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文档简介

公司档案管理部门制度 1、公司档案管理部门设置档案专管岗位由专人全权负责 2、文书结案后原稿由档案专员归档经办部门视须要留存影本如为特别案件因业务处置须要原稿须由经办部门保管者应经档案管理主管引导批准后妥为保留档案管理部门以影本归档原稿用毕后仍应送档案管理部门归档并换回影本 3、检讨文件的本文及附件是否完全如有短少应即追查归入 4、文件的处置手续是否完备如有遗漏应即退回经办部门补办 5、与本档案无关的文件或不应随案归档的文件应即退回经办部门 点收文件后应依下列方法收拾： 1、中文直写文件以右方装订为原则中文横写或外文文件则以左方装订为原则 2、右方装订文件及其附件均应对准右上角左方装订则对准左上角理齐钉牢 3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情况应先整补裁切折叠使其整齐划一 档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素按部门、大类、小类三级分类先以部门别区分部门别之后依案件性质分为若干大类再在同类中依序分为若干小类 档案分类应力求切合适用倘因案件较多前款三级不敷利用时得于第三级之后另增第四级“细类”如案件不多亦可仅应用“部门”及“大类”或“小类”二级 同一小类之案件以装订于一档夹为原则如案件较多一个档夹不敷应用时得分为两个以上的档夹装订并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号以便查考 每一档夹封面内页应设“目次表”案件归档时依序编号、登录并以每一案一个“目次”编号为原则 档号之表现方法如下aabbccdeeaa为经办部门代号bb为大类号cc为小类号d为档卷卷次ee为档案目次 档案各级分类应赋予一名称其名称应简明简要以能充足表现档案内容性质为原则且有必定范围不宜笼统含糊 各级分类、卷次及目次的编号均以十进阿拉伯数字表现；其位数应用视案件多寡及增加情况而考虑决议 档案分类各级名称经断定后应编制“档案分类编号表”即将所有分类各级名称及其代表数字编号用必定次序依次排列以便查阅 档案分类各级编号内应预留若干空档以备将来组织扩展或业务增繁时随时增补之用 档案分类各级名称及其代表数
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