行动计划、跟踪执行、责任到人、限制时间、确认理解 行动计划 要取得满意的会议结果在整个会议进程中非常关健的一项也是最后一项即行动计划通过会议管理者最终要得出决议决议以后执行的方法这都需要制订行动计划 通常情况下管理者会将行动计划交给一个项目负责人或行政让其依据决议制订一个行动计划实际上这样制订出的行动计划并不一定能有效地让员工很好地执行因为员工有可能将其作为传达文件看待还有可能员工对其分工不认可和不满意导致了员工的不愿意执行最终导致会议毫无结果因此若有必要管理者一定要在会议过程中制订一个行动计划对于各参会者所负责的内容所有的参会者应该有所共识 执行的跟踪 达成共识确定各参会者所负的责任之后执行的跟踪就成为接下来最为关键的一步执行的跟踪包括制订跟踪负责人和跟踪的方法通常执行的跟踪要明确所要完成的项目、跟踪的负责人、完成项目的限制时间、可能涉及的合作部门和个人、所要达成的目标以及衡量的方法等各方面的内容 责任到人 责任到人即确定最终由谁来负责某项具体任务这是非常关键的一点管理者一定要避免让员工们在私下里协商确定职责所在这样会造成效率降低并且有可能造成项目的无法完成成员之间也会相互推卸责任从而最终影响了整个会议目标的实现、决策的执行 时间限制 时间限制是为保证项目的规定进度而制订的有些项目会议通常在每个星期或项目取得一定进展时定期召开回顾会议通过限制时间管理者可以有效地把握整个项目的进展程度并能有效地最终保证项目的完成实现会议的目标 确认理解 以上步骤完全完成之后管理者还需要针对分工责任人、项目的时间限制等问题询问所有参会者是否理解并认可即进行确认理解的过程只有得到全部员工的认可并使得员工明确了自己的职责所在以及时间上的限制整个项目的完成才能可靠地得到最大程度的保障及可检查性完成确认理解的过程那么整个会议从准备到实施及最后跟进的过程也就完成了 【小结】 完成会议