档案综合管理办法.doc

档案综合管理办法 档案综合管理办法 第一章总则 第一条为加强档案管理保护和利用档案信息资源为本所各项事业发展服务根据档案法以及国家档案管理部门有关规定结合本所实际制定本办法 第二条本办法所称档案是指本所从事政治、经济、科学、技术、文化等活动直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录 第三条本所的各种档案是本所开展各项工作中形成的历史记录也是国家的宝贵财富必须集中统一管理任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有 第四条本办法适用于本所各部门档案管理工作各部门及个人均应遵守本办法 第二章管理体制 第五条本所档案管理采用档案室、立卷部门、档案管理员三级管理体制 档案室隶属所办公室档案室负责对全所档案工作实行统筹规划组织协调监督指导 本所各部门均为档案立卷部门其中所办公室、机关党委、科技与产业发展处、计划基建财务处为基本立卷部门 档案管理员由专、兼职档案员组成档案室配备专职档案员1名各部门设兼职档案员1名 第六条档案室工作列入年度工作计划和总结由行政副所长分管 第七条档案室集中统一管理本所形成的全部档案包括文书档案、科技档案、会计档案、基建档案、仪器设备档案、声像档案、照片档案、书稿档案（含出版物）等 第八条专职档案员必须具备中专以上文化受过档案专业培训并获得助理馆员及其相应职务以上专业技术职务全所档案管理员应当忠于职守遵守纪律具备专业知识并接受档案管理培训 第三章档案管理 第九条各部门应遵守本所档案管理制度按照本所档案管理办法、保管期限表和分类方案开展档案立卷工作并保证档案的安全 第十条各部门及职工在工作中形成的文件材料按照文书处理部门、业务部门和课题组立卷归档的规定应当立卷归档的必须收集齐全和立卷并移交本所档案室集中管理不得据为己有或者拒绝归档更不得伪造或者擅自销毁档案 第十一条档案立卷工作应列入各部门职责范围和职工岗位职责各部门档案管理员负责对本部门的档案工作进行检查和业务指导 第十二条各部门应按下列标准组卷保证案卷质量 （一）归档的文件材料齐全完整 （二）按照本所档案分类要求对立卷归档材料进行分类 （三）组卷合理排列有序保持文件材料的自然形成规律和有机联系便于查找和利用确保管理期限准确备考表应有立卷人、签字人签字 （四）案卷标题简明扼要准确概括和揭示出卷内文件主要内容和成份并具备责任者、内容、文件名称“三要素”案卷封面用毛笔或钢笔填写字迹工整清晰 （五）卷内文件排列有序按文件形成的时间或重要程度排列卷内目录填写正确编写页号无误 （六）案卷装订牢固整齐美观案卷中无金属物装订线不压盖字迹 （七）编制案卷目录、全引目录并交档案室统一编制目录 第十三条按照规定要求和时间将档案编录入库 （一）各部门应在每年六月底前完成档案归档、编目和入库工作 （二）保证归档手续完备档案移交前各立卷部门应将各类档案收集齐全并编制案卷目录、全引目录经检查无误后一次性向档案室移交并认真填写移交清册 第四章档案保护 第十四条档案室对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架并进行妥善保管 第十五条所办公室负责对档案室进行维护设置专用库房并保证有充足的档案柜 第十六条维护档案安全保证档案库房坚固安装防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等设施档案管理人员应经常检查档案保管情况对破损或变质的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理 第十七条保证档案库房内清洁无非档案用品；档案排列科学整齐美观便于查找 第五章档案的统计和利用 第十八条档案室应根据管理工作需要编制必要的目录、专题卡片等检索工具编纂档案文件汇编等参考资料积极主动地提供利用为各项工作服务为档案管理手段现代化创造条件 第十九条档案室应建立档案登记、统计制度设置登记本、统计薄册对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计应认真完成档案统计表填报任务向农业部档案部门报送农业系统档案工作情况统计表 第二十条档案的借阅应严格执行档案借阅制度 本所各部门和职工个人借阅档案应认真填写借阅申请表经所办公室主任同意基建财务档案借阅应先经计划基建财务处处长同意科技档案应先经档案立卷部门、科技与产业发展处处长同意 外单位借阅本所档案须先出示单位介绍信、借阅人身份证后再按上述借阅程序办理 借出的档案不得私自转借、拆散、涂改借阅人要负责保密和保管不准携带档案离开档案室复制档案须经所办公室主任同意 第二十一条职工调动工作必须在归还所借档案后方可调离；档案管理人员调动工作时应在离职前办好交接手续人事管理部门应健全和严格执行此项制度 第六章档案的鉴定、销毁和移交 第二十二条档案室要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁鉴定工作由档案室负责组织有关人员成立鉴定小组对到期档案进行审查、鉴定鉴定工作结束后应写出鉴定报告对确无保存价值的档案进行登记造册经分管所领导批准后方可销毁 第二十三条销毁档案应指定专门的监销人以防止档案遗失和泄密监销人要在销毁档案清册上签字 第二十四条机构变动时应对档案做出妥善处理 （一）机构撤销或合并时其档案应向档案室移交没有办理完毕的文件材料应移交相应部门继续处理 （二）批准恢复或新成立的机构应从正式行文批准之日起单独立卷、归档 （三）各种临时工作机构撤销时其档案材料应向有关部 门或档案室移交 第七章奖励与处罚 第二十五条档案室每年组织档案考核工作对本所各部门档案工作进行考核并实行奖惩 （一）对遵守本办法认真完成档案收集、整理、立卷工作或在编研和业务指导方面成绩突出或在开发利用档案信息资源取得重大社会效益和经济效益的部门或个人给予表彰 （二）对违反本办法损毁、丢失档案或涂改、伪造、擅自抄录、复印档案资料、泄露档案秘密或未按规定归档