秘书资格常识知识：秘书的事务处理艺术.doc

秘书资格常识知识：秘书的事务处理艺术 职业培训教育网为了帮助广大考生有效的备考秘书资格考试更快捷的查找到秘书资格考试复习资料特整理了秘书资格复习资料：秘书的事务处理艺术希望对大家有所帮助 某大公司人力资源总监张先生说：老板对某些秘书在工作中的拖沓、松懈、低效作风确实感到难以容忍他们需要的是工作井井有条在办公室一呼即应的秘书;是在工作紧张时能自愿加班而毫无怨言的秘书;是用脑多于用手、善于管理时间而不是整天忙忙碌碌、穷于应付而毫无成就的秘书 (一)加强纵横两方面的密切联系 1.纵向 2.横向 (二)把握事务处理的先后次序 1.事务工作系统分析法 2.用5w1h法来检查现行事务处理系统的的合理性 这5w1h法的含义为： (1)why(为什么)这是探求现行办法必要性的起点就个别事务而言要考察其处理方法是否合乎领导要求与企业目标就整体事务而言要分析这一系统是否合理科学 (2)what(做什么)这是研究现行工作的每一具体内容重点分析这些内容与目标间的联系 (3)where(何地做)这是研究现行事务处理的空间位置及相互关联性问题 (4)when(何时做)这是指对工作时间的分析一是时机上是否合适二是时间长度是否合理 (5)who(何人做)一这是指事务处理中的人员定位问题 (6)how(如何做)这是指方法分析如何做最好?有何注意事项?有无更好的做法等等 3.用abc分析法来理顺事务处理的先后顺序 abc分析法是重点分析法的一种它强调对一切事务应有根据其价值的不同而有不同的努力程度以合乎经济原则的观念abc法又叫主次因素排列图或巴雷特图法它有两个纵坐标、一个横坐标、几个矩形图和一条曲线组成左边的纵坐标表示频数(具体数量)右边的纵坐标表示频率(以百分比表示)横坐标表示各种要素主次因素图的习惯用法是把累计百分数分为三类：080%为a类8090%为b类90一100%为c类 试以某公司秘书事务处理系统进行分析：我们将该秘书所处理的事务概括为五大类：文书会务接待交际、临时交办、常规工作(办公室布置与整理、通讯、领导日程管理档案管理等)经统计一月之中该秘书所处理的各类工作时间为：文书3800会务2180交际接侍1020临时交办1900常规工作1870总计10790分钟各类工作占全部工作时间的比重为;文书35.4%会务20.2%交际接待9.45%临时交办17.6%常规工作17.35%累计100% 画出前述坐标图将各类工作按比重从多到少顺序在坐标上画出矩形图然后再标出各类工作时间的累积数最后将累积数的坐标点连接起来就得到了累积频率(百分比)的折线. (三)妥善管理工作时间 1.确立时间的资源观与效率观 秘书工作效率= 2.学会时间诊断和制作计划 3.营造良好的办公环境挖掘时间潜力 案例： 王经理在我们公司里是很出名的恶领导她领导的部门跳槽率很高在公司里有一说法：老板看不惯谁不用付违约金即可让那个人滚蛋秘诀是把他调至王经理的部门我不幸成为这个倒霉蛋我调到了王经理的部门还是她的助理我暗自制定了一套战略战术：努力工作任劳住怨凡是王经理吩咐的事情我都往好的一面想比如：王经理让我反复修改同一个策划案我想这是锻炼我文笔和耐心的机会;王经理让我加班就当为家里省电费、伙食费还为我自己节约开销王经理有时当众责骂我就当是锻炼我的厚脸皮吧时间久了我才知道王经理也有不幸的感情生活离了婚带着一个女儿全靠自己打拼才挨到现在的位置身为女人我又情不自禁同情起她来渐渐地我尝试去了解王经理我知道她的胃不好于是常常备胃药 有天王经理出去见客户了我突然接到从幼儿园打来的电话说她女儿病了因为王经理见的是公司里的大客户我想还是不要打扰她自做主张赶去幼儿园带她女儿去看病到了下班的时间才通知王经理她匆匆赶到医院一把搂住女儿一副慈母样转眼到了王经理的生日我偷偷买了束百合花;标上我们部门所有成员的名字并衷心祝王经理生日快乐年终吃团圆饭的晚上热闹完了我看见王经理心情不错于是我悄悄尾随她在一个转弯口假装与她不期而遇我对王经理说其实大家都很尊重她愿意把自己部门的业绩做好可以和其他部门一较上下8小时的工作时间大家都很累希望大家的领导能为大家创造和睦友爱的氛围这也是有益于工作的王经理听了良久没说话只祝我新年快乐我忐忑不安地过了一个新年假期新年后我们意外发现;王经理的脸上多了笑容渐渐地我们的部门有了笑声