国际会议的财务结算.doc

国际会议的财务结算步骤注意事项工作步骤第一步：计算会议的收入。收入主要包括注册费、展台费、赞助费、住房佣金、旅游费等。第二步：会议结束后要抓紧时间对账并付款。1. 尽快开始付款，对账是付款的基础。2. 首先要支付会议场馆内的各项费用，通常这是国际会议的最大支出。3. 其次是向会议场馆之外的会议服务机构付款。4. 最后是向PCO支付会议服务费。第三步：向国外机构付款1. 需要国外机构给会议组织者提供一个付款凭证。2. 凭此付款凭证向国家有关部门提出付款申请。3. 经批准后通过银行办理具体付款手续。第四步：编制财务总结报告。1. 通常在会议结束后需要23个月的时间才能编制完成会议的全部收入和支出。2. 根据财务部门提供的各种数据，会议组织者开始编制财务总结报告。3. 财务总结报告要提交给组织委员会进行审查通过。如果会议出现亏损，会议组织者就要再次集资筹款弥补亏损，如果会议出现盈余就要按协议分配。第五步：会议余款的分配。1. 如果是国际组织的会议，首先要按申办时承诺的上交比例支付给国际组织。2. 如果会议有盈余，会议的几个主办单位就要按会前签订的协议进行分配。3. 由于是会议的结余款，各个主办单位要按当地的税务政策上缴所得税。特别提示n 在国际会议的所有收入中只有企业赞助费是会议结束后还经常不能如期到位的收入。n 会期虽然通常只有短短的几天，但会议组织方就要将会议收入的一半以上支付给会议场馆提供方。n 向国外机构支付外汇必须严格按国家有关部门的规定办理各种手续。1、国际会议的收入国际会议一旦结束，会议组织者就要协助财务人员认真计算国际会议的各项收入。1) 注册费注册费是国际会议最主要的收入，虽然财务人员在会前几个月就开始对注册费的收入进行反复核算，但是由于国际会议的收费特点，注册费的收入在会前还不能完全落实。有时即使到了会议快结束时，会议组织者仍没有收到有些采用银行转账或以汇票托收方式交纳的注册费。这时就不得不让这些会议代表现场再交纳一次费用。当会议结束，会议组织方收到这些迟来的注册费时，应及时将注册费退还给会议代表。计算注册费收入是很细致和复杂的工作，大型国际会议经常需要12个月的时间才能最后完成。企业赞助费企业赞助费是国际会议的第二项主要收入，通常赞助企业都会按合同付款。但是由于西方国家会计制度和我国的情况有很大的差别，一些跨国公司的赞助款迟迟不能到位，有时甚至会议结束后半年多的时间会议组织者还收不到赞助款，使得会议不能如期完成结算工作。在这种情况下会议组织者必须安排专门人员不停地“催款”，使赞助款尽早到位。2) 旅游费用许多国际会议对会议代表参加旅游给出一个很宽松的条件，允许他们可以随时报名参加某条旅游路线，也允许他们随时更换旅游路线，当然也允许他们取消预订的旅游路线。如果会议代表取消预订，还要按退款政策返还部分旅游费用。会议代表在现场支付旅游费用时，可以采用多种方式付款，如信用卡、旅行支票、美元和人民币现金。可见，结算旅游费用也不是一项简单的工作。3) 住房佣金计算住房的佣金也要根据不同的饭店和房型逐间计算。可能出现的问题是会议组织者计算的金额与饭店给出的金额相差甚远。如果出现这种情况，双方就需要花大量时间反复核对。4) 其他收入国际会议还有许多其他收入。例如，不交注册费的陪同人员要参加会议的宴会等活动，就需要现场付费。再如，有些在会议现场出售的会议论文集、纪念品等也需要现场付费。这些费用的金额虽然不多，但也要一笔一笔计算清楚。2、国际会议的支出国际会议通常是在会议结束后才开始支付各项费用。国际会议的各项活动在会前都会与服务机构签订严格的合同，付款金额和付款方式都是其中重要的内容。正常情况下付款将会是很简单的事情，但是如果在有些活动中，由于会议服务方在现场提供服务时出现了问题，从而使会议组织者与会议服务提供者在付款问题上产生分歧，付款的时间就会被拖延。1) 设备租用费会议组织者是否能如期支付给设备公司设备使用费主要依据会议期间设备公司服务人员的服务工作和设备的质量。有些设备公司为会议提供的设备陈旧老化，在使用时经常出现如计算机死机等故障，严重干扰了会议的正常交流活动。还有的设备公司提供的设备型号陈旧，如笔记本电脑配置较低，运算速度慢，没有足够的内存，会议代表使用三维动画软件制作的报告不能播放。会议组织者可以向这样的设备公司提出索赔。2) 餐饮费在任何一个国际会议中，餐饮费都是很大的支出。餐饮费包括招待会、宴会、工作午餐和茶歇时的各种费用。由于餐饮费的标准和人数都是在餐饮活动前双方协商的，因此通常付款时不会出现什么问题。但是如果某项餐饮活动在执行的过程中出现了问题，甚至出现争议就不能按正常情况付款，如亚洲预防口腔大会的宴会，由于30%的会议代表在宴会后产生了腹泻和呕吐的现象。出现这种情况后，会议组织者就会要求提供餐饮的服务方承担一定的经济损失，而不能按原来的价格付费。3) 工作人员补助国际会议大多数工作人员都是兼职人员，因此不管会议是盈利还是亏损，会议组织者都要给这些工作人员一些劳务补助。在组织大型国际会议时，由于工作人员有时多达几百人，总的劳务补助的金额也是非常可观的。会议组织者要尽早和财务部门协商，按照我国政府对国际会议财务制度的要求，制定劳务费的发放标准，编制劳务费发放表，并要为每位工作人员代缴个人所得税。4) 向国外机构付款如果国际会议的某些活动是委托国外机构完成的，会议结束后就要向这些机构支付费用，如论文集的编辑印刷等。由于我国是外汇管制国家，向国外机构支付外汇要经过严格的审核。通常，首先需要这些机构向会议组织者提供一份付款凭证，凭证上面要写明机构的名称、付款的项目和金额。财务人员要给当地的有关政府主管部门提交申请报告和这份付款凭证，经审核批准后才能通过银行办理汇款手续。3、退款会议代表在参加国际会议时交纳了各项费用。有些代表会因为各种各样的原因不能如期前来参加会议，会后就要按会议退款政策向代表退款。每个国际会议都会制定退款政策，并设置截止日期，如果会议代表在这个日期之前通知取消参会的，会议组织者就要将大部分费用退还给会议代表。因此，等到会议结束时会议的财务人员要尽快办理退款手续，因为它关系到国际会议的信誉问题。按我国有关部门的规定，会议代表是用信用卡向会议付费的，退款时还必须通过信用卡公司退款。代表采用其他方式付款的统一采用汇票的方法向代表退款。有些会议代表是在退款截止日期过后才通知会议组织者取消他们的参会，按退款政策将不再给这部分代表退款。但是会议组织者应在会后将会议的主要文件如会议论文集和日程手册寄给这些会议代表，当他们意外收到会议的这些资料时，会对会议组织者表示衷心的感谢，也提高了该国际会议的声誉。4、国际会议的财务结算报告会议组织者应该提早着手准备国际会议的财务结算报告，但是只有等到会议的全部收入到位和全部费用支付后，财务报告才能真正完成。财务报告包括会议收入、会议支出和财务总结三个部分。1) 会议收入注册费收入是会议的主要收入，要求列出每值会议代表的姓名、国籍和他们所交纳的注册费金额。展览收入要求列出每家参展公司的名称、展台类型和交纳的展台费。赞助费要列出赞助公司的名称和赞助金额，还要附上赞助合同。住房佣金要列出国际会议和所有使用饭店签订的合同、饭店财务部门出具的佣金返还证明等内容。2) 会议支出目前在我国举办的国际会议多数都是由几个单位共同组织的，因此支出也是由这些单位的财务部门提供的数据组成的。会议财务报告中要将来自各个不同机构的财务数据按餐饮费、印刷费、交通费和会场租金等合并成几个大项，最终编制成一个总的会议支出。有的国际会议虽然筹备长达数年的时间，但在筹备初期支出项目并不是很多，因此在会议支出部分除了会议举办当年的支出按规定项目列示外，其他则按年度的支出进行归纳，采用这种方法制作的财务报告显得更加清晰明确。3) 会议总结会议财务结算报告的最后一部分是根据会议的收入和支出，计算出本届会议最终的财务状况是盈余还是亏损。通常，国际会议不会出现亏损，但是如果由于不可抗拒的原因致使会议出现了亏损，会议组织者