工作分析与工作设计.ppt

工作分析与工作设计赵玉田,科学管理必须建立在详尽的分析基础之上的。一项工作可能只需要一个人完成，如CEO，也可能需要100个人共同完成，如流水线上的装配工人。工作和职位并不相同。工作是指若干任务的组合，而职位指的是一个人完成的工作和职责的集合。工作分析是确定完成各项工作所需技能、责任和知识的系统过程。,工作分析必须以工作特征为分析的基础。主要解决工作中的下列问题：（1）员工完成什么样的脑力和体力劳动;（2）由谁来完成上述劳动；（3）工作将在什么时间、什么节奏下完成（4）工作将在哪里完成，工作环境怎样；（5）员工如何完成这项工作；（6）为什么要完成此工作；（7）完成这项工作需要具备什么条件,组织通常在以下三种情况下需要进行工作分析：第一，当新组织建立，工作分析首次被正式引进时；第二，当新的工作产生时；第三，当工作由于新技术、新方法新工艺或新系统的产生而发生重要变化时。,第一节工作信息的种类及处理,为有效进行工作分析，必须坚持：（1）正确、完整的确认工作的实体；（2）正确记述已确认的工作所包含的全部内容，（3）明确提出员工完成该项工作的必备条件。一、工作分析中的主要概念1、工作要素：工作中不能再分解的最小的动作单位。如将纸放入切纸机、开启按钮等2、任务：从事某一工作时可以合乎逻辑的认定的不连续单位或阶段。由一个或多个工作要素组成。如工人加工工件、打字员打字等。,3、责任：个体在工作岗位上需要完成的主要任务或大部分任务，可以由一个或多个任务组成。4、职位：根据组织目标为个人规定的一组任务及相应的责任。职位与个体相等。5、职务：一组重要责任相似或相同的职位。在国家机关中，职位具有职务地位、职务位置双重含义。职位与职务的区别：职位是任务与责任的集合，其数量是有限的；职务不是终身的，可兼可专，；职位不随人员改变。职位常按不同标准加以分类，但职务一般不加以分类。,职位分类,职位分类是指将所有的工作岗位（职位），按照业务性质分为若干职组、职系（横向），然后将责任大小、工作难易、所需教育程度及技术高低分为若干职级、职等（纵向），对每一职位给予准确定义和描述，制成职位说明书，以此作为聘用人员的依据。,1、职系(Series)：工作性质相同，而责任轻重和困难程度不同的专门职业。工作性质相似的若干职系总和构成职组(Group)，也叫职群。我国现有27个职组43个职系。2、职级(Class)：工作内容、难易程度、责任大小、所需资格相同或近似的职位划为一类，实行同样的管理、使用和报酬。3、工作性质不同或主要职务不同，但困难程度、职责大小、所需资格充分相同的职级称为职等(Grade)。同一职等的所有职位不论属于哪级，薪金相同。,二、工作分析的作用,（一）有助于选拔和任用合格人员。规定各项工作的要求、责任，掌握任务的静态和动态特点，提出任职人员的心理、生理、技能、知识和品格的要求。（二）有助于设计积极的员工开发计划。所需知识技能和素质条件，做到人尽其才。（三）可以为绩效评估提供标准和依据。（四)有助于实现报酬公平。（五）有助于人力资源开发与规划整合功能的实现组织同化、组织工作缺陷、避免劳资冲突。（六）是实现人力资源调控的基本依据。,三、工作信息的收集,一个有效的工作分析应该包括以下几方面：1、工作职责范围和工作职责内容（1）工作中所含的各项任务（2）每项工作的工作流程（3）工作流程中与其他工作的接触（4）工作各个阶段成果的表现形式和保存形式2、人的活动（1）与工作相关的基本动作和行为（2）工作方式（3）沟通方式3、工作特征（1）工作时间特征（2）工作条件（3）人际环境（4）空间环境（5）技术性、复杂性、创新性4、所采用的工具、设备、机器和辅助设施5、工作的任职要求（1）个性特点（2）所需学历和培训程度（3）经验（4）基本知识要求（5）对身体条件要求6、工作业绩（1）工作目标（2）记录业绩方式（3）业绩考核标准,四、工作分析的过程,反馈信息1、准备阶段专家小组、对象代表性、现有文件与资料、要素分解、任职条款2、调查阶段编制调查提纲、现场观察、记录关键事件、与主管人员和典型员工面谈3、分析阶段审核整理所获信息、创造性发现分析关键成份、归纳总结4、完成阶段工作说明书与任职说明,准备阶段,调查阶段,分析阶段,完成阶段,工作分析的成果性文件,工作描述（工作说明书）1、工作名称2、工作活动和程序3、物理环境温度、光线、湿度、噪声、安全等4、社会环境个人资料、工作中交际程度、与各部门关系、社会习俗、公益服务5、聘用条件,任职说明1、一般要求年龄、性别、学历、工作经历2、生理要求健康状况、力量与体力、运动灵活性、感官灵敏度3、心理要求观察、记忆、理解、学习、创造性、数学计算、语言表达、决策、交际、领导、性格、兴趣、气质、态度、合作性、事业心等,五、工作分析的基本方法,（一）传统方法1、观察法通过对员工工作过程、行为、内容、特征、性质、工具、环境的大量直接研究收集信息，并以文字或图表形式记录。适用于生产和熟练技术工人，但对于脑力劳动和推理工作不适用。如设计师、律师、管理者；急救护士、迫降飞行员等使用观察法，应注意工作样本选择的代表性；不应干扰员工活动和分心。观察前应制定提纲和行为标准。,2、面谈法面谈法很大程度上依赖现有员工向研究人员提供有关某一工作岗位的相关行为或个人特征的信息。面谈法依据访谈对象的不同而分为：（1）个别面谈（2）集体面谈（3）管理人员会议（4）讨论会访谈的问题应包括：工作主要职责、工作中不同场合、工作中危险因素等。访谈注意事项：迅速与被访谈者建立信任关系；主动发问；不遗漏重要问题；勿使访谈成为抱怨程序典型方法：U.S.TrainingandEmploymentService法,3、工作日志法要求工作者按时间顺序详细记录一段时间内所从事各项工作活动或任务及所耗费时间。如航海日志、维修记录、警卫员值班记录等。通常情况下此方法应与其他方法结合使用。4、问卷调查法设计并分发问卷给选定的人员，要求其在一定时间内填写，以获取有关信息。其成败取决于：设计是否包括一切？问题是否恰当？问卷回收率如何保证？通常问卷分为：结构性问卷和非结构性问卷。,二、创新方法,1、美国公务员委员会工作分析程序USCSP（1）工作识别（2）工作内容摘要：主要任务与职责（3）任务说明：知识要求、技术要求、能力要求、身体活动、特定环境条件、典型工作事件、雇员兴趣要求2、美国劳工部工作分析程序(DOL)核心：对于每一项工作均要求按承担此工作的雇员与资料、人、物之间的关系进行等级划分。（1）完成什么工作与工人如何做才能完成工作差别很大；（2）任何工作都包含人、处理资料和事三类对象，只是程序不同；（3）功能量表不同,3、功能性工作分析法FunctionalJobAnalysis与DOL的区别（1）除了依据信息、人、事外，还考虑：指挥型工作时的指导程度、推理和判断能力程度、数学能力、表达能力。（2）确定工作绩效标准及工作对任职者培训要求。4、职位分析问卷调查表AnalysisQuestionnaireofPurdue首先把工作分解为194项工作要素，工作要素以工作人员行为为主；每一要素按6项标准：应用范围、重要性、所费时间、发生可能性、适用性、特殊识别符号。工作的6个层面：信息输入、中间过程、工作产出、人际关系活动、工作状态和工作内容、其他方面。,功能性工作分析任务明细表,三、其他方法,1、关键事件法CriticalIncidentTechnipue认定员工与工作有关的行为，并选择其中最重要的和关键性的部分评定其效果，作为经常记录。事件常以描述成功或失败的工作行为的故事形式加以收集。但是关键事件法并不对工作构成完整的描述。2、管理职位描述问卷调查法ManagementPositionDescriptionQuestionnaire专为管理职位而设计的任务导向的工作分析方法，与PAQ相近。MPDQ的分析可分为13个基本工作要素。MPDQ通常用于分析和评估新的管理岗位的工作内容和工作条件，用以决定其工作报酬水平和在企业薪酬制度中的地位。3、工作抽样法记录对某个员工所要求的工作行为中的一部分。分为横向、纵向两类抽样。,四、工作分析中的误差及分析方法的选择,（一）误差原因1、抽样不完整2、固定模式的答案3、工作环境变化4、员工行为变化（二）方法选择1、工作分析的目标是什么？2、工作分析所需信息类型3、已有的一般信息,工作说明书和工作规范,一、工作说明书以书面形式陈述某一工作的从业者实际上做什么、如何做、为什么做。工作说明书的详尽程度并无定论。理想的说明书，通常满足：（1）结构（2）文句（3）用词标准化,二、工作规范1、凡是工作性质单纯、固定且具体条件可列举的即直接列举；凡不是上述情况，需根据工作内容预测2、Rodger:体貌；成就；一般智力；特殊能力；兴趣；性格；特殊工作环境MunroFraser:对他人的影响力；取得的资格；先天天赋；激励水平；调节能力,招聘专员的职务说明,职务名称：招聘专员所属部门：人力资源部职务代码：XL-HR-021工资等级：913直接上级职务：人力资源部经理工作目的：为企业招聘优秀、适合的人才工作要点：1、制订和执行企业的招聘计划2、制订、完善和监督执行企业的招聘制度3、安排应聘人员的面试工作工作要求：认真负责、有计划、热情周到工作责任：1、根据企业发展情况，提出人员招聘计划2、执行企业招聘计划3、制订、完善和监督执行企业的招聘制度4、制订招聘工作流程5、安排应聘人员面试6、应聘人员材料管理7、应聘人员材料、证件的鉴别8、负责建立企业人才数据库9、完成直属上司交办的所有工作任务衡量标准：1、上交报表和报告的时效性和建设性2、工作档案的完整性3、应聘人员材料的完整性工作难点：提供详尽的工作报告工作禁忌：工作粗心、不能有效的向应聘人员介绍企业情况,招聘专员的任职资格,职务名称：招聘专员所属部门：人力资源部职务代码：XL-HR-021工资等级：913直接上级职务：人力资源部经理一、知识和技能要求1、学历要求：本科以上2、工作经验：3年以上大型企业工作经验3、专业背景：从事人力资源招聘工作2年以上4、英语水平：达到国家四级水平5、计算机水平：熟练使用Windows和Office系列二、特殊才能要求1、语言表达能力：能准确、清晰、生动的介绍企业情况；巧妙回答问题2、文字表达能力：能准确、快速的将希望表达的内容表述出来3、观察能力：能很快把握应聘者心理4、处理事务能力：能将多项并行事务安排井井有条三、综合素质1、有良好的职业道德，能保守企业人事秘密2、独立工作能力强，能独立完成布置招聘会场、接待应聘人员、应聘人员的非智力评价等3、工作认真细心，能保管好各类相关材料4、有较强的公关能力，能准确把握同行业的招聘情况四、其他要求1、能随时出差2、假期一般不超过一个月,二,工作设计是指为了有效地达到组织目标，而采取与满足工作者个人需要有关的工作内容、工作职能和工作关系的设计。工作分析是对现有职务的客观描述，工作设计是对工作规范的认定、修改或重新调整。,1、工作内容2、工作职能3、工作关系（1）工作多样性（1）责权（1）与他人交往关系（2）工作自主性（2）权限（2）建立友谊的机会（3）工作复杂性（3）信息沟通（3）集体工作要求（4）工作难度（4）工作方法（5）工作完整性（5）协作要求,反馈,4、工作绩效（1）工作数量（2）工作质量（3）工作的效率5、工作者的反应（1）满意度（2）缺勤率（3）离职率,反馈,工作设计图,组织目标,需要完成的任务,分工,职责和任务,工作,工作生活质量QWL,工业工程生产程序生产布局机器与设备工作方法动作研究时间研究考绩与报酬,人类工程人类的能力和限制人类机器系统人类科技系统,一、工作设计的内容,1、工作内容确定工作的一般性质的问题。包括：多样性、自主性、复杂性或常规性、难度、整体性等。2、工作职能做每种工作的基本要求和方法。包括：工作责任、工作权限、信息沟通的方式、工作方法、集体协作配合等。3、工作关系工作中人与人之间的关系。4、工作绩效工作成绩和效果高低。如产品质量、产量、效率；员工感受。5、工作结果反馈包括工作本身的直接反馈和别人对工作的反馈。,二、工作设计的理论与方法,1、专业化的工作设计由泰勒及其同事发展。通过对动作和工时的研究，把工作分解为许多很小的单一化、标准化、专业化，在对员工培训基础上，保持工作高效率优点：最大限度提高操作效率；节省大量培训费用；降低人工成本；机械化程度高，质量和数量控制容易，生产均衡。缺点：单纯考虑工作完成，忽视人性。,2、工作轮换和工作扩大化为改变专业化的工作设计造成的员工厌烦情绪不断增长、工作效率下降的情况，管理者采取工作轮换和工作扩大化的措施。工作轮换很大程度上只是一种为解决员工对专业化的单一的重复性工作所产生厌烦情绪的权宜之计。工作扩大化是管理当局进行工作再设计的第一次尝试。基本特征是横向的扩大工作范围，增加员工的技能多样化和扩大操作工序的数量，降低员工对原来工作的单调感。但有人认为这只是提高效率、削减工人的一种手段。,3、当代的工作设计方法（1）工作丰富化理论基础：赫茨伯格的双因素理论。当保健因素增加时，人们的不满情绪就消除，但不能产生对工作的激励。只有当工作内容本身包含的激励因素（工作挑战性、自主性、责任、成就感等）增强时，才会提高人们对工作的激励水平（积极性），获取更高的工作成绩与效果。实质：如果说工作扩大化是一种横向扩大