Z-059内部审核控制程序

内部审核控制程序一、目的验证本公司整合管理体系运行的有效性和符合性，并及时采取纠正措施或预防措施，以实现整合管理体系的持续改进。二、适用范围适用于本公司整合管理体系的内部审核，包括所覆盖的部门、区域、产品及过程等。本程序采用GB/T19000-2000质量管理体系 基础和术语中的术语和定义。三、批准和解释本程序由xxx房地产开发有限公司行政事务部主管副总批准后生效；本程序由xxx房地产开发有限公司行政事务部负责解释。四、控制要求（一）编制审核计划、明确审核任务1、管理者代表负责对全年的内部审核工作进行策划，包括策划内部审核的频次、审核组长及审核员、所需的资源需求等。2、行政事务部质保员依据管理者代表策划的审核计划纲要，编制“年度内部审核计划”，并报管理者代表审批。3、下述情况经管理者代表同意，可追加内部审核计划：a)发生严重质量、环境事故或顾客投诉，确认有严重质量、环境问题时；b)内部机构、生产技术和装备以及生产场所有较大变化时；c)外部审核前所开展的内部审核活动；d)最高管理者认为必要时。4、一般情况下内审对本公司整合管理体系所涉及的部门和产品每年至少覆盖一次。内审时应编制审核实施计划和核查表，审核时应按计划和核查表进行，内部审核可采用滚动式审核和集中式审核等方式。（二）审核的前期准备1、确定审核人员（1）任命审核组长。管理者代表任命具备内审员资格的人员担任审核组长，审核组长负责本次审核的具体实施；（2）选定审核员。内审员应是取得内审员资格的部门负责人或主要骨干，并与受审核方的活动无直接责任关系，以确保审核的独立性和公正性。审核组分组时由2人或2人以上组成，由审核组长根据计划适当分工。2、审核组长组织内审的具体实施，应：（1）负责编制本次“内部审核实施计划”， 提交管理者代表批准，并在审核前一周内下发给各受审核部门，布置审核员工作；（2）组织审核员收集、查阅与受审核方有关的文件和资料；（3）主持审核会议，控制现场审核，使审核按计划和要求进行；（4）确认内审员的审核发现和不符合项报告；（5）提交审核报告，向受审核方提出改进建议和要求；（6）整理审核实施中形成的所有文件，并做好分发、归档工作。3、审核员在审核中的工作内容：（1）负责收集并熟悉审核所需的文件和资料；（2）按照分工，编制“内部审核核查表”；（3）按审核计划完成审核任务，并形成书面材料；（4）支持和配合审核组长的工作，协助受审核方制定纠正措施，并实施跟踪验证。4、受审核方要确定陪同人员并作好必要的准备工作。如果对审核项目及日程安排有异议，需提前3天通知审核组，经协商后，由审核组长另行安排。（三）现场审核1、首次会议由审核组长主持，审核员及受审核方主要负责人参加，与会人员需在签到表上签到。首次会议的主要内容：a)向受审核方介绍审核组成员及其分工，并在审核组和受审方之间建立正式联系；b)说明审核的范围、目的和依据，简介实施审核所采取的方法和程序；c)宣读审核计划，澄清审核计划中不明确的问题；d)确定审核组会议和末次会议的时间。2、现场审核（1）审核组成员在受审核方指定人员的陪同下，按计划及核查表进行审核，其目的是寻找符合或不符合适用标准或程序的客观证据。审核中应坚持以事实为依据、标准与实际核对、依次递进的原则进行。（2）受审核方在审核过程中要主动提供证明材料。当发现不符合时，审核员在审核完成后通知部门负责人，并作一次口头报告，对发现的问题审核员应在“不符合项报告”中填写不合项的事实，描述要清晰、明确。（3）审核组长按计划在审核组会议上对不符合项进行汇总，提出纠正和预防措施要求，要求中应包括立即采取的纠正措施及必要的采取的长期预防措施。并在末次会议上予以总结公布。（4）不符合项按其性质可分为严重、一般、轻微三种：a)严重不符合，质量或环境活动和结果与体系文件要求严重不符：造成系统性失效，如在用测量设备超过50未按周期进行校准，不合格品的处置超过50（按不合格品计）未按规定要求进行评审和记录等；造成区域性失效，如整合型管理体系未覆盖到应实施的某部门，或该部门根本未按标准要求组织实施；会造成严重后果的失效，如按错误的工艺进行生产、产品特性未经检验就出厂等，这些都直接危及到产品、人身安全，或会给组织带来重大经济损失，严重损害组织声誉等；违反法律、法规的不合格项。b)一般不符合，凡明显不符合规定要求或直接影响产品质量的不符合，如检验员职责不明确、检测设备超过校准周期未按规定进行送检。c)轻微不符合，凡孤立的、偶发性的并对产品质量无直接影响的不符合，如某一份文件没有标明日期等。3、末次会议a)由审核组长主持，审核组成员及受审核方领导参加，与会人员签到；b)审核组长汇报本次审核的总体情况，重申审核的范围、目的和依据，进行审核说明，宣读“不符合项报告”和“不符合项汇总表”，提交“不符合项报告”给受审核部门；c)受审核部门要在“不符合项报告”确认，提出纠正/预防措施的计划期限。（四）编写审核报告审核组长在审核结束后5天内，提交本次内审的“内部审核报告”，经管理者代表审批后，发放到公司有关领导和部门。其内容包括：a)受审核部门，审核目的，审核范围，审核日期和依据；b)审核组成员，受审核部门主要参加人员；c)不符合项的数量、分布情况、严重程度，以及有关的纠正和预防措施要求；d)审核发现的问题和审核结论，对质量/环境管理体系运行状况作出评价。（五）跟踪审核1、末次会议后，受审核部门对不符合事项进行调查和原因分析，制定纠正和预防措施实施方案，填写“不符合项报告”的措施方案栏，在2天内反馈审核组长。2、审核组长组织内审员对纠正措施实施方案进行审议，并报管理者代表确认，在2天内向受审核部门给予批复。3、受审核部门负责按纠正措施实施方案进行整改，无特殊情况，整改期限不得超过15天，整改完毕报审核组（当审核员为外方聘请时，报行政事务部）。4、当整改期限已到或已接到完成的通知，行政事务部质保员委派审核员对受审核部门纠正措施完成情况进行验证，填写“不符合项报告”的验证栏。验证措施无效的，由行政事务部质保员发出“纠正措施实施表”要求责任部门再次予以纠正，具体按改进措施控制程序执行。5、对全公司内审不符合项的实施验证情况，由行政事务部质保员填写“跟踪审核报告”，对验证情况进行总结。6、内审员证实所采取的纠正措施是有效的，有永久修订要求时，可向管理者代表建议纳入文件。7、在验证合格后，内审员把审核所产生的所有记录提交行政事务部进行管理。记录的管理按记录控制程序执行。（六）为确保内部审核活动的质量和效率，公司对内部审核的有关纪律提出要求，凡不按内部审核策划